“Virtual Event là gì?” là câu hỏi của nhiều đơn vị doanh nghiệp khi làn sóng tổ chức sự kiện trực tuyến lên ngôi như hiện nay. Virtual Event (Online Event) ngày càng cho thấy những ưu thế vượt trội và trở nên phổ biến. Hãy cùng JURO tìm hiểu về khái niệm của hình thức tổ chức sự kiện này nhé!
Virtual Event là gì?
Virtual Event hay sự kiện ảo là một dạng sự kiện trực tuyến (Online Event) mà mọi người tương tác với nhau thông qua môi trường ảo thay vì cùng gặp gỡ trực tiếp tại một địa điểm thực tế. Virtual Event có sự kết hợp giữa nhiều nguồn hình thức dữ liệu/ hình ảnh/ video… nhằm giảm tối đa sự tiếp xúc và các hoạt động tụ tập đông người.
Các sự kiện ảo thường được tổ chức và truyền thông trên các nền tảng mạng xã hội, phổ biến là Facebook và YouTube. Bên cạnh đó, đối với các sự kiện có tính chất đặc thù, mang tính bảo mật cao như đào tạo nhà phân phối, huấn luyện nội bộ tập đoàn… doanh nghiệp có thể xây dựng một microsite mới – gọi là Landing Page, độc lập với website chính, chuyên cập nhật mọi tin tức liên quan đến sự kiện để người xem có thể theo dõi và tìm kiếm thông tin dễ dàng.
Landing Page này cũng có thể liên kết với Facebook, YouTube… để tạo nên một hệ sinh thái chặt chẽ, góp phần hỗ trợ mạnh mẽ cho hoạt động truyền thông.
Xu hướng sử dụng Virtual Event tại Việt Nam
Ảnh hưởng của dịch bệnh đối với nền kinh tế của doanh nghiệp vô cùng nguy cơ. Thế nhưng trong giai đoạn này doanh nghiệp vẫn có thể đưa ra những kế hoạch và phương án để có thể “sống chung với lũ”. Ví dụ như:
- Mở rộng các kênh bán hàng.
- Xây dựng lại quy trình làm việc giữa các phòng ban.
- Liên kết với các sàn thương mại để đăng bán sản phẩm lên các gian hàng của mình, bán hàng thông qua các nền tảng xã hội.
- Nghiên cứu thêm thị trường ngách phù hợp với hành vi tiêu dùng.
- Triển khai các kế hoạch, dự định sắp tới một cách linh hoạt…
Tình hình dịch sẽ còn khó lường trong giai đoạn tới, khách hàng và người tiêu dùng sẽ dần dần chuyển dịch hành vi khiến việc kinh doanh sẽ khó khăn. Tuy nhiên kinh doanh chính là sự linh hoạt và ứng biến với thị trường nên các công ty doanh nghiệp hãy luôn kiên trì với sự lựa chọn của mình.
Ngay cả sau khi nạn dịch đã kết thúc, sự bùng nổ của các sự kiện trên nền tảng kỹ thuật số vẫn sẽ tiếp tục. Theo dự đoán của công ty Data Connector, trong năm 2021, 80% lượng traffic Internet sẽ dành cho những buổi họp, video sự kiện online. Các doanh nghiệp và cộng đồng lớn nhỏ đều đang thích nghi với những sự thay đổi này, Virtual Event hay ‘sự kiện ảo’ sẽ trở thành một phần không thể thiếu cho mọi thương hiệu.
Để thành công trong Virtual Event, ai cũng nghĩ về yếu tố thiết bị đầu tiên, tuy nhiên 70% thành công của một sự kiện ảo lại thuộc về đội ngũ, về con người. Những nhân sự giấu mặt mới chính là “linh hồn” của sự kiện ảo.
Vì vậy, mấu chốt mang đến thành công cho một sự kiện ảo đến từ chính đội ngũ vận hành tâm huyết, thấu hiểu và tường tận trải nghiệm khách hàng. Dù không hiện diện trên màn ảnh, nhưng nhờ họ mà toàn bộ thiết bị công nghệ phục vụ cho sự kiện ảo được kích hoạt trơn tru, các góc máy trở nên rất logic, hợp lý, chỉn chu, bắt được khoảnh khắc ấn tượng chạm đến cảm xúc khách hàng.
Mỗi sự kiện trực tuyến đều có những mục tiêu khác nhau, tuy vậy trải nghiệm khách hàng vẫn là điều cuối cùng mà thương hiệu nào cũng đều muốn đạt được. Để xây dựng và duy trì sự hứng thú của khách tham dự suốt thời gian diễn ra sự kiện, việc quan trọng là bạn cần có một đội ngũ giỏi, nhiều trải nghiệm, hiểu rõ mục tiêu chương trình, giàu kinh nghiệm trong kỹ thuật và công nghệ thực tế ảo.
Lợi ích của tổ chức sự kiện ảo Virtual Event
Không phải ngẫu nhiên mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn tổ chức sự kiện online như là một cách để tiếp cận khách hàng. Vậy ưu điểm nổi bật của Virtual Event là gì?
Sự kiện ảo mang tính truyền thông
Một ưu điểm vượt trội của loại hình tổ chức sự kiện ảo này đó là có thể tiếp cận nhiều người một cách nhanh chóng. Không những thế, những nền tảng hiện đại còn cho phép phân loại đối tượng giúp việc tiếp cận đúng người, đúng lúc trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Sự kiện ảo mang tính giải trí
Dĩ nhiên là sự kiện trực tiếp cũng có tính giải trí. Tuy nhiên, Virtual Event cung cấp cho người tham gia những trải nghiệm mới lạ hơn rất nhiều. Chẳng hạn như người tổ chức có thể dễ dàng lồng ghép vào những đoạn video highlight ngắn hay tạo hiệu ứng hình ảnh thú vị. Thậm chí là những trải nghiệm này còn có tính cá nhân hóa cao nhờ vào sự hỗ trợ của những công nghệ và thiết bị hiện đại.
Sự kiện ảo mang tính tương tác
Cả sự kiện trực tiếp và sự kiện trực tuyến đều cho phép ban tổ chức tương tác với người tham gia. Tuy nhiên, Virtual Event còn nâng tầm khả năng tương tác khi cho phép người tham gia có thể dễ dàng trò chuyện với nhau và truyền tải thông tin bằng các phương tiện khác. Bên cạnh đó, thông qua sự hỗ trợ của các công cụ trực tiếp, ban tổ chức cũng dễ dàng thu thập phản hồi của người tham gia sự kiện một cách nhanh chóng và đơn giản hơn rất nhiều.
Các hình thức sự kiện trực tuyến
Virtual Event hiện nay có 2 hình thức tổ chức:
- Sự kiện ảo kết hợp giữa ghi hình phát trực tiếp và xen kẽ các nguồn tư liệu có sẵn trên các nền tảng truyền thông xã hội: Live (trực tiếp) – 70%, Recorded (đã ghi hình) – 30%.
- Sự kiện trực tuyến ghi hình biên tập và phát lại dưới hình thức live (Recorded 100%).
Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có thể dựa theo tính chất của sự kiện mà lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện cho phù hợp. Virtual Event thường được tổ chức trên các nền tảng mã hội lớn có thể kể đến như Youtube, Facebook, Tiktok,…
Các yếu tố tạo nên một Virtual Event hoàn hảo
Có kế hoạch cho sự kiện
Dù sự kiện được tổ chức qua thế giới ảo hay là ngoài đời thực thì mỗi sự kiện đều cần có một bản kế hoạch cụ thể để từ đó lên những ý tưởng, concept cho phù hợp. Những câu hỏi bạn phải trả lời khi thực hiện một virtual event đó là:
- Thông điệp của sự kiện mang lại là gì?
- Sử dụng hình thức ghi hình trước hay phát trực tiếp?
- Đối tượng công chúng mục tiêu là ai?
- Mục đích bạn muốn đạt được là gì?
Đội ngũ nhân sự có kinh nghiệm
Để đảm bảo sự kiện được diễn ra trơn tru thì sự kiện ảo cũng đòi hỏi phải có một Ekip chuyên nghiệp từ đạo diễn hình ảnh, đạo diễn âm thành, quay phim, nhân viên thiết bị, editor, content creator,… Những nhân sự này nắm giữ chìa khóa thành công của sự kiện nên cần phải phối hợp nhịp nhàng.
Lựa chọn thời điểm phù hợp
Thời điểm đóng vai trò rất quan trọng trong tổ chức sự kiện. Để lựa chọn được thời điểm đúng đắn nhất bạn nên thực hiện những cuộc khảo sát đến với công chúng mục tiêu. Tránh trùng ngày với các sự kiện nổi tiếng hay sự kiện của các thương hiệu lớn.
Truyền thông bài bản cho sự kiện
Tổ chức một sự kiện hoành tráng đã không dễ dàng thì bạn phải làm sao để thu hút được người xem để xứng đáng với công sức và tiền bạc mà Ekip bỏ ra. Hãy chia sẻ thông tin về sự kiện qua mạng xã hội, lựa chọn những xu hướng hiện tại để gắn liền với sự kiện. Bên cạnh đó, mời những người nổi tiếng làm khách mời hoặc PR cho sự kiện.
Có phương án dự phòng
Các trang thiết bị và đường truyền sẽ quyết định sự kiện đó có thành công hay không. Chính vì vậy, bạn luôn phải đảm bảo tốc độ đường truyền trong trạng thái tốt nhất. Bởi chỉ cần một sự cố về lỗi kỹ thuật hay mạng thì sẽ khiến người xem bị ảnh hưởng tới cảm xúc và rời khỏi sự kiện.
Có công tác chuẩn bị tốt
Hướng dẫn cụ thể cho các nhân vật tham gia sự kiện thích nghi với các yếu tố về thiết bị công nghệ, để họ biết mình nên đứng ở vị trí nào, tập trung vào camera nào,…Điều này sẽ khiến sự kiện trở nên chuyên nghiệp hơn.
Tăng tương tác cho chương trình
Nếu kịch bản không có điểm nhấn và thú vị sẽ khiến cho người xem cảm thấy nhàm chán và rời khỏi sự kiện. Vậy nên, hãy tạo thêm những tình huống giao lưu với khách mời hoặc minigame nhận quà để kích thích người xem.
JURO – Đơn vị tổ chức Virtual Event chuyên nghiệp tại TPHCM
JURO tự hào là một trong những đơn vị tổ chức Event được nhiều khách hàng biết đến tại TP.HCM. Chúng tôi có nhiều kinh nghiệm trong việc cung cấp dịch vụ tổ chức Virtual Event. Do đó, bạn hoàn toàn có thể tin tưởng vào chất lượng dịch vụ.
Sự chuyên nghiệp thể hiện qua cách làm việc. JURO luôn hướng đến việc mang lại cho khách hàng một dịch vụ trọn gói đúng nghĩa. Những doanh nghiệp lựa chọn JURO đều không mất quá nhiều chi phí hay nhân sự cho việc vận hành Virtual Event. Bởi vì, đội ngũ JURO luôn sẵn sàng cung cấp những trang thiết bị và con người cần thiết cho thành công của sự kiện.
► Các bài viết cùng chủ đề:
- Top 6 ý tưởng tổ chức sự kiện online ấn tượng và độc đáo
- Các rủi ro khi tổ chức sự kiện online và cách hạn chế
- Cách viết kịch bản tổ chức sự kiện online chi tiết nhất
Trên đây là giải đáp về xu hướng dẫn đầu ngành sự kiện và khái niệm Virtual Event là gì. JURO hy vọng cung cấp thêm cho bạn thông tin bổ ích. Nếu bạn đang tìm đơn vị tổ chức Virtual Event thì hãy liên hệ ngay cho JURO nhé!
Tổ chức sự kiện online được xem là giải pháp an toàn và hiệu quả đối với sự phát triển Xem thêm
Để tổ chức thành công bất kỳ một sự kiện nào, người ta đều cần phải có kế hoạch để Xem thêm
Thay vì các sự kiện trực tiếp, sự kiện online đã trở thành sự lựa chọn hàng đầu của nhiều Xem thêm
Để chuẩn bị cho ngày khai trương quán cafe chắc chắn sẽ có rất nhiều thứ phải chuẩn bị. Dưới Xem thêm
