TIN TỨC
Trang chủ/Tin tức

Những kinh nghiệm cần biết khi bắt đầu tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện cần những gì? Song song với sự phát triển của xã hội thì xu hướng tổ chức sự kiện cũng ngày một quan trọng hơn và gần như không thể thiếu ở bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên để tổ chức được một sự kiện chuyên nghiệp và tầm cỡ thì không phải ai cũng làm được. JURO sẽ gợi ý cho bạn một vài kinh nghiệm khi bắt đầu tổ chức sự kiện.

Những kiến thức cơ bản về tổ chức sự kiện  

Tổ chức sự kiện là gì? 

Đây là một hoạt động được lên kế hoạch rõ ràng theo một chủ đề hoặc một mục đích nhất định. Có sự tham gia của công chúng. Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ lên ý tưởng, nội dung, kịch bản và kế hoạch cụ thể cho sự kiện đó. 

Về cơ bản khi lên ý tưởng cho sự kiện là xác định loại hình cho sự kiện để lên những nội dung, concept cho phù hợp. Sau đó lên kịch bản cụ thể về bố cục, cách sắp xếp và các hạng mục của sự kiện. Mỗi sự kiện đều cần có những người đảm nhận các vai trò khác nhau từ hình ảnh cho đến âm thanh ánh sáng để đảm bảo sự kiện được diễn ra trơn tru và hạn chế tối đa các sự cố. Những loại hình sự kiện phổ biến có thể kể đến như: Lễ khai trường, kỷ niệm, khánh thành, hội nghị, hội chợ, họp báo, ra mắt sản phẩm, sự kiện cá nhân,…

Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ lên ý tưởng, nội dung, kịch bản và kế hoạch cụ thể cho sự kiện
Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ lên ý tưởng, nội dung, kịch bản và kế hoạch cụ thể cho sự kiện

Vai trò của tổ chức sự kiện

Tùy theo mục đích của doanh nghiệp mà mỗi sự kiện sẽ đóng một vai trò khác nhau nhưng phần lớn sự kiện đều là để nâng cao độ nhận diện thương hiệu đối với khách hàng, tạo đòn bẩy truyền thông, khảo sát thông khách hàng và ý kiến của khách hàng đối với sản phẩm. Tổ chức sự kiện cũng là hình thức marketing mang lại hiệu quả cao nhất tuy nhiên cũng tốn nhiều chi phí nhất 

Quy trình tổ chức sự kiện 

Xác định loại hình tổ chức sự kiện 

Để xác định được loại hình tổ chức sự kiện bạn cần dựa vào mục đích của sự kiện, lợi ích, ngân sách của sự kiện và đưa ra một loại hình sự kiện hợp lý.

Xác định loại hình tổ chức sự kiện để đúng mục đích tổ chức
Xác định loại hình tổ chức sự kiện để đúng mục đích tổ chức

Lên kế hoạch cụ thể cho sự kiện 

Xác định thời gian địa điểm rõ ràng khi tổ chức sự kiện? Nên tổ chức sự kiện vào những ngày cuối tuần để thu hút sự chú ý của công chúng hơn đồng thời chọn địa điểm rộng rãi và trang trí phù hợp với loại hình sự kiện. Lên timeline cho sự kiện ví dụ như khoảng thời gian sự kiện cho các phần chính của sự kiện là bao lâu.

Ngân sách cụ thể cho sự kiện

Để tổ chức được một sự kiện thành công thì chi phí bỏ ra là không hề nhỏ vậy nên bạn cần tính toán kỹ càng và đưa ra những con số hợp lý để tránh lãng phí vào những đầu mục không cần thiết.

Ngân sách cụ thể cho sự kiện
Ngân sách cụ thể cho sự kiện

Lên danh sách những người tham dự

Bạn cần nắm được số lượng người tham gia sự kiện. đối tượng khách mời và những nhân vật quan trọng.

Đề phòng các rủi ro của sự kiện 

Sự kiện là nơi tập trung đông người vậy nên cũng không tránh khỏi các sự cố có thể ập đến. Bạn cần phải có phương án dự phòng về y tế, an ninh,…

Khi bắt đầu tổ chức sự kiện cần đề phòng các rủi ro của sự kiện
Khi bắt đầu tổ chức sự kiện cần đề phòng các rủi ro của sự kiện

Truyền thông cho sự kiện 

Đây là bước quan trọng nhất để quyết định một sự kiện có thành công hay không. 

Truyền thông cho một sự kiện cần đảm bảo đủ 2 bước:

  • Truyền thông trước sự kiện: Có thể sử dụng banner, poster thể hiện rõ thông tin của sự kiện và dán bên ngoài địa điểm tổ chức sự kiện. Ngoài ra hiện nay Internet chính là một nền tảng vàng để truyền thông cho sự kiện. Bạn hoàn toàn có thể treo banner trên các Website, email marketing hay đăng bài PR trên các báo điện tử nổi tiếng
  • Truyền thông sau sự kiện: Hình thức truyền thông này giúp đem hình ảnh của sự kiện được phổ biến rộng rãi hơn giúp người xem ghi nhớ và có ấn tượng sâu sắc với sự kiện. Chính vì vậy mỗi sự kiện đều cần có một đội ngũ quay phim chụp ảnh chuyên nghiệp để làm tư liệu truyền thông chất lượng. 

JURO Production – Đơn vị Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp   

Với bề dày kinh nghiệm khi được hợp tác cùng các đối tác lớn. JURO Production tự tin sẽ mang đến cho doanh nghiệp của bạn buổi tổ chức sự kiện thành công nhất với những thước phim sự kiện chất lượng nhất.

JURO Production - Đơn vị quay chụp sự kiện chuyên nghiệp
JURO Production – Đơn vị quay chụp sự kiện chuyên nghiệp

Kịch bản

Điều khác biệt lớn nhất của JURO đó là sự sáng tạo. Đội ngũ nhân viên trẻ luôn tập trung nghiên cứu kỹ insight khách hàng và đưa ra những kịch bản quay chụp hợp lý và chuyên nghiệp nhất. 

Trang thiết bị hiện đại 

JURO Production sở hữu một hệ thống trang thiết bị hiện đại luôn được cập nhật và thay đổi phù hợp với từng loại hình sự kiện sao cho vừa tiết kiệm chi phí mà lại mang đến hiệu ứng tốt nhất cho người xem.

JURO Production sở hữu hệ thống trang thiết bị hiện đại
JURO Production sở hữu hệ thống trang thiết bị hiện đại

Kinh nghiệm thực chiến

JURO có kinh nghiệm thực hiện vô số những dự án lớn nhỏ, Juro nắm bắt được tác phong làm việc chuyên nghiệp, điều khách hàng mong muốn, và mỗi dự án đều có kế hoạch thực hiện bài bản. Tại Juro, mỗi nhân tố đều chinh phục khách hàng bằng những sản phẩm đạt đủ 3 yếu tố CHÂN – THIỆN – MỸ.

Hậu kỳ

Hậu kỳ là bước cuối cùng để đưa sản phẩm cuối cùng. Chính vì vậy JURO cũng sở hữu một đội ngũ hậu kỳ có tư duy thẩm mỹ cao gồm các editor, designer, content creator giàu kinh nghiệm thổi hồn vào từng thước phim và truyền tải đúng thông điệp mà đối tác muốn hướng đến. 

Bài viết này chắc chắn sẽ giúp bạn nắm rõ được tổ chức sự kiện cần những gì đồng thời biết được để truyền thông cho sự kiện hiệu quả phải làm như thế nào. Hãy liên hệ với JURO Production để có những tư liệu tổ chức sự kiện chất lượng nhất.

TIN TỨC LIÊN QUAN
JURO - Đơn vị cung cấp dịch vụ Livestream chuyên nghiệp tại TP.HCM
Trường quay ảo là gì? Ứng dụng công nghệ mới vào dịch vụ tổ chức sự kiện

Trong thời đại mới, hình thức truyền thông online đang phát triển rất mạnh mẽ và chiếm tỉ trọng lớn Xem thêm

Tổ chức sự kiện cuối năm
Tổng quan về tổ chức sự kiện cuối năm – Các bước chuẩn bị cho tổ chức sự kiện cuối năm

Hôm nay, JURO chia sẻ về tổng quan tổ chức sự kiện cuối năm. Trong hoạt động của doanh nghiệp, Xem thêm

0898 449 969
TƯ VẤN