Để tổ chức một sự kiện thành công thì người ta cần phải thực hiện đầy đủ từng bước theo như kế hoạch. Vậy đơn vị tổ chức sự kiện nào đáng tin cậy? Làm thế nào để quản lý được quy trình này? JURO sẽ giải đáp câu hỏi trên bằng 9 bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện ngay sau đây.
Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?
Kế hoạch tổ chức sự kiện là kế hoạch mà trong đó tập hợp những đầu mục công việc cần thực hiện trong sự kiện và được liệt kê theo một hệ thống nhất định cùng với một quy trình và ngân sách rõ ràng. Trong đó, người lập kế hoạch sẽ hoạch định các phương án tốt nhất để đạt được những mục tiêu đã đề ra.
Tại sao cần lên kế hoạch tổ chức sự kiện?
Tổ chức sự kiện là một hoạt động đòi hỏi sự phối hợp của nhiều Ekip chính vì vậy không thể tránh khỏi việc sự kiện sẽ bị nhiều yếu tố tác động và chi phối. Vậy nên một bản kế hoạch chi tiết sẽ giúp chúng ta kiểm soát và có nhiều phương án dự phòng cho sự kiện.
Kế hoạch sự kiện chắc chắn không thể thiếu được phần dự đoán rủi ro. Điều này giúp cho đơn vị tổ chức sự kiện có thể lường trước được các rủi ro và có phương án xử lý một cách phù hợp, khiến cho sự kiện diễn ra trơn tru và thành công.
Việc lên bản kế hoạch cũng giúp chúng ta kiểm soát ngân sách tổ chức sự kiện tốt hơn, giúp phân bổ các nguồn lực tốt hơn. Bên cạnh đó, đảm bảo về mặt thời gian hoàn thành sự kiện.
Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết nhất
Bước 1: Thiết lập mục đích của sự kiện
Mỗi sự kiện đều có mục đích khác nhau như sự kiện ra mắt, sự kiện livestream, lễ kỷ niệm thành lập công ty hoặc có thể là sự kiện khai trương cửa hàng. Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ dựa vào điều này nhằm đưa ra nội dung chi tiết cho 9 bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất, đặt nền tảng vững chắc cho toàn bộ mẫu đề án tổ chức sự kiện. Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ tư vấn để quý doanh nghiệp có thể xác định được chủ đề và nhanh chóng lên ý tưởng hoàn thành đề án.
Bước 2: Xác định những yếu tố xuất hiện trong sự kiện
Yếu tố con người được xem là quan trọng nhất khi đưa ra kế hoạch tổ chức điều hành sự kiện. Đối tượng tham gia sự kiện bao gồm những ai? Khách mời nào được vào danh sách người tham dự sự kiện? Diễn giả nào sẽ chia sẻ trong sự kiện?
Ở bước này, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ khoanh vùng những đối tượng quan trọng và cần thiết nhất cho buổi sự kiện. Dựa vào đối tượng tham gia sự kiện, đơn vị tổ chức mới lựa chọn được thời gian và địa điểm phù hợp.
Bước 3: Lập ngân sách tổ chức sự kiện
Để tránh phát sinh những khoản chi tiêu không mong muốn, ngân sách trở thành một yếu tố không thể thiếu trong 9 bước tổ chức sự kiện. Các bước thực hiện tổ chức sự kiện sẽ dựa trên ngân sách đã được đề ra và người triển khai sự kiện có nhiệm vụ giám sát, đảm bảo sao cho việc chi tiêu không “vượt quá tầm kiểm soát”.
Bước 4: Thành lập ekip tổ chức sự kiện
Ekip tổ chức sự kiện là nguồn nhân lực nắm rõ kế hoạch tổ chức sự kiện. Quý doanh nghiệp không cần phải mất thời gian tìm kiếm người viết kịch bản, đội ngũ phía sau hậu trường hay thậm chí quản lý các công tác truyền thông. Ekip sẽ sắp xếp, điều phối và giám sát sao cho sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ nhất. Đội ngũ tổ chức bao gồm ban tiếp tân, ban hậu cần, ban đối ngoại,…
Bước 5: Lựa chọn chủ đề chính cho sự kiện
Chủ đề của một sự kiện dựa vào mục tiêu của sự kiện. Ví dụ như một buổi lễ ra mắt long trọng thì cần phải có kịch bản như thế nào? Một sự kiện giao lưu thì cần phải có những hoạt động gì?
Với mỗi chủ đề, đạo diễn sẽ đưa ra các hạng mục khác nhau sao cho phù hợp với không khí sự kiện cũng như truyền tải được nội dung cần thiết trong ngày hôm đó.
Bước 6: Lập kế hoạch tổ chức điều hành sự kiện
Trong bảng kế hoạch, ngoài kịch bản thì người tổ chức sự kiện sẽ đưa ra những phương án dự trù nhằm giải quyết ổn thỏa những vấn đề phát sinh như: trục trặc kỹ thuật, chậm tiến độ chương trình,…
Bước 7: Liên hệ với các đơn vị liên quan đến sự kiện
Ban đối ngoại chịu trách nhiệm soạn thư mời cho khách, diễn giả và liên hệ với những đơn vị tài trợ cho chương trình. Mỗi đối tượng tham gia chương trình đều đóng vai trò quan trọng trong 9 bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Vì vậy, ban đối ngoại sẽ quản lý và đảm bảo đủ đối tượng tham dự sự kiện cho quý doanh nghiệp.
Bước 8: Giám sát tiến độ diễn ra của sự kiện
Nhằm theo sát tiến độ chương trình, toàn bộ ekip lẫn khách mời đều phải phối hợp ăn ý. Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ quản lý thời gian trong sự kiện cách chặt chẽ và điều phối thay đổi nếu như cần thiết.
Với bất kỳ một sự kiện trực tiếp hay trực tuyến đều có thể phát sinh sự cố bất ngờ. Lúc này, người tổ chức sự kiện sẽ rút ngắn hoặc bổ sung vào chương trình những tiết mục khác nhằm đảm bảo được tiến độ.
Bước 9: Đánh giá kết quả sự kiện
Đây là bước cuối cùng của lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Sau khi sự kiện kết thúc, người ta sẽ đo lường và đánh giá xem liệu sự kiện có đạt được mục tiêu đặt ra từ lúc ban đầu hay không.
Báo cáo lại tiến trình sự kiện cũng giúp quý doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan hơn về dịch vụ tổ chức sự kiện và thành quả mà đơn vị tổ chức đã thực hiện. Không những thế, từng nhân sự trong ekip có cơ hội nhìn lại kết quả của sự kiện, khắc phục những sai sót và phát huy được điểm mạnh của cả đội nhóm.
Xem thêm: Tổ chức sự kiện là gì và quy trình tổ chức một sự kiện gồm những công việc gì
Mẫu kịch bản, kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Kịch bản sự kiện có vai trò như thế nào?
Làm dịch vụ nói chung và tổ chức sự kiện nói riêng được ví như “làm dâu trăm họ”, rất khó để làm hài lòng tất cả khách hàng. Do đó, những gì liên quan tới sự kiện đều phải được chuẩn bị thật kỹ lưỡng. Đặc biệt, bước xây dựng kịch bản khi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là bước vô cùng quan trọng để sự kiện diễn ra suôn sẻ và tránh được những rủi ro không đáng có.
Kịch bản tổ chức sự kiện gồm 2 loại:
- Kịch bản tổng quát: bao quát toàn bộ chương trình từ lúc bắt đầu cho tới lúc kết thúc. Dựa vào đó, các thành viên có thể nhanh chóng nắm bắt được phần việc của mình để dễ dàng kiểm soát và quản lý công việc.
- Kịch bản chi tiết: ngược lại với kịch bản bao quát, kịch bản chi tiết đi sâu vào từng phần. Bao gồm kịch bản MC và kịch bản dành riêng cho từng bộ phận.
Mỗi loại hình sự kiện sẽ có một mẫu kịch bản tương ứng. Chính vì thế, khi các bạn xây dựng kịch bản nên có sự linh hoạt để tránh nhàm chán và tạo điểm nhấn cho sự kiện. Kèm theo nội dung kịch bản là timeline chương trình được liệt kê rõ ràng và chi tiết nhất.
Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện
- Đón khách: Đón tiếp khách mời và nhắc ổn định vị trí
- Biểu diễn văn nghệ mở màn
- Khai mạc
- Giới thiệu khách mời
- Phát biểu của đại diện
- Chiếu video về sự kiện, tổng kết,
- Khai tiệc
- Minigame
- Văn nghệ giải trí
- Lời cảm ơn
- Bế mạc
- Dọn dẹp
Những lưu ý khi xây dựng kịch bản sự kiện
- Kịch bản cần nhất là sự rõ ràng, đầy đủ thông tin và bám sát nội dung bản kế hoạch của sự kiện. Cùng với đó, những điểm nhấn của sự kiện cũng phải được chú thích nổi bật hơn.
- Tìm hiểu kỹ thông tin, bởi trước khi viết hay các bạn phải chắc chắn rằng mình đã viết đúng. Cụ thể, các bạn cần trả lời được những câu hỏi: sự kiện đó là gì? Diễn ra khi nào, ở đâu? Đối tượng hướng tới là ai? Mục đích chính là gì? và cách thức diễn ra sự kiện như thế nào?
- Tổng hợp đầy đủ hạng mục, các nhân sự liên quan và tính toán trước các tình huống phát sinh cùng phương án giải quyết.
- Nội dung phải đảm bảo sự logic, có sự liên kết với nhau, được sắp xếp liền mạch và không rời rạc. Bên cạnh đó, các bạn phải lồng ghép sao cho điểm nhấn sự kiện xuất hiện một cách hợp lý nhằm tạo sự thu hút cho người tham gia.
- Thời gian diễn ra sự kiện và thời lượng dành cho từng hạng mục phải được phân chia hợp lý. Không quá dài để tránh sự nhàm chán cho khán giả và không quá ngắn khiến thông điệp của sự kiện không thể truyền tải hết.
Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, có kế hoạch cùng Truyền Thông Juro
Là một trong những đơn vị đi đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TPHCM, JURO đã tổ chức thành công nhiều sự kiện lớn, nhỏ với tiêu chí đặt chất lượng và trải nghiệm của khách hàng lên hàng đầu. Theo đó, JURO luôn không ngừng tiếp thu những ý kiến đóng góp từ phía khách hàng để cải thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ.
JURO luôn tự tin sẽ mang đến cho các bạn những sự kiện trọn gói chuyên nghiệp và ấn tượng nhất với ưu điểm vượt trội như:
- Đầu tiên, hệ thống trang thiết bị và cơ sở vật chất hiện đại để phục vụ sự kiện một cách tốt nhất. Không chỉ thế, JURO còn cố gắng chuyên nghiệp hóa các dịch vụ của công ty để mang lại trải nghiệm hài lòng cho khách hàng.
- Cùng với đó, đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, năng động, sáng tạo sẽ mang đến những ý tưởng ấn tượng, độc đáo cho sự kiện của bạn nhưng vẫn đảm bảo chất lượng chương trình.
- Không chỉ thế, mức giá linh hoạt với từng hạng mục giúp khách hàng có thêm nhiều lựa chọn cho sự kiện của mình. JURO luôn hướng đến sự tối ưu chi phí cho khách hàng nhất có thể.
- Ngoài ta, quy trình làm việc chuyên nghiệp, nhanh chóng đã được hình thành qua một quá trình thiết lập và hoàn thiện sau nhiều năm nhằm tiết kiệm thời gian cho các đơn vị hợp tác và đem lại hiệu quả cao nhất cho công việc.
► Bài viết cùng chủ đề:
Để thực hiện được cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện trên, quý doanh nghiệp có thể liên hệ đến những đơn vị chịu trách nhiệm sản xuất, tổ chức nhằm đưa ra được mẫu đề án tổ chức sự kiện phù hợp và chuyên nghiệp nhất.
Mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên ngày càng phát triển với nhiều nội dung mới để đáp ứng Xem thêm
Tổ chức tiệc tất niên cuối năm là một sự kiện thường niên của hầu hết các công ty lớn, Xem thêm
Tổ chức Year End Party là hoạt động không thể thiếu của mọi doanh nghiệp vào dịp cuối năm để Xem thêm
Kế hoạch tổ chức hội thảo chưa bao giờ là công việc dễ dàng đối với mọi doanh nghiệp bởi Xem thêm
