Sự kiện khai trương văn phòng mang tính chất trọng đại đối với nhiều công ty đang phát triển mạnh trên thị trường. Nó đánh dấu cột mốc mới trong sự nghiệp và tạo dựng thêm niềm tin cho đối tác, khách hàng mà doanh nghiệp đang hướng tới.
Chính vì thế, lễ khai trương văn phòng không thể quá sơ sài hoặc xảy ra những rủi ro không đáng có, khiến khách hàng mất đi thiện cảm đối với bạn trong ngày khởi đầu.
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp và sắp khai trương văn phòng mới thì những thông tin hữu ích trong bài viết này đến từ đơn vị tổ chức sự kiện Juro sẽ giúp đỡ bạn rất nhiều đấy nhé!
Cách khai trương văn phòng bài bàn mà bạn cần biết
Khai trương văn phòng là hình thức tổ chức sự kiện thuộc nhóm quy mô vừa hoặc nhỏ, thế nên cách bước chuẩn bị và triển khai sẽ có phần rút gọn hơn những chương trình sự kiện mà Juro đã từng chia sẻ trước đó.
Lên kế hoạch cho chi phí và ngân sách rủi ro
Tuy không phải là sự kiện lớn nhưng việc kiểm soát chi phí trước – trong và sau khi sự kiện kết thúc sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoảng lớn tiền đầu tư nhưng vẫn nhận lại sự chất lượng xứng tầm.
Những chi phí có thể xuất hiện trong ngày lễ khai trương văn phòng bao gồm: Ấn phẩm sự kiện, đồ ăn nhẹ, bàn ghế, trang thiết bị hỗ trợ, sân khấu, vật dụng cúng,…
Ngoài ra, việc lập ngân sách cho từng hạng mục công việc trong sự kiện khai trương văn phòng mới sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các rủi ro phát sinh trong lúc thực hiện.
Xem thêm: Cách lập mẫu kế hoạch tổ chức khai trương cửa hàng chi tiết
Set up thiết bị và trang trí khu vực ghế ngồi
Có rất nhiều hạng mục cần phải triển khai trước khi chương trình khai trương bắt đầu. Một trong những công việc quan trọng ấy chính là setup và trang trí khu vực ghế ngồi của khách hàng.
Những thiết bị có thể xuất hiện trong sự kiện của bạn bao gồm âm thanh, mixer, ánh sáng và máy quay,… chúng cần được sắp xếp một cách khoa học để có thể bắt trọn được các khoảnh khắc đẹp nhất của buổi lễ.
Ngoài ra, khu vực sân khấu, backdrop và cả vị trí ghế ngồi dành cho khách hàng cũng cần được thiết kế và trang trí sao cho phù hợp, mang nội dung của chủ đề của sự kiện (màu sắc, logo, key visual,…).
Các đạo cụ cần thiết cho sự kiện khai trương
Vì đây là chương trình khai trương văn phòng mới nên chúng ta không thể thiếu đi bộ cắt băng khánh thành, nhân sự hỗ trợ trong lúc cắt băng (PG, PB, đội hậu cần,…) và mâm cúng khai trương.
Đây là những yếu tố cần có để sự kiện khai trương văn phòng mời của doanh nghiệp trở nên trọn vẹn, đạt được thành công như mong đợi. Đặc biệt, những hình ảnh mang tính chất trọng đại khi làm lễ như cắt băng và cúng kiếng sẽ là tư liệu tốt để doanh nghiệp thực hiện truyền thông ngay sau khi sự kiện kết thúc.
Phần việc này khá khó khăn bởi cần người có kinh nghiệm thì mới có thể kiểm soát tốt được mọi chi tiết về thiết bị trong lúc triển khai. Vậy nên để đảm bảo an toàn, chủ doanh nghiệp cần thuê đội sự kiện uy tín đảm nhiệm vị trí này nhé.
Truyền thông marketing cho chương trình sự kiện
Trước hết, chúng ta cần phải xác định cụ thể thời gian và ngày khai trương để có những thông tin chính xác nhất khi thực hiện marketing cho ngày khai trương. Việc này sẽ giúp khách tham dự sự kiện và các đối tượng quan tâm đến doanh nghiệp có thể sắp xếp thời gian để có mặt đúng giờ hoặc theo dõi từ xa kịp thời.
Tương tự như việc lập kế hoạch cho chi phí, chủ doanh nghiệp cũng nên thiết lập kế hoạch truyền thông marketing cho sự kiện một cách cụ thể, rõ ràng và đặt ra những KPI cần đạt được trước – trong – sau khi sự kiện kết thúc.
Những việc cần làm khi sự kiện diễn ra
Đây chắc chắn là phần mà mọi người quan tâm nhất khi đặt ra thắc mắc “Khai trương văn phòng mới cần chuẩn bị những gì?”. Sau đây sẽ là những việc cần làm khi sự kiện diễn ra:
– Đón khách và hướng dẫn họ vào đúng vị trí ngồi đã sắp xếp.
– Cần có lễ tân hoặc PG xếp theo hàng để tiếp khách một cách chuyên nghiệp nhất.
– Khi khách dự tiệc vào đúng vị trí ngồi cần phải có nhân sự hỗ trợ nước mời.
– Mở đầu sự kiện, đại diện chủ văn phòng sẽ đại diện và đọc bài phát biểu.
– Chuẩn bị trước mâm cúng, bài cúng và nhân sự hỗ trợ cho phần này.
– MC có nhiệm vụ thu hút sự chú ý của mọi người hướng về các khu vực quan trọng.
– Các nhân vật quan trọng sẽ bước lên background khai trương hoặc sân khấu để thực hiện nghi thức.
– Lễ khai trương bắt đầu và đội quay-chụp cần thực hiện hết công suất ở phần này.
– Sau khi cắt băng xong, MC điều hướng chương trình đến đến các tiết mục văn nghệ.
– Kết thúc chương trình, người đại diện văn phòng sẽ gửi lời cảm ơn đại biểu và mời khách tham quan.
Những lưu ý khi thực hiện chương trình lễ khai trương văn phòng
Trong quan niệm xưa, “đầu xuôi đuôi lọt” thể hiện mọi việc đều hanh thông khi chúng ta có một khởi đầu tốt đẹp. Vậy nên khi thực hiện sự kiện khai trương, một số lưu ý cần quan tâm sau đây sẽ giúp bạn có những khởi đầu thật ý nghĩa đấy nhé.
Chuẩn bị thật kỹ đồ cúng khai trương văn phòng
Có một lỗi sai thường gặp nhất khi doanh nghiệp thực hiện chương trình lễ khai trương văn phòng mới đó là bàn cúng thiếu nhiều vật dụng hoặc không đúng với yêu cầu tiêu chuẩn của người xưa.
Vậy nên nếu chưa có kinh nghiệm trong việc cúng bái, doanh nghiệp có thể thuê đơn vị chuyên về phần việc này để không bị bắt lỗi về hình thức tâm linh. Ngoài việc chuẩn bị mâm cúng thì mâm cắt băng khánh thành cũng nên chuẩn bị từ sớm để tối ưu được thời gian cho chương trình hiệu quả bạn nhé.
Thời điểm thích hợp để lễ khai trương văn phòng
Nếu đã quan tâm đến việc cúng kiếng thì chắc chắn vấn đề xem ngày tốt để khai trương văn phòng cũng là chi tiết không thể thiếu nhất.
Việc xem ngày là hình thức tâm linh, giúp việc làm ăn về sau này của công ty đạt được nhiều thành công, luôn gặp may mắn và chiêu tài lộc hiệu quả.
Ngoài ra, việc xem ngày cũng sẽ giúp doanh nghiệp dự đoán trước thời gian thích hợp để khai trương, tránh những thời điểm không thích hợp trong năm.
Kịch bản khai trương văn phòng sắp xếp khoa học
Kịch bản khai trương văn phòng nếu được đầu tư nhiều thời gian để nghiên cứu và sắp xếp các nội dung xuất hiện trong chương trình một cách khoa học sẽ giúp doanh nghiệp nhận lại nhiều đánh giá tích cực.
Điều này cần dựa trên nhiều yếu tố nhưng quan trọng nhất vẫn nằm ở khâu ý tưởng, concept sự kiện và nội dung mà doanh nghiệp muốn thể hiện.
Xem thêm: Mẫu kịch bản chương trình khai trương [Kèm MC Script]
Đơn vị khai trương văn phòng mới chuyên nghiệp bạn có thể quan tâm
Khai trương văn phòng tp Hồ Chí Minh nếu có gặp khó khăn và cần hỗ trợ kịp thời thì dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói tại Juro chính là nơi mà các doanh nghiệp có thể liên hệ ngay khi cần!
Là đơn vị tổ chức sự kiện nổi tiếng tại khu vực miền nam, Juro hiểu rõ khó khăn và sự lo lắng của khách hàng khi triển khai mọi hình thức sự kiện khai trương để gây chú ý với truyền thông.
Và ở dịch vụ khai trương văn phòng trọn gói, Juro sẽ giúp doanh nghiệp trở nên tỏa sáng trên thị trường bằng nhiều giải pháp hiện đại, đặc biệt nhất chính là livestream sự kiện.
Để hiểu rõ hơn, doanh nghiệp hãy liên hệ ngay với chúng tôi thông qua số hotline 02873099555 ngay hôm nay nhé! Hãy để Juro triển khai dự án khai trương văn phòng của doanh nghiệp thành công và thu hút nhất!
► Xem thêm:
Tổ chức sự kiện khai trương không còn quá xa lạ tại thị trường Việt Nam khi nền kinh tế Xem thêm
Mẫu kế hoạch khai trương là một yếu tố vô cùng quan trọng khi tổ chức sự kiện. Và nếu Xem thêm
Dịch vụ tổ chức khai trương đang là một trong những dịch vụ nổi bật của lĩnh vực tổ chức Xem thêm
Bạn đang cần tìm một mẫu thiệp mời khai trương đẹp và ấn tượng nhưng lại chưa biết chọn mẫu Xem thêm
