Tổ chức sự kiện online ngày càng trở nên phổ biến bởi nhiều ưu điểm vượt trội. Và đây cũng được đánh giá là giải pháp thay thế hoàn hảo cho hình thức sự kiện truyền thống. Vậy cách thức thực hiện như thế nào và có những điểm gì cần phải lưu ý? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thông qua bài viết này nhé!
Tổ chức sự kiện online là gì?
Tổ chức sự kiện online hay còn gọi là tổ chức sự kiện trực tuyến. Theo đó, mọi người sẽ tham gia và tương tác với nhau qua các nền tảng trực tuyến thay vì gặp gỡ và trao đổi trực tiếp.
Một số nền tảng thường được sử dụng gồm có: Zoom, Meeting hoặc các trang mạng xã hội như: Facebook, Youtube,…
Ưu điểm khi tổ chức sự kiện online
Sự bùng nổ của xu hướng tổ chức sự kiện trực tuyến đã chứng minh được tính hiệu quả và cho thấy những ưu điểm vượt trội của nó.
Tiết kiệm chi phí: Tổ chức event online các bạn sẽ tối ưu được khá nhiều chi phí so với việc tổ chức event offline. Bao gồm phí thuê địa điểm, phí di chuyển, phí ăn uống, phí nhân sự, phí in ấn,…
Tối ưu thời gian và nguồn lực triển khai: Bạn sẽ không phải mất thời gian để thiết kế in ấn, setup sân khấu, cổng chào, trang trí backdrop,… Cùng với đó chúng ta cũng không cần quá nhiều nhân sự tham gia vào sự kiện như trước.
Khả năng tiếp cận cao: Khi tổ chức sự kiện offline, số lượng người tham gia sẽ bị giới hạn. Tuy nhiên, sự kiện online sẽ giải quyết sự hạn chế đó, nó có thể kết nối nhiều người ở nhiều khung giờ, nhiều quốc gia khác nhau. Chỉ cần một thiết bị điện tử cùng với kết nối internet bạn đã có thể tham gia vào sự kiện và cùng với các chuyên gia trao đổi thông tin.
Giảm thiểu rủi ro: Những yếu tố liên quan tới thời tiết, dịch bệnh, giao thông,… cũng được giảm bớt khi bạn tổ chức sự kiện trực tuyến. Đây được xem là giải pháp an toàn và hiệu quả nhất để thay thế trong những trường hợp bất khả kháng như trên.
Tính tương tác cao: Các sự kiện tổ chức bằng hình thức online có thể tiếp cận rộng rãi tới công chúng và nhiều người được tham gia cùng lúc. Bên cạnh đó, thông qua các tính năng chat trên các ứng dụng, các trang mạng xã hội sẽ tạo ra lượt tương tác khủng cho sự kiện.
Dễ dàng lưu trữ và chia sẻ: Sự kiện sau khi kết thúc sẽ được lưu trữ lại và các bạn có thể chia sẻ tới bất kỳ đâu. Những khoảnh khắc bị bỏ sót hay có những người chưa kịp tham gia vẫn có thể mở lại video để xem.
Dễ dàng đo lường hiệu quả: Mức độ hiệu quả của sự kiện sẽ được tính toán dựa trên lượt xem, lượt tương tác, lượt chia sẻ của video.
Xem thêm: 10 Xu hướng tổ chức sự kiện theo chủ đề hiện nay ở Việt Nam
Các hình thức tổ chức sự kiện online phổ biến
#1 Hội thảo trực tuyến (webinar)
Mục đích khi tổ chức hội thảo là để đào tạo. Chỉ cần một thiết bị điện tử có kết nối mạng là các bạn đã có thể tham gia dù đang ở bất kỳ đâu.
Hội thảo trực tuyến thường liên quan tới các chủ đề như kinh doanh hay giáo dục. Cuối chương trình sẽ là thời gian để khán giả tương tác và diễn giả giải đáp thắc mắc.
Xem thêm: Dịch Vụ Livestream Hội Thảo, Hội Nghị
#2 Hội nghị trực tuyến (virtual conference)
Tổ chức hội nghị là hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để có thể tối ưu chi phí. Theo đó, số lượng người tham gia không bị giới hạn, có thể lên tới hàng trăm người cùng lúc.
Đồng thời, khả năng lưu trữ và bảo mật thông tin rất tốt. Xét về tính năng, nó cũng tương tự video call của ứng dụng Facebook, Zalo,… nhưng chất lượng video sắc nét hơn nhiều.
Xem thêm: Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết A-Z
#3 Buổi tọa đàm trực tuyến (online panel discussion)
Đây là một cuộc thảo luận giữa các chuyên gia với người có nhu cầu tiếp nhận thông tin. Mục đích là để cung cấp, trao đổi thông tin và chia sẻ kinh nghiệm.
Khi thực hiện sự kiện trực tuyến, chúng ta có thể tối ưu về thời gian và chi phí tổ chức.
Xem thêm: Tọa đàm là gì? Mục đích và ý nghĩa của chương trình tọa đàm
#4 Lớp học trực tuyến (online workshop)
Trong thời đại 4.0, các buổi workshop online ngày càng phổ biến. Đây là hình thức học tập và trao đổi kiến thức, kỹ năng thông qua các nền tảng trực tuyến. Thời gian tổ chức thường kéo dài dự kiến từ 2 – 5 giờ tuỳ vào từng chủ đề thảo luận.
Xem thêm: Workshop là gì? Cách lập kế hoạch tổ chức workshop hiệu quả
#5 Sự kiện trực tuyến trên mạng xã hội (online social media event)
Sự kiện trực tuyến qua nền tảng mạng xã hội đang là hình thức tổ chức sự kiện nổi trội hiện nay. Vừa tiết kiệm chi phí và vừa tiết kiệm thời gian di chuyển cho cả người tổ chức lẫn người tham gia.
#6 Triển lãm trực tuyến (virtual exhibition)
Chúng ta có thể hiểu, đây là sự kiện cho ra mắt và trưng bày sản phẩm trên các gian hàng ảo. Người xem có thể tham gia và thực hiện các hoạt động như bình thường với sự hỗ trợ của thiết bị thông minh.
Ưu điểm là đơn vị tổ chức có thể thiết kế sảnh 3D để mọi người tham quan và không bị giới hạn về số lượng. Bên cạnh đó, chủ gian hàng có thể chat trực tiếp với khách hàng và kiểm soát được lượt truy cập vào gian hàng là bao nhiêu.
Xem thêm: Virtual Event là gì? Xu hướng sự kiện ảo trực tuyến 2023
#7 Chương trình livestream sự kiện trực tuyến
Livestream sự kiện trực tuyến là hình thức phát trực tiếp sự kiện ảo lên các phương tiện truyền thông. Mọi người có thể tương tác với nhau qua các thiết bị điện tử có kết nối internet.
Nó có sức lan tỏa rộng rãi và có thể tiếp cận lượng một lớn khách hàng. Vì thế hình thức livestream sự kiện online đang được nhiều sự quan tâm của mọi người.
Xem thêm: Bảng Báo Giá Dịch Vụ Livestream Sự Kiện【Mới Nhất 2023】
Quy trình tổ chức sự kiện online chuyên nghiệp
#1 Xác định mục tiêu và đối tượng tham dự
Xác định rõ mục đích và mục tiêu là điều cực kỳ quan trọng khi tổ chức bất kỳ sự kiện nào. Nhờ vậy, chúng ta mới có thể lựa chọn hình thức tổ chức và lên kế hoạch sao cho phù hợp. Hãy nhớ, mục tiêu càng rõ ràng thì bước triển khai và đo lường càng dễ dàng.
Bên cạnh đó, các bạn cũng nên tìm hiểu về thành phần tham dự sự kiện. Bao gồm MC và khách mời. Đặc biệt, với MC chúng tôi có một số tiêu chí để bạn chọn lựa bao gồm:
- Phong cách giao tiếp của họ như thế nào, có phù hợp với tính chất sự kiện?
- Khả năng ứng biến của họ trong các trường hợp?
- Họ có sử dụng các trang mạng xã hội để quảng bá hình ảnh?
#2 Lập kế hoạch online event và chuẩn bị
Bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện được thực hiện sau khi đã xác định rõ mục tiêu. Đây được xem là bản phác thảo chung cho sự kiện để người quản lý có cái nhìn tổng quát và dễ dàng kiểm soát. Theo đó, bản kế hoạch sẽ gồm 3 phần trước, trong và sau sự kiện với những nội dung
- Các hạng mục cần triển khai
- Thời gian, nền tảng tổ chức
- Quy mô sự kiện
- Nội dung chương trình
- Nhân sự tham gia tổ chức
- …
#3 Lựa chọn nền tảng cho sự kiện online
Nền tảng tổ chức sự kiện online có ảnh hưởng tới mục đích bạn đạt được. Điểm khác biệt giữa các sự kiện còn nằm ở nền tảng mà bạn lựa chọn. Vì vậy, hãy tìm hiểu kỹ ưu đặc tính của từng nền tảng để biết cái nào hợp với tính chất và quy mô sự kiện của bạn.
Hiện nay, có rất nhiều nền tảng khác nhau cho phép chúng ta phát sóng sự kiện online. Bao gồm: Facebook, Youtube, Instagram hay các nền tảng đa chức năng Meeting, Zoom,…
Theo đó, có một số tiêu chí mà bạn cần quan tâm như:
- Tính năng nào của nền tảng cần thiết với sự kiện?
- Có phù hợp với thiết bị di động?
- Dùng thử miễn phí được không?
- Khả năng tích hợp với các nền tảng khác?
#4 Chuẩn bị nội dung kịch bản cho sự kiện
Kịch bản tổ chức sự kiện giữ vai trò quan trọng không kém trong sự kiện. Nếu muốn sự kiện thành công, đạt hiệu quả tốt và hơn hết là có thể thu hút khán giả thì hãy chuẩn bị kịch bản kỹ lưỡng.
Bạn cần đảm bảo thông tin đưa ra đầy đủ, rõ ràng và có các yếu tố mới mẻ, độc đáo. Bên cạnh đó, đừng quên lên các phương án dự phòng cho những tình huống bất ngờ có thể xảy đến.
#5 Chuẩn bị các công nghệ liên quan
Vì là sự kiện trực tuyến nên việc sử dụng các thiết bị và công nghệ là rất cần thiết. Bao gồm camera, máy tính, micro, đường truyền internet, phần mềm hỗ trợ livestream,… Trong lúc chuẩn bị hãy nhớ kiểm tra kỹ tình trạng hoạt động của chúng.
Xem thêm: Các Thiết Bị Livestream Chuyên Nghiệp Thông Dụng Cần Có
#6 Truyền thông cho sự kiện trực tuyến
Truyền thông sẽ quyết định mức độ lan tỏa và số lượng khách mời tham gia vào sự kiện của bạn. Thật đáng tiếc nếu sự kiện có một chủ đề thu hút nhưng khâu truyền thông kém khiến mọi người không thể biết tới.
#7 Tiến hành triển khai sự kiện theo kế hoạch
Sau khi khâu chuẩn bị đã hoàn tất, đúng ngày giờ sự kiện trực tuyến sẽ được thực hiện. Để giây phút quan trọng này được diễn ra một cách thuận lợi. Hãy nhớ tổng duyệt sự kiện, kiểm tra nhạc để tránh dính bản quyền và kiểm tra phần cài đặt của các công cụ lẫn trang thiết bị.
#8 Tương tác và hỗ trợ khán giả tham gia
Sự tương tác hai chiều góp phần làm nên thành công cho sự kiện. Tuy nhiên, nó vẫn là một thử thách khá lớn với các đơn vị tổ chức.
Các bạn cần cô đọng nội dung trình bày để thu hút sự chú ý của mọi người. Cùng với đó, tùy vào tính chất từng sự kiện mà bạn hãy sử dụng các đại sứ thương hiệu hoặc các minigame để kích thích tinh thần khách mời.
Đồng thời, MC cần liên tục duy trì sự kết nối với khán giả bằng các câu hỏi. Từ đó họ có thể tham gia vào nội chương trình thay vì chỉ ngồi nghe đơn thuần sẽ rất dễ nhàm chán.
#9 Tiến hành đo lường và đánh giá hiệu quả
Sau khi tổ chức sự kiện online, chúng ta sẽ đo lường và đánh giá dựa trên KPI đã đề ra từ ban đầu. Cả team sẽ so sánh, đối chiếu các số liệu, xem xét mức độ hoàn thành của mục tiêu? Từ đó tiến hành tổng kết và rút kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo.
#10 Tiến hành các công tác hậu kỳ
Hậu kỳ là bước cuối cùng để hoàn tất sự kiện của bạn. Theo đó, đội ngũ nhân sự sẽ tiến hành chỉnh sửa, cắt ghép các file hình, video trong sự kiện để làm tư liệu cho các hoạt động về sau.
Câu hỏi thường gặp khi tổ chức sự kiện online
Sự kiện online cần những gì?
Để có một sự kiện thành công và hấp dẫn, chúng ta cần đảm bảo những yếu tố sau:
- Xây dựng nội dung thu hút
- Chuẩn bị đầy đủ các thiết bị, công nghệ
- Tạo giao diện hấp dẫn, thu hút
- Truyền thông và tiếp thị qua các kênh online và offline
- Tương tác tích cực và hỗ trợ khán giả
- Đo lường, tổng kết, đánh giá
Làm sao để đảm bảo tính bảo mật cho sự kiện?
Chúng ta có thể thực hiện những cách sau đây:
- Chọn nền tảng an toàn, quản lý nghiêm ngặt quyền truy cập
- Tắt các tính năng không cần thiết
- Xây dựng điều khoản và điều kiện
- Hạn chế chia sẻ dữ liệu người tham gia với bên khác
- Kiểm tra và giám sát chặt chẽ các hoạt động
Làm thế nào để đảm bảo chất lượng đường truyền internet, hình ảnh và âm thanh?
- Sử dụng các phần mềm và thiết bị chuyên nghiệp
- Kiểm tra độ ổn định của đường truyền internet
- Tiến hành chạy thử trước sự kiện
- Nâng cấp trang thiết bị
- Tối ưu hoá chất lượng âm thanh, hình ảnh
- Có nhân sự kỹ thuật hỗ trợ
- Liên tục giám sát và sửa chữa kịp thời
Làm sao để thu hút và tập trung sự quan tâm của khán giả?
- Nội dung hấp dẫn, tối ưu và có liên quan đến đối tượng khách mời.
- MC, diễn giả chuyên nghiệp, là những người có kỹ năng giao tiếp, thuyết trình tốt và truyền đạt thông tin một cách sinh động.
- Tích cực tương tác với khách mời bằng cách thảo luận trực tiếp, giải đáp những thắc mắc hoặc sử dụng các công cụ chat.
- Sử dụng công nghệ tiên tiến cho sự kiện online. Ví dụ như: công nghệ ảo hóa, livestreaming đa nền tảng, công nghệ tương tác,…
- Chuẩn bị các hoạt động gây bất ngờ hoặc các minigame để tăng sự tương tác và thu hút khán giả tập trung vào sự kiện.
- Quảng bá trước khi diễn ra sự kiện bằng trang mạng xã hội, website, email marketing.
Như vậy, chúng ta vừa tìm hiểu xong tổ chức sự kiện online. Hy vọng thông tin trên sẽ hữu ích với các bạn. Bên cạnh đó, Juro cũng rất sẵn lòng để giải đáp thêm những thắc liên quan. Hãy liên hệ với chúng tôi nếu gặp phải bất kỳ vấn đề nào nhé!
► Xem thêm:
Bạn đang gặp khó khăn trong việc xây dựng nội dung thiệp mời sự kiện chuyên nghiệp để gửi đến Xem thêm
Nhạc sự kiện là một trong những yếu tố nhỏ nhưng rất quan trọng trong việc góp phần tạo nên Xem thêm
Vì sao kế hoạch tổ chức hội nghị trực tuyến lại trở nên quan trọng và cần được thực hiện Xem thêm
Thay vì các sự kiện trực tiếp, sự kiện online đã trở thành sự lựa chọn hàng đầu của nhiều Xem thêm
