Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết 2023

Quản lý chi tiêu và biết cách lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là những kỹ năng rất quan trọng đối với những người làm công việc truyền thông, sự kiện. Điều này sẽ giúp ban tổ chức có thể tối ưu được chi phí mình đã bỏ ra, đồng thời hạn chế được những chi phí phát sinh cho những vấn đề không mong muốn. Sau đây là một số mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện mà bạn có thể tham khảo.

Xem thêm: Khái niệm tổ chức sự kiện là gì? Các bước tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp

Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là gì?

Trước khi tìm hiểu cách thực hiện, bạn cần phải hiểu rõ bảng dự trù kinh tổ chức sự kiện là gì? Đây là một dạng bảng liệt kê toàn bộ những khoản chi phí cần sử dụng trong toàn bộ sự kiện một cách chi tiết và đưa ra mức giá dự kiến cho những khoản đấy. Sau khi lập bảng, bạn cần tính tổng các chi phí và đưa ra mức dự trù phù hợp.

Việc lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện cũng sẽ giúp ban tổ chức dễ kiểm soát chi tiêu trong sự kiện, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc phát sinh thêm nhiều chi phí ngoài ý muốn.

Tầm quan trọng của việc dự trù kinh phí trong tổ chức sự kiện

Đối với công tác tổ chức sự kiện, tầm quan trọng của việc lập bảng dự trù kinh phí là không thể bàn cãi. Bên cạnh việc kiểm soát chi phí và hạn chế phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện, bảng dự trù kinh phí còn giúp ban tổ chức có thể hoạch định được những công việc diễn ra trong sự kiện, từ đó có thể xử lý nhanh chóng các vấn đề rủi ro.

Các chi phí tổ chức sự kiện cần biết

Chi phí thuê địa điểm diễn ra sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện chắc chắn là một phần chi phí không thể thiếu. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ thuê địa điểm tổ chức sự kiện ở bên ngoài vì tại đây có trang bị nhiều tiện ích phục vụ cho việc tổ chức sự kiện dễ dàng hơn là tự tổ chức tại công ty. Một số chi phí bắt buộc khi thuê địa điểm tổ chức bên ngoài bao gồm:

• Tiền đặt cọc địa điểm tổ chức.
• Chi phí thuê bãi đỗ xe dành cho khách mời sự kiện.
• Chi phí bảo hiểm sự kiện, bảo hiểm an toàn lao động…

Chi phí cho buổi tiệc mặn/ ngọt cho khách mời trong sự kiện

Chi phí cho buổi tiệc diễn ra trong sự kiện là phần không hề nhỏ và có thể chiếm lên đến 30% – 50% tổng chi phí của sự kiện. Mức giá của chi phí này có thể dao động tùy theo quy mô của sự kiện và chất lượng phần ăn mà doanh nghiệp mong muốn.

Chi phí thuê ban nhạc, ca sĩ, đội múa, MC

Các tiết mục giải trí thường được lồng ghép xuyên suốt sự kiện để hạn chế sự nhàm chán và giúp khách mời có thể cảm thấy thoải mái hơn. Bên cạnh đó, để phần khai mạc và bế mạc của sự kiện được đặc sắc hơn thì sự xuất hiện của đội múa hay văn nghệ là không thể thiếu. Chính vì thế, chi phí cho các tiết mục văn nghệ, MC cũng là phần mà ban tổ chức cần quan tâm.

Chi phí cho tất cả nhân sự trong sự kiện

PG, lễ tân, PB, MC, nhân sự thuê bên ngoài như hậu cần, nhân sự hỗ trợ sự kiện… Đây đều là những nhân sự rất cần thiết trong một sự kiện và cần tính luôn phần chi phí trả lương cho họ. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có thể tận dụng nguồn nhân lực trong công ty để đảm nhận những vị trí này thì sẽ tiết kiệm được kha khá chi phí đấy.

Chi phí thuê nhân sự sản xuất và nguyên liệu sản xuất

Đây là phần chi phí để phục vụ công tác truyền thông cho sự kiện. Catalog, backdrop, standee…, những loại vật phẩm này cần được thiết kế riêng theo chủ đề của sự kiện nên sẽ tốn thêm chi phí thiết kế và cả sản xuất. Bên cạnh đó, những nguyên liệu, vật liệu trang trí, sử dụng trong sự kiện cũng cần phải được liệt kê vào bảng kế hoạch chi phí cần cho sự kiện. Thông thường, khoảng này sẽ chiếm khoảng 10 – 15% tổng chi phí.

Chi phí âm thanh ánh sáng và sân khấu

Sân khấu chính là nơi cần được đầu tư chỉnh chu và tạo điểm nhấn vì toàn thể sự kiện sẽ diễn ra tại đấy. Song song với sân khấu thì âm thanh và ánh sáng là hai yếu tố để sự kiện trở nên sôi nổi và đặc biệt hơn. Chính vì thế, phần chi phí này cũng rất được chú trọng và liệt kê vào bảng kế hoạch một cách chi tiết.

Chi phí quản lý tổ chức sự kiện

Đây là phần chi phí dành cho đội ngũ nhân sự quản lý sự kiện. Để một chương trình diễn ra suôn sẻ và giảm thiểu những rủi ro thì ban tổ chức cũng cần những nhân sự có thể kiểm soát những gì đang diễn ra trong toàn bộ sự kiện. Thông thường phần chi phí này có thể chiếm 3 – 10% chi phí tổng.

Chi phí dự phòng cho những trường hợp phát sinh

Mặc dù đã được lên kế hoạch cụ thể và chi tiết nhưng không ai có thể đoán trước được tương lai cả. Những sự cố và rủi ro đều có thể xảy ra bất kỳ lúc nào, chính vì thế mà chi phí dự phòng để xử lý những vấn đề phát sinh là không thể thiếu.

Tùy theo tính chất, quy mô khác nhau của mỗi sự kiện mà mức dự trù có thể dao động từ 5 – 10% phần chi phí tổng cho cả sự kiện.

Hướng dẫn các bước lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết

Nghiên cứu kế hoạch sự kiện

Trước khi bắt tay vào lập bảng kế chi phí dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, việc đầu tiên cần làm chính là nghiên cứu thật kỹ kế hoạch tổ chức sự kiện. Bạn cần nắm được những hạng mục cần thực hiện trong sự kiện và từ đó có thể hình dung được những khoản chi phí cần thiết.

Liệt kê danh sách những đầu mục cần chuẩn bị

Việc lập danh sách các hạng mục công việc giúp bạn có thể kiểm soát những chi phí cần thiết, đảm bảo không bị thiếu sót và giúp ban tổ chức có thể đưa ra mức kinh phí dự trù chính xác hơn đồng thời hạn chế những chi phí phát sinh.

Khảo sát giá của những bên cung cấp

Việc thực hiện khảo sát giá trước giúp bạn có cái nhìn tình tổng quan hơn và đưa ra sự lựa chọn hợp lý hơn. Đôi khi sẽ có những nhà cung cấp với mức chi phí cao và cũng có những nhà cung cấp mức giá hợp lý với thị trường. Chính vì thế, bạn cần thực hiện khảo sát có thể tối ưu được ngân sách mà doanh nghiệp đã đưa ra.

Dự tính mức chi phí phát sinh

Chi phí phát sinh chắc chắn là phần không thể thiếu trong một bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Dù có tính toán đến mức nào thì những vấn đề phát sinh đều có thể xảy ra bất cứ lúc nào.

Thực hiện bản dự trù kinh phí hoàn chỉnh

Sau khi đã có những dữ liệu và thông tin cần thiết, bạn đã có thể bắt tay vào xây dựng một bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện hoàn chỉnh. Nội dung của bảng này sẽ bao gồm những thông tin cần thiết như hạng mục cần chi, mức giá cho mỗi hạng mục và chi phí dự trù.

Tham khảo thêm: Tổ chức sự kiện là gì và quy trình tổ chức sự kiện như thế nào?

Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện mới nhất 2022

Lưu ý khi dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Để hạn chế những chi phí phát sinh diễn ra trong sự kiện tối ưu được phần ngân sách dự kiện, bạn cần lập một bảng chi phí dự trù kinh phí tổ chức sự kiện và tham khảo ý kiến của những người có chuyên môn. Bên cạnh phần chi phí, ban tổ chức cũng cần cần dự trù đến những trường hợp rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện và kèm với đó là phương án xử lý.

Một trong những giải pháp tối ưu cho việc lập kế hoạch tổ chức và chi tiêu chính là tìm đến những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Với kinh nghiệm và chuyên môn lâu năm, họ sẽ biết cách đưa ra những giải pháp tổ chức sự kiện ấn tượng và tiết kiệm ngân sách cho doanh nghiệp.

Truyền Thông Juro – Đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói tiết kiệm chi phí TPHCM

Truyền Thông Juro – đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu thành phố Hồ Chí Minh có thể là giải pháp dành cho doanh nghiệp của bạn khi có ý định tổ chức sự kiện. Với kinh nghiệm nhiều năm hoạt động và đảm nhận nhiều dự án lớn, nhỏ trong lĩnh vực truyền thông sự kiện, JURO tự tin có thể mang đến cho bạn những phương án tổ chức sự kiện tối ưu, ấn tượng với người tham dự nhưng vẫn đảm bảo nguồn ngân sách đưa ra.

Bên cạnh đó, với nhiều năm hoạt động cùng đội ngũ nhân sự dày dặn kinh nghiệm, JURO hoàn toàn có thể giúp bạn xây dựng một bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện hoàn chỉnh và có phương án xử lý khi xảy ra tình huống ngoài ý muốn. Đến với JURO, chúng tôi cam kết mang đến cho bạn những trải nghiệm tuyệt vời nhất khi đã tin tưởng và lựa chọn dịch vụ của chúng tôi.

Trên đây là một số thông tin cần thiết và liên quan đến vấn đề về chi phí tổ chức sự kiện. Hi vọng mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện tham khảo trên đây có thể giúp bạn giải quyết được một số vấn đề khi lập kế hoạch chi tiêu. Nếu bạn vẫn còn nhiều vấn đề khó khăn về tổ chức sự kiện, hãy liên hệ với JURO Production, chúng tôi sẽ nhanh chóng giúp bạn giải quyết các vấn đề.