TIN TỨC
Trang chủ/Tin tức

Tiêu chí cần có của các sự kiện được tổ chức online

Nhằm phục vụ cho công tác truyền thông của doanh nghiệp trong giai đoạn “bình thường mới”, hình thức tổ chức sự kiện online ra đời là như giải pháp tối ưu nhất. Trong bài viết này, JURO Production sẽ đưa ra 3 tiêu chí cần có cho các sự kiện được tổ chức online mà doanh nghiệp cần phải biết.

Mục tiêu tổ chức sự kiện online

Mục tiêu các sự kiện tổ chức online là mong muốn của doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện. Việc lập ra mục tiêu rõ ràng giúp đơn vị tổ chức có thể nhanh chóng đưa ra bảng kế hoạch và hoàn chỉnh khâu chuẩn bị cách tốt nhất. 

Các sự kiện được tổ chức online trên nền ảo 
Các sự kiện được tổ chức online trên nền ảo

Mục tiêu cơ bản của tổ chức sự kiện trực tuyến là xác định mục tiêu cuối cùng mà doanh nghiệp muốn đạt được, ví dụ như:

  • Sự kiện tổng kết doanh thu cuối năm: Trao thưởng và khích lệ tinh thần làm việc của nhân sự.
  • Sự kiện giao lưu nội bộ: Rút ngắn khoảng cách giữa ban lãnh đạo với nhân viên, gây dựng sự đoàn kết giữa nhân sự ở các phòng ban khác nhau.
  • Sự kiện giải trí: Hoạt động âm nhạc/gameshow trực tuyến nhằm phục vụ nhu cầu giải trí. 
  • Lễ ra mắt sản phẩm/dịch vụ: Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ đến các nhà đầu tư, nhà tài trợ và người tiêu dùng.
  • Hội thảo/hội nghị: Giao lưu và trao đổi giữa các doanh nghiệp với nhau, lắng nghe chia sẻ từ các chuyên gia trong lĩnh vực. 

Trong khoảng 1 năm trở lại đây, 5 loại hình sự kiện này được doanh nghiệp ưa chuộng nhất nhằm truyền tải được thông điệp của mình một cách an toàn nhất. Phần lớn doanh nghiệp có chuyên môn trong lĩnh vực tiếp thị thông qua truyền thông để sự kiện được lên kế hoạch và tổ chức cách thuận lợi. 

Kế hoạch tổ chức sự kiện online

Có 5 bước trong kế hoạch của các sự kiện được tổ chức online. Doanh nghiệp cần phải phối hợp với đơn vị tổ chức thực hiện đầy đủ cả 5 bước.

Quay Sự kiện online tại doanh nghiệp
Quay Sự kiện online tại doanh nghiệp

Bước 1 – Nghiên cứu khách hàng: Tìm hiểu đối tượng mà doanh nghiệp đang muốn tiếp cận, thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải nhằm đưa ra chủ đề phù hợp cho sự kiện.

Bước 2 – Xác định thời gian, địa điểm: Vì là sự kiện online nên nơi ghi hình có thể là tại văn phòng của doanh nghiệp hoặc tại trường quay. Với chương trình livestream trên nền ảo thì phải quay tại phim trường phông nền xanh.

Bước 3 – Phác hoạ sự kiện qua bản thiết kế: Cho dù là quay ở văn phòng hay trường quay thì cũng cần có bản thiết kế sân khấu, bố trí chỗ ngồi hoặc đồ án 3D trước khi diễn ra sự kiện. 

Bước 4 – Lên kịch bản: Ekip sẽ dựa trên kịch bản và vận hành sao cho sự kiện diễn ra suôn sẻ. MC sẽ phải tuân thủ theo thời lượng đã được đưa ra trong kịch bản để điều phối chương trình.

Bước 5 – Triển khai và đo lường kết quả cuối cùng: Sau khi triển khai, doanh nghiệp có thể dựa trên các số liệu thu từ nền tảng phát sóng như Youtube, Facebook. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng thay đổi chiến lược nếu cảm thấy chưa hiệu quả.

Ngân sách tổ chức sự kiện online

Ngân sách của các sự kiện được tổ chức online bao gồm lập dự toán, lập chi phí dự phòng phát sinh và lập tổng ngân sách dự kiến.

  • Lập dự toán: Đây là quá trình liệt kê những chi phí cần chi tiêu cho sự kiện như dàn dựng, in ấn, truyền thông, mời nghệ sĩ, xe cộ hoặc những khoản phát sinh khác.
  • Lập chi phí dự phòng: Chi phí dự phòng chiếm khoảng 15% trên chi phí dự trù. Đối với mỗi sự kiện, cho dù là trực tuyến hay trực tiếp thì đều cần phải lên kế hoạch dự phòng trước.
  • Lập tổng ngân sách dự kiến: Đây là lúc tổng hợp lại ngân sách cho toàn bộ sự kiện. Doanh nghiệp có thể loại bỏ hoặc cắt tiết mục nếu cảm thấy chi phí phải trả quá cao.

Các sự kiện được tổ chức online đều cần phải đưa ra phương án cho cả 3 tiêu chí trên để có thể tổ chức một sự kiện thành công. Nếu như lo lắng về những khoản phát sinh, doanh nghiệp có thể tìm đến đơn vị có chuyên môn trong tổ chức sự kiện để được hỗ trợ. Hãy để JURO đồng hành với doanh nghiệp trong quá trình xây dựng tên tuổi thông qua truyền thông trực tuyến!

TIN TỨC LIÊN QUAN
Juro Production hợp tác sự kiện trực tuyến cùng đất xanh premium
JURO Production tổ chức thành công sự kiện trực tuyến cùng quý đối tác Đất Xanh Premium

Lễ ra quân tuyệt phẩm căn hộ THE PEAK GARDEN đánh dấu sự hợp tác lần đầu tiên giữa JURO Xem thêm

Lưu ý khi tổ chức các sự kiện online mùa dịch
Các sự kiện online mùa dịch và những yếu tố quyết định sự thành công

Hiện nay hình thức tổ chức các sự kiện online mùa dịch đã và đang dần dần trở thành xu Xem thêm

0898 449 969
TƯ VẤN