TIN TỨC

Rủi ro khi tổ chức sự kiện là gì và cách xử lý hiệu quả

Rủi ro khi tổ chức sự kiện là điều khó có thể tránh khỏi nhưng chúng ta hoàn toàn có thể dự trù trước và lên phương án giải quyết cụ thể để hạn chế gặp phải tình huống xấu nhất.

Bất cứ sự kiện nào cũng có những rủi ro xảy ra, những tình huống bất ngờ khiến cho cả đơn vị tổ chức sự kiện lẫn phía bên đối tác. Vậy nên việc quản lý các tình huống khi tổ chức sự kiện là một trong những điều không thể thiếu.

Và để tìm hiểu chi tiết hơn về các rủi ro cũng như cách thức xử lý để sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ nhất, các bạn chớ nên bỏ qua bài viết dưới đây của JURO nhé!

Rủi ro khi tổ chức sự kiện
Những rủi ro khi tổ chức sự kiện và các xử lý

Rủi ro trong tổ chức sự kiện là gì?

Rủi ro khi tổ chức sự kiện là những tình huống không mong muốn xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện. Điều đó có thể làm gián đoạn sự kiện hoặc cũng có thể ảnh hưởng ít nhiều tới kết quả sự kiện.

Tuy chúng ta không thể đảm bảo sẽ tránh được hoàn toàn nhưng nếu các bạn lên kế hoạch tỉ mỉ, dự trù trước những rủi ro và xây dựng phương án giải quyết ngay từ ban đầu thì vẫn có thể hạn chế tới mức thấp nhất hoặc tránh được một số trục trặc trong quá trình tổ chức.

Rủi ro trong tổ chức sự kiện là gì

Rủi ro khi tổ chức sự kiện và cách xử lý

Thời tiết ngoài ý muốn – Rủi ro lớn nhất khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Với sự kiện tổ chức tại nhà hàng, khách sạn hoặc trung tâm hội nghị thì mưa bão chỉ ảnh hưởng đến số lượng khách mời. Còn đối với sự kiện ngoài trời hay tại sân vận động thì đơn vị tổ chức phải có biện pháp che chắn để sự kiện diễn ra suôn sẻ. Bởi vấn đề thời tiết thì chúng ta không thể hoàn toàn kiểm soát được. Tuy nhiên, trước khi tổ chức sự kiện các bạn nên xem xét kỹ về vấn đề thời tiết thông qua dự báo thời tiết hay tính chất từng mùa trong năm.

Rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Rủi ro về mặt kỹ thuật của các thiết bị sự kiện

Trục trặc về mặt âm thanh, ánh sáng hay tệ hơn là mất điện,… đều có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện. Vì vậy, đội ngũ nhân sự đặc biệt là bộ phận kỹ thuật cần xử lý linh hoạt lỗi kỹ thuật, khắc phục ngay lập tức để tránh gián đoạn sự kiện sẽ gây nên những trải nghiệm không tốt cho khách mời.

Rủi ro khi tổ chức sự kiện trong nhà

Khách mời không có mặt

Khi các khách mời quan trọng không có mặt thì kịch bản lời thoại của MC và khách mời khác cũng cần phải tăng thêm nội dung. Đơn vị tổ chức sẽ phải thêm tiết mục để lấp thời gian trống đồng thời sắp xếp lời xin lỗi của doanh nghiệp đến khách tham dự về vấn đề khách mời không xuất hiện.

Rủi ro trong tổ chức sự kiện

Hỏa hoạn tại sự kiện

Với những loại hình sự kiện phục vụ những món như ăn có sử dụng cồn, gas như sự kiện tổng kết cuối năm của công ty, sự kiện ra mắt sản phẩm mới hoặc sự kiện vinh danh,… Điều này đòi hỏi địa điểm tổ chức cũng cần phải có bộ phận xử lý chữa cháy kịp thời và các đội cứu hộ. Trong trường hợp không thể dập tắt lửa có thể liên hệ với bên cứu hỏa.

Khách mời quá chén

Với sự kiện tổng kết, sự kiện âm nhạc hay những sự kiện có phục vụ các thức uống có cồn thì khách mời có thể sẽ quá chén dẫn đến gây hấn, cãi vã, đánh nhau. Do đó, địa điểm tổ chức sự kiện phải đảm bảo có bộ phận an ninh giải quyết để không gây ảnh hưởng đến khách mời khác và làm gián đoạn sự kiện.

Rủi ro về quản lý an ninh

Sự kiện càng có nhiều người tham gia thì càng khó khăn trong khâu quản lý và đảm bảo an ninh. Bên cạnh đó, nguy cơ xâm nhập của kẻ xấu từ bên ngoài vào cũng rất cao. Để hạn chế được tình trạng này, tại sự kiện cần có một đội ngũ bảo an túc trực đồng thời khâu soát vé phải được làm nghiêm ngặt hơn.

Rủi ro lớn nhất khi tổ chức sự kiện

Những yếu tố cần nắm rõ để hạn chế rủi ro khi tổ chức sự kiện

Nỗ lực đảm bảo được số lượng khách mời và khách tham dự

Trong khâu lên danh sách và chuẩn bị thư mời, bộ phận truyền thông công ty có thể bổ sung thêm phần xác nhận ở cuối thư (với thư điện tử). Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể kiểm soát được số lượng khách để chuẩn bị đồ ăn, bộ phận phục vụ. Nếu như nhận được ít xác nhận thì doanh nghiệp có thể chủ động điều chỉnh chương trình để truyền tải thông điệp cách tốt nhất.

Thiết kế tỉ mỉ để tạo ấn tượng tốt với khách hàng

Bên cạnh thư mời, để cho khách tham dự thấy được sự quan trọng của mình, JURO cũng đề xuất cung cấp thêm bảng tên (hội nghị/hội thảo), vòng tay (âm nhạc/giải trí/workshop). Không chỉ vậy, trong sự kiện chúng ta cũng nên phát cho khách mời hoặc đặt tại bàn ăn chương trình sự kiện những tờ bướm hoặc catalogue để họ có thể nắm được nội dung chính của chương trình và cảm nhận được sự chu đáo của doanh nghiệp.

Luôn sẵn sàng cho mọi tình huống

Những rủi ro khi tổ chức sự kiện là không thể tránh khỏi vậy nên JURO luôn nỗ lực trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng cho đội ngũ nhân viên công ty để xử lý các tình huống khẩn cấp một cách linh hoạt nhất. Và một số lưu ý cần nắm ở đây là:

  • Xem xét kỹ nguồn điện, âm thanh, ánh sáng để hạn chế các vấn đề cháy nổ và giúp sự kiện được diễn ra suôn sẻ nhất.
  • Kiểm tra trước các vấn đề an toàn, lưu ý những chỗ thiếu an toàn, quan sát kỹ lối thoát hiểm.
  • Lên phương án dự trù cho các tình huống, đặc biệt là những tình huống xấu nhất.

Hệ thống trang thiết bị hiện đại

Với hệ thống trang thiết bị tân tiến, cơ sở vật chất hiện đại, chuẩn bị danh mục thiết bị tổ chức sự kiện. JURO đảm bảo có thể ghi lại những hình ảnh sống động, chân thực với độ phân giải cao để khách hàng sử dụng làm tài liệu truyền thông về sau cho mình. Bên cạnh đó, hệ thống trang thiết bị hiện đại của công ty cũng góp phần hạn chế tới mức thấp nhất những rủi ro về mặt âm thanh, ánh sáng trong quá trình tổ chức sự kiện.

Nhân sự túc trực và điều phối thường xuyên

Để tránh được những tình huống khách mời quá chén, gây mất trật tự hoặc tình huống khách đến check-in quá sớm hoặc quá trễ. Bộ phận nhân sự công ty luôn đảm bảo túc trực đầy đủ để điều phối trước, trong, sau sự kiện thường xuyên hơn. Bên cạnh đó, nhân viên không quá cứng nhắc trong việc xử lý tình huống mà luôn có sự linh động, nhẹ nhàng để khách mời cảm thấy được tôn trọng. Điều này không chỉ góp phần mang lại trải nghiệm tốt nhất cho mỗi vị khách tham dự mà còn xây dựng được hình ảnh tốt đẹp của công ty trong mắt khách hàng.

Với những bước trên, doanh nghiệp đã có thể dễ dàng xử lý các tình huống khi tổ chức sự kiện và giúp khách hàng hài lòng hơn nếu có những thiếu sót hoặc vấn đề bất ngờ xảy ra trong sự kiện. Và qua đó, chúng ta có thể thấy quản trị hậu cần thật chu đáo trong sự kiện là một trong những cách tốt nhất để tạo ấn tượng với khách mời.

Hạn chế rủi ro với dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại JURO Production

Tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện tại TPHCM lâu năm trong nghề với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, được đào tạo để xử lý các tình huống khi tổ chức sự kiện, JURO sẽ là đối tác hoàn hảo trong công tác truyền thông và tiếp thị. Không chỉ thế, JURO luôn cố gắng xây dựng mức ngân sách phù hợp cho từng hạng mục mà khách hàng cần để đảm bảo mang lại trải nghiệm tốt nhất với giá thành hợp lý nhất.

Hãy để JURO đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng sự kiện trên bước đường thành lập và phát triển!

TIN TỨC LIÊN QUAN
Nhà hàng tổ chức tiệc tất niên TPHCM
Top 15 nhà hàng tổ chức tiệc tất niên công ty tại TPHCM

Nhà hàng tổ chức tiệc tất niên tại khu vực Hồ Chí Minh đang ngày càng xuất hiện nhiều với Xem thêm

Tiệc tất niên là gì
Tất niên là gì? Ý nghĩa của tiệc tất niên cuối năm

Trong những ngày Tết Cổ Truyền, tiệc tất niên từ lâu đã được xem là một phần không thể thiếu. Xem thêm

Mẫu backdrop Year End Party
10+ Mẫu backdrop Year End Party thiết kế đẹp và ấn tượng

Backdrop Year End Party là thứ rất quan trọng và cần có trong sự kiện cuối năm của nhiều doanh Xem thêm

Địa điểm tổ chức Year End Party
Top 10 Địa Điểm Tổ Chức Year End Party TPHCM Uy Tín

Địa điểm tổ chức Year End Party TPHCM phù hợp và ấn tượng là vấn đề nhận được rất nhiều Xem thêm

0898 449 969
TƯ VẤN