Tổ Chức Gala Dinner: Kịch Bản, Cách Lập Kế Hoạch A-Z

Tổ chức gala dinner tại Việt Nam thường được gộp chung với các buổi tiệc quan trọng như tiệc cuối năm (tiệc tất niên), đầu năm (tiệc tân niên), hoặc lễ kỷ niệm… để tiết kiệm chi phí và tối ưu thời gian thực hiện sự kiện.

Do đó, theo thời gian lâu dài thì định nghĩa về tổ chức sự kiện gala dinner cũng dần bắt đầu bị hiểu sai do cách thực thi chưa đúng của các doanh nghiệp tại Việt Nam.

Để hiểu rõ hơn về quy trình tổ chức gala dinner và xây dựng kịch bản tổ chức gala dinner như thế nào là tốt nhất?… Một số thông tin trong bài viết này của JURO sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều đấy nhé!

Gala dinner là gì?

Gala dinner là buổi tiệc quan trọng được thực hiện với mục đích ăn mừng, khen thưởng hoặc nhân cơ hội để doanh nghiệp gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến với các khách hàng đã luôn tin tưởng và đồng hành trong khoảng thời vừa qua.

Quy trình tổ chức gala dinner thường bao gồm rất nhiều tiết mục, điển hình nhất đó là phân tích các thành tựu doanh nghiệp gặt hái được trong thời gian gần nhất, khen thưởng các cá nhân có sự cống hiến tuyệt vời dành cho công ty và một số tiết mục giải trí khác,…

Do cách tổ chức chương trình gala dinner có vài nét tương đồng với tiệc cuối năm nên rất nhiều doanh nghiệp đã đưa ra quyết định gộp chung cả hai loại sự kiện này lại thành một.

Điều này hoàn toàn không sai nhưng dễ gây hiểu lầm cho khách hàng bởi họ cần phải hiểu rõ ý nghĩa của từng buổi tiệc và mục đích thực hiện tiệc của doanh nghiệp là gì.

Trên thiệp mời thì chú thích sự kiện gala dinner nhưng khi khách tham dự đến sự kiện thì lại thông báo là tiệc cuối năm thì quả thật rất lạc quẻ, không tạo được sự tin tưởng của khách hàng đối với doanh nghiệp.

Tổ chức gala dinner có ý nghĩa gì?

Ý nghĩa đầu tiên khi chúng ta thực hiện tổ chức gala dinner đó là xây dựng tốt mối quan hệ với các khách hàng và đối tác. Từ đó, giúp đảm bảo nguồn vốn đầu tư luôn được duy trì ổn định, giúp các dự án trong tương lai được thực hiện ổn thỏa.

Đồng thời, thông qua sự kiện này doanh nghiệp có thể chèn thêm một số nội dung mong muốn truyền tải như:

• Chia sẻ một số tin tức và sự phát triển của dự án.
• Những thành công đạt được khi hợp tác cùng đối tác.
• Nhá hàng trước sản phẩm mới đối với khách hàng thân thiết.
• Tô sáng tên tuổi của doanh nghiệp trên thị trường kinh tế.

Đối với các nhân viên trong doanh nghiệp thì việc tổ chức sự kiện gala dinner còn giúp mối quan hệ của các nhân viên trong công ty được thắt chặt, cùng nhau hỗ trợ để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

Xem thêm: Khái niệm tổ chức sự kiện: Tìm hiểu các thông tin chi tiết về tổ chức sự kiện!

Các yếu tố tạo nên sự thành công của buổi gala dinner

Dù là tiệc lớn hay tiệc nhỏ thì việc có sự góp mặt của Ban Lãnh Đạo, khách hàng và đối tác luôn cần phải thực hiện một cách chỉn chu, hoàn mỹ và ít gặp phải rủi ro ngoài ý muốn.

Vậy nên việc xác định rõ các yếu tố làm nên sự thành công của buổi tổ chức gala dinner sẽ giúp công việc chuẩn bị và thực thi sự kiện được diễn ra vô cùng tốt.

Ý tưởng tổ chức sự kiện gala dinner

Muốn gây được dấu ấn trong lòng khách tham dự tiệc gala dinner thì trước hết doanh nghiệp cần có ý tưởng đột phá, mang tính mới lạ cho chương trình sự kiện ngày hôm ấy.

Lý do JURO nhấn mạnh điều này là vì có rất nhiều doanh nghiệp tận dụng lại ý tưởng cũ để thực hiện cho kế hoạch tổ chức gala dinner, từ đó không đem lại hiệu ứng tích cực như mong muốn.

Vậy nên ý tưởng là thứ đầu tiên và cũng là thứ cần chú tâm kỹ lưỡng khi xây dựng kịch bản tổ chức gala dinner chỉn chu.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên xác định rõ mục đích thực hiện sự kiện để có thể dễ dàng tạo nên những ý nghĩa đột phá cho bữa tiệc gala.

Kịch bản tổ chức gala dinner

Xây dựng kịch bản là khâu quan trọng tiếp theo mà các nhà sáng tạo nội dung cần hoạt động hết công suất cho bữa tiệc gala dinner của doanh nghiệp.

Kịch bản tổ chức gala dinner được ví như khung xương sống của toàn bộ chương trình, vậy nên việc trình bày từng khung nội dung và thời gian diễn ra tiết mục cần phải được chi tiết hóa.

Để đánh giá kịch bản đó đã đạt hay chưa, doanh nghiệp nên để tất cả nhân viên hỗ trợ sự kiện cùng đọc qua và đưa ra nhận xét khách quan nhất. Từ những dữ kiện được cung cấp, nội dung kịch bản sẽ trở nên tốt hơn rất nhiều.

Thời gian và địa điểm tổ chức gala dinner

Sau khi đã chuẩn bị xong những dữ kiện quan trọng, tiếp đến doanh nghiệp cần phải thiết lập thời gian thực hiện sự kiện gala dinner và địa điểm đón khách mời.

Thời gian và địa điểm khi được xác định một cách chính xác sẽ giúp khách mời không tốn nhiều thời gian trong việc tìm kiếm địa điểm, cũng như tránh đi sai ngày.

Thực đơn bàn tiệc gala dinner

Do đây là bữa ăn thân mật giữa các nhân viên trong công ty và cả khách hàng, đối tác quan trọng nên việc lựa chọn món ăn chất lượng, phù hợp với chương trình sự kiện là điều rất đáng quan tâm.

Những món ăn không tốt thường không đem lại ấn tượng tốt cho khách tham dự sự kiện. Vậy nên hãy khắc phục rủi ro này ngay từ ban đầu bằng cách kiểm duyệt lại menu món ăn hoặc lựa chọn nhà hàng nổi tiếng về các món ăn ngon.

Trang thiết bị âm thanh, ánh sáng

Hiệu ứng âm thanh và ánh sáng là hai yếu tố không thể thiếu trong một sự kiện lớn bởi nó sẽ đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều hình ảnh đẹp và thước phim chất lượng.

Nếu doanh nghiệp có nhân sự có thể hỗ trợ về trang thiết bị trong sự kiện thì hãy chắc chắn họ phải nắm được kịch bản của buổi lễ để đi đèn và bật âm thanh chuẩn.

Ngược lại, nếu nhận sự hạn chế và không một ai có kinh nghiệm về việc làm nên các hiệu ứng ánh sáng cần thiết thì hãy thuê các đơn vị ngoài để được hỗ trợ một cách tốt nhất. JURO Production chính là cái tên mà doanh nghiệp có thể lưu tâm khi muốn hỗ trợ về sự kiện đấy nhé!

Cách lập kế hoạch tổ chức gala dinner chi tiết nhất

Chỉ chú ý vào một số thông tin quan trọng của buổi lễ thì vẫn chưa đủ để doanh nghiệp có thể sở hữu quy trình tổ chức gala dinner hoàn chỉnh và tốt nhất.

Để làm được điều này, trước hết cần phải lập ra các đầu mục công việc cần có trong bản kế hoạch tổ chức gala dinner để mọi nhân sự trong công ty đều có thể hỗ trợ được.

Xác định chủ đề và ý tưởng tổ chức gala dinner

Như đã trình bày ở trên, đây chính là yếu tố quan trọng giúp cho bữa tiệc gala diễn ra đúng với mục đích của doanh nghiệp mong muốn khi thực hiện.

Vậy nên một ý tưởng đột phá kèm theo sự mới lạ nhưng cần phải phù hợp với đối tượng tham dự sự kiện sẽ là điều cần phải lưu ý kỹ khi thực hiện.

Mục đích ở đây chính là nội dung mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến khách hàng. Liệu đó có phải là một chương trình giới thiệu về sản phẩm mới không, hay chỉ mong muốn nói đến các thành tích đạt được vừa rồi cho khách hàng,…

Xác định rõ mục đích cũng là thứ quan trọng để ý tưởng có thể “đâm chồi” và làm nên kế hoạch tổ chức gala dinner hoàn thiện nhất.

Lập danh sách khách mời tham gia

Số lượng khách mời thường gây ảnh hưởng đến việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện nên việc lập ra danh sách khách tham dự sẽ là điều cần thiết.

Điều này còn giúp Ban Tổ Chức có thể sắp xếp chỗ ngồi cho từng nhóm khách mời hợp lý, tránh việc để nhóm nhân tố quan trọng ngồi quá xa khán đài.

Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện gala dinner

Sau khi xác định được số lượng có trong danh sách khách mời thì tiếp đến chính là công việc lựa chọn địa điểm thích hợp để tiếp đãi khách quý.

Công việc này thực hiện khá lâu bởi mức giá cho thuê mặt bằng để tổ chức tiệc gala dinner thường có mức giá dao động khá cao. Vậy nên việc tìm hiểu giá của từng nơi cho thuê sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí hơn.

Ngoài ra, thời gian để thực hiện tổ chức gala dinner cũng cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng để tránh việc đãi tiệc không đúng thời gian mà mọi người rảnh, tránh việc bỏ trống quá nhiều bàn.

Xây dựng kịch bản tổ chức gala dinner

Kịch bản là thứ cốt lõi mà bất cứ ai thực hiện sự kiện đều phải nắm qua trước khi triển khai kế hoạch. Điều này giúp cho mạch chương trình được dẫn dắt xuyên suốt hiệu quả, ít gặp phải rủi ro ngoài ý muốn.

Nội dung bên trong kịch bản cần có các phần quan trọng như timeline, nội dung tiết mục, MC script và chú thích về hiệu ứng thiết bị ánh sáng, âm thanh,…

Khi kịch bản tổ chức gala dinner hoàn thiện, Ban Lãnh Đạo nên chắc chắn mọi người trong nhóm đều có thể đọc được để có thể bám sát theo từng timeline đã được lên kế hoạch cụ thể.

Dự trù chi phí tổ chức gala dinner

Cũng giống như những loại hình sự kiện khác, tổ chức gala dinner cũng cần phải có kế hoạch chi phí chi tiết cho từng khâu công việc, đặc biệt là khoảng chi phí dự trù.

Việc trích ra một khoảng tiền dành cho mục này sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết kịp thời một số sự cố đột ngột xảy ra, đáp ứng hiệu quả công việc của từng đội nhóm nhân sự hỗ trợ sự kiện.

Tiến hành sự kiện gala dinner

Khâu chuẩn bị sự kiện gala dinner chỉ là những bước đệm đầu tiên để thực hiện thành công sự kiện, tiếp đến doanh nghiệp cần bắt tay vào thực hiện.

Để các đầu công việc trong kịch bản tổ chức gala dinner được giải quyết tốt, Ban Tổ Chức nên chia đều chúng cho các bộ phận liên quan và có người đại diện đứng ra nhận trách nhiệm cho các nhiệm vụ được giao.

Khi chia nhỏ từng đầu công việc như vậy, doanh nghiệp sẽ dễ dàng quản lý nhân sự và kiểm soát tình huống diễn ra xuyên suốt buổi sự kiện, tìm ra cách ứng phó kịp thời nhất.

Kết thúc buổi tiệc gala dinner

Kết thúc buổi tiệc không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã hoàn thành công việc tổ chức sự kiện gala dinner, khâu kết thúc tiệc cũng cần phải chỉn chu không kém.

Tại đây, doanh nghiệp có thể chuẩn bị quà tặng hoặc điều hướng khách mời ở lại để chụp hình tập thể ý nghĩa.

Tham khảo bài viết:

• Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết và chuyên nghiệp

Một số hình thức tổ chức gala dinner phổ biến

Tính đến thời điểm hiện tại, tổ chức gala dinner gồm 4 dạng cơ bản và được thực hiện khá phổ biến tại Việt Nam:

Gala dinner gặp mặt, tri ân

Tại buổi tiệc này, doanh nghiệp thường xây dựng ý tưởng theo phương hướng gần gũi, thân thiện với một số trò chơi được diễn ra trong buổi sự kiện nhằm gắn kết mọi thành viên trong công ty với nhau.

Ngoài ra, đối với khách hàng thì đây còn là thời điểm thích hợp để doanh nghiệp gửi những lời tri ân chân thành đến với họ, đưa ra những hiệu quả công việc và cam kết cùng nhau phát triển trong thời gian sắp tới.

Gala dinner tổng kết năm

Đây là một trong những hình thức thường được nhiều doanh nghiệp gộp chung với sự kiện tất niên để tiết kiệm chi phí và là “một công đôi việc”.

Trong buổi liên hoan cuối năm khách mời sẽ được tham gia các trò chơi ý nghĩa do Ban Tổ Chức thực hiện cùng với một số phần quà giá trị.

Đồng thời, do là buổi tiệc tổng kết năm nên tổ chức gala dinner vào thời gian này thường đem lại ý nghĩa rất sâu sắc với các nhân viên tham dự sự kiện.

Gala dinner chào đón năm mới

Khác với tiệc cuối năm, đầu năm là bữa tiệc mang đầy sự hân hoan với một tương lai tươi sáng phía trước, không khí vô cùng vui tươi và náo nhiệt.

Tại buổi tiệc này, Ban tổ chức sẽ mời một số cá nhân quan trọng trong bộ máy công ty phát biểu và đưa ra định hướng mới sắp đến cho công ty.

Điều này tạo động lực rất lớn cho các nhân viên khi bắt đầu những chuỗi ngày làm việc sau thời gian nghỉ lễ lớn nhất trong năm.

Gala dinner kết hợp du lịch, team building

Đây cũng là một hình thức “một công đôi việc” khi giúp doanh nghiệp có thêm nhiều ý tưởng mới cho buổi tiệc gala dinner đầy ý nghĩa.

Khách mời tham dự chủ ý sẽ là các nhân viên hoặc đối tác làm ăn lâu năm của doanh nghiệp. Địa điểm và thời gian có thể là khu vực gần hoặc thời xa dài với các địa điểm xa hơn.

Mẫu kịch bản tổ chức gala dinner chuyên nghiệp 2022

Một mẫu kịch bản tổ chức gala dinner chuyên nghiệp sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn đôi chút về cách thực hiện đấy nhé!

Câu hỏi thường gặp khi tổ chức sự kiện gala dinner

Tổ chức gala dinner vào thời gian nào là thích hợp nhất?

Để thực hiện một buổi gala dinner thành công thì doanh nghiệp nên lựa chọn các địa điểm tổ chức tiệc dễ tìm và thời gian để đãi tiệc đó là buổi chiều tối vào các ngày cuối tuần. Đây là thời gian rảnh của hầu hết mọi người nên việc dư bạn khó có thể xảy ra.

Gala dinner thường diễn ra trong bao lâu?

Xét cho cùng thì cách tổ chức gala dinner cũng giống như loại hình sự kiện thông thường nên thời gian diễn ra thường kéo dài ba tiếng đồng hồ. Tùy vào tiết mục hoặc thời điểm dịch bệnh mà thời gian của bữa gala sẽ có nhiều thay đổi.

Vì sao cách tổ chức chương trình gala dinner không đạt hiệu quả?

Hiệu quả của việc thực hiện tổ chức sự kiện gala dinner thường cần nhiều yếu tố và đương nhiên quan trọng nhất chính là yếu tố thời gian. Để bữa tiệc của bạn được nhiều người chú ý đến thì trước khi thực hiện cần phải có những chiến dịch thông cáo với truyền thông trước đó, sau đó chính là khâu thực hiện và cuối cùng là việc truyền thông sau khi sự kiện kết thúc. Chỉ cần thực hiện đầy đủ các quy trình cần thiết, tổ chức gala dinner của bạn sẽ diễn ra hiệu quả.

Truyền Thông Juro – Công ty tổ chức gala dinner cho công ty trọn gói TPHCM

Với hơn 8 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, JURO là cái tên được rất nhiều doanh nghiệp tin tưởng và ưu tiên lựa chọn mỗi khi cần hỗ trợ thực hiện sự kiện lớn hoặc nhỏ.

Sở hữu trang thiết bị tân tiến và nhân sự trẻ năng động, những công việc liên quan về sự kiện sẽ được chúng tôi đáp ứng hiệu quả, đặc biệt là các gói dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đứng đầu thị trường Hồ Chí Minh.

Bài viết liên quan cùng chủ đề:

• Sinh nhật công ty nên tổ chức như thế nào? Kế hoạch tổ chức chi tiết!
• Tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập công ty: Cách lập kế hoạch A-Z
• Tổ chức team building cho công ty như thế nào mang lại hiệu quả

Chỉ cần liên hệ và nói với chúng tôi về khó khăn bạn đang gặp phải, tự khắc JURO sẽ có những giải pháp tối ưu nhất, giúp cả đôi bên cùng có thể nhận lại nhiều lợi ích nhất.

Nhanh tay liên hệ để được JURO tư vấn và báo giá tổ chức gala dinner bạn nhé!