TIN TỨC
Trang chủ/Tin tức

5 yếu tố tạo nên một buổi tổ chức sự kiện thành công

Sau đây là 5 yếu tố tạo nên một buổi tổ chức sự kiện thành công. Sự kiện thường đi đôi với các hoạt động truyền thông trong một chiến dịch marketing tổng thể. Hiệu ứng của sự kiện sẽ đem lại hiệu quả hơn khi kết hợp hài hòa giữa thông điệp và ngành hàng của chính dịch vụ, sản phẩm của công ty. Vì thế để thành công trong tổ chức sự kiện, chúng ta cùng nhau tham khảo qua bài viết sau đây

Các yếu tố cần có khi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Là yếu tố nòng cốt của việc tổ chức sự kiện thành công chuyên nghiệp. Một đội ngũ giỏi, nhiều kinh nghiệm sẽ luôn đưa ra những ý tưởng tuyệt vời.

Đồng thời mọi sai sót khi tổ chức cũng sẽ được giảm thiểu đến mức tối đa và luôn có phương án khắc phục kịp thời.

Những ý tưởng độc đáo sẽ giúp doanh nghiệp ghi dấu ấn trong tâm trí khách hàng.

Cơ sở vật chất trang thiết bị sự kiện

Không kém phần quan trọng là các thiết bị sự kiện: vật dụng trang trí sự kiện và hệ thống âm thanh ánh sáng cao cấp. Đây chính là linh hồn cho bất kì sự kiện nào. Buổi Liveshow sẽ làm khán giả thỏa mãn nếu âm thanh ánh sáng được đầu tư. 

JURO với cơ sở vật chất trang thiết bị chuyên nghiệp
JURO với cơ sở vật chất trang thiết bị chuyên nghiệp

Quản trị sự kiện

Quản trị sự kiện được hiểu là quản lý các yếu tố bên trong (nhân sự, thiết bị) và các yếu tố bên ngoài (quan hệ, khả năng kiểm soát rủi ro).

Giúp doanh nghiệp lên kế hoạch tổ chức sự kiện mẫu và điều hướng thông điệp tới khách mời. Và quan trọng hơn, sẽ đảm bảo cho sự kiện được diễn ra trọn vẹn và thành công.

JURO - Công ty tổ chức sự kiện uy tín tại TP.HCM
JURO – Công ty tổ chức sự kiện uy tín tại TP.HCM

5 yếu tố tạo nên một buổi tổ chức sự kiện thành công

Lập kế hoạch hoàn chỉnh

Lập kế hoạch thực hiện tổ chức sự kiện đặc biệt với sự tinh tế và không phát sinh về chi phí. 

  • Chọn địa điểm tốt nhất.
  • Chuẩn bị và quản lý ngân sách, với các mẫu chi phí mẫu được bao gồm.
  • Lập kế hoạch, biên chế và cộng tác với các tổ chức liên quan khác.
  • Sắp xếp thời gian và hậu cần.
  • Phối hợp thực phẩm và đồ uống, trang trí, giải trí và chủ đề.
  • Cách tổ chức sự kiện thân thiện với môi trường.
  • Các ví dụ mới, cập nhật và nghiên cứu điển hình về những điều đã ổn và chưa ổn trong sự kiện.
  • Đánh giá rủi ro sự kiện. Đề phòng hao hụt ngân sách.

Lên ý tưởng, lựa chọn chủ đề thu hút 

5 yếu tố tạo nên một buổi tổ chức sự kiện thành công
5 yếu tố tạo nên một buổi tổ chức sự kiện thành công

Sự kiện nào cũng vậy, chủ đề luôn là yếu tố quan trọng, xuyên suốt một sự kiện. Chủ đề dường như định hình cho toàn bộ chương trình diễn ra của sự kiện.

Để tạo nên một chủ đề thành công, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ về những thượng đế của mình. Từ đó, người tổ chức bắt buộc phải: 

  • Nắm rõ tâm lý khách mời.
  • Mục tiêu của sự kiện, giúp doanh nghiệp đi sát với mục tiêu sự kiện đề ra.

Chọn nơi tổ chức sự kiện

  • Đáp ứng yêu cầu mà kế hoạch đề ra.
  • Diện tích không gian có sức chứa đủ thoải mái cho tổng số người tham gia chương trình.
  • Không gian trong và ngoài của địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với tính chất sự kiện. 
  • Bố cục, thiết kế tòa nhà của địa điểm dự kiến thuê có thuận tiện cho các hoạt động tổ chức của chương trình.
  • Trang thiết bị, cơ sở vật chất có chất lượng tốt.
  • Điều quan trọng là phù hợp với kinh phí của doanh nghiệp..
Không gian tổ chức sự kiện có sức chứa đủ thoải mái cho tổng số người tham gia chương trình
Không gian tổ chức sự kiện có sức chứa đủ thoải mái cho tổng số người tham gia chương trình

Truyền thông cho sự kiện

Sự ảnh hưởng và độ bao phủ của một sự kiện càng rộng thì càng có lợi cho doanh nghiệp. Để buổi sự kiện được diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp, bạn cần phải thu hút một lượng khách hàng tiềm năng nhất định trước khi sự kiện diễn ra.

Hãy tưởng tượng rằng bạn đã bỏ ra hàng triệu đô kinh phí, chuẩn bị một chương trình kĩ càng nhưng lại không hề có một ai biết đến, điều này thực sự kinh khủng. 

Do vậy, việc công tác truyền thông điệp tổ chức sự kiện hết sức quan trọng. Tuỳ vào kế hoạch và nguồn kinh phí có sẵn, bạn sẽ xác định được việc sử dụng phương tiện truyền thông để quảng bá khách hàng một cách hiệu quả nhất.

Tạo điểm nhấn ấn tượng tốt cho người tham dự

Tạo sự thoải mái để lại ấn tượng cho người tham dự sự kiện
Tạo sự thoải mái để lại ấn tượng cho người tham dự sự kiện

Có nhiều chương trình để lại ấn tượng sâu sắc cho người tham dự nhờ kịch bản hấp dẫn, có khả năng tạo hết ngạc nhiên này đến ngạc nhiên khác.

Nội dung được diễn đạt rõ ràng, dễ nhớ, dễ khắc sâu vào tâm trí người tham dự. Chương trình có nội dung tốt đòi hỏi khả năng dẫn dắt tốt, mọi thứ không cần quá ấn tượng theo kiểu “gây sốc” nhưng phải sáng tạo, có sự liên kết, gần gũi với tâm lý của khách tham dự.

Một số khách hàng thích sự “an toàn” trong sự kiện thường lựa chọn kiểu gây ấn tượng bằng kịch bản vì họ lo sợ các yếu tố khác dễ có rủi ro vì sự sáng tạo quá độ mà không kiểm soát được tình thế khi sự kiện đã bắt đầu.
Trên đây là Top 5 yếu tố tạo nên một buổi tổ chức sự kiện thành công, JURO với kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Sài Gòn.Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói!

TIN TỨC LIÊN QUAN
JURO - Đơn vị cung cấp dịch vụ Livestream chuyên nghiệp tại TP.HCM
Trường quay ảo là gì? Ứng dụng công nghệ mới vào dịch vụ tổ chức sự kiện

Trong thời đại mới, hình thức truyền thông online đang phát triển rất mạnh mẽ và chiếm tỉ trọng lớn Xem thêm

Tổ chức sự kiện cuối năm
Tổng quan về tổ chức sự kiện cuối năm – Các bước chuẩn bị cho tổ chức sự kiện cuối năm

Hôm nay, JURO chia sẻ về tổng quan tổ chức sự kiện cuối năm. Trong hoạt động của doanh nghiệp, Xem thêm

0898 449 969
TƯ VẤN