TIN TỨC

Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện quan trọng nhất

Đâu là yếu tố quan trọng nhất để tạo nên thành công cho một sự kiện? Và những hạng mục nào cần chuẩn bị để sự kiện có thể diễn ra suôn sẻ và thành công nhất? Tất cả sẽ được bật mí qua trong bài viết đây, cùng JURO tham khảo ngay nhé! 

Các yếu tố cần có khi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Nhân sự chính là yếu tố nòng cốt để quyết định việc tổ chức sự kiện có thành công hay không. Một đội ngũ nhân sự giỏi, giàu kinh nghiệm sẽ luôn đưa ra những ý tưởng tuyệt vời. Với những ý tưởng độc đáo sẽ giúp doanh nghiệp ghi dấu ấn trong tâm trí khách hàng. Đồng thời, nếu có sai sót khi tổ chức, họ sẽ nhanh chóng đưa ra được phương án để khắc phục kịp thời.

Cơ sở vật chất, trang thiết bị sự kiện

Được xem là linh hồn của sự kiện, các trang thiết bị, vật dụng và hệ thống âm thanh ánh sáng đóng vai trò hết sức quan trọng. Một sự kiện với hệ thống âm thanh ánh sáng chất lượng sẽ tạo được sự thỏa mãn cho khán giả và truyền tải chính xác nhất thông điệp mà doanh nghiệp muốn gửi tới khách hàng. 

JURO với cơ sở vật chất trang thiết bị chuyên nghiệp
JURO với cơ sở vật chất trang thiết bị chuyên nghiệp

Quản trị sự kiện

Quản trị sự kiện được hiểu là quản lý các yếu tố bên trong (nhân sự, thiết bị) và các yếu tố bên ngoài (quan hệ, khả năng kiểm soát rủi ro). Nếu bạn đảm bảo được yếu tố này sẽ giúp cho sự kiện được diễn ra trọn vẹn và thành công.

JURO - Công ty tổ chức sự kiện uy tín tại TP.HCM
JURO – Công ty tổ chức sự kiện uy tín tại TP.HCM

5 yếu tố tạo nên một buổi tổ chức sự kiện thành công

Lập kế hoạch hoàn chỉnh

Các bước để lập một kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn chỉnh bao gồm: 

  • Chọn địa điểm tốt nhất.
  • Chuẩn bị và quản lý ngân sách với các mẫu chi phí mẫu. 
  • Lập kế hoạch, biên chế và cộng tác với các tổ chức liên quan khác.
  • Sắp xếp thời gian và hậu cần.
  • Phối hợp thực phẩm và đồ uống, trang trí, giải trí và chủ đề.
  • Cách tổ chức sự kiện thân thiện với môi trường.
  • Các ví dụ mới, cập nhật và nghiên cứu điển hình về những điều đã ổn và chưa ổn trong sự kiện.
  • Đánh giá rủi ro sự kiện và đề phòng hao hụt ngân sách.

Lên ý tưởng, lựa chọn chủ đề thu hút 

5 yếu tố tạo nên một buổi tổ chức sự kiện thành công
5 yếu tố tạo nên một buổi tổ chức sự kiện thành công

Chủ đề là yếu tố quan trọng định hình cho toàn bộ chương trình và quyết định nên sự thành công của sự kiện. Để tạo nên một chủ đề ấn tượng, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ về những yếu tố sau: 

  • Xác định rõ đối tượng của sự kiện
  • Thời gian diễn ra sự kiện
  • Địa điểm tổ chức sự kiện
  • Lý do và mục đích tổ chức sự kiện
  • Những hạng mục cần thiết cho sự kiện

Chọn nơi tổ chức sự kiện

Tuỳ vào tính chất của từng sự kiện mà đơn vị tổ chức sẽ đề xuất những địa điểm phù hợp. Juro chia sẻ cho các bạn một số yếu tố quan trọng khi tiến hành khảo sát và chọn lựa nơi tổ chức sự kiện bao gồm:

  • Khả năng đáp ứng yêu cầu mà kế hoạch đề ra.
  • Diện tích không gian có sức chứa đủ thoải mái cho tổng số người tham gia chương trình.
  • Không gian trong và ngoài của địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với tính chất sự kiện. 
  • Bố cục, thiết kế toà nhà của địa điểm dự kiến thuê có thuận tiện cho các hoạt động tổ chức của chương trình.
  • Trang thiết bị, cơ sở vật chất có chất lượng tốt.
  • Ngân sách của doanh nghiệp…
Không gian tổ chức sự kiện có sức chứa đủ thoải mái cho tổng số người tham gia chương trình
Không gian tổ chức sự kiện phải đủ sức chứa cho những người tham gia chương trình

Truyền thông cho sự kiện

Sự ảnh hưởng và độ bao phủ của một sự kiện càng rộng thì càng có lợi cho doanh nghiệp. Để buổi sự kiện được diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp, bạn cần phải thu hút một lượng khách hàng tiềm năng nhất định trước khi sự kiện diễn ra.Hãy tưởng tượng rằng bạn đã đầu tư mức ngân sách lớn và chuẩn bị một chương trình kĩ càng nhưng lại không hề có một ai biết đến, điều này thực sự kinh khủng. Do vậy, việc công tác truyền thông điệp tổ chức sự kiện hết sức quan trọng. Tuỳ vào kế hoạch và nguồn kinh phí có sẵn để xác định việc nên sử dụng phương tiện truyền thông nào cho việc quảng bá.

Tạo điểm nhấn ấn tượng tốt cho người tham dự

Tạo sự thoải mái để lại ấn tượng cho người tham dự sự kiện
Tạo sự thoải mái để  mang  đến ấn tượng cho người tham dự sự kiện

Có nhiều chương trình để lại ấn tượng sâu sắc cho người tham dự nhờ kịch bản hấp dẫn với khả năng tạo hết ngạc nhiên này đến ngạc nhiên khác. Bên cạnh đó, nội dung phải được diễn đạt rõ ràng, dễ nhớ, dễ khắc sâu vào tâm trí người tham dự. Chương trình có nội dung tốt đòi hỏi khả năng dẫn dắt tốt, mọi thứ không cần quá ấn tượng theo kiểu “gây sốc” nhưng phải sáng tạo, có sự liên kết, gần gũi với tâm lý của khách tham dự. Tuy nhiên, một số khách hàng lại thích sự “an toàn” trong sự kiện nên thường lựa chọn kiểu gây ấn tượng bằng kịch bản vì họ lo sợ các yếu tố khác dễ có rủi ro bởi sự sáng tạo quá độ và không kiểm soát được tình hình. 


Trên đây là top 5 yếu tố tạo nên một buổi tổ chức sự kiện thành công, JURO với kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TPHCM. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói nhé! 

TIN TỨC LIÊN QUAN
Talkshow là gì? Cách xây dựng format chương trình talkshow
Talkshow là gì? Cách xây dựng format chương trình talkshow

Talkshow ngày càng phổ biến tại các trường đại học cũng như các công ty, doanh nghiệp. Vậy talkshow là Xem thêm

Timeline sự kiện
Bảng mẫu timeline chương trình sự kiện chi tiết A-Z

Timeline sự kiện là công đoạn được thực hiện cuối cùng trong khâu chuẩn bị sự kiện bởi vì nó Xem thêm

Truyền thông sự kiện
Truyền thông sự kiện là gì? Các bước truyền thông hiệu quả

“Truyền thông sự kiện là gì?” là câu hỏi luôn được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi chuẩn bị bắt Xem thêm

Tổ chức gala dinner
Tổ Chức Gala Dinner: Kịch Bản, Cách Lập Kế Hoạch A-Z

Tổ chức gala dinner tại Việt Nam thường được gộp chung với các buổi tiệc quan trọng như tiệc cuối Xem thêm

0898449969
TƯ VẤN