TIN TỨC
Trang chủ/Tin tức

Dịch vụ tổ chức sự kiện là gì? Các bước để có sự kiện thành công

Dịch vụ tổ chức sự kiện là gì? Các bước để có một buổi tổ chức sự kiện thành công. Những năm gần đây, ngành tổ chức sự kiện ở Việt Nam đang bùng nổ mạnh mẽ bởi sức nóng và nhu cầu lớn từ truyền thông, PR, quảng cáo ngày càng nhiều. Thế nên nghề tổ chức sự kiện được coi là một nghề rất “hot” và có nhiều triển vọng. JURO với kinh nghiệm cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp xin chia sẻ một số thông tin tổng quan về tổ chức sự kiện, các bước để có sự kiện thành công

Dịch vụ tổ chức sự kiện là gì? 

Khái niệm về sự kiện?

Sự kiện là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa trong đời sống xã hội.  Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội: Sự kiện là một hiện tượng, một sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện. 

  • Ví dụ: Các sự kiện kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm, người ta có thể đề cập đến: Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán… 

Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam người ta thường quan niệm: Sự kiện đó là các hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực như thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị… Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động nào là “sự kiện” còn có nhiều cách hiểu khác nhau:

Có người hiểu sự kiện theo nghĩa chỉ có những hoạt động mang tính xã hội cao, tính chất và quy mô lớn. Mang những ý nghĩa nhất định trong đời sống kinh tế xã hội. 

  • Ví dụ các sự kiện như: Hội nghị thượng đỉnh các nước, SEGAMES 23, Cuộc thi hoa hậu toàn quốc… 

Trong khi đó, có người lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần với “sự việc”. Bao hàm cả những hoạt động thường mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, hoặc cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội thường ngày.

  • Ví dụ như: Đám cưới, sinh nhật, tiệc mời…
Hình ảnh từ sự kiện kiện JURO tổ chức thành công tốt đẹp 
Hình ảnh từ sự kiện kiện JURO tổ chức thành công tốt đẹp

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện (event management) là các hoạt động liên quan đến thiết kế (design), triển khai (execusion) đến kiểm soát (control) sự kiện. Là một quá trình bao gồm các công việc: 

  • Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng
  • Lập chương trình, kế hoạch
  • Chuẩn bị các yếu tố cần thiết
  • Tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể…

Theo kết quả khảo sát của FTA vào năm 2006, tổ chức sự kiện là công cụ marketing được sử dụng phổ biến nhất. Chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường.

Vai trò tổ chức sự kiện

Có thể nói, tổ chức sự kiện là một trong rất nhiều chiến dịch truyền thông của công ty hay bất cứ một doanh nghiệp nào. Đây chính là một cơ hội để các doanh nghiệp có thể tiếp xúc cũng như giao lưu với khách hàng và đối tác, và giúp kết nối mở rộng mối quan hệ một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vậy nên so sánh với các kênh truyền thông khác thì đây chính là phương pháp giúp doanh nghiệp được phổ biến hơn rất nhiều.

Củng cố đồng thời phát triển thương hiệu của doanh nghiệp

Có thể nói, vai trò đầu tiên của việc tổ chức sự kiện chính làm giúp doanh nghiệp, tổ chức có thể củng cố và phát triển thương hiệu của mình. Sự kiện được đánh giá là một kênh rất quan trọng trong việc quảng bá sản phẩm cũng như dịch vụ của các doanh nghiệp trên một diện rộng. Tổ chức sự kiện có khả năng tiếp xúc trực tiếp đối với nhiều đối tượng khách hàng khác nhau. Thông qua quy mô của hội tổ chức sự kiện, doanh nghiệp hoàn toàn có thể giúp cho nhiều người cùng một lúc tiếp xúc với sản phẩm cũng như các dịch vụ của doanh nghiệp và giúp gia tăng thương hiệu cũng như uy tín doanh nghiệp đó trên thị trường.

Tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng 

Tại sao phải tổ chức sự kiện? Khi đến với bất cứ một sự kiện nào khách hàng sẽ có dịp được trải nghiệm cũng như tiếp xúc trực tiếp với các sản phẩm và dịch vụ đến từ công ty đó. So với việc chỉ xuất hiện trên truyền hình hay trên các báo mạng, các phương tiện thông tin đại chúng thì nay khách hàng “trăm nghe không bằng một thấy” qua đó họ có thể cảm nhận sản phẩm cũng như có nhận xét chính xác nhất về doanh nghiệp. Vậy nên tuyệt đối không nên bỏ lỡ cơ hội này để có thể ghi điểm tốt nhất trong mắt khách hàng.

Tổ chức sự kiện với nhiều vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp
Tổ chức sự kiện với nhiều vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp

Mở rộng được đối tượng khách hàng tiềm năng

Hiển nhiên rằng, sẽ có rất nhiều khách hàng chưa hề được tiếp cận với sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp bạn. Vậy nên thông qua các sự kiện sẽ là một dịp vô cùng tuyệt vời để họ có thể có những trải nghiệm đối với sản phẩm. Đây cũng là một cách để doanh nghiệp, công ty có thể có được thêm những khách hàng tiềm năng đồng thời khách hàng có cơ hội sử dụng những dịch vụ mới chất lượng.

Tạo điểm nhấn trong chiến dịch marketing của công ty 

Công ty bạn chưa biết làm thế nào để marketing cho sản phẩm một cách hiệu quả nhất? Với các phương pháp quảng cáo thông thường đã làm bao nhiêu năm nay nhưng có vẻ vẫn chưa hiệu quả thì chắc chắn tổ chức sự kiện sẽ là một điểm nhấn vô cùng ấn tượng và mang lại những kết quả tích cực mà đôi khi bạn không thể ngờ. Đây được đánh giá là một hình thức marketing độc đáo và khác biệt vì nó giúp cho người tham dự sẽ có được những trải nghiệm thực tế với chính những sản phẩm mà công ty cung cấp. Từ đây khách hàng sẽ được củng cố niềm tin cũng như tin tưởng vào doanh nghiệp và sản phẩm của bạn hơn.

Quy trình tổ chức sự kiện

Quy trình tổ chức sự kiện trong giai đoạn đầu

Xác định chủ đề sự kiện

Trước tiên, quý doanh nghiệp nên xác định rõ mục đích của buổi tổ chức sự kiện này, đưa ra những yếu tố cần thiết có trong sự kiện căn cứ vào đó quý doanh nghiệp xác định những công việc phải làm và phải trả lời được những câu hỏi sau:

  • Quy mô của sự kiện (lễ khai trương, hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, tổ chức sự kiện sinh nhật…)
  • Chủ đề của sự kiện là gì?
  • Khách tham dự là ai?
  • Địa điểm tổ chức sự kiện?
  • Thông điệp của sự kiện là gì?
  • Ngân sách dự trù là bao nhiêu?

Lên ý tưởng tổ chức sự kiện

Trong bước này, quý doanh nghiệp cần lập các nhóm nhằm mục đích chia đều ra những công việc theo từng mảng càng chi tiết càng giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp. Đặc biệt quý khách cần cân nhắc ở nhóm lên ý tưởng vì đây sẽ là “linh hồn” của sự kiện, phải thực sự hiểu rõ dịch vụ, sản phẩm hướng đến để từ đó làm nên kịch bản chương trình khác biệt với các đối thủ cạnh tranh.

Các bước để tổ chức sự kiện thành công
Các bước để tổ chức sự kiện thành công

Kế hoạch phân chia nhân sự

Để góp phần làm nên thành công của một sự kiện thì luôn đòi hỏi sự chuyên nghiệp ở từng lĩnh vực khác nhau như: đồ họa (thiết kế), kỹ thuật (lắp ráp, điều chỉnh âm thanh ánh sáng, các thiết bị sự kiện), quản lý sự kiện, kế toán (ký và thanh toán hợp đồng),…

Do đó trước khi sự kiện tiến hành thực hiện quý doanh nghiệp cần đề ra danh sách nhân sự phù hợp với từng hạng mục trong sự kiện.

Giai đoạn trong sự kiện

Thực hiện kế hoạch

Dựa vào các khâu đã được lên sẵn trước đó, các bạn bộ phận nhân sự phải thực hiện theo đúng như kế hoạch trước đó để tránh xảy ra những điều xảy ra ngoài ý muốn. 

Mỗi bộ phận cần có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc của mình được giao, đúng kế hoạch, đúng thời hạn tránh sự kiện diễn ra chậm trễ làm ảnh hưởng đến những bộ phận khác.

Tiến hành sự kiện

Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân viên theo kế hoạch đã đề ra trước đó. Những lúc phát sinh vấn đề ngoài dự kiến, cần tập hợp mọi người vào một chỗ để cùng giải quyết, không nên hoạt động riêng lẻ. 

Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra các trưởng bộ phận luôn thực hiện dựa trên bảng checklist và timeline của chương trình để tiện cho việc theo dõi nhân sự công việc đang thực hiện. 

Giai đoạn sau sự kiện

Kết thúc sự kiện

Sau khi chương trình kết thúc, ekip tổ chức chương trình phải có nhiệm vụ thu dọn vật dụng trong sự kiện. Bàn giao lại những vật dụng đã thuê, dọn dẹp nơi tổ chức trả lại hiện trạng ban đầu tránh làm mất sự uy tín, sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Tổ chức họp rút kinh nghiệm

Khi sự kiện kết thúc, các bộ phận phải báo cáo lại tất cả các công việc đã thực hiện, làm được những gì và không làm được những gì đồng thời mỗi bộ phận nên viết lại một bản báo cáo trong các giai đoạn trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện để rút kinh nghiệm cho sự kiện lần sau.

Những lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công

Để tổ chức một sự kiện thành công, tạo nên hiệu ứng cho thương hiệu của quý doanh nghiệp thì cần có kế hoạch cụ thể, xác định mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường được. Và với kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công JURO xin đưa ra một số yếu tố cần thiết sau

Tìm một ý tưởng độc đáo và thiết kế thật chỉn chu

Khi tổ chức sự kiện, khó khăn nhất có lẽ là việc lên ý tưởng và chủ đề. Bởi nó bao quát toàn bộ sự kiện; từ hình thức bên ngoài đến chi tiết bên trong. Đó là lý do vì sao doanh nghiệp cần tìm đến các agency event.

Và như đã nói, việc hiểu được sản phẩm sẽ giúp agency lên được ý tưởng nội dung một cách hiệu quả nhất có thể. Thông thường các công ty tổ chức sự kiện như JURO đều dựa trên đặc tính của thương hiệu hay sản phẩm của khách hàng để làm nên chủ đề. 

Lên ý tưởng độc đáo và thiết kế thật chỉn chu để tổ chức sự kiện thành công
Lên ý tưởng độc đáo và thiết kế thật chỉn chu để tổ chức sự kiện thành công

Chu đáo trong khâu đón tiếp

Khâu đón tiếp khách là bước mở đầu chính là lời chào, màn mở đầu khi đón tiếp chào mừng khách mời tham dự phải gây dựng ấn tượng tốt. Vì thế bạn sẽ cần thiết lập một đội lễ tân để đón tiếp khách và mời khách vào vị trí ngồi thích hợp và chu đáo nhất.

MC duyên dáng

Dù là MC ở bất cứ sự kiện nào thì MC cũng xuất hiện với vai trò là một người dẫn dắt chương trình. Họ sẽ giới thiệu đến khách hàng nội dung của chương trình ngày hôm nay là gì? Có các phần như thế nào, kết nối các phần ra làm sao để tạo thành một chương trình hoàn chỉnh. Không chỉ dẫn dắt câu chuyện mà MC còn phải kết nối chặt chẽ được mọi thứ lại với nhau. Từ khách mời đến khán giả và hình ảnh của thương hiệu mà bạn đang làm người đại diện cho họ để quảng cáo là gì. Tất cả có liên quan gì với nhau, có ý nghĩa như thế nào hoàn toàn phụ thuộc vào khả năng của MC.

Đảm bảo âm thanh, ánh sáng tốt

Yếu tố nòng cốt của một công ty sự kiện chuyên nghiệp là đảm bảo âm thanh, ánh sáng tốt. Một đội ngũ giỏi, nhiều kinh nghiệm sẽ luôn đưa ra những ý tưởng tuyệt vời về thiết bị hiện đại hỗ trợ từ bộ máy âm thanh đến ánh sáng trong sự kiện. Đồng thời mọi sai sót khi tổ chức sự kiện cũng sẽ được giảm thiểu đến mức tối đa và luôn có phương án khắc phục kịp thời.

Nên chuẩn bị khu vực nghỉ ngơi, chỗ ngồi thoải mái cho người tham gia

Nơi tổ chức sự kiện thoải mái đáp ứng quy mô và số lượng khách mời tham dự là tiêu chuẩn đầu tiên, ngoài ra chúng ta nên chuẩn bị khu vực nghỉ ngơi, chỗ ngồi thoải mái cho người tham gia thật chu đáo để đảm bảo suốt sự kiện người tham dự cảm thấy hài lòng nhất.

Lên các phương án dự phòng

Sự kiện của quý doanh nghiệp có thể không thành công nếu như không có kế hoạch B cho mọi tình huống vì không ai biết trước sẽ có những điều gì xảy ra trong sự kiện vì thế quý doanh nghiệp luôn cân nhắc ở yếu tố này như thời gian diễn ra sự kiện trễ, thời tiết thay đổi, diễn giả đến muộn,…

Chân dung của một chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Đội ngũ chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp JURO
Đội ngũ chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp JURO

Chân dung của một chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp được hình thành với sức mạnh kinh nghiệm của một tập thể đầy năng lực, tác phong chuyên nghiệp, tinh thần làm việc nghiêm túc.Thành công của khách hàng chính là nguồn động lực lớn nhất để JURO không ngừng phát triển và hoàn thiện các dịch vụ, nhằm mang lại cho khách hàng những sản phẩm tối ưu với giá cả hợp lý nhất. 

Dịch vụ tổ chức sự kiện là gì? Các bước để có một buổi tổ chức sự kiện thành công. Với những thông tin và ưu điểm vô cùng vượt trội của dịch vụ tổ chức sự kiện mong quý doanh nghiệp, công ty có thể biết thêm về dịch vụ đang trở thành xu hướng mới nhất hiện nay. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện thì JURO chính là lựa chọn hoàn hảo. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí nhanh chóng nhất. Rất mong được đồng hành cùng với bạn để làm nên những sự kiện thành công vượt ngoài mong đợi.

TIN TỨC LIÊN QUAN
Những kỹ năng cần có của người tổ chức sự kiện
Những kỹ năng cần có của người tổ chức sự kiện thành công

Hôm nay JURO xin bật mí kỹ năng cần có của người tổ chức sự kiện thành công. Những năm Xem thêm

Tổ chức sự kiện cuối năm
Dẫn đầu xu hướng tổ chức sự kiện nhân dịp cuối năm

Dẫn đầu xu hướng tổ chức sự kiện nhân dịp cuối năm 2021. Năm nay là một năm rất đặc Xem thêm

0898 449 969
TƯ VẤN