Một buổi tổ chức tọa đàm luôn cần được đầu tư chuyên nghiệp và chỉn chu từ khâu chuẩn bị cho đến thực hiện vì đây là sự kiện có sự tham gia của nhiều gương mặt tên tuổi. Nếu bạn đang có kế hoạch thực hiện một buổi tọa đàm nhưng vẫn chưa biết bắt đầu từ đâu, cách để tạo nên một sự kiện ấn tượng thì đây chính là bài viết dành cho bạn. JURO sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về quy trình tổ chức tọa đàm hoàn chỉnh nhất.
Tổ chức tọa đàm là gì
Tổ chức tọa đàm là một hình thức sự kiện có sự góp mặt của các chuyên gia, người có chuyên môn hoặc những chủ doanh nghiệp để bàn luận về một vấn đề cụ thể nào đó. Tại buổi tọa đàm, những người tham dự sẽ có quyền trình bày quan điểm, ý kiến cá nhân của mình thông qua kiến thức mà họ đã nắm được về vấn đề được đưa ra.
Mục đích tổ chức sự kiện tọa đàm
Mục đích tổ chức sự kiện tọa đàm là để giải quyết những vấn đề mới nảy sinh trong các lĩnh vực được xã hội quan tâm ngày nay. Xã hội chúng ta ngày càng phát triển, kéo theo đó là vô vàn vấn đề được phát sinh từ mọi lĩnh vực và cần có lời giải đáp từ những người có chuyên môn, những chuyên gia đầu ngành.
Do đó, tổ chức sự kiện tọa đàm sẽ giúp người tham dự sẽ có cơ hội bàn luận và bày tỏ quan điểm cá nhân về những thắc mắc xoay quanh vấn đề, đồng thời nhận lại sự phản hồi từ những người có chuyên môn.
Tìm hiểu thêm: Tọa đàm là gì? Mục đích và ý nghĩa của chương trình tọa đàm
Hình thức chương trình tọa đàm phổ biến
Tọa đàm trực tuyến (online)
Tổ chức tọa đàm trực tuyến hay còn gọi với một cái tên rất phổ biến hiện nay là talkshow, thường được phát sóng trên đài truyền hoặc nhiều nền tảng mạng xã hội như Facebook, Youtube… Tọa đàm trực tuyến được tổ chức dưới hình thức livestream, phát sóng trực tiếp và người xem sẽ tương tác với các chuyên gia, khách mời thông qua điện thoại hoặc bình luận trên nền tảng được livestream.
Sau đại dịch covid bùng nổ, xã hội bị hạn chế sự tiếp xúc và tập trung đông người thì hình thức livestream tổ chức tọa đàm trở nên phổ biến và được ưa chuộng hơn rất nhiều. Bên cạnh đó, hình thức tổ chức sự kiện online cũng tiết kiệm chi phí và thu hút được nhiều người tham dự hơn rất nhiều so với hình thức truyền thống.
Tổ chức buổi tọa đàm offline
Tổ chức tọa đàm offline cũng là buổi thảo luận về một vấn đề chung giữa chuyên gia và những người tham dự như dưới hình thức offline, tất cả những người tham dự tọa đàm sẽ đến hội trường và được trao đổi trực tiếp với các chuyên gia.
Không giống với hình thức trực tuyến, tọa đàm offline thường được tổ chức có sự đầu tư và chuyên nghiệp hơn vì cần có sự chuẩn bị cho cả các diễn giả và những khách mời được tham dự.
Quy trình tổ chức chương trình tọa đàm
Xác định mục đích tổ chức tọa đàm
Bước đầu tiên để bắt đầu việc tổ chức tọa đàm chính là xác định mục đích và chủ đề cần bàn luận trong buổi tọa đàm là gì. Mỗi chủ đề tọa đàm sẽ có một tập khách mời theo từng độ tuổi và lĩnh vực khác nhau, do đó doanh nghiệp cần định hướng rõ ràng và lên nội dung tổ chức phù hợp.
Mục đích tổ chức tọa đàm chính là nền tảng để đơn vị tổ chức có thể xây dựng kế hoạch, lên ý tưởng cũng như nội dung giúp mang lại sự thành công cho sự kiện.
Kế hoạch tổ chức tọa đàm hoàn chỉnh
Việc lên kế hoạch tổ chức tọa đàm sẽ giúp bạn có thể hình dung được những công việc cần chuẩn bị, kiểm soát được khối lượng và tiến độ công việc. Thông thường, một bảng kế hoạch tọa đàm thường bao gồm những đầu mục công việc sau:
- Mục tiêu mà buổi tọa đàm hướng đến là gì?
- Kịch bản tổ chức tọa đàm.
- Thời gian và địa điểm tổ chức.
- Liên hệ đơn vị tổ chức tọa đàm chuyên nghiệp.
- Lên danh sách đội ngũ nhân sự tổ chức tọa đàm.
- Lên danh sách khách mời.
- Tổng hợp kinh phí và đưa ra kinh phí dự trù.
- Bắt đầu tiến hành tổ chức.
Xem thêm: Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chi tiết A-Z
Bắt đầu chuẩn bị tổ chức tọa đàm
Sau khi xây dựng xong kế hoạch tổ chức, việc quan trọng tiếp theo là bắt tay vào công đoạn chuẩn bị. Doanh nghiệp cần xác định quy mô tổ chức tọa đàm mong muốn và địa điểm tổ chức phù hợp với số lượng khách mời tham gia. Về thời gian tổ chức, bạn nên chọn những ngày cuối tuần để khách mời có thể thuận tiện tham dự.
Việc xác định quy mô tổ chức sẽ giúp doanh nghiệp hoạch định được chi phí dành cho buổi tọa đàm và tránh trường hợp lãng phí ngân sách.
Kịch bản tổ chức tọa đàm chuyên nghiệp
Kịch bản chính là yếu tố chủ chốt quyết định 90% sự thành công của việc tổ chức tọa đàm. Để có thể hướng buổi tọa đàm đi đúng mục đích ban đầu doanh nghiệp mong muốn và tạo dấu ấn trong lòng người tham dự, kịch bản soạn ra phải cần phải cụ thể và độc đáo.
Tại các buổi tọa đàm sẽ thường diễn ra nhiều tranh luận, bàn bạc giữa các chuyên gia và khách mời về vấn đề đã được đặt ra trước đó. Việc soạn trước kịch bản sẽ giúp sự kiện diễn ra theo kế hoạch đã đưa ra trước đó mà không bị lan man. Một kịch bản tổ chức tọa đàm thường bao gồm những phần sau:
- Chủ đề chính
- Mục đích tổ chức tọa đàm là gì?
- Giới thiệu những khách mời, những chuyên gia đầu ngành có mặt tại sự kiện.
- Bắt đầu tọa đàm và trình bày nội dung về chủ đề chính.
- Tiếp nhận thông tin từ người tham dự và giải đáp thắc mắc. Chia sẻ kinh nghiệm và ý kiến về nội dung chính, từ đó tìm ra hướng đi cho vấn đề.
- Bế mạc và tổng kết lại nội dung chính của buổi tọa đàm.
Công ty tổ chức tọa đàm uy tín tại TPHCM – Truyền Thông Juro
Là một trong những đơn vị hàng đầu Hồ Chí Minh cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, JURO tự tin mang đến khách hàng những giải pháp tổ chức tọa đàm đặc sắc và ấn tượng.
Với đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, tràn đầy sự sáng tạo kết hợp cùng hệ thống trang thiết bị hiện đại, JURO chắc chắn sẽ mang đến cho một buổi tọa đàm thành công nhưng vẫn tối ưu được chi phí tổ chức.
► Bài viết cùng chủ đề:
Tổ chức tọa đàm hay bất kỳ sự kiện nào cũng đều cần có sự chuẩn bị và lên kế hoạch cụ thể. Hy vọng qua bài viết này có thể giúp bạn giải đáp một số vấn liên quan đến tổ chức tọa đàm. Nếu bạn vẫn còn những thắc mắc về quy trình tổ chức, chi phí hay những vấn đề khác thì hãy liên hệ ngay với JURO để được tư vấn và giải đáp mọi vấn đề thắc mắc về tổ chức tọa đàm nhé!