Các giải pháp quản lý chi phí tổ chức sự kiện là tiêu chí hàng đầu của doanh nghiệp. Tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động đang rất phát triển hiện nay bởi giá trị và tầm ảnh hưởng mà nó mang lại là vô cùng lớn. Tổ chức một sự kiện thành công và hiệu quả phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như nội dung sự kiện, địa điểm, khách mời tham gia… Hôm nay chúng tôi sẽ cung cấp thông tin về các chi phí tổ chức sự kiện để bạn tham khảo.
Quy trình tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là một hoạt động đòi hỏi phải có sự phối hợp của nhiều ekip, cần có sự đầu tư và chăm chút kỹ lưỡng. Vậy nên, mỗi sự kiện đều phải trải qua 3 giai đoạn cụ thể.
Giai đoạn trước sự kiện (Chuẩn bị)
Nghiên cứu thông tin về sự kiện
Nghiên cứu về sự kiện sẽ giúp bạn lên một kế hoạch chi tiết và hạn chế được những rủi ro khi tổ chức sự kiện.
Người phụ trách tổ chức sự kiện cần phải nắm rõ những thông tin quan trọng như:
- Ngân sách tổ chức sự kiện
- Địa điểm tổ chức sự kiện
- Đối tượng công chúng mà sự kiện hướng đến
- Thông điệp sự kiện muốn truyền tải
Lên kế hoạch tổ chức sự kiện
Sau khi nghiên cứu kỹ càng những thông tin về sự kiện, bạn hãy lên một kế hoạch hoàn chỉnh cho sự kiện.
Lên ý tưởng và lựa chọn chủ đề cho sự kiện
- Có kịch bản chi tiết và timeline cho sự kiện
- Lên ý tưởng để thiết kế những hạng mục cần thiết
- Chuẩn bị các nguồn nhân sự cho sự kiện
- Lên các phương án dự phòng rủi ro
Trình bày kế hoạch và chỉnh sửa
Đây là bước đưa ra kế hoạch của mình cho khách hàng và ban giám đốc để được điều chỉnh hoàn thiện trước khi triển khai.
Giai đoạn trong sự kiện (Triển khai tổ chức sự kiện)
- Check in đón khách và khai mạc sự kiện
- Thực hiện theo kế hoạch và timeline đã lên trước
- Triển khai các hoạt động trong sự kiện dựa trên kịch bản
- Bế mạc chương trình, tiễn khách và tặng quà
Giai đoạn sau sự kiện
Đánh giá hiệu quả sự kiện và rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sự kiện tiếp theo.
Truyền thông sau sự kiện, đây là bước không thể thiếu để tạo nên một sự kiện thành công. Những tư liệu về hình ảnh và video cần được công bố rộng rãi để nhóm đối tượng công chúng mục tiêu không tham gia sự kiện có thể nắm bắt, đồng thời tăng độ nhận diện thương hiệu.
Chi phí tổ chức sự kiện trọn gói cần những chuẩn bị những gì?
Trước khi đi vào những giải pháp quản lý chi phí tổ chức một sự kiện, đầu tiên ta phải hiểu rõ chi phí tổ chức sự kiện cần những chuẩn bị gì? Về cơ bản, chi phí tổ chức sự kiện sẽ bao gồm 3 loại chi phí cụ thể như sau:
- Chi phí thực: Chi phí sản xuất, mua bán đầu vào, thuê nhân công, nguyên vật liệu và trang thiết bị.
- Chi phí ngầm: Chi phí ngầm là các khoản chi phí khấu hao trang thiết bị, lưu kho, tồn kho và chi phí cơ hội. Ngoài ra trong chi phí ngầm còn có một số khoản như phần trăm hoa hồng, gặp gỡ khách hàng, chi phí tổn hao trong quá trình đấu thầu dự án.
- Phí quản lý: là chi phí kiểm soát toàn bộ quá trình chuẩn bị sản xuất, triển khai thực hiện sự kiện. Đây là khoản tiền sử dụng để khắc phục sự cố mà không làm phát sinh chi phí thực hiện event theo hợp đồng. Khoản phí này được tính theo đơn vị phần trăm (%) và thường chiếm từ 3 – 10% hợp đồng tùy từng sự kiện.
Sau khi xác định được những chi phí trên, đơn giá dịch vụ sẽ được tính cụ thể theo công thức:
ĐƠN GIÁ = (CHI PHÍ THỰC + CHI PHÍ NGẦM) + (CHI PHÍ THỰC + CHI PHÍ NGẦM) x PHÍ QUẢN LÝ (%)
Các hạng mục chi phí tổ chức sự kiện cần có
Tổ chức sự kiện là một hoạt động tầm cỡ vì đòi hỏi rất nhiều hạng mục chi phí cần phụ trách.
Chi phí vật dụng trang trí tổ chức sự kiện
Khâu trang trí sự kiện đóng vai trò vô cùng quan trọng trong tổ chức sự kiện để mang lại không khí cho khách mời. Lựa chọn mặt hàng, phụ kiện trang trí cũng là yếu tố bạn cần cân nhắc khi tổ chức sự kiện vì phải đảm bảo được hai tiêu chí, tính thẩm mỹ nhưng vẫn tiết kiệm được chi phí.
Chi phí sân khấu, âm thanh ánh sáng
Tùy theo tính chất sự kiện mà bạn nên lựa chọn những nơi tổ chức sự kiện sao cho phù hợp. Nên ưu tiên những hội trường có sức chứa phù hợp với quy mô sự kiện nhưng vẫn tối ưu chi phí.
Chi phí tiệc tổ chức sự kiện
Khác với các buổi hội thảo mang tính chất học thuật, những sự kiện như khai trương, khánh thành thì chắc chắn không thể thiếu tiệc ăn uống đi kèm. Chính vì vậy bạn cần lên thực đơn cho các bữa tiệc và phải đảm bảo vấn đề an toàn vệ sinh.
Các giải pháp quản lý chi phí tổ chức một sự kiện
Giải pháp quản lý chi phí sự kiện
Để tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện, khả năng quản lý chi phí chính là điều quan trọng nhất mà một đơn vị tổ chức sự kiện cần có. Và để đảm bảo nguồn chi phí được tối ưu, nhiều đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thường thực hiện những phương pháp sau:
Xác định chi tiết kế hoạch và mục đích của khách hàng
Bất kỳ một đơn vị nào khi tổ chức sự kiện đều hướng tới một mục đích riêng, ban tổ chức sự kiện cần biết khách hàng thực sự muốn gì, hạng mục nào là cần thiết để thực hiện mục đích của khách hàng, hạng mục nào khách hàng không cần để tiến hành điều chỉnh các hạng mục một cách hợp lý.
Bên cạnh đó, người tổ chức sự kiện cũng cần thống nhất sớm với khách hàng để giảm thời gian đi lại, gặp gỡ, giảm thiểu chi phí ngầm.
Kiểm soát hệ thống nhà thầu vụ
Với các sự kiện lớn, hầu hết các đơn vị tổ chức sự kiện hiện nay đều phải tìm các đơn vị khác – nhà thầu vụ triển khai dịch vụ tổ chức sự kiện phù hợp. Việc xây dựng các mối quan hệ chiến lược lâu dài với nhà thầu vụ sẽ giúp đơn vị tổ chức sự kiện dễ dàng lấy được giá ưu đãi và giảm thiểu rủi ro, chủ động trong việc triển khai, tiết kiệm được các chi phí thực.
Tận dụng tài nguyên sẵn có
Việc tận dụng được các tài nguyên sẵn có sẽ giúp cắt giảm các chi phí trong quá trình chuyển đổi do chênh lệch giá, vì thế chi phí sẽ luôn được tiết kiệm ở mức tối đa nhất.
Kiểm soát quá trình triển khai sự kiện
Việc kiểm soát chặt chẽ quá trình triển khai sự kiện sẽ giúp đảm bảo các trang thiết bị cần thiết luôn đầy đủ, dự trù tạm ứng, tính toán số lượng thực hiện không để thất thoát, lãng phí.
Đảm bảo tiến độ thực hiện
Đảm bảo tiến độ thực hiện chính là yếu tố mang tính quyết định đến chi phí cho quá trình tổ chức sự kiện. Việc đảm bảo tiến độ thực hiện sẽ hạn chế gần như tuyệt đối việc phát sinh các vấn đề như ngày công thợ, tồn kho nguyên vật liệu, rủi ro đồng thời đảm bảo chất lượng thực hiện sự kiện.
Vì sao lựa chọn tổ chức sự kiện trọn gói tại JURO
Với mong muốn hỗ trợ các doanh nghiệp thực hiện các chiến dịch marketing một cách tiết kiệm và hiệu quả nhất. JURO luôn đi đầu công nghệ và tạo nên những sự kiện thành công nhất. Với đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm cùng quy trình tổ chức sự kiện một cách bài bản.
- Xác định rõ mục tiêu của sự kiện
Mục tiêu của sự kiện là một phần không thể thiếu khi bắt đầu lên kế hoạch tổ chức. Xác định rõ mục tiêu sẽ giúp ekip nhìn rõ được bức tranh tổng thể về sự kiện sắp diễn ra và dễ dàng hơn trong việc xây dựng kế hoạch cũng như kịch bản chi tiết về sự kiện.
- Có kế hoạch truyền thông cho sự kiện
Truyền thông là một bước không thể thiếu kể cả khi sự kiện đã kết thúc. Bên cạnh việc truyền thông trên mạng xã hội, doanh nghiệp có thể gửi Email Marketing đến với khách hàng, tin nhắn SMS. Bên cạnh đó, việc sử dụng KOLs cũng là một hình thức PR hiệu quả cho sự kiện.
- Ekip tổ chức sự kiện trực tuyến chuyên nghiệp
Tổ chức sự kiện phụ thuộc rất nhiều vào đạo diễn hình ảnh. Chính vì vậy, đơn vị Agency cần phải sở hữu một hệ thống trang thiết bị hiện đại. Song song đó, đội ngũ nhân viên cũng cần phải là những người có chuyên môn, kinh nghiệm trong việc xử lý máy móc.
Để sự kiện được diễn ra suôn sẻ thì nên có những buổi chạy chương trình trước khi sự kiện diễn ra. Bên cạnh đó chuẩn bị sẵn sàng các phương án dự phòng cũng vô cùng cần thiết để tránh các rủi ro có thể xảy ra khi đang tổ chức sự kiện.
JURO hội tụ đủ các yếu tố về nhân sự – trang thiết bị để bạn gửi gắm những sự kiện trực tuyến quan trọng.
- Về nhân sự: Đội ngũ nhân sự trẻ với sức sáng tạo và tinh thần nhiệt huyết cùng người điều hành giàu kinh nghiệm dẫn dắt ekip vận hành sự kiện một cách trơn tru tạo hiệu quả truyền thông tốt.
- Về trang thiết bị: Tại JURO hội tụ đầy đủ những trang thiết bị tối tân nhất, đảm bảo cả về phần nghe, phần nhìn và đường truyền Internet ổn định không gây ra hiện tượng mất mạng hay nhiễu sóng.
JURO dịch vụ tổ chức sự kiện chi phí trọn gói tại TP.HCM
Công ty TNHH truyền thông JURO là một trong những đơn vị uy tín về dịch vụ tổ chức sự kiện tại TP.HCM. Nếu bạn đang tìm nơi cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện thì đây là điểm đến lý tưởng, đáng tin cậy dành cho bạn. JURO hội tụ cho mình đủ những yếu tố để khách hàng có thể yên tâm sử dụng các sản phẩm, dịch vụ.
- Ở JURO bạn luôn thấy được những đổi mới trong từng cách tiếp cận hướng tới khách hàng để tăng hiệu quả.
- Đội ngũ tổ chức sự kiện, quay phim, chụp ảnh, thiết kế,… nhiệt tình, chuyên nghiệp, có chuyên môn và nghiệp vụ cao.
- Mạng lưới hoạt động của JURO phủ rộng khắp nơi nên bạn ở bất cứ đâu đều có thể sử dụng sản phẩm, dịch vụ nơi đây rất tiện lợi.
- Giá thành dịch vụ tổ chức sự kiện của JURO luôn cạnh tranh và hợp lý.
- JURO chăm sóc khách hàng tận tâm, chuyên nghiệp, đặt chữ tín lên hàng đầu.
Qua những thông tin được JURO chia sẻ trên đây, bạn có thể hiểu thêm về các giải pháp quản lý chi phí tổ chức một sự kiện. Nếu ví việc tổ chức sự kiện là một môn nghệ thuật thì người tổ chức chính là một nghệ sĩ, họ sẽ phải thể hiện hết tài năng của mình để tạo nên một sự kiện hoàn hảo với chi phí tiết kiệm nhất. Và để làm được điều này, đội ngũ tổ chức sự kiện phải là những người có tố chất, dày dặn kinh nghiệm và có tư duy nhanh nhạy, khả năng ứng biến cao. Hãy liên hệ ngay với JURO để được tư vấn những gói dịch vụ tổ chức sự kiện tiết kiệm chi phí phù hợp với doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay!
Để chuẩn bị cho ngày khai trương quán cafe chắc chắn sẽ có rất nhiều thứ phải chuẩn bị. Dưới Xem thêm
Khi được mời dự tiệc khai trương của một đơn vị hoặc doanh nghiệp nào đó, điều đầu tiên chúng Xem thêm
Một sự kiện quan trọng như lễ khánh thành công trình đương nhiên sẽ không thể thiếu đi phần đọc Xem thêm
Cắt băng khánh thành là nghi thức không thể thiếu trong buổi sự kiện khánh thành của một doanh nghiệp. Xem thêm
