TIN TỨC
Trang chủ/Tin tức

Những gợi ý để viết bản kế hoạch tổ chức sự kiện gây ấn tượng đến với khách hàng

Một sự kiện thành công chắc chắn không thể thiếu đi xương sống của sự kiện – Bản kế hoạch tổ chức sự kiện. Bản kế hoạch không chỉ giúp chúng ta phác thảo hết mọi công việc mà còn giúp hạn chế được những rủi ro khi tổ chức sự kiện. Sau đây là một vài gợi ý của JURO để viết bản kế hoạch tổ chức sự kiện gây ấn tượng đến với khách hàng.

Kế hoạch tổ chức sự kiện

Tầm quan trọng của một sự kiện có kế hoạch 

Tổ chức sự kiện là một hoạt động đòi hỏi sự phối hợp của nhiều Ekip chính vì vậy không thể tránh khỏi việc sự kiện sẽ bị nhiều yếu tố tác động và chi phối. Vậy nên một bản kế hoạch chi tiết sẽ giúp chúng ta kiểm soát và có nhiều phương án dự phòng cho sự kiện. Kế hoạch sự kiện chắc chắn không thể thiếu được phần dự đoán rủi ro. Điều này giúp cho đơn vị tổ chức sự kiện có thể lường trước được các rủi ro và có phương án xử lý một cách phù hợp, khiến cho sự kiện diễn ra trơn tru và thành công. 

Việc lên bản kế hoạch cũng giúp chúng ta kiểm soát ngân sách tổ chức sự kiện tốt hơn, giúp phân bổ các nguồn lực tốt hơn. Bên cạnh đó, đảm bảo về mặt thời gian hoàn thành sự kiện.

tầm quan trọng của kế hoạch tổ chức sự kiện

Những gợi ý để viết bản kế hoạch tổ chức sự kiện 

Xác định mục tiêu sự kiện 

Hiện nay có rất nhiều loại hình sự kiện có thể kể đến như: Lễ ra mắt, khánh thành, hội nghị, hội thảo, lễ hội âm nhạc,… Mỗi loại hình sự kiện đều mang tính chất khác nhau và cách lên bản kế hoạch chi tiết cũng khác nhau. Vậy nên, bạn cần biết rõ loại hình sự kiện để xác định được mục tiêu trước khi lên bản kế hoạch cho sự kiện. Bên cạnh đó, giúp bạn tiết kiệm được những chi phí không đáng có mà vẫn thực hiện đúng mục tiêu của sự kiện.

mục tiêu của kế hoạch tổ chức sự kiện

Xác định đối tượng tham dự sự kiện

Đối tượng khách mời là yếu tố thứ hai cũng cần được nghiên cứu. Việc lựa chọn những khách mời phù hợp tham gia vào sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện truyền thông đến đúng đối tượng. Vì nếu mời khách quá đà sẽ gây nên tình trạng lãng phí ngân sách truyền thông. Bên cạnh đó, hãy cân nhắc mời thêm những vị khách mời là Kols để tăng thêm hiệu quả truyền thông cho sự kiện.

Xây dựng thông điệp chính của sự kiện

Thông điệp là một phần không thể thiếu của bất kỳ sự kiện nào. Thông điệp chính đóng vai trò xâu chuỗi các phần chính của sự kiện, giúp truyền tải được ý nghĩa của sự kiện. giúp xác định hướng đi cho sự kiện.

Thời gian tổ chức sự kiện

Bên cạnh việc chọn lựa thời gian thuận tiện cho khách mời, thì để sự kiện nhận được nhiều sự quan tâm hơn. Doanh nghiệp và đơn vị tổ chức cũng cần chọn những khung giờ vào cuối tuần, ngày nghỉ và tránh tổ chức trùng thời gian với đối thủ cạnh tranh hay các thương hiệu có sức ảnh hưởng khác.

bản Kế hoạch về thời gian tổ chức sự kiện

Kịch bản chương trình tổ chức sự kiện

  • Một bản kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn hảo chắc chắn không thể thiếu đi kịch bản chi tiết và timeline chương trình. 
  • Kịch bản chương trình thể hiện nội dung chi tiết của chương trình, người phụ trách, âm thanh, ánh sáng,…
  • Timeline là thời gian diễn ra các phần chính của sự kiện, thường được chia làm ba phần chính khai mạc, diễn ra chương trình và bế mạc.

Truyền thông cho sự kiện 

Một sự kiện thành công không chỉ cần phải có công tác chuẩn bị và thực hiện tốt, mà sự kiện còn cần phải được phủ sóng và biết đến rộng rãi. Chính vì vậy, đơn vị tổ chức sự kiện cần có bản kế hoạch truyền thông cho sự kiện. 

Những kênh truyền thông sự kiện phổ biến hiện nay có thể kể đến:

  • Facebook, Tiktok, Instagram,…
  • Sử dụng Email Marketing
  • Truyền thông qua đài truyền hình 

Tổng kết và đánh giá sự kiện

Trong quá trình diễn ra sự kiện chắc chắn không thể tránh khỏi những sự cố và rủi ro phát sinh, vậy nên rất cần có những buổi họp tổng kết đánh giá sau sự kiện để khắc phục sự cố cho các sự kiện sau này.

Đến với Juro để có một bản kế hoạch tổ chức sự kiện ấn tượng

Juro đơn vị chuyên về kế hoạch tổ chức sự kiện ấn tượng

Tự hào là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam với bề dày kinh nghiệm. Là đối tác của nhiều thương hiệu lớn như MBBank, Sacombank, Tik Tok,…

JURO luôn sẵn sàng các gói tổ chức sự kiện trọn gói với chi phí phù hợp. 

JURO sẽ phụ trách từ việc lập bản kế hoạch tổ chức sự kiện, lên ý tưởng, concept, hỗ trợ truyền thông cho sự kiện với:

  • Đội ngũ nhân sự sáng tạo, chuyên môn cao.
  • Hệ thống trang thiết bị hiện đại. 
  • Chi phí hợp lý.

JURO luôn sẵn sàng đồng hành cùng khách hàng và đưa ra các bản kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết nhất. Cùng khách hàng và đối tác tạo nên những sự kiện thành công và đạt được hiệu ứng truyền thông bùng nổ.

TIN TỨC LIÊN QUAN
Checklist công việc tổ chức sự kiện
Gợi ý mẫu checklist công việc tổ chức sự kiện từ A – Z

Tổ chức sự kiện là một công việc cần có sự kết hợp của nhiều khâu mới có thể tạo Xem thêm

các kỹ năng cần thiết để tổ chức sự kiện
Các kỹ năng cần thiết để tổ chức sự kiện và yếu tố cho sự kiện thành công

Để tổ chức sự kiện thành công cần phải có đội ngũ có một nền tảng kỹ năng cần thiết Xem thêm

0898 449 969
TƯ VẤN