Tổ chức sự kiện online được xem là giải pháp an toàn và hiệu quả đối với sự phát triển của doanh nghiệp trong suốt giai đoạn dịch bệnh Covid 19 và kéo dài cho đến hiện tại do đem lại nhiều lợi ích đặc biệt.
Tuy nhiên, rủi ro khi tổ chức sự kiện online được nhận xét là không hề thua kém gì so với việc triển khai sự kiện offline thường gặp. Lúc này, người nhận trách nhiệm thực hiện tổ chức cần phải có tư duy, tố chất và góc nhìn kịp thời để “chữa cháy” những vấn đề có thể xảy ra.
Để hiểu rõ hơn về những rủi ro khi tổ chức sự kiện trực tuyến, những thông tin sau đây sẽ rất hữu ích đối với bạn.
Các rủi ro khi tổ chức sự kiện online thường gặp nhất
Dù sự kiện của bạn thuộc loại hình offline (trực tiếp) hay online (trực tuyến) thì những rủi ro ngoài ý muốn vẫn có thể xảy ra trong lúc chương trình diễn ra. Sau đây sẽ là một số rủi ro khi tổ chức sự kiện online thường gặp bạn nên chú ý.
Rủi ro về bảo mật khi tổ chức sự kiện online
Một trong những rủi ro lớn nhất khi thực hiện sự kiện hội nghị hoặc hội thảo online chính là việc bảo mật không được đảm bảo an toàn tuyệt đối. Rất nhiều nền tảng hiện nay dễ dàng bị các đối tượng xấu trà trộn, gây náo loạn buổi nói chuyện của mọi người.
Để ngăn chặn việc dark web tấn công vào buổi sự kiện khép kín của doanh nghiệp hoặc cộng đồng có chung sự quan tâm về sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp thì hãy:
- Bảo đảm việc đăng ký thông tin khách tham dự được kiểm soát.
- Sử dụng trình quản lý mật khẩu, gửi yêu cầu đến một tài khoản quản trị.
- Kiểm soát việc tích hợp nền tảng, hạn chế cho quá nhiều nền tảng online vào buổi sự kiện.
- Tạo hàng rào bảo mật hai lớp, đảm bảo an toàn cho tài khoản của khách mời khi tham dự.
Ngoài ra doanh nghiệp cũng có thể cho thêm một số cách phòng ngừa khác miến sao tạo nên độ bảo mật cao, an toàn với các tài khoản khách hàng đăng ký là được.
Đường truyền không ổn định trong lúc livestream
Nếu sự kiện offline điều khiến chúng ta lo sợ nhất chính là mất điện trong lúc chương trình diễn ra thì rủi ro khi tổ chức sự kiện online đó là đường truyền kết nối không ổn định.
Sự cố phát sinh này thường đến từ hạ tầng nhà mạng, cáp quang hoặc đường truyền của địa điểm tổ chức sự kiện gặp trục trặc,… Để khắc phục việc này, chúng ta nên nhờ đến sự trợ giúp của các đơn vị chuyên thực hiện tổ chức sự kiện để có thể khắc phục và đưa ra hướng giải quyết phù hợp nhất để chương trình không bị gián đoạn.
Rủi ro về tương tác bị đứt gãy, không đồng bộ
Không chỉ là rủi ro khi tổ chức sự kiện online, sự kiện offline cũng thường xuất hiện những “khoảng lặng” đến từ việc tương tác giữa đôi bên (khách tham dự và người dẫn chương trình).
Tuy nhiên do sự kiện online không có sự đối mặt trực tiếp (eyes to eyes) nên thường không có sự tương tác rõ ràng, từ đó khiến cho không khí không được sôi động như ý muốn.
Để cải thiện tình trạng này, doanh nghiệp nên chuẩn bị một kích bản chỉn chu với các nội dung thú vị, thu hút được sự quan tâm của khách tham dự trong từng phút giây.
JURO là công ty truyền thông chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện online chuyên nghiệp uy tín hàng đầu hiện nay. Liên hệ ngay số hotline 0868 99 59 69 hoặc 0898 44 99 69 để nhận được tư vấn báo giá chi tiết!
Cách hạn chế tối đa những rủi ro khi tổ chức sự kiện trực tuyến
Rủi ro tuy không thể ngăn chặn triệt để nhưng chúng ta vẫn có thể phòng ngừa trước nếu có kế hoạch rõ ràng, cụ thể và có hướng giải quyết cho từng sự cố có thể xảy ra.
Sử dụng nền tảng phù hợp để tránh rủi ro khi tổ chức sự kiện online
Yếu tố nắm giữ chìa khóa thành công của một sự kiện online đó chính là kỹ thuật và các nền tảng công nghệ. Chính vì vậy đơn vị tổ chức sự kiện cần xác định rõ loại hình sự kiện, quy mô sự kiện để lựa chọn nền tảng thực hiện sự kiện online sao cho hiệu quả.
Ví dụ như nếu là một sự kiện dành cho tất cả các đối tượng, hướng đến mục đích viral thì lựa chọn các nền tảng nổi tiếng như Facebook, Youtube là vô cùng phù hợp.
Tuy nhiên các sự kiện online mang tính cá nhân hơn như các hội nghị, hội thảo thì lại phù hợp với các nền tảng chuyên dành cho sự kiện trực tuyến như zoom, google meet,…
Việc áp dụng đúng nền tảng sẽ truyền tải được thông điệp của sự kiện cho đúng đối tượng, hạn chế được các rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài ý muốn.
Xem thêm: Virtual Event là gì? Xu hướng tổ chức sự kiện trực tuyến hiện nay
Lựa chọn các thiết bị phù hợp
Sự kiện online cần được tổ chức bởi các thiết bị công nghệ hiện đại. Người tham gia sự kiện online rất cần những trải nghiệm hoàn hảo bởi chỉ cần một vài rủi ro trong sự kiện online như gián đoạn mạng, mất hình cũng sẽ khiến người xem mất hứng mà rời khỏi sự kiện.
Vậy nên để hạn chế các rủi ro khi tổ chức sự kiện online, đơn vị tổ chức sự kiện cần kiểm tra kỹ càng các yếu tố về âm thanh, ánh sáng trước khi sự kiện diễn ra.
Đồng thời sử dụng các loại thiết bị chất lượng cao và không quên kiểm tra lại tốc độ đường truyền để đảm bảo chắc chắn người tham gia sự kiện có sự trải nghiệm tuyệt vời nhất.
Thông tin sự kiện và người tham gia cần được bảo mật tuyệt đối
Sự kiện online là loại hình sự kiện được tổ chức hoàn toàn dựa trên các nền tảng công nghệ. Vậy nên sự kiện cần phải đảm bảo an toàn tuyệt đối cho người tham gia sự kiện và các đối tác, điều này sẽ giúp tăng sự uy tín cho thương hiệu.
Giải pháp đưa ra đó chính là thông tin rõ ràng về sự kiện cho người tham gia đồng thời cảnh báo họ không được truy cập vào các đường link lạ nào ngoài đường link của Ban Tổ Chức gửi.
Có các quy tắc riêng cho sự kiện
Sự kiện online có độ phủ sóng lớn hơn sự kiện truyền thống, vậy nên sẽ không tránh khỏi rủi ro khi tổ chức sự kiện online có thể phát sinh từ phía người tham dự, ban tổ chức cũng cần có quy tắc gửi trước cho người tham dự sự kiện để họ chuẩn bị và có sự ứng xử phù hợp khi tham gia sự kiện và có phương án dự phòng cho các sự cố có thể xảy ra.
Phòng tránh rủi ro với dịch vụ tổ chức sự kiện online tại JURO Production
Công ty TNHH Truyền Thông JURO là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực truyền thông và sự kiện có rất nhiều năm kinh nghiệm và đã từng thực hiện thành công nhiều dự án lớn – nhỏ.
Trong đó, tổ chức sự kiện online là lĩnh vực được JURO đầu tư mạnh mẽ từ thiết bị đến nhân sự có chuyên môn cao trong lúc triển khai chương trình sự kiện trực tuyến.
► Các bài viết cùng chủ đề:
Nhờ đó, những lợi ích mà chúng tôi mang đến cho doanh nghiệp trong sự kiện trực tuyến sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn về hạn chế hiệu quả những rủi ro khi tổ chức sự kiện online. Đừng ngần ngại liên hệ ngay với JURO để được đội ngũ nhân viên nhiệt tình của chúng tôi hỗ trợ nhiều hơn nữa nhé!
Tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong quá trình thành lập, phát triển và ghi lại dấu Xem thêm
Để tổ chức một sự kiện thành công thì người ta cần phải thực hiện đầy đủ từng bước theo Xem thêm
Tổ chức tiệc tất niên cuối năm là một sự kiện thường niên của hầu hết các công ty lớn, Xem thêm
Tổ chức Year End Party là hoạt động không thể thiếu của mọi doanh nghiệp vào dịp cuối năm để Xem thêm
