Để tổ chức thành công bất kỳ một sự kiện nào, người ta đều cần phải có kế hoạch để lên kịch bản rõ ràng. Khác với những sự kiện trực tiếp, sự kiện Online cần ít nhân sự hơn nhưng nội dung vẫn phải đa dạng để đáp ứng được nhu cầu của nhiều phân khúc khách hàng khác nhau. Vậy để dẫn đầu xu hướng tổ chức sự kiện Online A-Z, doanh nghiệp có cần đầu tư vào phần kịch bản tổ chức sự kiện online hay không? Cùng JURO khám phá cách viết kịch bản cho sự kiện trực tuyến nhé!
Kịch bản tổ chức sự kiện online cần chuẩn bị những gì?
Tổ chức một sự kiện online cần chuẩn bị những gì? JURO sẽ chia sẻ đến bạn những lưu ý ngay sau đây hy vọng sẽ giúp bạn tránh những rủi ro đáng tiếc trong buổi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp:
- Truyền thông sự kiện: Trước buổi online events, một kế hoạch truyền thông chuyên nghiệp sẽ không thể thiếu trong thời đại 4.0 như hiện nay. Kế hoạch truyền thông sự kiện bao gồm các kênh như: Quảng cáo online lẫn offline, Website, email marketing, Facebook và các kênh mạng xã hội khác,…
- Kịch bản chi tiết: Kịch bản chi tiết và phù hợp với mục tiêu tổ chức online events là những gì bạn cần làm tiếp theo. Kịch bản là linh hồn và là yếu tố vô cùng quan trọng góp phần tạo nên thành công cho sự kiện.
- Trang thiết bị cần thiết: Mặc dù là sự kiện online, thế nhưng các dụng cụ như âm thanh, ánh sáng, trang trí background cũng vô cùng quan trọng. Các dụng cụ hỗ trợ sẽ giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng và giảm cảm giác nhàm chán cho khách mời.
- Tối ưu thông tin: Khi tổ chức sự kiện trực tuyến, doanh nghiệp sẽ tiếp xúc với đối tượng mục tiêu thông qua màn hình. Do đó, cần tối ưu hóa thông tin truyền tải để vừa dễ tiếp cận người tham gia, vừa tránh khiến họ không thoải mái.
Hướng dẫn viết kịch bản cho xu hướng tổ chức sự kiện Online
Chủ đề tổ chức Event online
Xác định chủ đề tổ chức một sự kiện trực tuyến vô cùng quan trọng. Sau khi xác định chủ đề sự kiện online, bạn có thể tiến hành các bước tiếp theo là lập kế hoạch và xây dựng kịch bản cụ thể.
Đối với những sự kiện online mang tính nghiêm túc và trang trọng như: Lễ khánh thành, lễ khai trương, hội thảo, hội nghị, lễ khởi công,… thì chủ đề chính là mục đích tổ chức. Đối với những sự kiện mang tính chất giải trí như: Lễ tri ân, tiệc tất niên, ngày hội doanh nghiệp,… thì chủ đề có thể dựa vào sự kiện theo năm của nhà nước, đồng thời chủ đề sự kiện nên bắt kịp xu hướng và đáp ứng nhu cầu của các đối tượng tham dự.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện online chuyên nghiệp
Sự kiện online (Sự kiện trực tuyến hay online events) là hình thức tổ chức sự kiện mà người tham dự và đơn vị tổ chức sẽ tương tác với nhau thông qua một môi trường trực tuyến. Hiện nay, online events gồm nhiều hình thức như: Hội thảo, hội nghị nội bộ, ra mắt sản phẩm mới, họp báo, liveshow,…
Để tổ chức sự kiện online thành công và hiệu quả, bạn cần phải có một quy trình lập kế hoạch chuyên nghiệp như sau:
- Khảo sát khái quát: Nội dung khảo sát sẽ bao gồm khá nhiều vấn đề như mục tiêu tổ chức sự kiện online, thành phần và số lượng khách mời tham dự, thời gian và địa điểm tổ chức, ngân sách dự toán,…
- Xây dựng ý tưởng: Sau khi hiểu rõ những yếu tố từ khảo sát trên, bạn có thể xây dựng ý tưởng tổ chức để thực hiện được mục tiêu cần tiếp cận.
- Thiết kế sự kiện: Thiết kế sự kiện bao gồm thư mời, banner, site sự kiện,…
- Kế hoạch chi tiết: Và cuối cùng, bạn cần một kế hoạch thật chi tiết bao gồm nhiều yếu tố như mục tiêu tổ chức, kế hoạch truyền thông sự kiện, nhân sự thực hiện, phân tích rủi ro và phương án ứng phó…
Kịch bản tổ chức online event
Sau khi tìm được chủ đề và có kế hoạch tổ chức sự kiện online cụ thể, đừng quên xây dựng một kịch bản chi tiết và chuyên nghiệp. Kịch bản sự kiện online sẽ tùy thuộc vào chủ đề, mục tiêu tổ chức, khung thời gian, đối tượng tham dự,… Trên cơ bản, kịch bản tổ chức online events sẽ bao gồm các nội dung sau:
- Chương trình khai mạc, tổng kết hoạt động của doanh nghiệp và tiến hành trao thưởng;
- Chương trình văn nghệ giải trí;
- Chương trình gameshow, quay số trúng thưởng hay team building;
- Tiệc nhẹ liên hoan;
- Bế mạc và tuyên bố kết thúc chương trình.
Nhằm đáp ứng được xu hướng tổ chức sự kiện Online, người ta thường sử dụng công thức 5W + 1H vào trong quá trình lên kịch bản:
- What: Sự kiện có ý nghĩa gì với doanh nghiệp?
- Why: Vì sao phải tổ chức sự kiện này theo hình thức trực tuyến?
- Who: Sự kiện này nhắm đến đối tượng nào?
- When: Sự kiện sẽ được phát sóng khi nào?
- Where: Sự kiện sẽ được thu hình ở đâu?
- How: Làm thế nào để buổi Livestream diễn ra hoàn hảo?
Trong quá trình lên kịch bản, biên kịch hoặc nhân sự chịu trách nhiệm sẽ phải “bám chặt” vào những câu trả lời cho công thức trên nhằm truyền tải nội dung thành công đến người tham dự sự kiện.
Mẫu kịch bản tổng quát sự kiện online
Thông thường, một sự kiện trực tuyến sẽ có ít khách mời và nhân sự tham gia hơn sự kiện trực tiếp nên kịch bản cũng đơn giản hơn nhiều. JURO sẽ giới thiệu 5 nhân tố cần thiết để nội dung chương trình có thể dẫn đầu xu hướng tổ chức sự kiện Online: thời gian, thời lượng, nội dung/tiết mục, lời thoại và phông nền. Đây là 5 yếu tố quan trọng nhất của mẫu kịch bản sự kiện một cách tổng quát.
- Thời gian: Sự kiện trực tuyến thường diễn ra trong khoảng 3 tiếng, ngắn hơn sự kiện trực tiếp. Ngoài ra, sự kiện Online còn phải có thời gian để tương tác với người tham dự.
- Thời lượng: Thời lượng là khoảng thời gian nhất định cho một nội dung. Nếu như thời lượng của nội dung bị lố thì MC sẽ phải giảm bớt thời lượng của tiết mục sau để đảm bảo thời gian của toàn chương trình.
- Nội dung: Nhằm đáp ứng xu hướng tổ chức sự kiện Online của năm 2021, các tiết mục phải phù hợp với thời điểm “bình thường mới” của đất nước mà vẫn truyền tải được thông tin của doanh nghiệp đến người tham gia.
- Lời thoại: Với sự kiện trực tuyến thì người chủ trì đóng vai trò vô cùng quan trọng. Ví dụ như nội dung của sự kiện là chia sẻ của chủ doanh nghiệp về một năm đầy biến động thì lời chia sẻ của chủ doanh nghiệp sẽ là trọng tâm của toàn bộ sự kiện.
- Phông nền: Background của sự kiện trực tuyến có nhiều yêu cầu phức tạp hơn sự kiện trực tiếp. Tuy nhiên, phông nền cần phải phù hợp với từng tiết mục để người theo dõi sự kiện có thể nắm bắt được nội dung nếu như có trục trặc về đường truyền.
Lưu ý khi viết kịch bản sự kiện Online
Sự kiện Online được lưu lại trên nền tảng mạng xã hội và có thể được xem lại nhiều lần, vì vậy mà không thể có những sai sót trong lời thoại hoặc trong quá trình diễn ra sự kiện. Sau đây là những điều mà doanh nghiệp cần lưu ý khi tổ chức sự kiện trực tuyến:
- Kịch bản chạy theo xu hướng tổ chức sự kiện Online vẫn cần phải có đầy đủ kết cấu 3 phần: Mở đầu, nội dung sự kiện và kết thúc.
- Nội dung chương trình phải phù hợp với thuần phong mỹ tục nước Việt Nam, lời thoại cần phải đảm bảo phù hợp đối tượng tham dự (đối với sự kiện livestream trên nền tảng Facebook, Youtube thì phải phù hợp với mọi lứa tuổi).
- Thời lượng chương trình sự kiện Online không bao gồm thời gian tiễn khách. Người tham dự thường ngồi trước màn hình máy tính hoặc điện thoại quá lâu sẽ gây mỏi mắt, thậm chí là chủ động rời khỏi buổi sự kiện nếu cảm thấy quá dài.
- Kịch bản chương trình phải liền mạch, lôi cuốn nhằm “giữ chân” người tham dự. Các tiết mục tương tác với người xem cần phải hấp dẫn thì mới dẫn đầu được xu hướng tổ chức sự kiện Online.
Nhằm bắt kịp xu hướng tổ chức sự kiện Online, doanh nghiệp cần phải có kế hoạch kỹ lưỡng ngay từ bước đầu tiên. Hãy để JURO đồng hành với doanh nghiệp trong công cuộc tiếp thị thương hiệu của mình qua sự kiện trực tuyến!
Nhà hàng tổ chức tiệc tất niên tại khu vực Hồ Chí Minh đang ngày càng xuất hiện nhiều với Xem thêm
Trong những ngày Tết Cổ Truyền, tiệc tất niên từ lâu đã được xem là một phần không thể thiếu. Xem thêm
Backdrop Year End Party là thứ rất quan trọng và cần có trong sự kiện cuối năm của nhiều doanh Xem thêm
Địa điểm tổ chức Year End Party TPHCM phù hợp và ấn tượng là vấn đề nhận được rất nhiều Xem thêm
