Cách lập mẫu kế hoạch tổ chức khai trương cửa hàng chi tiết

Mẫu kế hoạch khai trương là một yếu tố vô cùng quan trọng khi tổ chức sự kiện. Và nếu bạn đang cần tìm những thông tin về nó, vậy hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây của Juro, chúng tôi sẽ giải đáp tất cả thắc mắc và nhu cầu của bạn.

Checklist các hạng mục cần chuẩn bị cho sự kiện khai trương

Để sự kiện khai trương diễn ra suôn sẻ và đạt được những kết quả khả quan nhất, chúng ta cần checklist đầy đủ các hạng mục cần thiết. Theo đó, checklist khi tổ chức khai trương gồm có:

• Mục đích, mục tiêu và các yêu cầu cho sự kiện.
• Thời gian tổ chức, địa điểm diễn ra sự kiện.
• Thành phần và số lượng khách mời tham gia.
• Truyền thông cho sự kiện.
• Các hạng mục cơ sở vật chất, âm thanh, ánh sáng, sân khấu, bàn ghế,…
• Ấn phẩm in ấn bao gồm standee, backdrop, tờ rơi,…
• Nhân sự thực hiện chính và nhân sự hỗ trợ.
• Các tư liệu cần thiết cho sự kiện.

Tìm hiểu thêm: Checklist sự kiện là gì? Mẫu checklist tổ chức sự kiện chi tiết

Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng chi tiết

Dưới đây là một số bước khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương:

Xác định thời gian, địa điểm và quy mô chương trình

Ngày khai trương cũng mang yếu tố tâm linh và phong thuỷ. Do đó, các đơn vị phải chọn ngày đẹp để đảm bảo thuận lợi trong ngày tổ chức lẫn hoạt động kinh doanh sau này.

Cùng với đó, các bạn cũng nên ưu tiên những ngày nghỉ như thứ 7, chủ nhật. Khi ấy có thể tập trung được một lượng lớn khách hàng tham gia.

Địa điểm tổ chức khai trương thường được thực hiện tại cửa hàng. Điều này đảm bảo việc chuẩn bị cũng như thực thi các hạng mục dễ dàng hơn.

Cuối cùng là quy mô tổ chức. Dựa vào số lượng người tham gia mà chúng ta xây dựng quy mô lớn nhỏ cho phù hợp.

Lên ý tưởng, concept cho sự kiện

Một điều vô cùng quan trọng trong khi lên kế hoạch tổ chức khai trương chính là việc lên ý tưởng cũng như xây dựng concept sự kiện.

Concept sẽ được thực hiện xuyên suốt chương trình và định hình cho toàn bộ hạng mục. Do đó nó phải là một ý tưởng sáng tạo, độc đáo và gắn liền với thương hiệu cũng như sản phẩm/dịch vụ mà đơn vị đang kinh doanh.

Xem thêm: Các ý tưởng tổ chức sự kiện theo chủ đề độc đáo nhất!

Lập danh sách khách mời trong lễ khai trương

Trong ngày lễ khai trương sẽ có sự tham gia của khách mời là những khách hàng, đối tác và có thể có cả người nổi tiếng. Do đó, chúng ta cần lập danh sách khách mời để chuẩn bị đầy đủ số lượng bàn tiệc và đón tiếp khách được chu đáo hơn.

Kế hoạch nhân sự tổ chức khai trương

Để buổi khai trương được triển khai thuận lợi, nhân sự cần được tuyển đầy đủ và phân chia công việc rõ ràng. Nhờ đó, các bạn có thể đảm bảo được tiến độ công việc và mọi người phối hợp với nhau nhịp nhàng hơn.

Bên cạnh đó, bạn không chỉ phân chia người phụ trách chi tiết từng hạng mục mà cũng cần có người giám sát để đốc thúc và báo cáo tiến độ.

Xem thêm: Ekip tổ chức sự kiện gồm những ai và cách bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện hiệu quả!

Chuẩn bị dụng cụ, trang thiết bị cần thiết

Để góp phần làm nên thành công cho sự kiện cần sự kết hợp của các dụng cụ và trang thiết bị cần thiết. Theo đó, các thiết bị âm thanh, ánh sáng, bàn ghế,… là những thứ không thể thiếu.

Các bạn nên lập danh sách cụ thể các trang thiết bị cần cho từng công việc nào để tránh thiếu sót.

Đồng thời, không quên kiểm tra lại chất lượng của từng trang thiết bị để tránh những sai sót không đáng có.

Dự trù kinh phí trong kế hoạch khai trương

Khi lên kế hoạch tổ chức khai trương việc dự trù kinh phí là điều vô cùng quan trọng bởi chúng ta sẽ có rất nhiều hạng mục cần chi tiêu.

Nếu không lập kế hoạch trước có thể khi thực thi sẽ vượt mức ngân sách cho phép hoặc thiếu bên này hụt bên kia. Ngân sách đổ ra nhiều nhưng kết quả lại không được như mong đợi.

Bên cạnh đó, bạn có thể báo lên cấp trên để ngân sách được cấp đầy đủ, kịp thời và tránh tình trạng làm trì trệ một số hạng mục của chương trình.

Bài viết liên quan: Cách lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Xây dựng timeline chương trình và kịch bản MC

Timeline sự kiện và kịch bản MC (MC Script) đóng vai trò vô cùng quan trọng trong bất kỳ sự kiện nào, nhất là những sự kiện khai trương. Kịch bản càng chỉn chu, chi tiết sẽ giúp chúng ta theo dõi chương trình tốt hơn. Và nó cũng là cơ sở để sự kiện diễn ra hoàn hảo nhất có thể. Kịch bản sẽ được xây dựng dựa trên timeline và xây dựng đầy đủ, rõ ràng để MC dễ dàng theo dõi. Kịch bản MC thông thường sẽ bao gồm:

• Đón khách
• Ổn định vị trí khách mời
• Văn nghệ
• Giới thiệu tổng quan về doanh nghiệp
• Đại biểu lên phát biểu khai mạc
• Lễ cắt băng khai trương
• Khui rượu chúc mừng và đãi tiệc
• Tổ chức trò chơi giao lưu
• Cho khách mời trải nghiệm sản phẩm/dịch vụ
• Bế mạc/chụp hình
• Hướng dẫn khách rời tiệc và ra về

Truyền thông marketing cho sự kiện khai trương

Để sự kiện được lan tỏa và tiếp cận được tới nhiều người thì công tác truyền thông sự kiện là việc không thể bỏ qua. Theo đó, truyền thông cho kế hoạch khai trương sẽ bao gồm: Truyền thông trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện.

• Trước sự kiện: Truyền thông qua fanpage, website, tờ rơi, triển khai minigame, chương trình ưu đãi.
• Trong sự kiện: Thực hiện livestream, mời thêm khách mời là các KOLs, người nổi tiếng để check in.
• Sau sự kiện: Lên các bài cảm ơn, book bài PR, bài báo đưa thông tin về sự kiện, đăng tải video highlight,…

Lập phương án dự phòng cho sự kiện khai trương

Rủi ro là điều có thể xảy ra ở bất kỳ sự kiện nào, do đó chúng ta cần phải có phương án dự phòng để tránh được tối đa rủi ro và có cách xử lý cho những trường hợp xấu nhất. Đó có thể là các trục trặc về trang thiết bị, khách mời tới trễ, thời tiết xấu,…

Một vấn đề vô cùng quan trọng khi tổ chức sự kiện nữa đó là phải tiến hành tổng duyệt trước khi chương trình chính thức diễn ra. Điều này giúp bạn có thể đảm bảo sự kiện diễn ra đúng tiến độ và phát hiện kịp thời các sự cố để chỉnh sửa.

Xem thêm: Các rủi ro khi tổ chức sự kiện và cách xử lý hiệu quả

Công ty Truyền Thông Juro – Đơn vị tổ chức khai trương trọn gói chuyên nghiệp

Công ty Truyền Thông Juro – Đơn vị giàu kinh nghiệm trong việc tổ chức khai trương trọn gói chuyên nghiệp.

Với 7 năm kinh nghiệm trong nghề, Juro đã thực hiện thành công vô số dự án lớn, nhỏ. Đồng thời, trở thành nơi cung cấp giải pháp tổ chức sự kiện uy tín cho nhiều đơn vị. Theo đó, hệ thống trang thiết bị hiện đại và thường xuyên được đổi mới cùng với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp đã giúp Juro mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời khi hợp tác với Juro.

Với thế mạnh vốn có, không chỉ tổ chức khai trương, Juro còn có thể phục vụ nhiều loại hình sự kiện khác như tiệc tất niên, khánh thành, hội nghị, hội thảo,… Chúng tôi đảm bảo sẽ làm hài lòng mọi khách hàng với những dịch vụ có mức chi phí hợp lý nhất.

Mong rằng với những thông tin về kế hoạch khai trương mà Juro vừa chia sẻ sẽ hữu ích với bạn đọc. Ngoài ra, nếu có bất kỳ câu hỏi liên quan hay có nhu cầu tổ chức một sự kiện khai trương nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được giải đáp nhé!