Hội nghị khách hàng là một trong những sự kiện thường niên của các doanh nghiệp. Bên cạnh việc tri ân khách hàng thì sự kiện này còn có ý nghĩa giúp doanh nghiệp thu thập, tìm hiểu ý kiến của khách hàng để phục vụ cho các định hướng hoạt động trong tương lai.
Để việc tổ chức hội nghị thành công thì chi phí cũng là một yếu tố vô cùng quan trọng. Do đó, trước khi diễn ra sự kiện các doanh nghiệp thường xây dựng bảng dự trù chi phí tổ chức hội nghị cho mình. Trong bài viết dưới đây, JURO sẽ gợi ý mẫu chi phí và cung cấp các thông tin liên quan cho các bạn!
Quy định về chi phí tổ chức hội nghị khách hàng
Theo quy định của Thông tư 96/2015/TT-BTC việc giới hạn về chi phí hội nghị khách hàng hiện nay đã không còn bị giới hạn. Bên cạnh đó, cũng chưa có quy định nào quy định việc tổ chức hội nghị cần phải xin giấy phép mới đưa vào chi phí.
Nhưng các doanh nghiệp nên xin giấy phép tổ chức chương trình hội nghị, hội thảo nhằm đảm bảo khi cơ quan thuế thanh tra thì vẫn đảm bảo cơ sở pháp lý khi đưa chi phí này vào chi phí hợp lý.
Các chi phí tổ chức hội nghị khách hàng mà doanh nghiệp cần lưu ý
Chi phí thuê địa điểm tổ chức
Địa điểm tổ chức hội nghị là một trong những hạng mục cần được chú trọng khi tổ chức hội nghị khách hàng. Đó có thể là trung tâm hội nghị tiệc cưới, nhà hàng, khách sạn,… Tuỳ thuộc vào số lượng người tham gia và ngân sách tổ chức mà chọn lựa một địa điểm phù hợp nhất.
Về cơ bản, địa điểm tổ chức phải đảm bảo đáp ứng được những tiêu chí như: sân khấu, bàn ghế, sức chứa cùng khoảng cách di chuyển,…
Chi phí thuê địa điểm tổ chức hội nghị thường có sự chênh lệch khá lớn. Ví dụ: Các địa điểm ở trung tâm hoặc những khách sạn cao cấp sẽ cao hơn so với khách sạn tầm trung và các địa điểm ở khu vực ngoại thành. Bên cạnh đó, các yếu tố như thuê ngày cuối tuần, thuê nguyên ngày hay nửa ngày cũng có ít nhiều ảnh hưởng đến chi phí.
Chi phí thuê MC
Bất kỳ một sự kiện nào cũng cần MC để dẫn dắt chương trình, đây là nhân tố quan trọng không thể thiếu được. Các MC càng nổi tiếng và có nhiều kinh nghiệm dẫn dắt các chương trình thì chi phí càng cao. Với sự khéo léo cùng trình độ chuyên môn của họ sẽ góp phần tạo nên sự thu hút và thành công cho sự kiện.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp nếu các bạn có thể điều động nhân sự trong công ty đảm nhận thì càng tốt. Điều này sẽ giảm bớt gánh nặng chi phí cho doanh nghiệp.
Chi phí thiết kế, in ấn
Khi tổ chức hội nghị khách hàng, hạng mục thiết kế và in ấn cũng quan trọng không kém. Hội nghị càng lớn các ấn phẩm thiết kế, in ấn càng nhiều, bao gồm: backdrop, poster, banner, cổng chào, boot chụp hình, hashtag, thiệp mời…
Giá cả có thể có sự chênh lệch phụ thuộc vào chất liệu in ấn, thời gian và số lượng đặt in. Do đó, các bạn đừng quên tham khảo chi phí ở nhiều đơn vị để tìm ra đơn vị phù hợp nhất.
Chi phí quà tặng
Quà tặng là một trong những cách để doanh nghiệp tạo ấn tượng cho khách mời về sự kiện của mình, Các hiện vật thường được chọn làm quà tặng trong hội nghị khách hàng chính là: cốc, sổ tay, bút, mũ, túi, bình nước,… Đó đều là những món đồ có tính ứng dụng cao trong đời sống hàng ngày nhưng chi phí lại rất phải chăng. Và nếu các bạn đặt mua với số lượng lớn thì chi phí sẽ càng tiết kiệm được chi phí hơn nữa đấy.
Mẫu dự trù kinh phí tổ chức hội nghị chi tiết
Dự trù kinh phí tổ chức hội nghị ngay từ ban đầu giúp các bạn có thể xem xét và cân đối chi phí một cách hợp lý cũng như có thể kiểm soát việc chi tiêu cho các hạng mục trong quá trình triển khai dễ dàng hơn. Dưới đây, JURO sẽ gợi ý mẫu dự trù kinh phí tổ chức hội nghị cho các bạn cùng tham khảo.
| STT | Hạng Mục | Đơn vị | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền |
| 1 | Thuê địa điểm | Phòng | 1 | – | – |
| 2 | In ấn | Cái | 5 | – | – |
| 3 | Bàn ghế | Bộ | 30 | – | – |
| 4 | Thuê nhân sự | Người | 20 | – | – |
| 5 | Văn nghệ | Tiết mục | 5 | – | – |
| 6 | Chi phí phát sinh | – | – | – | – |
Tổng cộng:
Lưu ý: Bảng mẫu dự trù chi phí tổ chức hội nghị khách hàng chỉ mang tính chất tham khảo. Trên thực tế khi làm bảng dự trù kinh phí, các bạn nên làm chi tiết hơn, đặc biệt là các hạng mục triển khai và số lượng của từng hạng mục để tránh sai sót khi tính toán chi phí.
Báo giá tổ chức hội nghị khách hàng trọn gói tại Truyền Thông Juro
Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói là dịch vụ có nhu cầu sử dụng ngày càng nhiều. Khi chọn lựa dịch vụ này, JURO sẽ triển khai toàn bộ các hạng mục từ A đến Z cho các bạn. Điều các bạn cần làm là liên hệ với chúng tôi và nói với chúng tôi về các mong muốn cũng như ý tưởng của mình chúng tôi sẽ giúp các bạn hiện thực hóa nó hoặc chúng tôi sẽ bắt đầu xây dựng một ý tưởng thật hoàn hảo cho các bạn. Không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức mà chúng tôi còn đảm bảo sẽ mang đến cho các bạn một hội nghị khách hàng ấn tượng nhất.
Và hiện nay, kinh phí tổ chức hội nghị còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như quy mô, thời gian, các hạng mục cần triển khai mà sẽ có sự khác biệt. Tuy nhiên, JURO luôn có một quy chuẩn rõ ràng và chi phí sẽ được tính toán một cách chi tiết nhằm đảm bảo tối ưu ngân sách nhất có thể cho các doanh nghiệp. Chính vì vậy, các bạn hoàn toàn có thể yên tâm chọn lựa JURO làm đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói cho mình.
Bên cạnh đó, chúng tôi cũng đảm bảo quy trình làm việc và thời gian báo giá sẽ được tiến hành nhanh nhất có thể để các bạn không phải mất thời gian chờ đợi quá lâu. Tại JURO, nhanh chóng và chuyên nghiệp luôn là những yếu tố luôn được chúng tôi ưu tiên hàng đầu.
Khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng dù lớn hay nhỏ đừng ngần ngại liên hệ với JURO để được hỗ trợ tốt nhất. Không chỉ thế, chi phí tổ chức hội nghị khách hàng sẽ được chúng tôi đề xuất vô cùng hợp lý cho các bạn cùng tham khảo.