Kể từ sau trận đại dịch thế kỷ năm 2019-2022, Hybrid Event chính thức trở thành xu hướng tổ chức sự kiện thông minh được rất nhiều Doanh Nghiệp tại Việt Nam ưu tiên thực hiện.
Khác với mô hình sự kiện truyền thống, Hybrid Event là sự kết hợp hài hòa giữa cái cũ và cái mới, đem lại sự pha trộn độc đáo cho chương trình sự kiện mà Doanh Nghiệp đầu tư thực hiện.
Để hiểu rõ hơn về “Hybrid Event là gì?” một số thông tin thú vị trong bài viết này sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều đấy nhé!
Hybrid Event là gì?
Hybrid Event là hình thức tổ chức sự kiện thông minh với sự kết hợp giữa yếu tố thực (người có mặt tại sự kiện) và yếu tố ảo (người tham gia sự kiện trực tuyến) rất đặc biệt.
Thông qua các nền tảng như Skype, Zoom và một số trang mạng xã hội thông dụng (Facebook, Youtube, Instagram,…), mọi người sẽ được kết nối, trao đổi và tham gia chương trình sự kiện cùng nhau nhanh chóng.
Tại chương trình sự kiện kết hợp, người tham dự có thể tương tác trực tiếp hoặc trực tuyến (ảo) với diễn giả cùng với những người tham dự khác. Điều này giúp rút ngắn khoảng cách giữa mọi người và tạo nên tính tiện lợi rất thú vị.
Do xuất hiện trong thời kỳ đại dịch nên Hybrid Event được xem là biện pháp tốt nhất dành cho Doanh Nghiệp, giúp truyền tải đầy đủ thông điệp của chương trình đến với mọi khán giả trên toàn quốc.
Lợi ích của tổ chức Hybrid Event
Trong bối cảnh đại dịch, Hybrid Event được xem là “chìa khóa” quan trọng giúp Doanh Nghiệp có thể vượt qua khó khăn về mặt truyền thông và ghi được dấu ấn khó quên trong lòng của khách hàng.
Tăng khả năng và phạm vi tiếp cận
Một trong những lợi ích đáng nói đến nhất khi tổ chức sự kiện Hybrid Event đó là nó xóa tan khoảng cách giữa mọi người với nhau, đặc biệt trong giai đoạn dịch bệnh hoành hành.
Không chỉ thế, loại hình sự kiện “trộn” này còn giúp gia tăng phạm vi tiếp cận khách hàng khi được trình chiếu trên nhiều nền tảng khác nhau. Điều này cũng góp phần giúp tên tuổi của Doanh Nghiệp được nhiều người biết đến hơn.
Bằng cách cung cấp các tùy chọn tham dự trực tuyến, người tổ chức sự kiện có thể tiếp cận những người tham dự và kiểm soát tốt số lượng khách mời có mặt tại chương trình.
Tăng trưởng doanh thu
Nếu chương trình diễn ra thành công và tất cả khách hàng đều hiểu rõ thông điệp được lồng ghép trong Hybrid Event thì việc tăng trưởng doanh thu chỉ là một phần thành công nhỏ mà Doanh Nghiệp nhận lại ngay sau khi sự kiện kết thúc.
Một trong những ưu điểm lớn nhất khi dám đầu tư vào một chương trình sự kiện pha trộn như Hybrid Event chính là lợi tức đầu tư (ROI) được cải thiện rất đáng kể.
Càng đông người tham dự sự kiện thì điều đó càng giúp Doanh Nghiệp nhận lại nhiều lượt xem hoặc thậm chí là thu hút được các nhà tài trợ mới sau khi chương trình sự kiện kết thúc.
Thuận tiện cho người tham dự
Bằng các phần mềm sẵn có của những trang mạng xã hội thịnh hành, ban tổ chức sự kiện có thể tăng hoặc giảm số lượng người tham dự trong sự kiện hiệu quả.
Bên cạnh đó, việc này còn giúp cho những ai ở quá xa khu vực diễn ra chương trình sự kiện vẫn có thể tham dự chương trình khi đang ở nhà hoặc ở một quốc gia khác.
Từ lợi ích này, người tổ chức sự kiện sẽ kiểm soát được số lượng người tham dự chương trình, hạn chế rủi ro về việc hàng ghế khách tham dự bị trống quá nhiều.
Dễ đo lường dữ liệu
Không chỉ kiểm soát được lượng người tham dự chương trình, sự kiện pha trộn này còn có thể cung cấp các dữ liệu quý giá cho Doanh Nghiệp, giúp việc truyền thông diễn ra đạt hiệu quả cao nhất.
Nói một cách dễ hiểu hơn, Hybrid Event sẽ giúp Doanh Nghiệp nắm được số lượng chuyển đổi sau khi sự kiện kết thúc, từ đó có thể đánh giá rõ ràng hiệu suất của sự kiện và tạo thành tiền đề tốt nhất cho những chương trình diễn ra trong tương lai.
Quản lý rủi ro hiệu quả hơn
Rủi ro là thứ không thể né tránh hoàn toàn khi chúng ta tổ chức sự kiện, nhưng đối với loại hình sự kiện trộn, bạn sẽ có thể kiểm soát chúng một cách tốt nhất có thể.
Việc chia nhỏ các công việc từ online qua offline giúp nhà tổ chức sự kiện có thể kiểm soát tình hình, phân chia công việc cho các bộ phận nhân sự liên quan dễ dàng hơn.
Xem thêm: Các Rủi Ro Khi Tổ Chức Sự Kiện Online Và Cách Hạn Chế
Tiết kiệm chi phí và tối ưu lợi nhuận
Kiểm soát hiệu quả rủi ro có thể xuất hiện trong một chương trình sự kiện đồng nghĩa với việc chi phí phát sinh của chương trình sẽ được quản lý tốt hơn, từ đó giúp Doanh Nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí hiệu quả.
Ngoài ra, sự kiện Hybrid Event còn được đánh giá là rất tối ưu chi phí ở các khoản chi phí đắt đỏ như thuê mặt bằng, bàn ghế sự kiện, âm thanh và ánh sáng,…
Các hình thức tổ chức hybrid event phổ biến
Tuy là loại hình sự kiện mới nhưng Hybrid Event rất nhanh chóng được nhiều Doanh Nghiệp áp dụng và biến hóa chúng thành hai dạng khác nhau, phục vụ tốt cho công việc nội bộ và bên ngoài.
Nhóm sự kiện nội bộ
Tính từ năm 2022, rất nhiều công ty hiện đã và đang áp dụng hình thức làm việc từ xa cho nhân viên để giảm thiểu rủi ro về sức khỏe và tạo nên mô hình làm việc mới trong tương lai.
Và đương nhiên, để có thể kết nối với các nhân viên một cách chặt chẽ hơn, Hybrid Event chính là giải pháp mà nhiều Doanh Nghiệp nước ngoài sử dụng mỗi khi có cuộc họp diễn ra.
Tuy là sự kiện nội bộ nhưng mục đích của Hybrid Event khá rõ ràng, nó giúp tất cả nhân viên nắm được thông tin của ban lãnh đạo truyền tải và cho phép họ ý kiến thông qua màn hình (kết nối trên nền tảng từ xa).
Nhóm sự kiện nội bộ sẽ giúp bạn nhận lại những ưu điểm lớn như sau:
- Trao đổi kiến thức, kinh nghiệm và rút ra bài học
- Giải quyết các vấn đề còn tồn động trong công việc
- Xây dựng hoạt động gắn kết cho toàn thể nhân viên
- Bàn giao công việc, tiếp nhận thông tin từ các cấp ban lãnh đạo
Nhóm sự bên ngoài
Khác với sự kiện nội bộ, Hybrid Event mang tính chất công bố với khách hàng thường được thực hiện rất kỹ lưỡng, đảm bảo không xảy ra sai sót gì trong lúc triển khai công việc.
Một số loại hình sự kiện Hybrid Event thường gặp ở Việt Nam như hội nghị, hội thảo, sự kiện ra mắt sản phẩm mới,… Sự kết hợp hài hòa này sẽ đem lại ấn tượng rất đặc biệt đối với khách hàng và nhanh chóng thúc đẩy được hành động của họ đối với thương hiệu của Doanh Nghiệp (theo dõi, tham gia mua sắm, giải đáp thắc mắc,…).
Khi thực hiện những chương trình sự kiện pha trộn này một cách cẩn thận, Doanh Nghiệp sẽ nhận lại rất nhiều lợi ích lớn, thu hút nhiều khách hàng quan tâm về sản phẩm/dịch vụ Doanh Nghiệp.
Quy trình tổ chức hybrid event chuyên nghiệp
Tương tự như tổ chức sự kiện online, Hybrid Event cũng cần được triển khai theo đúng trình tự, đảm bảo tất cả các khâu công việc đều được thực hiện đầy đủ và chi tiết nhất. Dưới đây sẽ là một quy trình tổ chức Hybrid Event chuyên nghiệp mà bạn có thể tham khảo thêm.
Xác định mục tiêu của chương trình
Việc đặt ra mục tiêu cụ thể cho sự kiện Hybrid sẽ giúp Doanh Nghiệp xác định được các chỉ tiêu đo lường như mong đợi, hiểu được đối tượng khán giả hướng tới là ai, nội dung cần truyền tải là gì và hoạt động sẽ diễn ra trong chương trình.
Đây là yếu tố quan trọng đầu tiên để chúng ta có thể thực hiện tốt một chương trình Hybrid Event chuyên nghiệp. Thế nên bạn hãy dành thật nhiều thời gian để nghiên cứu và xác định đúng các yếu tố cần thiết để chương trình đạt được những thành tựu phù hợp nhất nhé.
Lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện
Truyền thông sự kiện là bước tiếp theo chúng ta cần phải thực hiện để khách hàng có thể nắm được những thông tin cơ bản của chương trình như nội dung truyền tải, thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện,…
Bên cạnh đó, khi có một kế hoạch cụ thể chúng ta sẽ có thể quản lý tốt ngân sách tổ chức sự kiện, phân công đều nhiệm vụ cho từng nhân sự tốt hơn.
Thiết kế trải nghiệm trực tuyến
Để yếu tố ảo và yếu tố thật có sự đan xen hài hòa với nhau, Doanh Nghiệp cần phải đầu tư thật kỹ vào những phần việc thiết kế và công nghệ, giúp người xem dễ hiểu những nội dung đang được truyền tải.
Giao diện cho các nhân vật tham dự sự kiện và những tính năng tương tác ảo sẽ giúp chương trình Hybrid Event trở nên thú vị hơn rất nhiều.
Xem thêm: Thiết kế sự kiện là gì? Xu hướng thiết kế trong sự kiện
Soạn thảo kịch bản và tối ưu
Không chỉ cần có hiệu ứng đẹp, loại hình sự kiện “trộn” này còn cần phải xây dựng chất lượng nội dung sáng tạo để có thể giữ chân người xem một cách lâu nhất có thể.
Điển hình như những bài diễn thuyết của chương trình trực tuyến sẽ được tối ưu hơn về thời lượng phát, thay vào đó chính là tăng cường các hoạt động tương tác kèm theo những phần quà giá trị cho người tham gia.
Đặc biệt, ban tổ chức sự kiện cần phải xây dựng lời thoại cho từng nhân vật để có thể “tung hứng” với nhau dịp dàng, tạo sự thoải mái cho người xem trực tuyến.
Xem thêm: 9+ Mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Kiểm tra phần việc công nghệ
Nếu như sự kiện truyền thống cần có ban tổ chức để điều hành mọi công việc trong chương trình thì đối với Hybrid Event chúng ta cần đội kỹ thuật có chuyên môn cao về công nghệ.
Họ sẽ đảm bảo sự kết nối giữa các đầu cầu khi phát sóng trực tuyến, điều chỉnh hệ thống âm thanh – ánh sáng phù hợp và đồng bộ hóa giữa nội dung trực tuyến và trực tiếp nhịp nhàng.
Không chỉ thế, họ còn biết cách thiết lập hệ thống đăng ký và quản lý người tham dự sự kiện, kiểm soát tốt được những ai thật sự quan tâm đến chương trình và hạn chế rủi ro khi gặp phải hacker.
Triển khai sự kiện đúng theo kế hoạch
Trước khi chương trình bắt đầu, Doanh Nghiệp cần phải thực hiện rehearsal và dặn dò các nhân vật có trong sự kiện cẩn thận về lời thoại.
Ngoài ra bạn cũng nên chia sẻ về cách sử dụng những phần mềm quan trọng khi tham dự Hybrid Event để họ có thể tự kiểm soát và hạn chế rủi ro về tạp âm. Tiếp đến chính là triển khai chương trình đúng với kế hoạch đã bàn ra.
Hậu kỳ và đánh giá lại chương trình
Sau khi chương trình Hybrid kết thúc, nhà tổ chức sự kiện sẽ thực hiện đánh giá và đo lường mức độ thành công của sự kiện. Điều này thật sự cần thiết bởi vì nó giúp chúng ta xác định được mục tiêu đề ra đã đạt được kỳ vọng hãy chưa, những điểm nào cần lưu ý để rút ra bài học cho sự kiên sau.
Kế tiếp, Doanh Nghiệp sẽ xử lý công việc hậu kỳ sau sự kiện bao gồm gửi lời cảm ơn đến khách hàng và báo cáo kết quả minigame cho người tham dự.
Một số hình ảnh trong suốt quá trình diễn ra Hybrid Event cũng có thể được tái sử dụng để truyền thông tại fanpage và website chính của Doanh Nghiệp.
Lưu trữ và quản lý dữ liệu
Như đã nói ở trên, hình ảnh và video sẽ là hai thành phẩm Doanh Nghiệp nhận lại ngay sau khi sử dụng kết thúc. Ban lãnh đạo sẽ tiến hành quản lý dữ liệu của sự kiện Hybrid và tiến hành Remarketing phù hợp.
Những lời khuyên để có một sự kiện hỗn hợp (hybrid event) thành công
Lời khuyên dành cho các Doanh Nghiệp khi có ý định tổ chức sự kiện hỗn hợp đó là:
Kết nối giữa người tham gia thực và ảo
Đừng bao giờ thiếu đi sự cân đối trong việc kết nối giữa khán giả có mặt tại trường quay và khán giả theo dõi trực tuyến bạn nhé. Đây là một trong những lỗi thường gặp khi người dẫn chương trình quên mất lượng khách mời đang theo dõi trực tuyến.
Địa điểm tổ chức đáp ứng về công nghệ
Tuy Juro có chia sẻ rằng Hybrid Event không tốn kém chi phí khi thuê mặt bằng tổ chức sự kiện nhưng nó vẫn cần phải thỏa điều kiện về diện tích đủ rộng để setup trang thiết bị sự kiện.
Và hơn thế nữa, chương trình sự kiện còn có sự góp mặt trực tiếp của nhiều khách mời nên việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện quá sơ sài sẽ khiến bạn nhận về “điểm trừ” rất lớn đấy nhé.
Xem thêm: Top 11 Địa Điểm Tổ Chức Sự Kiện Ở TPHCM Chất Lượng Nhất
Lựa chọn cách tổ chức phù hợp từng đối tượng
Do trong cùng một chương trình sự kiện Hybrid, chúng ta sẽ phải tiếp đón hai luồng khách hàng quan trọng (online và offline) nên cần phải lựa chọn cách thức tổ chức sự kiện sao cho phù hợp nhất.
Đừng quên trang bị sẵn những câu hỏi tương tác dành cho người có mặt tại trường quay và những khách mời tham dự online để có sự gắn kết chặt chẽ trong sự kiện.
Tận dụng các nguồn dữ liệu có thể đo lường
Không phải hiển nhiên mà Hybrid Event lại xuất hiện trên thị trường tổ chức sự kiện đâu bạn nhé! Nó được hình thành từ những nguồn dữ liệu sẵn có trên thị trường, dựa vào sự quan trọng của tổ chức sự kiện mà dần thành hình hài.
Chính vì vậy, những số liệu và thông tin có liên quan đến Hybrid Event cần phải được tìm hiểu thật kỹ trước khi triển khai để tránh sai sót và thất thoát lượng lớn chi phí thực hiện.
Truyền Thông Juro – Đơn vị tổ chức hybrid event chuyên nghiệp
Nếu Doanh Nghiệp chưa từng có kinh nghiệm tổ chức sự kiện Hybrid chuyên nghiệp thì Juro chính là cái tên mà mọi người có thể quan tâm và liên hệ khi cần thiết!
Với kinh nghiệm lâu năm trong nghề tổ chức sự kiện và sản xuất hình ảnh thương mại, Juro hiểu rõ khó khăn của khách hàng trong từng thể loại sự kiện, đặc biệt là Hybrid Event.
Ngoài ra, với văn hóa làm việc hết mình và luôn đặt mình ở vị thế của khách hàng, nhân sự tại Juro luôn sẵn sàng giúp đỡ và đưa ra những giải pháp tốt nhất cho khách hàng khi triển khai Hybrid Event.
Mong rằng những thông tin trong bài viết “Hybrid Event là gì?” đến từ đơn vị Juro đã giúp đỡ bạn phần nào trong việc tìm hiểu thông tin và triển khai công việc hiệu quả. Đừng quên theo dõi thêm một số thông tin hữu ích khác về ngành tổ chức sự kiện đang được chia sẻ tại website của Juro bạn nhé!
► Xem thêm:
Tổ chức sự kiện online được xem là giải pháp an toàn và hiệu quả đối với sự phát triển Xem thêm
Nhạc sự kiện là một trong những yếu tố nhỏ nhưng rất quan trọng trong việc góp phần tạo nên Xem thêm
Để tổ chức thành công bất kỳ một sự kiện nào, người ta đều cần phải có kế hoạch để Xem thêm
Vì sao kế hoạch tổ chức hội nghị trực tuyến lại trở nên quan trọng và cần được thực hiện Xem thêm
