Cách Tổ Chức Sự Kiện Ra Mắt Sản Phẩm Mới Hiệu Quả A-Z

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới là hoạt động đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, bởi nó giúp thu hút được sự quan tâm của khách hàng cũng như giới truyền thông. Tuy nhiên để có một sự kiện giới thiệu sản phẩm mới thu hút khách hàng không phải là điều dễ dàng. JURO Production sẽ bật mí cho bạn một vài cách để thực hiện điều này.

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới là gì?

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới (Product Lauching Event) là dịp để các doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm, thương hiệu hoặc dịch vụ mới của doanh nghiệp đến với công chúng. Lễ ra mắt sản phẩm là cơ hội để doanh nghiệp gây ấn tượng đối với khách hàng và bắt đầu tiếp cận thị trường nên thường được tổ chức rất chuyên nghiệp và chỉn chu.

Lễ ra mắt sản phẩm mới có vai trò gì?

Lễ ra mắt sản phẩm mới được tổ chức với mục đích đưa sản phẩm mới ra thị trường. Giúp khách hàng, đối tác và công chúng biết đến sản phẩm. Sự kiện này sẽ xoay quanh sản phẩm, làm nổi bật các đặc điểm, tính năng và công dụng của sản phẩm. Đồng thời đưa ra sự khác biệt của sản phẩm với các đối thủ cạnh tranh. Mục tiêu ra mắt sản phẩm mới của doanh nghiệp khi thực hiện sự kiện đó là:

• Tạo sự chú ý đối với khách hàng, đối tác: Sự kiện có thể coi là một cú “hích” đối với những khách hàng đã biết đến thương hiệu hay những khách hàng thân thiết có thể xem xét và ra quyết định mua sản phẩm. Bên cạnh đó, cũng thu hút các khách hàng tiềm năng biết đến sản phẩm.
• Tạo sự quan tâm đối với giới truyền thông: Truyền thông là đơn vị trung gian đưa sản phẩm đến với khách hàng. Nếu event ra mắt sản phẩm mới nhận được sự quan tâm và đánh giá tốt từ truyền thông thì hình ảnh thương hiệu sẽ tốt hơn trong mắt công chúng.
• Phản hồi của khách hàng đối với sản phẩm: Dựa vào những phản hồi của khách hàng và các chuyên gia tại lễ ra mắt mà doanh nghiệp sẽ tiếp nhận và hoàn thiện sản phẩm trước khi chính thức mở bán và đưa vào thị trường.

Event ra mắt sản phẩm mới thường được tổ chức theo hình thức nào

Có nhiều hình thức tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới khác nhau. Tùy theo tính chất đặc thù của mỗi loại hình sản phẩm mà đơn vị tổ chức có thể lựa chọn cho hình thức tổ chức cho phù hợp và đây cũng chính là yếu tố làm nên thành công của buổi ra mắt sản phẩm mới.

Lễ ra mắt sản phẩm mới online

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm online là hình thức tổ chức lễ ra mắt sản phẩm khá phổ biến trong thời gian gần đây sau khi đại dịch Covid 19 bùng nổ. Lễ ra mắt giới thiệu sản phẩm theo hình thức online được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng vì hình thức này có thể tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều so với hình thức offline nhưng lại có độ phủ sóng truyền thông mạng xã hội cao, không giới hạn người tham gia chương trình và tiếp cận được nhiều khách hàng hơn.

Tuy nhiên chương trình ra mắt sản phẩm mới online vẫn còn nhiều điểm hạn chế khi người dùng không thể trải nghiệm sản phẩm trực tiếp và đưa ra những đánh giá khách quan về sản phẩm.

Tổ chức sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm mới

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm theo hình thức họp báo là cách để thông tin về sản phẩm mới được quảng bá rộng rãi đến người tiêu dùng vì có sự góp mặt tham gia của rất nhiều đơn vị truyền thông, cánh nhà báo, cơ quan báo chí. Tuy nhiên, chi phí tổ chức họp báo thường rất cao vì phải được tổ chức chỉnh chu, chuyên nghiệp và mời nhiều đơn vị truyền thông lớn.

Tổ chức hoạt động activation

Activation là hoạt động marketing thương hiệu nhằm thu hút sự quan tâm của khách hàng thông qua việc phát sản phẩm dùng thử và trưng bày gian hàng. Đây là một hình thức giới thiệu sản phẩm mới ra mắt được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng vì khá đơn giản và không tốn quá nhiều chi phí. Hoạt động activation thường được diễn ra tại cửa hàng, hội chợ, trung tâm thương mại hay những khu vực tập trung đông người.

Launching sản phẩm mới thông qua hội thảo, hội nghị

Launching là một hình thức sự kiện ra mắt sản phẩm mới được tổ chức như một buổi hội nghị, hội thảo với sự góp mặt của rất nhiều đơn vị có chuyên môn, khách hàng, đối tác và báo chí…. Tại đây, doanh nghiệp sẽ công bố các sản phẩm và dịch vụ đã có mặt trên thị trường và Product Launching Event (Lễ ra mắt sản phẩm mới) thường có chi phí rất cao vì cần chuẩn bị rất nhiều khâu, chuyên nghiệp cả về tổ chức lẫn hình ảnh.

Tổ chức roadshow để giới thiệu sản phẩm mới

Roadshow là một phương thức quảng bá sản phẩm được nhiều doanh nghiệp lớn lựa chọn khi xây dựng chương trình ra mắt sản phẩm mới. Hình thức này được tổ chức theo dạng lưu động và di chuyển xung quanh những khu vực tập trung đông người và nhân viên trong roadshow thường thu hút người đi đường bằng cách mang đồng phục thương hiệu hoặc trang bị có vẻ ngoài nổi bật.

Các bước tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm mới

Để tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm mới thành công, bạn có thể tham khảo quy trình chi tiết mà JURO gợi ý sau đây:

Bước 1: Tìm hiểu chi tiết về sản phẩm chuẩn bị giới thiệu

Đây là bước quan trọng để bạn có thể giới thiệu đặc tính của sản phẩm đến với khách hàng và công chúng mục tiêu. Để tìm hiểu về sản phẩm bạn cần tự trả lời một số câu hỏi như:

• Ai là đối tượng sử dụng sản phẩm này?
• Công dụng và tính chất của sản phẩm là gì?
• Sự khác biệt của sản phẩm với đối thủ cạnh tranh.
• Đối tượng công chúng mục tiêu mà doanh nghiệp muốn hướng đến là ai?

Hãy để đội ngũ nhân viên thực hiện sự kiện trải nghiệm sản phẩm để họ có cái nhìn khách quan và đưa hình ảnh sản phẩm đến với công chúng một cách trực quan nhất.

Bước 2: Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Thời gian và địa điểm cũng là những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của sự kiện:

• Về địa điểm: Đơn vị tổ chức cần chọn những địa điểm có đủ sức chứa cho khách mời tham gia, bên cạnh đó cũng cần nơi để khách hàng được trải nghiệm sản phẩm. Sự kiện cần ưu tiên những địa điểm ở trung tâm, phù hợp với đối tượng khách mời để họ dễ di chuyển.
• Về thời gian: Nên lựa chọn vào các ngày cuối tuần để khách mời có thể sắp xếp thời gian đến tham gia sự kiện. Bên cạnh đó, cũng nên tránh trùng thời điểm với các sự kiện của thương hiệu lớn khác vì sẽ gây giảm hiệu quả truyền thông cho sự kiện.

Bước 3: Lên kế hoạch cho buổi ra mắt sản phẩm

Kế hoạch là bước quan trọng nhất trong công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện. Một kế hoạch sự kiện càng chi tiết thì càng giúp hạn chế được các rủi ro trong quá trình tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới.

Mẫu kế hoạch ra mắt sản phẩm mới bao gồm các nội dung chính: Xác định mục tiêu của sự kiện, đối tượng tham gia sự kiện, thông điệp chính của sự kiện, kịch bản cho sự kiện.

Bước 4: Truyền thông cho sự kiện cho buổi tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm mới

Truyền thông cho sự kiện cần đảm bảo đủ 3 bước: Truyền thông trước sự kiện, truyền thông trong sự kiện và truyền thông sau sự kiện. Hiện nay chúng ta hoàn toàn có thể truyền thông miễn phí trên các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Instagram,… Hoặc quảng cáo mất phí trên các phương tiện truyền thông báo đài, tivi,…

Bước 5: Thu thập thông tin khách hàng, tổng kết, báo cáo

Các thông tin thu thập được từ khách mời tham gia sự kiện chính là những khách hàng tiềm năng và những khách hàng thân thiết. Sau khi kết thúc sự kiện, hãy thực hiện phân tích hàng vi mua hàng của các nhóm đối tượng này và có các chiến dịch Marketing phù hợp khi đưa sản phẩm vào thị trường.

Mẫu kịch bản sự kiện ra mắt sản phẩm mới chuyên nghiệp 2022

Để có thể xây dựng một kịch bản sự kiện ra mắt sản phẩm mới hoàn chỉnh, bạn cần tìm hiểu và tính toán cụ thể về sự kiện sắp diễn ra. Sau đây là timeline diễn ra của một chương trình ra mắt sản phẩm mới mà bạn có thể tham khảo:

Đón tiếp khách mời

Bạn nên chuẩn bị khu vực đón khách tại sảnh của sự kiện. Tại đây cần chuẩn bị bàn check in, khu vực tặng quà lưu niệm. Bên cạnh đó, bạn nên bố trí thêm đội ngũ PG để hướng dẫn khách mời làm thủ tục check in và giới thiệu sản phẩm.

Mở đầu chương trình

Sau khi tất cả khách mời đã tiến vào hội trường, MC sẽ mời mọi người ổn định chỗ ngồi và giới thiệu về tiết mục mở màn. Sau văn nghệ là phần phát biểu của doanh nghiệp về mục đích của chương trình và gửi lời cảm ơn đến khách mời.

Chính thức ra mắt sản phẩm mới

Đây được xem là phần quan trọng nhất của một sự kiện ra mắt sản phẩm mới. Chính vì thế, đơn vị tổ chức cần chú trọng vào khâu chuẩn bị cũng như thực hiện để gây được ấn tượng với khách hàng và doanh nghiệp có thể truyền tải được thông điệp của sản phẩm mới đến gần với người tiêu dùng hơn.

Giới thiệu chi tiết về sản phẩm

Đại diện doanh nghiệp sẽ thuyết trình chi tiết về sản phẩm, kết hợp cùng slide, video hoặc hiệu ứng LED để phần thuyết trình được sinh động hơn và khách mời có thể hình dung cụ thể hơn về sản phẩm.

Dùng thử và trải nghiệm thực tế sản phẩm

Sau khi giới thiệu, ban tổ chức sẽ mời khách tham dự trải nghiệm thử sản phẩm và đưa ra những cảm nhận cá nhân về sản phẩm. Thông qua hoạt động này, doanh nghiệp có thể thu thập ý kiến đánh giá khách quan và có cái nhìn thực tế về sản phẩm, cũng như giúp khách hàng dễ tiếp cận sản phẩm hơn.

Tiệc nhẹ

Sau khi trải qua những giây phút bàn luận về vấn đề chuyên môn, để tạo thêm không khí thư giãn cho chương trình, ban tổ chức có thể chuẩn bị những buổi tiệc nhẹ để mời khách. Đây cũng được xem như một lời cảm ơn của doanh nghiệp gửi đến khách mời và giúp họ có cái nhìn thiện cảm hơn với thương hiệu.

Kết thúc chương trình

Trước khi tuyên bố kết thúc chương trình, người đại diện doanh nghiệp sẽ đứng lên phát biểu bế mạc, đồng thời gửi lời cảm ơn đến toàn thể khách mời. Cuối cùng, MC sẽ gửi lời chúc đến quan khách và khép lại chương trình.

Xem thêm: Kịch bản họp báo ra mắt sản phẩm mới chi tiết nhất

Các yếu tố đánh giá sự thành công của buổi ra mắt sản phẩm mới

Chủ đề và ý tưởng của chương trình ra mắt sản phẩm

Không chỉ riêng tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới, điều quan trọng nhất làm nên thành công của bất kỳ buổi sự kiện nào cũng chính là ý tưởng và chủ đề của chương trình. Một ý tưởng độc đáo và một chủ đề được nhiều người quan tâm sẽ giúp sự kiện tạo được ấn tượng mạnh đối với người tham dự.

Đơn vị tổ chức ra mắt sản phẩm

Bạn nên ưu tiên những đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, có tiếng trong nghề. Một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, có nhiều kinh nghiệm, kỹ năng và trang thiết bị hiện đại sẽ giúp doanh nghiệp có một buổi lễ ra mắt được chỉnh chu hơn.

Chương trình diễn ra trong sự kiện ra mắt sản phẩm

Để thay đổi không khí và tạo sự lôi cuốn đối với người tham dự, theo dõi sự kiện, ban tổ chức nên lồng ghép những tiết mục giải trí đan xen vào chương trình.

Những lưu ý khi xây dựng chương trình ra mắt sản phẩm

• Địa điểm diễn ra sự kiện: bạn nên lựa chọn những địa điểm phù hợp với mục tiêu sự kiện như chủ đề, số lượng người tham gia, không gian có phù hợp với sản phẩm ra mắt hay không.
• Thời gian diễn ra sự kiện: đây là một yếu tố quan trọng trong quá trình xây dựng chương trình ra mắt sản phẩm vì nó còn phụ thuộc vào yếu tố phong thủy và nên lựa chọn vào thời gian thuận tiện đối với khách mời tham dự như thứ 7 hoặc chủ nhật.
• Truyền thông cho sự kiện: Để tạo sự chú ý đối với công chúng, bạn nên thực hiện công tác truyền thông cho lễ ra mắt sản phẩm trước 1 – 2 tuần.
• Ý tưởng là điểm thu hút của sự kiện: để tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới thành công có sự góp công rất lớn của những ý tưởng kịch bản độc đáo.
• Lập kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc: khi tổ chức sự lễ ra mắt sản phẩm cần chuẩn bị rất nhiều khâu. Để quản lý và theo dõi tiến độ công việc diễn ra thuận lợi thì bạn nên lập một bảng kế hoạch công việc.

Dịch vụ tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm trọn gói – Truyền Thông Juro

Một đơn vị truyền thông với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện nói chung và tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới nói riêng. Sở hữu đội ngũ nhân sự hùng hậu với óc sáng tạo, có chuyên môn cao cùng khả năng nắm bắt và xử lý tình huống nhanh nhạy. JURO luôn sẵn sàng đưa những gói dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đến với khách hàng.

Câu hỏi thường gặp về lễ ra mắt sản phẩm

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới gồm những công việc gì?

• Tìm hiểu chi tiết về sản phẩm.
• Xác định địa điểm và thời gian tổ chức.
• Xây dựng kế hoạch tổ chức.
• Truyền thông cho sự kiện sắp diễn ra.
• Thu thập thông tin khách hàng, báo cáo và tổng kết.

Cách để tạo nên một buổi lễ ra mắt sản phẩm ấn tượng?

Đầu tư vào ý tưởng kịch bản chính là cách tốt nhất. Một ý tưởng độc đáo với những nội dung truyền tải sâu sắc sẽ giúp khách mời có ấn tượng tốt.

Chi phí tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới khoảng bao nhiêu?

Điều này còn phụ thuộc vào mục tiêu tổ chức của doanh nghiệp là gì, loại hình sự kiện ra mắt sản phẩm, quy mô tổ chức và ngân sách của doanh nghiệp cho kế hoạch này.

Xem thêm bài viết: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện như thế nào?

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới là hoạt động vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp vì đây chính là cơ hội để họ có thể tạo dấu ấn riêng và gây ấn tượng đối với người tiêu dùng. Sự thành công của sản phẩm phụ thuộc rất lớn vào lễ ra mắt sản phẩm. Chính vì thế, doanh nghiệp nên lựa chọn những đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp để mang lại thành công cho sự kiện.