Dịch vụ tổ chức khai trương đang là một trong những dịch vụ nổi bật của lĩnh vực tổ chức sự kiện. Lý giải cho xu hướng trên là do sự phát triển của kinh tế đất nước cùng với sự năng động, nhạy bén của con người trong xã hội hiện đại đã góp phần thúc đẩy nhiều người muốn được khởi nghiệp kinh doanh. Và như một xu thế tất yếu, nhu cầu thành lập doanh nghiệp càng cao thì nhu cầu sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện cũng ngày một nhiều.
Không đơn thuần chỉ là một sự kiện ra mắt, lễ khai trương còn có tầm quan trọng và ý nghĩa to lớn đối với sự ra đời của một doanh nghiệp/thương hiệu trên thị trường. Và trong bài viết dưới đây, hãy cùng JURO tìm hiểu chi tiết hơn về dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương này nhé!
Tầm quan trọng của việc tổ chức lễ khai trương
Ông bà ta thường có câu “Đầu xuôi đuôi lọt”. Ý muốn nói rằng, bất kỳ công việc nào ngay từ ban đầu đã làm tốt thì những thì những bước sau sẽ càng thuận lợi và suôn sẻ. Đặc biệt, trong kinh doanh câu nói đó càng trở nên đúng đắn.
Lễ khai trương từ lâu đã trở thành một sự kiện vô cùng quan trọng với bất kỳ một doanh nghiệp, công ty nào khi chính thức ra mắt thị trường. Nó không chỉ là một cột mốc đánh dấu sự xuất hiện mà còn là dịp để các doanh nghiệp giới thiệu dịch vụ, sản phẩm của mình với khách hàng. Hơn hết, đối với người Việt sự kiện này còn mang nhiều yếu tố tâm linh.
Do đó, khi tổ chức tiệc khai trương, hầu hết các đơn vị đều phải có sự đầu tư chỉn chu và kỹ lưỡng về thời gian lẫn các hạng mục cần thiết. Nếu sự kiện ra mắt thành công và thu hút được sự chú ý của công chúng thì coi như doanh nghiệp đã có bước khởi đầu khá thuận lợi. Hiện nay, nhu cầu thị trường ngày một tăng lên, dịch vụ tổ chức lễ khai trương càng phong phú và được xây dựng bài bản hơn trước rất nhiều.
Các yếu tố cần lưu ý khi tổ chức khai trương
Địa điểm tổ chức lễ khai trương
Để việc tổ chức lễ khai trương công ty được diễn ra thuận lợi thì khâu chọn địa điểm tổ chức là vô cùng quan trọng. Những việc mà chúng ta cần làm đó là tìm kiếm thông tin, tham khảo giá cả, xem xét vị trí, quy mô và kiểm tra chất lượng nơi tổ chức.
Quy mô tổ chức chương trình khai trương
Xác định quy mô tổ chức sự kiện khai trương để dự trù chi phí tổ chức và xây dựng kịch bản sự kiện phù hợp. Quy mô sự kiện lớn hay nhỏ còn phụ thuộc vào tính chất sự kiện. Nếu là lễ khai trương cửa hàng thì các bạn chỉ cần mất khoảng 1 – 2 tuần để lên kế hoạch cụ thể. Còn với lễ khai trương của công ty cần phải đầu tư nhiều thời gian hơn, có thể mất từ 1 – 2 tháng để chuẩn bị.
Đối tượng khách mời tham dự tiệc khai trương
Một trong những bước quan trọng khi tổ chức sự kiện nói chung và tiệc khai trương nói riêng đó là xác định đối tượng khách mời, phân loại khách mời và lên danh sách khách mời cụ thể. Các bạn có thể phân loại thành khách mời chính thức, khách mời dự bị, khách mời quan trọng và các cơ quan truyền thông, báo chí đưa tin sự kiện, khách hàng, đối tác, nhà cung ứng…
Thời điểm tổ chức sự kiện khai trương
Yếu tố thời gian trong tổ chức sự kiện là vô cùng quan trọng. Bởi nó có ảnh hưởng đến hiệu quả truyền thông cũng như khả năng khách mời có thể tham gia được hay không. Hãy đảm bảo sự kiện của bạn không trùng với một sự kiện quan trọng nào khác trong ngày để tránh làm giảm đi sự quan tâm của công chúng. Cùng với đó, theo yếu tố tâm linh các bạn đừng quên chọn một ngày tốt và hợp với cung, mệnh của mình để việc tổ chức được thuận buồm xuôi gió nhé!
Mục đích của tổ chức khai trương
Trước khi sự kiện khai trương diễn ra các doanh nghiệp phải xác định rõ mục đích tổ chức của mình. Đó chính là những giá trị và kết quả mà bạn mong muốn đạt được. Bởi chỉ khi xác định rõ mục đích ngay từ đầu thì sau sự kiện chúng ta mới có cơ sở để đánh giá mức độ hiệu quả nó.
Các hình thức tổ chức khai trương phổ biến
Hiện nay có rất nhiều hình thức tổ chức khai trương, dưới đây chúng tôi sẽ liệt kê 4 hình thức tổ chức khai trương phổ biến cho các bạn cùng tham khảo!
Tổ chức khai trương cửa hàng
Ngày nay, số lượng các cửa hàng mở ra ngày một nhiều nên việc tổ chức lễ khai trương cửa hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng nhằm thu hút sự quan tâm và tìm kiếm khách hàng. Có một lưu ý trong ngày khai trương đó là hãy chọn những mặt hàng hot và nổi bật nhất để trưng bày. Bên cạnh đó, để tránh tình trạng thiếu hụt hàng hoá khiến trải nghiệm của khách hàng không được tốt thì hãy cố gắng chuẩn bị thật đầy đủ các loại sản phẩm nhé!
Xem thêm: Gợi ý các ý tưởng khai trương cửa hàng hay và hiệu quả
Tổ chức khai trương công ty
Không chỉ cửa hàng mà số lượng các công ty, doanh nghiệp xuất hiện cũng ngày một nhiều. Khi tổ chức khai trương công ty, để tạo được ấn tượng thì phần lên kế hoạch và xây dựng chương trình phải được đầu tư kỹ lưỡng. Bởi đây là một bước cực kỳ quan trọng để giới thiệu sự xuất hiện của thương hiệu và là cơ hội vàng để doanh nghiệp bạn tiếp cận với khách hàng tiềm năng cũng như xây dựng mối quan hệ với các đối tác.
Xem thêm: Công việc cần chuẩn bị khi khai trương công ty để mang lại thành công cho sự kiện!
Tổ chức khai trương chi nhánh mới
Khai trương chi nhánh mới tức là thương hiệu của bạn đã có danh tiếng nhất định trên thị trường cùng với một lượng khách hàng tiềm năng. Các bạn nên tận dụng những lợi thế đó để truyền thông cho sự kiện khai trương chi nhánh mới của mình.
Tổ chức khai trương trung tâm ngoại ngữ
Nhu cầu học ngoại ngữ ngày một tăng cao kéo theo sự xuất hiện của trung tâm ngoại ngữ ngày một nhiều. Không chỉ đánh dấu sự ra mắt và đi vào hoạt động, sự kiện còn là dịp để trung tâm thu hút học viên tới đăng ký học tập. Vì vậy, việc tổ chức khai trương phải được lên kế hoạch chỉn chu, chi tiết để tránh được những rủi ro không đáng có.
Tìm hiểu thêm: Khái niệm tổ chức sự kiện là gì? Tổng hợp các thông tin chi tiết A-Z
Quy trình các bước tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp
Bước 1: Xác định chủ đề buổi khai trương
Mục đích khai trương và đối tượng khách mời là những yếu tố giúp bạn có thể xác định được chủ đề buổi khai trương. Đặc biệt, chủ đề phải bám sát và đáp ứng được mục đích mà chúng ta đã vạch ra từ ban đầu.
Bước 2: Xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương
Sau khi xác định chủ đề thì việc tiếp theo cần làm là lên kế hoạch cụ thể cho sự kiện. Một sự kiện được lên kế hoạch bài bản và chỉn chu không chỉ giúp buổi khai trương diễn ra suôn sẻ mà còn giúp doanh nghiệp để lại ấn tượng tốt đẹp cho khách mời khi tham gia. Bước này nếu chúng ta làm càng chi tiết thì việc triển khai những bước sau sẽ dễ dàng hơn.
Bước 3: Xây dựng timeline, kịch bản sự kiện khai trương
Kịch bản là yếu tố không thể thiếu để làm nên thành công cho sự kiện. Kịch bản thường có 3 loại: Kịch bản tổng thể, kịch bản MC và kịch bản kỹ thuật.
Cùng với nhu cầu đa dạng của khách hàng và sự phát triển không ngừng của lĩnh vực tổ chức sự kiện, các mẫu kịch bản tổ chức cũng có nhiều sự đổi mới và trở nên phong phú hơn để tạo nên sự đột phá và đáp ứng được nhu cầu của thị trường.
Bước 4: Truyền thông sự kiện
Truyền thông sự kiện mang lại rất nhiều lợi ích cho thương hiệu của bạn. Bên cạnh việc kích thích sự tò mò và thu hút sự quan tâm của công chúng thì việc truyền thông sự kiện còn giúp quảng bá rộng rãi thương hiệu và truyền tải thông tin tới những ai không trực tiếp tham dự. Để truyền thông đạt được hiệu quả, các bạn phải chuẩn bị và triển khai từ sớm. Cùng với đó, đừng quên truyền thông cho cả thời điểm trong và sau sự kiện nữa nhé!
Bước 5: Chuẩn bị trước lễ khai trương
Để sự kiện khai trương được diễn ra suôn sẻ, hãy chuẩn bị đầy đủ các hạng mục và các vật dụng cần thiết, bao gồm: Khảo sát địa điểm, in ấn, làm việc với các bên cung ứng, lắp đặt, trang trí,… Bên cạnh đó, đừng quên rà soát, kiểm tra lại lần nữa các khâu và các hạng mục tổ chức để tránh hoặc khắc phục kịp thời những sự cố không đáng có.
Bước 6: Tiến hành khai trương
Các bộ phận phải đảm bảo đã phân công rõ ràng công việc để có thể phối hợp nhịp nhàng và luôn hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình tổ chức sự kiện khai trương nhằm giúp chương trình diễn ra một cách hoàn hảo nhất. Một buổi lễ khai trương sẽ được diễn ra gồm phần lễ và phần hội.
Bước 7: Kết thúc lễ, tổng kết và đánh giá
Sau khi kết thúc sự kiện, việc các bạn cần làm là dọn dẹp hội trường, hoàn trả và thanh lý hợp đồng với các bên. Cùng với đó là lập bản báo cáo chi tiết về sự kiện, đánh giá mức độ hiệu quả và những ưu, nhược điểm trong quá trình tổ chức.
Dịch vụ livestream lễ khai trương tại JURO Production là một trong các dịch vụ được sử dụng phổ biến và nhận được phản hồi tích cực từ khách hàng. Liên hệ ngay với hotline của chúng tôi để nhận được tư vấn báo giá chi tiết nhất!
Mẫu kịch bản tổ chức khai trương chi tiết nhất 2023
Kịch bản tổ chức khai trương thường có các phần như sau:
- Đón khách
- Ổn định
- Khai mạc
- Nghi lễ
- Văn nghệ
- Kết thúc chương trình.
Đón khách
Để tạo ấn tượng tốt đẹp cho khách mời và cho họ thấy được những thiện chí của các bạn thì ngay từ khâu đón khách phải được tiến hành một cách chỉn chu và lịch sự.
Thời gian đón khách dự trù từ 10 – 15 phút là hợp lý. Bao gồm việc thông báo thời gian tổ chức, mời khách chụp hình, dán số, hướng dẫn,…
Ổn định chỗ ngồi
Bước này chúng ta có thể thông báo ngắn gọn nhưng cách thức thông báo phải trang trọng và lịch sự. Nên nhắc khách từ 2 – 3 lần để tránh tình trạng nhiều khách vào trễ không nắm được thông tin.
Khai mạc
MC gửi lời chào, giới thiệu về sự kiện và thông báo khai mạc. Đồng thời, giới thiệu về đại biểu cùng thành phần khách mời tham dự. Bên cạnh đó, MC sẽ mời Ban lãnh đạo công ty lên phát biểu, nêu cảm nghĩ về sự kiện và có những lời gửi gắm cho hành trình sắp tới.
Nghi lễ
Nghi lễ là phần đặc biệt quan trọng khi tổ chức khai trương. Trong phần này, MC sẽ mời Ban lãnh đạo và các đại biểu lên thực hiện nghi thức cắt băng khai trương. Trên sân khấu sẽ được bố trí pháo nổ để tăng thêm hiệu ứng cho sự kiện. Sau khi cắt băng, đại biểu tiến hành cắt bánh và khui rượu chúc mừng. Mọi người cùng nâng ly và mong ước về sự phát triển mạnh mẽ của công ty trong tương lai.
Văn nghệ
Bất kỳ sự kiện nào cũng không thể thiếu được phần văn nghệ – chất xúc tác cho tạo nên cảm xúc của những người tham dự. Bên cạnh đó, âm nhạc cũng làm cho bầu không khí sự kiện thêm phần sôi động và tạo thêm điểm nhấn nổi bật. Tuy nhiên, mỗi tiết mục chỉ nên giới hạn trong vòng 5 phút để không làm ảnh hưởng đến thời lượng chương trình và dành thời gian cho những phần quan trọng hơn.
Kết thúc sự kiện
Ở phần này, MC sẽ thông báo bế mạc sự kiện, gửi lời cảm ơn và chúc mừng sự kiện thành công tốt đẹp. Tiếp theo đó, đội ngũ nhân viên, PG sẽ dẫn khách mời đi tham quan và trải nghiệm thêm các dịch vụ/ sản phẩm của công ty mình.
Ngoài ra, để tạo thêm ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác, các bạn có thể chuẩn bị quà tặng cho những người tham gia. Đó có thể là các ấn phẩm mang dấu ấn của doanh nghiệp như túi, bút, sổ tay, bình nước,…
Ý tưởng tổ chức lễ khai trương cửa hàng, công ty ấn tượng
Mascot vui nhộn cho buổi lễ khai trương
Nếu bạn cảm thấy những buổi lễ khai trương theo dạng truyền thống dễ khiến khách mời bị nhàm chán và khó gây ấn tượng được với công chúng thì các bạn có thể thêm mascot vào sự kiện của mình để tạo ra một điểm nhấn mới mẻ. Đó có thể là một chú gấu, một nhân vật hoạt hình hay một loại hoa quả bất kỳ.
Tuy nhiên, các bạn cần đảm bảo mascot đó phải phù hợp với mục đích sự kiện và hình ảnh mà thương hiệu của bạn đang hướng tới.
Mời người nổi tiếng
Mời nhân vật nổi tiếng cũng là một cách để đẩy mạnh truyền thông cho lễ khai trương của các công ty/cửa hàng. Nếu các bạn có đủ ngân sách để chi trả cho việc mời người nổi tiếng thì đó quả là một ý tưởng không tồi.
Hiện nay có rất nhiều đơn vị đã chọn cách này để PR cho sự kiện của mình. Tuy nhiên, cũng như việc chọn nhân vật mascot, khi mời người nổi tiếng, các bạn cần xét đến yếu tố người đó có phù hợp với các tiêu chí sự kiện mà công ty đang cần hay không?
Mở tiệc, mời dùng thử sản phẩm miễn phí
Những sự kiện khai trương nhà hàng hoặc cửa hàng mỹ phẩm có thể áp dụng cách này để thu hút sự chú ý của khách hàng. Tiếng lành đồn xa, nếu buổi lễ khai trương mang tới cho khách hàng những trải nghiệm tốt và nhận về những đánh giá tích cực thì việc ra mắt thương hiệu của bạn sẽ được khách hàng biết đến nhiều hơn.
Bên cạnh đó, thông qua những trải nghiệm thực tế và đánh giá của khách hàng các bạn có thể biết được những ưu, nhược điểm của sản phẩm/dịch vụ của mình và có sự cải tiến, điều chỉnh để trở tốt hơn.
Xem thêm: Top 6 ý tưởng tổ chức sự kiện online ấn tượng và độc đáo
Câu hỏi thường gặp khi tổ chức khai trương
Những rủi ro nào có thể xảy ra trong quá trình tổ chức khai trương công ty?
Những rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện nói chung và tổ chức khai trương là điều không thể tránh khỏi. Điều chúng ta cần làm là dự trù trước rủi ro và đưa ra phương án dự phòng để giảm thiểu thiệt hại tới mức thấp nhất. Đó có thể là các sự cố về mặt kỹ thuật như âm thanh, ánh sáng, về an toàn trong các thiết bị cùng với đó là khả năng khách mời tham dự không đủ, chất lượng tiệc kém, yếu tố thời tiết bất lợi và nghiêm trọng hơn là cháy nổ.
Làm sao để sử dụng ngân sách tổ chức khai trương một cách hiệu quả nhất?
Để ngân sách tổ chức được sử dụng một cách hiệu quả và tiết kiệm nhất đòi hỏi người phụ trách phải lên kế hoạch chi tiết và list rõ từng hạng mục để tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư quá nhiều làm lãng phí ngân sách. Bên cạnh đó, các bạn có thể cân nhắc và chọn lựa các nhà cung cấp với giá cả phải chăng nhất để hợp tác.
Làm thế nào để thu hút được nhiều người tham gia sự kiện khai trương?
Có rất nhiều yếu tố để thu hút được sự quan tâm và tham gia của nhiều người tới sự kiện của bạn. Trong đó, có một số yếu tố nổi bật như: Truyền thông, lợi ích mà sự kiện mang lại, mức độ phù hợp với nhu cầu mà công chúng quan tâm ngoài ra còn có một số yếu tố như thời gian, địa điểm tổ chức, những thứ miễn phí,…
Công ty tổ chức khai trương trọn gói chuyên nghiệp – Truyền Thông Juro
Thay vì tốn nhiều thời gian lên kế hoạch và lựa chọn từng đơn vị cung cấp dịch vụ cho từng hạng mục đơn lẻ thì các bạn có thể lựa chọn dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói cho công ty/ cửa hàng của mình.
Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện, Truyền Thông Juro tự tin công ty tổ chức khai trương có thể mang tới cho các bạn những trải nghiệm tốt nhất cùng dịch vụ chất lượng nhất.
Chúng tôi ý thức được tầm quan trọng của buổi lễ khai trương, chính vì thế chúng tôi sẽ cố gắng để thay công ty bạn thực hiện một sự kiện chỉn chu và để lại những ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách hàng.
Một khởi đầu tốt đẹp sẽ góp phần mang đến may mắn, thuận lợi cho hành trình về sau. Do đó, sự kiện tổ chức khai trương của bất kỳ một doanh nghiệp/công ty nào cũng nên được chú trọng đầu tư.
Và nếu các bạn đang có nhu cầu hoặc muốn nhận tư vấn chi tiết về dịch vụ tổ chức lễ khai trương hãy nhanh chóng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất nhé!
Để tổ chức một sự kiện thành công thì người ta cần phải thực hiện đầy đủ từng bước theo Xem thêm
Tổ chức tiệc tất niên cuối năm là một sự kiện thường niên của hầu hết các công ty lớn, Xem thêm
Tổ chức Year End Party là hoạt động không thể thiếu của mọi doanh nghiệp vào dịp cuối năm để Xem thêm
Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới là hoạt động đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối Xem thêm
