Grand opening là gì? Cần lưu ý những gì trong quá trình tổ chức và cách thức tổ chức thế nào để đạt hiệu quả tốt nhất? Hãy cùng Juro tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
Tìm hiểu grand opening là gì?
Grand Opening hay còn gọi là khai trương, đây là khái niệm để chỉ một buổi lễ được tổ chức nhằm đánh dấu cột mốc chính thức đi vào hoạt động của các nhà hàng, khách sạn, công ty,…
Bước khởi đầu vô cùng quan trọng, do đó sự kiện này luôn được các đơn vị đầu tư chỉn chu và kỹ lưỡng.
Trong ngày lễ này cũng sẽ có sự tham gia của đông đảo khách mời. Cùng với đó, nhiều hoạt động được diễn ra như múa lân sư rồng, cắt băng khai trương, văn nghệ, minigame,…
Xem thêm: Kinh Nghiệm Tổ Chức Lễ Khai Trương Thành Công Tốt Đẹp A-Z
Tầm quan trọng của grand opening
Đầu tiên, ngày khai trương là dịp để cơ sở kinh doanh thông báo về sự có mặt trên thị trường. Đồng thời, đây cũng là cơ hội để đơn vị giới thiệu về sản phẩm/dịch vụ mà đơn vị đang kinh doanh với những nét đặc trưng nổi bật.
Bên cạnh đó, thông qua sự kiện bạn sẽ có được những tư liệu truyền thông quý giá để quảng bá cho thương hiệu của mình.
Và cuối cùng không thể không kể đến giá trị to lớn về mặt tâm linh mà sự kiện này mang lại. Đánh dấu một khởi đầu mới với hy vọng về sự may mắn và thịnh vượng.
Grand opening cần chuẩn bị những gì?
Chọn ngày phù hợp
Ngày giờ cũng góp phần làm nên thành công cho sự kiện khai trương. Dân ta có câu: “Có thời có thiêng có kiêng có lành”, vì vậy các bạn nên xem xét và lựa chọn kỹ lưỡng ngày khai trương. Hãy chọn những ngày hợp tuổi của gia chủ và những ngày cuối tuần nhằm mang đến sự may mắn và thu hút nhiều người tham gia.
Trang trí sự kiện
Khâu trang trí sự kiện cũng phải được đầu tư thật chỉn chu nhằm thu hút người đi đường và khách hàng tiềm năng. Không cần trang trí hoành tráng nhưng phải thể hiện được nét riêng của thương hiệu và tạo ra bầu không khí nổi bật cho sự kiện.
Gồm các hạng mục:
- Thiết kế, in ấn và trang trí khu vực sân khấu, backdrop chụp hình, cổng chào, áo nơ bàn ghế.
- Trải thảm đỏ trước cổng chào, khu vực chụp hình hay trước nhà hàng, khách sạn.
- Chuẩn bị pháo giấy, pháo điện trên sân khấu.
Lập kế hoạch truyền thông
Sự kiện được nhiều người biết tới và thu hút được đông đảo khách hàng tới trải nghiệm hay không sẽ dựa vào hoạt động marketing rất lớn. Theo đó, công tác truyền thông phải lên kế hoạch từ 2 – 3 tuần trước sự kiện, khi đó các bạn có thời gian chuẩn bị thật tốt cho các hạng mục.
Bạn cần tạo không khí thu hút xung quanh cơ sở kinh doanh bằng băng rôn, tờ rơi, banner,… Đồng thời, hãy tận dụng mạng xã hội để truyền thông online và tiếp cận đông đảo công chúng. Bên cạnh đó, hãy thông báo sự có mặt của đơn vị vừa giới thiệu dịch vụ, sản phẩm và các chương trình khuyến mãi.
Xem thêm: Kế hoạch marketing cho ngày khai trương cửa hàng HIỆU QUẢ
Chuẩn bị đồ cúng khai trương
Cúng khai trương là một nghi thức vô cùng quan trọng, vì thế bên cạnh văn khấn thì đồ cúng cũng phải chuẩn bị đầy đủ. Bao gồm:
- Hương, đèn, vàng mã, trầu cau,hoa..
- Vàng bạc, muối, gạo, tam sên
- Rượu trà, nước
- Xôi, chè, gà luộc/heo quay/vịt quay, bánh kẹo, hoa quả, nước ngọt, rượu
Chuẩn bị kịch bản
Tuỳ thuộc vào yêu cầu và nội dung mong muốn của từng đơn vị mà mẫu kịch bản khai trương sẽ được xây dựng sao cho phù hợp. Nhưng chúng ta cần đảm bảo nội dung triển khai và thời gian triển khai được sắp xếp hợp lý với nhau.
Kịch bản được chuẩn bị dưới những dạng như sau: Kịch bản tổng thể, kịch bản MC và kịch bản dành cho đội ngũ kỹ thuật.
Lập danh sách khách mời và gửi thư mời
Chủ cơ sở kinh doanh sẽ lựa chọn một số khách mời phù hợp cho sự kiện gồm đối tác, khách hàng, cơ quan báo chí, KOLs. Đồng thời, các bạn cũng phải chuẩn bị thư mời thật chỉn chu để gửi tới khách mời.
Thư mời bao gồm thư giấy và thư online để xác nhận lại khách có tới tham dự được hay không. Thư mời thể hiện được sự thiện chí và tôn trọng đối với người được mời.
Chuẩn bị quà tặng
Nhiều doanh nghiệp sẽ tận dụng việc tặng quà khai trương cho khách hàng để quảng bá thương hiệu cho mình. Bằng cách in logo thương hiệu lên cốc, túi, sách, bút, nón bảo hiểm.
Đây được xem là hình thức marketing hiệu quả và độc đáo bên cạnh việc phát tờ rơi, treo banner hay chạy quảng cáo trên mạng xã hội.
Bên cạnh đó, nó cũng cho thấy sự chu đáo, tận tâm của chủ kinh doanh với khách mời của mình. Khi nhận món quà trên tay, mọi người sẽ thấy hoan hỷ hơn và có thể sẵn sàng giới thiệu dịch vụ hay các sản phẩm của bạn tới những người họ quen biết.
Xem thêm: Top 20 quà tặng khai trương cửa hàng độc đáo, ý nghĩa 2023
Sắp xếp nhân sự
Vào ngày khai trương, bạn sẽ cần nhiều nhân sự tham gia. Do đó, hãy dành thời gian training và sắp xếp vị trí phù hợp cho mọi người. Hãy đảm bảo toàn bộ nhân sự đều thuần thục công việc và nắm rõ vị trí mà mình đảm nhận. Đội ngũ nhân sự bao gồm: Kỹ thuật, lễ tân, giám sát, phục vụ, an ninh, MC, ban nhạc,…
Nhân sự phải có mặt trước giờ diễn ra sự kiện và mặc đúng trang phục, tránh trường hợp đến quá sát giờ không kịp để chuẩn bị cho sự kiện. Ngoài ra, các bạn cũng nên chuẩn bị một số nhân sự dự phòng để phòng những khi nhân sự đảm nhận chính không tiếp tục công việc được.
Lựa chọn những minigame phù hợp
Để không khí sự kiện thêm phần sôi nổi và thu hút khách hàng thì minigame là yếu tố không nên bỏ qua. Bằng chứng là hầu hết các sự kiện khai trương đều triển khai ít nhất một chương trình minigame.
Quà tặng các bạn có thể sử dụng voucher mua hàng hay những món đồ lưu niệm có in logo thương hiệu. Vừa có hiệu quả quảng bá tốt vừa giúp khách hàng.
Lưu ý khi tổ chức Grand Opening
Chuẩn bị mọi thứ từ sớm
Tuỳ theo quy mô sự kiện mà các hạng mục phải được triển khai từ 1 – 2 tuần trước ngày sự kiện chính thức diễn ra. Đảm bảo kịp tiến độ thực thi và có thời gian sửa chữa nếu có bất kỳ sai sót gì xảy ra.
Đặt mục tiêu cụ thể
Các bạn cần vạch mục tiêu cụ thể cho sự kiện khai trương của mình để lên kế hoạch tổ chức cho phù hợp. Bao gồm: Số lượng khách mời tham dự, doanh thu, hiệu quả truyền thông mong muốn đạt được.
Qua đó các bạn có thể xác định được ngân sách tổ chức, chuẩn bị số lượng quà tặng, số lượng sản phẩm bán ra, cách bày trí sản phẩm, sắp xếp số lượng nhân viên cho hợp lý.
Đảm bảo bám sát ngân sách
Phần chi phí tổ chức khai trương là vô cùng quan trọng. Hãy liệt kê chi tiết từng hoạt động, từng món đồ cần sử dụng và xem xét kỹ lưỡng về giá cả để tránh tình trạng chi tiêu vượt mức ngân sách cho phép.
Với các doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh, grand opening không còn quá xa lạ. Nó là một cột mốc quan trọng, vừa có giá trị về mặt tinh thần lẫn ý nghĩa tâm linh.
Với những thông tin mà chúng tôi vừa chia sẻ hy vọng sẽ giúp các bạn hiểu hơn về quy trình tổ chức Grand opening chuyên nghiệp. Ngoài ra, nếu còn bất kỳ câu hỏi nào hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ nhé!
► Xem thêm:
Dịch vụ livestream lễ khai trương công ty - cửa hàng cơ hội để nhiều khách hàng biết đến bạn. Xem thêm
Trong số các công đoạn chuẩn bị cho một buổi lễ khai trương đầy ấn tượng thì banner khai trương Xem thêm
Khi được mời dự tiệc khai trương của một đơn vị hoặc doanh nghiệp nào đó, điều đầu tiên chúng Xem thêm
Khai trương công ty là sự kiện vô cùng quan trọng đối với một chủ doanh nghiệp khi vừa mới Xem thêm
