Quy Trình Tổ Chức Hội Thảo Chuyên Nghiệp Chi Tiết A-Z

Tổ chức hội thảo là một hình thức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy doanh số thường niên của mỗi doanh nghiệp và rất phổ biến hiện nay. Đây sẽ là dịp để các doanh nghiệp có thể thảo luận, thu thập ý kiến các chuyên gia, người tiêu dùng về thương hiệu, sản phẩm nhằm nâng cao chất lượng trải nghiệm sản phẩm.

Tổ chức hội thảo là gì?

Được tổ chức với mục đích tăng sự thu hút của khách hàng tiềm năng đối với thương hiệu và duy trì các mối quan hệ đối tác, hội thảo cũng chính là cơ hội để các doanh nghiệp có thể gặp gỡ, kết nối và tạo nên mối quan hệ hợp tác với nhau nhằm nâng cao giá trị hình ảnh thương hiệu.

Đọc thêm: Khái niệm tổ chức sự kiện là gì và quy trình tổ chức một sự kiện

Mục đích và ý nghĩa của việc tổ chức hội thảo

Nâng cao giá trị hình ảnh thương hiệu

Chương trình tổ chức hội thảo thường được trang trí và thực hiện dựa trên văn hóa của doanh nghiệp. Do đó, bên cạnh việc trao đổi và lắng nghe những chia sẻ kiến thức chuyên môn từ diễn giả, người tham dự còn được đắm chìm trong không gian mang đậm sắc màu của doanh nghiệp, tiếp xúc, trao đổi với ban lãnh đạo từ đó có thể mang hình ảnh doanh nghiệp đến gần hơn với người tiêu dùng và đối tác.

Không chỉ là một chương trình trao đổi và chia sẻ kiến thức, tổ chức sự kiện hội thảo còn là một hoạt động giúp doanh nghiệp quảng bá hình ảnh thương hiệu, truyền thông công chúng và nâng cao uy tín đối với người tiêu dùng.

Quảng bá sản phẩm mới

Hội thảo thường là nơi tập trung nhiều đối tác, chuyên gia trong lĩnh vực và khách hàng nên đây chính cơ hội tuyệt vời để các doanh nghiệp có thể giới thiệu các sản phẩm mới và nhận lại những ý kiến phản hồi chân thật nhất.

Giải quyết những vấn đề khách quan còn tồn đọng

Đây thường là những buổi hội thảo nội bộ của công ty, được tổ chức để giải quyết những vấn đề chuyên môn, xoay quanh chủ đề thực tiễn mà doanh nghiệp đang gặp phải. Những chuyên gia trong ngành, diễn giả tại hội thảo sẽ cùng tham gia để trao đổi, thảo luận và rút ra hướng giải pháp dành cho vấn đề còn tồn đọng.

Xây dựng lòng tin của doanh nghiệp đối khách hàng

Một trong những lý do lớn nhất mà các doanh nghiệp mong muốn tổ chức hội thảo chính là xây dựng được lòng tin đối với khách hàng. Các hội thảo tạo được sự chú ý và gây ấn tượng mạnh đối với người tham dự nhờ việc chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm sẽ giúp lòng tin của khách đối với doanh nghiệp sẽ được nâng cao.

Một số chương trình hội thảo phổ biến hiện nay

Hội thảo khoa học

Đây là dạng hội thảo được tổ chức bởi các tổ chức, viện nghiên cứu khoa học, trường đại học hoặc trung tâm công nghệ nhằm thảo luận về một vấn đề xã hội, công bố kết quả nghiên cứu khoa học. Do đó, dạng hội thảo này thường không mang lại giá trị truyền thông cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học, hội thảo chuyên đề A-Z

Hội thảo khách hàng

Hội thảo khách hàng là sự kiện trao đổi, bàn luận và đối thoại về một dịch vụ, sản phẩm mới giữ doanh nghiệp với khách hàng. Đồng thời đây cũng là dịp để các doanh nghiệp có thể giới thiệu, ra mắt sản phẩm mới với những khách hàng lâu năm.

Hội thảo tập huấn

Hội thảo tập huấn là một kiểu hội thảo nội bộ với người tham gia là các đơn vị, ban ngành trực thuộc công ty. Mục đích tổ chức hội thảo tập huấn thường là chia sẻ kiến thức, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn.

Hội thảo chuyên môn – chuyên đề

Hội thảo chuyên đề – chuyên môn là một buổi sự kiện thảo luận xoay quanh một vấn đề thực tiễn trong kinh doanh, xã hội, cơ sở lý luận giữa nhiều chuyên gia trong lĩnh vực với một diễn giả tại hội thảo.

Tổ chức workshop

Workshop là loại hình hội thảo phổ biến hiện nay và nhận được sự quan tâm rất lớn đặc biệt là các bạn trẻ. Đây là một sự kiện hoặc chuỗi sự kiện để mọi người cùng kết nối, giao lưu và chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm trong một lĩnh vực nổi bật. Vì các buổi workshop thường có sự góp mặt của các diễn giả nổi tiếng và có thể giải đáp những thắc mắc, câu hỏi về những chủ đề nổi trội của xã hội nên được rất nhiều bạn trẻ quan tâm.

Xem thêm: Workshop là gì? Cách lập kế hoạch tổ chức workshop hiệu quả A-Z

Hội thảo du học

Mục đích tổ chức hội thảo du học là sự kiện để những tổ chức, công ty cung cấp dịch vụ du học giúp những người tham gia giải đáp những thắc mắc xoay quanh vấn đề du học, đồng thời cũng là dịp để những doanh nghiệp này tìm kiếm khách hàng tiềm năng.

Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp với 7 bước cơ bản

Tổ chức hội thảo cần những gì? Quy trình tổ chức hội thảo như thế nào? Đây chắc chắn là những câu hỏi mà bất cứ doanh nghiệp nào chuẩn bị tổ chức hội thảo đều quan tâm. Để có một sự kiện thành công, chúng ta cần phải trải qua rất công đoạn và sau đây quy trình với các bước tổ chức hội thảo cơ bản.

Bước 1: Xác định chủ đề và mục tiêu hội thảo

Việc xác định chủ đề và mục tiêu sẽ giúp bạn dễ hình dung hơn về một hội thảo sẽ được diễn ra như thế nào, cần chuẩn bị những gì và từ đó sẽ lên được kế hoạch cụ thể, chi tiết hơn để việc tổ chức sự kiện hội thảo được diễn ra đúng mục đích.

Bước 2: Lên bản phác thảo chi tiết về kế hoạch tổ chức

Lên kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết là một trong những bước cực kỳ quan trọng trong quy trình tổ chức hội thảo. Trước khi xây dựng kế hoạch, bạn cần nắm rõ những mong muốn, yêu cầu được thực hiện trong hội thảo, rồi từ đó xây dựng nên kịch bản, những điểm nổi bật và diễn biến của hội thảo sẽ được diễn ra như thế nào.

Một bản kế hoạch chỉn chu cho hội thảo sẽ bao gồm những ý sau:

• Mục tiêu mà hội thảo muốn hướng đến là gì?
• Nội dung chính của buổi hội thảo là gì?
• Buổi hội thảo sẽ diễn ra ở đâu? Thời gian nào?
• Ngân sách cho buổi hội thảo là bao nhiêu?
• Danh sách khách mời.
• Tìm đơn vị phụ trách tổ chức hội thảo.
• Bắt đầu xây dựng chương trình hội thảo.
• Những phương án xử lý rủi ro trong quá trình diễn ra hội thảo.

Bước 3: Chuẩn bị trước khi hội thảo diễn ra

Việc chuẩn bị trước khi hội thảo diễn ra là công đoạn tốn khá nhiều thời gian, công sức và kinh phí. Để biết tổ chức hội thảo cần những gì, bạn nên lên một danh sách những đầu mục cần quan tâm như:

• Lựa chọn không gian tổ chức phù hợp với chủ đề của hội thảo.
• Chuẩn bị những tư liệu liên quan đến hội thảo như video, hình ảnh, âm thanh quảng bá về sản phẩm hoặc những chủ đề, chuyên đề của hội thảo.
• Những vật dụng, dụng cụ liên quan đến sự kiện như:
  • Câu khẩu hiệu về chủ đề của buổi hội thảo.
  • Trang thiết bị sự kiện, ánh sáng, âm thanh.
  • Banner, backdrop, standee liên quan đến hội thảo và doanh nghiệp.
  • Quầy trưng bày sản phẩm hoặc sản phẩm mới để quảng bá.

• Thư mời dành cho khách tham dự hội thảo.
• Thực hiện những công tác truyền thông, quảng bá cho hội thảo.

Bước 4: Thực hiện tổ chức hội thảo

Sau khi đã thực hiện xong công tác chuẩn bị, tổ chức hội thảo như thế nào sẽ là vấn đề tiếp theo dành cho bạn. Đến giai đoạn này, bạn cần đảm bảo khâu chuẩn bị đã hoàn thành 100% và sẵn sàng bước vào giai đoạn thực hiện.

• Đón tiếp đối tác, khách hàng tham dự hội thảo.
• Thực hiện hội thảo và điều phối để chương trình được diễn ra theo đúng kế hoạch.

Bước 5: Kết thúc chương trình hội thảo

Sau khi thực hiện bế mạc chương trình, ban tổ chức nên chuẩn bị sẵn những món quà lưu niệm nho nhỏ gửi đến những người tham dự. Đây sẽ là cách tạo dấu ấn tích cực cho người tham dự đối với sự kiện, cũng như doanh nghiệp tổ chức.

Kết thúc chương trình, ban tổ chức sẽ bắt đầu thực hiện biên bản hội thảo. Việc này sẽ giúp đánh giá tổng quan sự kiện, những thiếu sót trong quá trình diễn ra và đơn vị tổ chức cũng sẽ rút được kinh nghiệm cho những hội thảo sau.

Bước 6: Xử lý thông tin sau khi hội thảo kết thúc

Những nội dung được trình bày trong hội thảo đều là các vấn đề quan trọng của doanh nghiệp, do đó việc xử lý thông tin hội thảo sau khi kết thúc là rất cần thiết. Doanh nghiệp cần đưa ra đánh giá nội dung hội thảo và thực hiện kiến nghị về nội dung đã thảo luận đến các đơn vị, tổ chức tham dự hội thảo.

Bước 7: Đánh giá hiệu quả của buổi hội thảo

Cuối cùng, đơn vị tổ chức hội thảo cần đánh giá lại hiệu quả của buổi hội thảo. Số lượng người thực tế tham gia so với dự kiến, những ý kiến, phản hồi của người tham dự đối với sự kiện và kết quả quảng bá truyền thông của sự kiện đều là những vấn đề cần phải quan tâm. Những điều này sẽ giúp bạn đúc kết được nhiều kinh nghiệm và dễ dàng hơn trong những lần tổ chức hội thảo sau.

Gợi ý một số ý tưởng tổ chức chương trình hội thảo hay nhất

Những buổi hội thảo thường diễn ra liên tục, kéo dài trong nhiều giờ đồng hồ nên rất dễ dẫn đến tình trạng nhàm chán nếu chỉ diễn ra những nội dung chính trong hội thảo. Do đó, doanh nghiệp tổ chức hội thảo nên kết hợp thêm những buổi teabreak, liên hoan hoặc tiệc nhẹ song song với hội thảo. Điều này sẽ giúp khách tham dự được cảm thấy thư giãn và có trải nghiệm tốt hơn.

Bên cạnh đó, đơn vị tổ chức có thể lồng ghép thêm các mini game hoặc tiết mục âm nhạc giải trí để tăng tính thu hút cho sự kiện. Tùy theo tính chất của mỗi sự kiện, hội thảo mà ban tổ chức có thể đưa các chương trình giải trí vào giữa hoặc gần cuối chương trình.

Mẫu kịch bản timeline tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Trên đây là một timeline tổ chức hội thảo mà bạn có thể tham khảo. Lên timeline cho sự kiện cũng là một việc không kém phần quan trọng, bạn có thể dự trù được thời gian diễn ra sự kiện, đồng thời nắm rõ những đầu mục nội dung và điều phối sự kiện đi đúng hướng.

Xem thêm: Mẫu Kịch Bản Chương Trình Hội Thảo Khoa Học Chi Tiết

Những lưu ý khi tổ chức sự kiện hội thảo

Chương trình tổ chức hội thảo thường bao gồm rất nhiều công đoạn, sau khi đã bắt tay vào hoàn thành bước chuẩn bị, bạn có thể bắt đầu giai đoạn thực hiện. Tuy nhiên, để có thể mang lại một hội thảo thành công nhất và hạn chế được những rủi ro trong quá trình tổ chức, bạn cần lưu ý những vấn đề sau:

Lên chủ đề và xác định mục tiêu chương trình muốn hướng đến

Chủ đề chương trình là một phần cực kỳ quan trọng vì nó sẽ truyền tải những thông điệp mà chương trình muốn gửi đến những người tham gia một cách ngắn gọn nhất. Thông qua chủ đề, để người tham gia có thể nắm được nội dung của chương trình thì chủ đề cần ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn đầy đủ ý.

Lựa chọn khách mời phù hợp với chủ đề chương trình

Bên cạnh nội dung, khách mời là những chuyên gia trong lĩnh vực cũng là điểm thu hút nhiều sự quan tâm của công chúng. Không chỉ có lợi về mặt truyền thông, sự xuất hiện của những khách mời có chỗ đứng trong lĩnh vực còn giúp tạo sự uy tín và nâng cao sự tin tưởng dành cho chương trình.

Địa điểm và tiện ích đi kèm phòng hội nghị cũng nên được quan tâm

Tùy theo quy mô và tính chất của buổi hội thảo mà bạn nên lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo cho phù hợp. Không nên chọn những hội trường có diện tích quá lớn hoặc quá nhỏ để tránh ảnh hưởng đến không khí của sự kiện. Bên cạnh đó, ban tổ chức cũng cần chú ý đến những tiện ích đi kèm của địa điểm tổ chức như máy chiếu, hệ thống âm thanh, thiết bị cùng các thiết bị hỗ trợ khác.

Quảng bá cho hội thảo

Một trong những điểm mấu chốt tạo nên thành công của sự kiện chính là thu hút được đông đảo người quan tâm. Do đó, quảng bá cho hội thảo là hoạt động rất cần thiết trước khi hội thảo diễn ra. Ban tổ chức nên bắt đầu những hoạt động truyền thông cho hội thảo trước ngày diễn ra 1-2 tuần và nhắm vào đối tượng phù hợp để tăng sức hút dành cho hội thảo.

Tìm hiểu thêm: Truyền thông sự kiện là gì? Các bước truyền thông sự kiện hiệu quả

Thu nhập thông tin người tham gia

Việc thu nhập thông tin người tham gia sẽ giúp ban tổ chức dễ kiểm soát về số lượng khách mời và đảm bảo hội thảo diễn ra hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, việc thu nhập thông tin khách mời còn có lợi ích trong việc nâng cao mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp, cũng như là tìm kiếm khách hàng tiềm năng.

Câu hỏi thường gặp khi tổ chức hội thảo

Tổ chức hội thảo cần những gì?

• Xác định mục tiêu và chủ đề của hội thảo.
• Lên kế hoạch chi tiết cho hội thảo.
• Chuẩn bị trước khi hội thảo diễn ra.
• Truyền thông, quảng bá cho hội thảo.
• Xử lý thông tin sau khi hội thảo kết thúc và đánh giá hội thảo.

Tổ chức hội thảo như thế nào để tối ưu ngân sách?

• Xác định số lượng khách mời tham gia
• Lựa chọn địa điểm phù hợp.
• Lựa chọn đơn vị tổ chức uy tín.

Cách tổ chức hội thảo thu hút?

• Lựa chọn những chủ đề thực tiễn và được xã hội quan tâm.
• Lựa chọn diễn giả, khách mời đặc biệt có tiếng trong lĩnh vực và phù hợp với chủ đề chương trình.
• Kịch bản hội thảo đặc sắc.
• Sáng tạo những chương trình giải trí trong hội thảo.

Công ty tổ chức hội thảo chuyên nghiệp trọn gói – Truyền Thông Juro

Truyền Thông Juro – đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp hàng đầu thành phố Hồ Chí Minh. Với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức hội thảo chuyên nghiệp cùng đội ngũ nhân sự trẻ đầy sự sáng tạo, JURO đã tổ chức thành công nhiều sự kiện lớn nhỏ, đa lĩnh vực và nhận được nhiều lời phản hồi tích cực từ phía khách hàng.

Bên cạnh đội ngũ nhân sự tràn đầy nhiệt huyết, trang thiết bị hiện đại cũng là một trong những lý do tạo nên những sự kiện, hội thảo cực kỳ thành công bởi Công ty Truyền Thông Juro. Là đơn vị có chỗ đứng và sự uy tín trong ngành, JURO tự tin có thể giúp bạn tạo nên những sự kiện hoành tráng, chuyên nghiệp và để lại những ấn tượng lâu dài đối với khách hàng của quý doanh nghiệp.

Tổ chức hội thảo luôn là vấn đề lớn đối với nhiều doanh nghiệp, tuy nhiên điều đó sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu bạn chọn được đơn vị tổ chức chất lượng. Truyền Thông Juro đồng hành cùng các doanh nghiệp trong những sự kiện ấn tượng. Hãy để chúng tôi giúp bạn tạo nên những chương trình đầy dấu ấn và mang đến những trải nghiệm tuyệt vời đối với doanh nghiệp và khách hàng của bạn nhé!