TIN TỨC
Trang chủ/Tin tức

Quản lý các tình huống khi tổ chức sự kiện có thể xảy ra bất cứ lúc nào

Bất cứ sự kiện nào cũng có những rủi ro xảy ra, những tình huống bất ngờ khiến cho cả đơn vị tổ chức sự kiện lẫn phía bên đối tác. Vậy nên việc quản lý các tình huống khi tổ chức sự kiện là một trong những điều không thể thiếu. Cùng JURO tìm hiểu ngay trong bài viết này nhé!

Kỹ năng xử lý tình huống của đơn vị tổ chức chuyên nghiệp

Đảm bảo được số lượng khách mời và khách tham dự: Trong khâu lên danh sách và chuẩn bị thư mời, bộ phận truyền thông nên tạo dấu ấn bằng cách để phần xác nhận ở cuối thư (với thư điện tử). Nhờ vậy, doanh nghiệp và đơn vị tổ chức có thể kiểm soát được số lượng khách để chuẩn bị đồ ăn, bộ phận phục vụ. Nếu như nhận được ít xác nhận thì doanh nghiệp có thể chủ động điều chỉnh chương trình để truyền tải thông điệp cách tốt nhất.

Đội ngũ nhân sự xử lý các tình huống có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện
Đội ngũ nhân sự xử lý các tình huống có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện

Thiết kế tỉ mỉ để khách hàng có những trải nghiệm tốt đẹp: Bên cạnh thư mời, hãy cho khách tham dự thấy được sự có mặt của mình là quan trọng bằng cách cung cấp bảng tên (hội nghị/hội thảo), vòng tay (âm nhạc/giải trí/workshop). Không chỉ vậy, hãy phát cho khách mời hoặc đặt tại bàn ăn chương trình sự kiện để họ có thể nắm được nội dung chính của chương trình và cảm nhận được sự chu đáo của doanh nghiệp.

Chỉ với 2 bước trên, doanh nghiệp đã có thể dễ dàng xử lý các tình huống khi tổ chức sự kiện và khiến cho khách mời bỏ qua những thiếu sót, vấn đề bất ngờ trong sự kiện. Quản trị hậu cần trong sự kiện là cách tốt nhất để tạo ấn tượng với khách mời. 

Những tình huống khi tổ chức sự kiện

Trục trặc kỹ thuật: Trục trặc âm thanh, ánh sáng, mất điện,… đều có thể là một trong các tình huống khi tổ chức sự kiện. Vì vậy, đội ngũ nhân sự, đặc biệt là ban kỹ thuật cần xử lý linh hoạt lỗi kỹ thuật, khắc phục ngay lập tức tránh gián đoạn sự kiện. 

Khách mời không có mặt: Khi các khách mời quan trọng không có mặt thì kịch bản lời thoại của MC và khách mời khác cũng cần phải tăng thêm nội dung. Đơn vị tổ chức sẽ phải thêm tiết mục để lấp thời gian trống, sắp xếp lời xin lỗi của doanh nghiệp đến khách tham dự về vấn đề khách mời không xuất hiện.

Đảm bảo an toàn cho khách tham dự và người trình diễn
Đảm bảo an toàn cho khách tham dự và người trình diễn

Hoả hoạn: Đây là một trong các tình huống khi tổ chức sự kiện biểu diễn nghệ thuật, kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới hoặc có phục vụ ăn những món như lẩu, sử dụng cồn, gas. Địa điểm tổ chức Event cũng cần phải có bộ phận xử lý chữa cháy kịp thời, đội cứu hộ và nhanh chóng liên hệ bên cứu hoả nếu không thể dập tắt. 

Mưa, bão: Với sự kiện tổ chức tại nhà hàng, khách sạn hoặc trung tâm hội nghị thì mưa bão chỉ ảnh hưởng đến số lượng khách mời. Còn đối với sự kiện ngoài trời, tại sân vận động thì đơn vị tổ chức phải có biện pháp che chắn để sự kiện diễn ra suôn sẻ. 

Khách mời quá chén: Với sự kiện âm nhạc, sự kiện có phục vụ thức uống có cồn thì khách mời có thể sẽ quá chén dẫn đến gây hấn, cãi vả, đánh nhau. Địa điểm tổ chức sự kiện phải đảm bảo có bộ phận an ninh giải quyết để không gây ảnh hưởng đến khách mời khác. 

JURO – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TPHCM

Tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện lâu năm trong nghề, với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, được đào tạo để xử lý các tình huống khi tổ chức sự kiện sẽ là đối tác hoàn hảo trong công tác truyền thông và tiếp thị. Khi sử dụng dịch vụ tại JURO, sự kiện được trang bị thiết bị kỹ thuật hiện đại, chuẩn bị danh mục thiết bị tổ chức sự kiện, khắc ghi lại những hình ảnh sống động, chân thực, độ phân giải cao.

Hãy để JURO đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng sự kiện trên bước đường thành lập và phát triển!

TIN TỨC LIÊN QUAN
Checklist công việc tổ chức sự kiện
Gợi ý mẫu checklist công việc tổ chức sự kiện từ A – Z

Tổ chức sự kiện là một công việc cần có sự kết hợp của nhiều khâu mới có thể tạo Xem thêm

các kỹ năng cần thiết để tổ chức sự kiện
Các kỹ năng cần thiết để tổ chức sự kiện và yếu tố cho sự kiện thành công

Để tổ chức sự kiện thành công cần phải có đội ngũ có một nền tảng kỹ năng cần thiết Xem thêm

0898 449 969
TƯ VẤN