TIN TỨC
Trang chủ/Tin tức

Tất tần tật các vấn đề về tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đóng vai trò then chốt tạo nên thành công và hiệu quả cho mỗi sự kiện. Để sự kiện được diễn ra suôn sẻ, bạn cần tìm hiểu quy trình, cách thức tổ chức, cách thức bố trí nhân sự, quản trị rủi ro chuyên nghiệp,… Nếu bạn đang đau đầu vì vấn đề này, đừng quên tham khảo ngay chia sẻ dưới đây của Juro để có sự kiện thành công tốt đẹp nhé.

Các bước tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm

Ra mắt sản phẩm mới là một hình thức marketing khá được yêu thích trong thời đại 4.0. Sự kiện này góp phần quảng bá sản phẩm, thu hút khách hàng tiềm năng, đánh dấu bước khởi đầu mới của một sản phẩm và gia tăng doanh số bán hàng vô cùng hiệu quả. Có thể thấy, tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm khá quan trọng với một doanh nghiệp.

  • Chọn địa điểm: Chọn địa điểm tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm chính là một phần vô cùng quan trọng để mang đến thành công và hiệu quả. Tùy vào mục đích tổ chức, đặc điểm của sản phẩm và khách hàng tiềm năng mà doanh nghiệp có thể chọn địa điểm trong nhà kín hay ngoài trời.
  • Thời gian tổ chức: Tính cạnh tranh của thị trường ngày càng cao, do đó thời điểm tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm mới cũng là yếu tố góp phần thành công sau này. Doanh nghiệp nên tổ chức chương trình giới thiệu sản phẩm trước khi chính thức đưa sản phẩm ra thị trường ít nhất 2 tuần.
  • Ý tưởng và setup: Việc xây dựng ý tưởng tổ chức và setup sự kiện cũng không kém phần quan trọng. Ý tưởng tổ chức và phong cách set up sự kiện cần phù hợp với đặc tính sản phẩm và gây được ấn tượng với khách hàng.
  • Kế hoạch tổ chức và truyền thông: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm bao gồm số lượng và thành phần khách mời, quy mô chương trình, kế hoạch truyền thông sự kiện,… chi tiết và cẩn thận.
Các bước tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm
Các bước tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm

Cách tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp

Và sau đây là cách tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp thành công và hiệu quả mà Juro chia sẻ đến bạn:

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết

Để có một buổi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công, bạn cần có kế hoạch tổ chức chi tiết và cẩn thận bao gồm các bước sau:

  • Xác định mục đích sự kiện: Một sự kiện thành công phải truyền tải được nội dung và thông điệp đến khách mời. Do đó, xác định mục đích tổ chức sự kiện là yếu tố quan trọng hàng đầu cần quan tâm.
  • Đối tượng khách mời: Đối tượng khách mời hay thành phần tham dự cũng khá quan trọng. Bởi lẽ, xác định được số lượng và đối tượng khách mời sẽ giúp bạn xây dựng được một concept phù hợp và ấn tượng hơn. Việc quảng bá thương hiệu sản phẩm và hình ảnh doanh nghiệp cũng sẽ chịu ảnh hưởng khá lớn vào yếu tố này.
  • Kế hoạch chi tiết: Sau khi xác định mục đích tổ chức và khách mời tham dự, đừng quên lập một kế hoạch thật chi tiết. Kế hoạch này sẽ bao gồm khá nhiều yếu tố như: Địa điểm, thời gian tổ chức, phong cách setup, kịch bản tổ chức sự kiện chi tiết, ngân sách đầu tư, phương án dự phòng,…
  • Truyền thông quảng bá: Truyền thông quảng bá sự kiện sẽ giúp một sự kiện được biết đến rộng rãi và nâng cao hình ảnh doanh nghiệp hiệu quả. Do đó, bước này cũng vô cùng quan trọng và cần được quan tâm thật cẩn thận.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết

Bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện

Công tác bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện cũng vô cùng quan trọng. Đây là yếu tố góp phần thành công cũng như thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong sự kiện. Những bộ phận nhân sự cần được bố trí là:

  • Bộ phận kỹ thuật: Gồm nhân viên phụ trách âm thanh, ánh sáng, loa, mic, chuyên dụng,… Nhân viên kỹ thuật sẽ trực tiếp theo dõi sự kiện và có sự điều chỉnh kịp thời khi gặp sự cố. Do đó, đội ngũ nhân viên kỹ thuật vừa phải nắm vững chuyên môn, vừa có sự năng động và điều khiển kỹ thuật kịp thời.
  • Bộ phận lễ tân: Đây được xem là bộ mặt của doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Do đó, bộ phận này cần đảm bảo yêu cầu về ngoại hình, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng ứng xử với khách hàng và thái độ phục vụ chuyên nghiệp nhất.
Bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện
Bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện
  • Bộ phận giám sát: Thông thường, những sự kiện chuyên nghiệp cần có một bộ phận giám sát để bao quát tất cả các khu vực và có hành vi xử lý kịp thời khi xảy ra sự cố. Sự kiện càng lớn thì bộ phận giám sát càng phải chuyên nghiệp và đông đảo để chịu trách nhiệm đầy đủ các vấn đề.
  • Bộ phận phục vụ: Và dĩ nhiên, một sự kiện lớn không thể thiếu các bữa tiệc trà nước. Do đó, bộ phận phục vụ cần đảm bảo đầy đủ, chuyên nghiệp và có thái độ phục vụ khách mời chu đáo và tận tình nhất.

Quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện

Một số rủi ro thường gặp trong tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là: Rủi ro trong lập kế hoạch, hoạch định chi phí, chăm sóc khách hàng, địa điểm tổ chức, dụng cụ hỗ trợ sự kiện, yếu tố môi trường và thời tiết khi tổ chức một sự kiện ngoài trời.

Do đó, doanh nghiệp cần đảm bảo các phương pháp quản trị rủi ro sự kiện như: Kiểm tra an ninh và an toàn tại địa điểm tổ chức một sự kiện, giám sát thái độ và hành động của khách mời để có phương pháp xử lý kịp thời khi xảy ra sự cố, thực hiện đầy đủ các bước tổ chức sự kiện trong kế hoạch. Và vấn đề quan trọng là, doanh nghiệp cần tìm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để hỗ trợ và thực hiện sự kiện hiệu quả nhất.

Quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện
Quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện

Quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện

Với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện, JURO hứa hẹn mang đến cho doanh nghiệp một chương trình thành công và hiệu quả nhất. Từ vấn đề ý tưởng tổ chức, phong cách setup, lên kịch bản thực hiện, lựa chọn địa điểm hay giám sát sự kiện điều được thực hiện bởi đội ngũ nhân viên chuyên môn cao và năng động nhất. Với tinh thần trách nhiệm và đạo đức nghề nghiệp hàng đầu, Juro sẽ hỗ trợ tư vấn và tổ chức sự kiện từ A đến Z cho doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp nhất. Đừng quên liên hệ ngay và luôn với Công ty TNHH Truyền Thông JURO để được hỗ trợ tốt nhất nhé!

TIN TỨC LIÊN QUAN
Checklist công việc tổ chức sự kiện
Gợi ý mẫu checklist công việc tổ chức sự kiện từ A – Z

Tổ chức sự kiện là một công việc cần có sự kết hợp của nhiều khâu mới có thể tạo Xem thêm

các kỹ năng cần thiết để tổ chức sự kiện
Các kỹ năng cần thiết để tổ chức sự kiện và yếu tố cho sự kiện thành công

Để tổ chức sự kiện thành công cần phải có đội ngũ có một nền tảng kỹ năng cần thiết Xem thêm

0898 449 969
TƯ VẤN