Tổ chức sự kiện là công việc cần có sự đầu tư kỹ lưỡng và kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận chuyên môn, giúp đem lại một chương trình thành công như ý muốn của khách hàng. Vậy nên để tránh bỏ sót các hạng mục, nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nên lập ra một mẫu checklist công việc tổ chức sự kiện với các bước thực hiện chi tiết nhất.
Sau đây, JURO sẽ gợi ý đến bạn mẫu checklist tổ chức sự kiện để có thể thực thi tốt dự án được giao phó nhé.
Checklist sự kiện là gì?
Cần làm gì để xây dựng checklist tổ chức sự kiện
Xác định chủ đề và loại sự kiện
Chủ đề gồm những thứ mà Ban tổ chức muốn khách mời thấy được trong sự kiện. Nó sẽ quyết định sự kiện của bạn có gì khác biệt so với các sự kiện khác và có khả năng thu hút được nhiều khách mời tham gia hay không.
Chủ đề sẽ bao gồm nhiều yếu tố như bố cục, màu sắc, cách sắp xếp, trang trí… Mỗi sự kiện sẽ thuộc một chủ đề và loại hình khác nhau. Theo đó, sẽ có các hạng mục thiết kế và vật dụng trang trí tương ứng.
Xác định đối tượng tham dự sự kiện
Việc xác định đối tượng tham dự sự kiện để các bạn có thể sắp xếp các công việc liên quan như thiết kế thư mời phù hợp cho từng đối tượng, gửi thư mời, xác nhận tham gia và thuê địa điểm tổ chức với không gian có thể chứa hết toàn bộ khách mời khi đến chương trình.
Xác định mục tiêu của sự kiện
Bằng việc xác định được mục tiêu cụ thể và rõ ràng các bạn có thể tập trung vào đó và nỗ lực để đạt được nó. Nếu đặt mục tiêu chung chung sẽ khó thúc đẩy được tinh thần của các thành viên trong đội, nhóm tham gia tổ chức sự kiện và khó khăn cho việc đo lường được hiệu quả công việc sau khi kết thúc chương trình.
Đồng thời, khi đặt ra được mục tiêu nó sẽ cho chúng ta biết được cần phải làm gì và những điều đang làm liệu nó đó có đi đúng hướng hay không?
Xác định ngân sách sự kiện
Xác định ngân sách là bước lập danh sách các hạng mục cần chi tiêu và sau đó lập bảng dự toán kinh phí cụ thể cho từng hạng mục.
Khi tiến hành lập danh sách cần phải làm một cách chi tiết và kỹ lưỡng nhất để tránh thiếu hụt trong quá trình tổ chức.
Đọc thêm: Khái niệm tổ chức sự kiện là gì và các bước tổ chức một sự kiện
Một số công việc cần có trong checklist công việc tổ chức sự kiện
Trước hết, bạn hãy suy nghĩ đến những vấn đề từ quan trọng nhất cho đến ít quan trọng cần thực hiện trong một sự kiện và viết ra giấy. Trong mỗi một thông tin được liệt kê, bạn nên trình bày thêm các ý nhỏ có liên quan để có thể đảm bảo công việc được thực thi chi tiết và đầy đủ nhất.
Thời gian và thời lượng công việc
Sau khi thống nhất với khách hàng về thời gian thực hiện chương trình thì đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần phải lên timeline chương trình tổ chức sự kiện tổng thể cho các đầu công việc cần thực hiện và deadline chi tiết cho từng hạng mục rõ ràng.
Liệt kê nhóm công việc cần làm
Tiếp đến, chúng ta nên phân bổ đều những đầu công việc quan trọng cho các team phụ trách. Mỗi team sẽ sở hữu một thế mạnh riêng và khi phân công đúng với năng lực của họ sẽ giúp tiết kiệm nhiều thời gian và đảm bảo tiến độ của dự án diễn ra đúng với bản kế hoạch.
Hạng mục trang trí sự kiện
Tùy thuộc vào concept tổ chức sự kiện khách hàng quyết định mà việc trang trí sẽ được quyết định dựa theo đúng với nội dung của sự kiện. Đối với các sự kiện quan trọng như hội nghị, hội thảo thì bạn cần phải cân nhắc kỹ việc trang trí để tạo nên hiệu ứng nghiêm túc cho buổi họp mặt.
Nhân sự trong tổ chức sự kiện
Những nhân sự bắt buộc phải có mặt trong sự kiện bao gồm:
- MC: MC cần phải nhận được kịch bản sớm để tập dượt trước và khắc phục ngay một số lỗi có trong bảng nội dung. Bên cạnh đó, trang phục của MC cũng nên phù hợp với nội dung của chương trình.
- Lễ tân: Lễ tân có nhiệm vụ hỗ trợ khách mời checkin đúng chỗ, hướng dẫn lối đi vào tiệc và hỗ trợ một số vấn đề khác khi sự kiện diễn ra. Trong những trường hợp khách mời không có tên trong danh sách thì bộ phận lễ tân nên học cách giải quyết phù hợp để tránh gây mất trật tự trong chương trình.
- Quay phim, chụp ảnh sự kiện: Quản lý sẽ điều hướng, sắp xếp vị trí hợp lý cho nhóm nhân sự này để có thể bắt được những khoảnh khắc đắt giá nhất của sự kiện.
- Đội ngũ hậu cần: Hậu cần là vị trí rất quan trọng trong một sự kiện vì họ có vai trò hỗ trợ cho các bộ phận có chuyên môn trong sự kiện để thực thi tốt các đầu công việc.
Âm thanh ánh sáng
Một trong những điều giúp sự kiện của bạn diễn ra đúng với kế hoạch đó là kiểm tra kỹ lưỡng các thiết bị âm thanh, ánh sáng trong sự kiện để tạo nên những hiệu ứng đẹp mắt trong suốt chương trình, đảm bảo không xảy ra các rủi ro đến từ nhóm thiết bị này. Ngoài ra, những thiết bị quan trọng khác (hệ thống máy chiếu, camera, màn hình cảm ứng, micro,…) có trong sự kiện cũng nên được kiểm tra cẩn thận.
Quà tặng trong sự kiện
Nếu trong sự kiện có thực hiện mục minigame, ban tổ chức cần chuẩn bị đủ số lượng quà và lập ra thể lệ phù hợp để chọn ra những cá nhân may mắn, tránh sự nhầm lẫn khi thực hiện.
Số điện thoại khi có rủi ro
Để chắc chắn hơn trong mọi tình huống và đề phòng rủi ro, đơn vị tổ chức sự kiện cần phải có sẵn các số điện thoại liên quan đến cấp cứu, cứu hỏa, an ninh trật tư. Đây là một đầu mục mà các nhà tổ chức sự kiện thường không để ý tới và gặp rất nhiều khó khăn khi có sự cố xảy ra. Hãy ghi vào checklist công việc tổ chức sự kiện để cho sự kiện của bạn được tổ chức hoàn hảo nhất nhé.
Xem thêm: Quy trình tổ chức sự kiện gồm những gì và lưu ý cần biết!
JURO Production cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện từ A đến Z
Đến với JURO Production bạn sẽ được cung cấp trọn gói dịch vụ tổ chức sự kiện với các khâu:
- Lên kế hoạch tổ chức sự kiện.
- Lên mẫu checklist công việc tổ chức sự kiện.
- Thực hiện tổ chức sự kiện.
- Quay phim và chụp ảnh sự kiện.
- Đánh giá tổng kết báo cáo sau sự kiện.
- Thực hiện công tác hậu kỳ.
- Đưa ra kết quả cuối cùng cho doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, JURO còn cung cấp những dịch vụ đi kèm như: Livestream sự kiện, tổ chức sự kiện ảo hóa sân khấu, quay chụp sự kiện,… để đem lại giá trị truyền thông tốt nhất cho các doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng dịch vụ tại đây.
► Các bài viết cùng chủ đề:
- Tổng hợp mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
- Các kỹ năng và tố chất của người làm sự kiện mà bạn cần biết
- Top 11 trung tâm tổ chức sự kiện TPHCM uy tín và chất lượng
Với mẫu checklist công việc tổ chức sự kiện mà JURO gợi ý, mong rằng bạn sẽ có cách thức thực hiện quy trình sự kiện theo đúng với quy chuẩn, đảm bảo thực hiện đầy đủ các mục công việc và đem lại hiệu quả tốt nhất cho mục đích cuối cùng sau sự kiện nhé!
Tổ chức Year End Party là hoạt động không thể thiếu của mọi doanh nghiệp vào dịp cuối năm để Xem thêm
Tổ chức tiệc tất niên cuối năm là một sự kiện thường niên của hầu hết các công ty lớn, Xem thêm
Thời gian gần đây, ngành tổ chức sự kiện luôn là lĩnh vực nhận được nhiều sự quan tâm và Xem thêm
Để tổ chức một sự kiện thành công thì người ta cần phải thực hiện đầy đủ từng bước theo Xem thêm
