TIN TỨC
Trang chủ/Tin tức

Top 5 lưu ý để buổi tổ chức sự kiện thành công

Những lưu ý để có buổi tổ chức sự kiện thành công. Có thể nói, đối với mỗi sự kiện khác nhau mà ban tổ chức sẽ phải lập các kế hoạch tổ chức sự kiện khác nhau với một số điều chỉnh hợp lý và linh hoạt. Tuy nhiên nhìn chung vẫn phải đảm bảo các nội dung sau đây để có buổi tổ chức sự kiện thành công

Lên kế hoạch lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp

Khi bạn chọn được không gian tổ chức sự kiện phù hợp cho sự kiện của mình, gần như bạn đang đi được nửa chặng đường hướng tới một sự kiện thành công và thắng lợi. Điều này là do bạn chỉ có thể đi sâu vào lập kế hoạch cho các khía cạnh khác của sự kiện sau khi địa điểm của bạn được xác nhận.

Ví dụ như kế hoạch chỗ ngồi, hậu cần, dịch vụ ăn uống, hệ thống âm thanh, hoạt động,… Một nhà cung cấp không gian tổ chức sự kiện tốt luôn cập nhật và nâng cao công nghệ của họ. Điều này sẽ đảm bảo rằng sự kiện bạn đang tổ chức sẽ nhận được sự hỗ trợ cần thiết như hỗ trợ âm thanh, hình ảnh cơ bản, quản lý không gian và thậm chí là các địa chỉ liên hệ mà bạn có thể cần cho những việc khác như cung cấp thực phẩm và lập kế hoạch hoạt động.

Lên kế hoạch lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp
Lên kế hoạch lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp

Phân bố nhân lực tổ chức event hợp lý để tổ chức sự kiện thành công

Việc chọn nguồn nhân lực khá quan trọng trong quá trình tổ chức event. Nếu chọn sai sẽ khiến việc tổ chức bị trì trệ, hoặc có thể dẫn đến không thành công. Vậy để việc tổ chức diễn ra suôn sẻ, nhân lực cần đầy đủ các yếu tố sau:

  • Có kiến thức: Phải có kiến thức về sản phẩm, về lĩnh vực quý công ty muốn tổ chức event. Cũng như hiểu biết về đối tượng khách hàng mà quý công ty muốn hướng đến.
  • Kỹ năng: Có kỹ năng lập kế hoạch tổ chức. Đồng thời có khả năng giám sát quá trình tổ chức sự kiện.
  • Có khả năng sáng tạo, xử lý tình huống
  • Thái độ: Có một thái độ nghiêm túc, nhiệt tình không ngại khó khăn. Chịu áp lực công việc cũng như luôn luôn học hỏi và xây dựng mối quan hệ với mọi người.
Phân bố nhân lực tổ chức event hợp lý
Phân bố nhân lực tổ chức event hợp lý

Chuẩn bị kịch bản nội dung chi tiết

Quý công ty cần đưa ra những nội dung cần thiết, chi tiết của từng phần. Bên cạnh đó còn phải chuẩn bị và nêu rõ những nhân sự thực hiện phần nội dung này, trang thiết bị, đồ dùng cần thiết để hỗ trợ nhân sự thực hiện tốt hơn.

Ví dụ phần vinh danh, khen thưởng cần có danh sách cụ thể, rõ ràng. Phân loại theo từng nhà phân phối hay giám đốc kinh doanh có thành tích có thành tích xuất sắc theo từng cấp bậc để phần trao thưởng được diễn ra có khoa học, hợp lý. Phần âm nhạc cần chuẩn bị rõ những tiết mục của các ca sĩ hoặc nhóm nhảy chuyên nghiệp và những tiết mục “cây nhà lá vườn” của nhân viên công ty…

>> Xem thêm: Tại sao lại sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện?

Lưu ý phần âm thanh ánh sáng

Ban đội ngũ kỹ thuật âm thanh ánh sáng vô cùng quan trọng
Ban đội ngũ kỹ thuật âm thanh ánh sáng vô cùng quan trọng

Ban đội ngũ kỹ thuật âm thanh ánh sáng là một phần được coi là quan trọng nhất đối với một sự kiện. Họ là những người đảm nhiệm nhiệm vụ tạo ra những hiệu ứng ánh sáng, âm thanh phục vụ cho những người tham dự có thể tận hưởng được sự tuyệt vời của một sự kiện. Công việc này yêu cầu đòi hỏi những nhân viên kỹ thuật này phải thật năng động, có thể xử lý được những tình huống bất ngờ bên cạnh đó là điều phối và vận hành hệ thống âm thanh ánh sáng trong suốt từ đầu đến cuối của sự kiện. Chính vì vậy mà họ trở thành một phần không thể thiếu trong một ekip tổ chức sự kiện.

Tuân thủ đúng theo kế hoạch tổ chức sự kiện

Khi tiến hành các sự kiện, bất kể quy mô lớn hay nhỏ thì bao giờ cũng yêu cầu một kế hoạch chi tiết đến những phần việc nhỏ nhất. Phân công chi tiết công việc cho từng người trong đội ngũ và có deadline cụ thể để chia nhỏ các mục tiêu đã đề ra. Qua đó giúp hoàn thành chúng hiệu quả, nhanh chóng, đảm bảo tiến độ chương trình. 

Tuân thủ đúng theo kế hoạch tổ chức sự kiện
Tuân thủ đúng theo kế hoạch tổ chức sự kiện

Muốn vậy, ban tổ chức khi làm sự kiện cần đảm bảo rằng mọi quy trình tổ chức sự kiện của mình luôn bám sát theo kế hoạch. Ngoài ra, cũng cần chuẩn bị một kế hoạch dự trù cho mọi trường hợp xấu nhất xảy ra khi diễn ra sự kiện như thời tiết thay đổi, diễn giả đến muộn… để đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ, thành công nhất.

JURO đã gợi ý Top 5 lưu ý để buổi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công, mong rằng mang lại cho quý công ty thông tin cần thiết. Nếu bạn có gặp khó khăn trong quá trình tổ chức sự kiện hãy liên hệ ngay cho JURO, chúng tôi với đội ngũ tư vấn cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện tại TP.HCM

TIN TỨC LIÊN QUAN
JURO - Đơn vị cung cấp dịch vụ Livestream chuyên nghiệp tại TP.HCM
Trường quay ảo là gì? Ứng dụng công nghệ mới vào dịch vụ tổ chức sự kiện

Trong thời đại mới, hình thức truyền thông online đang phát triển rất mạnh mẽ và chiếm tỉ trọng lớn Xem thêm

Tổ chức sự kiện cuối năm
Tổng quan về tổ chức sự kiện cuối năm – Các bước chuẩn bị cho tổ chức sự kiện cuối năm

Hôm nay, JURO chia sẻ về tổng quan tổ chức sự kiện cuối năm. Trong hoạt động của doanh nghiệp, Xem thêm

0898 449 969
TƯ VẤN