Truyền thông sự kiện là gì? Các bước truyền thông hiệu quả

“Truyền thông sự kiện là gì?” là câu hỏi luôn được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi chuẩn bị bắt tay vào thực hiện một chương trình sự kiện trong lần đầu tiên.

Truyền thông tổ chức sự kiện gồm rất nhiều công đoạn, mỗi một công đoạn lại cần phải thực hiện kỹ lưỡng để đảm bảo tính phù hợp, an toàn và đáp ứng được mục đích truyền thông mà doanh nghiệp mong muốn.

Tuy nhiên, làm sao để có thể đánh giá “Truyền thông sự kiện như thế nào đạt hiệu quả tốt?” và “Trong các bước truyền thông sự kiện thì bước nào là quan trọng nhất?”. Một số thông tin có trong bài viết chia sẻ này của JURO sẽ giúp đỡ cho bạn rất nhiều đấy nhé!

Truyền thông sự kiện là gì?

Truyền thông sự kiện là hoạt động “nhá hàng” hoặc công bố đầy đủ các thông tin (hình ảnh và thước phim) có trong một sự kiện sắp diễn ra đến với tất cả mọi người.

Giá trị của hành động này đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích to lớn, đặc biệt là việc thu hút sự chú ý của giới mộ điệu, khách hàng và đối tác làm ăn của doanh nghiệp.

Tính đến thời điểm hiện tại, truyền thông tổ chức sự kiện gồm có ba công đoạn chính và cần được đầu tư cẩn thận về nội dung, kế hoạch truyền tải thông tin và đo lường hiệu quả công việc thực hiện.

Công việc này thường được giao phó cho bộ phận Marketing trong công ty. Các nhân sự làm việc tại vị trí này sẽ phải nghiên cứu và chịu trách nhiệm thực hiện từng công đoạn truyền thông có trong sự kiện.

Tầm quan trọng của truyền thông trong sự kiện

Để sự kiện của bạn được nhiều người chú ý đến, việc truyền thông trong sự kiện được nhận xét là điều vô cùng quan trọng và cần thiết.

Hầu hết các doanh nghiệp luôn dành nhiều thời gian cho việc xây dựng kế hoạch truyền thông cho một sự kiện sắp diễn ra hoặc đã kết thúc tốt đẹp.

Khi truyền thông đúng cách, sự kiện của bạn sẽ dễ dàng trở thành tâm điểm thu hút sự chú ý của công chúng, đặc biệt nhất chính là nhóm đối tượng khách hàng tiềm năng và đối tác làm ăn trong tương lai.

Không chỉ thế, tầm quan trọng của truyền thông và tổ chức sự kiện còn được thể hiện rõ qua các hiệu ứng như sau:

• Gợi nhắc trong tâm trí của khách hàng về nội dung của sự kiện.
• Tiếp cận rộng rãi mọi đối tượng khách hàng quan tâm đến doanh nghiệp.
• Có khả năng làm khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng của doanh nghiệp.
• Gia tăng sự uy tín và chuyên nghiệp của doanh nghiệp trên thị trường.
• Gắn kết chặt chẽ mối quan hệ giữa đối tác và doanh nghiệp.

Xem thêm bài viết: Cách tổ chức sự kiện: Tổng hợp thông tin về việc tổ chức sự kiện!

Nguyên tắc khi truyền thông tổ chức sự kiện

Khi khách đến tham dự sự kiện đầy đủ và ra về trong vui vẻ vẫn chưa được xem là kế hoạch truyền thông sự kiện thành công. Nguyên tắc để xây dựng kế hoạch truyền thông sẽ cần bốn yếu tố chính, bao gồm:

Xác định đúng đối tượng

Để nội dung truyền tải trong sự kiện thu hút được sự chú ý của khách hàng thì doanh nghiệp cần phải xác định chính xác đối tượng khách mời gồm những ai, họ có phù hợp với nội dung của chương trình hay không.

Hãy liệt kê ra một số tiêu chí khách mời tiềm năng mà doanh nghiệp đang target đến: Độ tuổi, giới tính, sở thích, công việc,… và rồi xây dựng nội dung giá trị cung cấp đến với họ.

Bí quyết để truyền thông thành công đó là “gãi đúng chỗ cần gãi” của khách mời. Từ đó, nội dung mà bạn truyền thông sẽ nhận lại hiệu ứng rất tích cực.

Tận dụng tối đa các kênh truyền thông

Đã là một người làm nghề marketing thì JURO tin chắc rằng bạn sẽ hiểu rất rõ về lợi ích của việc tận dụng các trang mạng xã hội để truyền thông cho doanh nghiệp.

Social Media là bước truyền thông phổ biến nhưng dễ bị nhiều doanh nghiệp bỏ quên khi quá tập trung thực hiện vào một sự kiện.

Thế nên để tạo nên sự thành công của buổi sự kiện ngày hôm ấy thì chúng ta nên tận dụng tối đa lại các kênh truyền thông social, phủ mạnh nội dung và hình ảnh của sự kiện tại những trang này.

Không chỉ thế, doanh nghiệp cũng nên “nuôi dưỡng” các kênh truyền thông này kỹ lưỡng để khi cần PR cho một điều gì đó thì chính chúng sẽ hỗ trợ rất tốt công việc này.

Tạo cảm giác thiệt thòi nếu như bỏ lỡ sự kiện (FOMO)

FOMO (Fear Of Missing Out) là thuật ngữ của ngành tâm lý học khi nói đến nỗi sợ của con người trong việc bỏ lỡ một thông tin nào đó trong cuộc sống có liên quan đến họ.

Đây cũng được xem là cách truyền thông sự kiện rất hiệu quả khi nắm rõ được hành trình của khách hàng bắt đầu từ việc tò mò cho đến sợ bỏ lỡ sự kiện sắp diễn ra.

Để có thể làm hiệu ứng FOMO diễn ra hiệu quả, trước tiên doanh nghiệp cần phải “mồi chài” khách hàng quan tâm bằng các nhân vật có sức hút trên thị trường (KOL, KOC, Influcier,…).

Tiếp đến chính là các món quà giá trị cao sẽ xuất hiện trong minigame của chương trình và một số phần quà nhỏ khác dành cho tất cả khách tham dự sự kiện.

Hoặc doanh nghiệp cũng có thể tạo sự thiếu hụt khi truyền thông sự kiện, điển hình như: Chỉ còn vài xuất đăng ký tham gia, số lượng vé có hạng,…

Tương tác hậu sự kiện

Kết thúc chương trình sự kiện thành công không có nghĩa là việc truyền thông sau sự kiện đã chấm dứt. Người thực hiện truyền thông ngay lúc này sẽ cần chú ý đến một số hạng mục công việc tiếp theo như sau:

• Thu thập lại hình ảnh, thước phim đẹp để đi truyền thông báo chí sau sự kiện.
• Thu thập thông tin các khách hàng checkin sự kiện tại nhiều nền tảng xã hội.
• Đừng quên điều hướng khách hàng chụp các tấm hình kỷ niệm tại mục backdrop để làm tư liệu truyền thông nhé.
• Lắng nghe ý kiến của khách tham dự và rút ra bài học cho truyền thông và tổ chức sự kiện sau này.

Xem thêm: Tổ chức sự kiện học ngành gì? Tất tần tật thông tin về nghề tổ chức sự kiện!

Các bước truyền thông sự kiện hiệu quả

Quy trình thực hiện gồm các bước truyền thông sự kiện, nhưng khi phân tích thì nó bao gồm ba giai đoạn chính: Trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện.

Truyền thông trước sự kiện

Để đảm bảo “đầu xuôi đuôi lọt”, trước tiên người thực hiện kế hoạch Marketing cần phải truyền thông trước sự kiện để thu hút sự quan tâm của khách về buổi sự kiện.

Truyền thông trước sự kiện còn giúp người tham dự sự kiện nắm rõ được các thông tin quan trọng về sự kiện, điển hình như thời gian và địa điểm diễn ra sự kiện.

Facebook là kênh truyền thông tốt nhất mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải đầu tư và chăm sóc. Tại đây khách hàng sẽ nắm rõ các thông tin được cập nhật như lịch trình, thời gian, diễn giả, địa điểm bản đồ,…

Đồng thời nhà quản trị fanpage cũng cần phải thường xuyên đăng tải các dạng nội dung liên quan về sự kiện để khách hàng có thể theo dõi xuyên suốt được.

Thậm chí, chúng ta cũng có thể sử dụng thủ thuật chạy quảng cáo (Facebook Ads) để tăng độ nhận diện của thương hiệu đến với các khách hàng ở xa.

JURO có một mẹo nhỏ bạn về chiến lược truyền thông trước sự kiện bạn có thể tham khảo tại kênh social của công ty như sau:

• Thông báo nhiều hơn về thông tin hạn chót đăng ký tham dự sự kiện.
• Tạo các post thời gian nhắc nhở, đếm ngược thời gian diễn ra sự kiện.
• Chia sẻ một số hình ảnh chuẩn bị cho sự kiện để tạo sự kích thích.
• Tiết lộ thông tin của nhân vật khách mời đặc biệt, đang là xu hướng quan tâm của mọi người.

Truyền thông trong sự kiện

Trong lúc sự kiện diễn ra, doanh nghiệp nên đầu tư cẩn thận vào việc livestream sự kiện để các khách mời ở xa hoặc không thể đến tham dự sự kiện có thể theo dõi.

Đồng thời tại các post social doanh nghiệp cũng nên đăng tải các thông tin mang tính kịp thời, miêu tả diễn biến đang diễn ra trong buổi sự kiện.

Ngoài ra, đối với những mô hình sự kiện lớn cần có sự tác nghiệp của nhà báo thì doanh nghiệp nên tạo cho họ điều kiện tốt nhất để lấy được nhiều hình ảnh đẹp, thước phim chất lượng để phục vụ hiệu quả cho truyền thông sau này.

Truyền thông sau sự kiện

Sự kiện thành công chính là tiền đề giúp doanh nghiệp có thể tỏa sáng trên thị trường đang hoạt động. Và để giúp hiệu quả này diễn ra đúng với kế hoạch, truyền thông sau sự kiện là thứ rất cần thiết.

Thời gian này doanh nghiệp sẽ tập trung đi báo, tái sử dụng các hình ảnh có trong sự kiện để phủ đầy các trang social thông dụng.

Để có tư liệu tốt trong việc đi truyền thông sau sự kiện, doanh nghiệp có thể thuê bên ngoài những đơn vị chuyên về livestream sự kiện hoặc cung cấp dịch vụ sự kiện trọn gói,… Chỉ cần đầu tư kỹ về mặt hình ảnh, JURO tin chắc truyền thông sau sự kiện của bạn sẽ nhận lại nhiều thành công.

Xem thêm: Cách xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp A-Z

Các phương tiện truyền thông sự kiện phổ biến

Phương tiện truyền thông đóng vai trò như những con đường ngắn nhất giúp doanh nghiệp và khách hàng có thể hiểu rõ nhau hơn, đặc biệt trong vấn đề truyền tải thông tin của buổi sự kiện đến với mọi người.

Đối với sự kiện, để có thể truyền thông hiệu quả thì doanh nghiệp có thể tham khảo một số phương tiện hỗ trợ như sau:

Ấn phẩm quảng cáo

Để thực hiện một chiến dịch truyền thông thành công thì không thể nào thiếu đi các ấn phẩm quen thuộc như poster, banner, phướn dọc, tờ rơi, standee,…

Nội dung trên các ấn phẩm này luôn thể hiện chi tiết các thông tin về thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện hoặc nhá trước một số thông tin sẽ có trong sự kiện.

Phương tiện truyền thông đại chúng

Phương tiện đại chúng được hiểu ở đây chính là truyền hình, radio, báo giấy,… Tại kênh truyền thông này, doanh nghiệp sẽ phủ rộng các thông tin có trong sự kiện để tạo sự thu hút đối với khách hàng.

Tuy nhiên, xét về tính hiệu quả thì phương tiện truyền thông đại chúng thường không tốt bằng những phương tiện khác bởi nó không hướng đến duy nhất một khách hàng mục tiêu, ngược lại đó là rất đại trà.

Ngoài ra mức giá để cho thông tin sự kiện xuất hiện trên những kênh truyền thông đại chúng (chương trình truyền hình, báo giấy,…) thường tiêu tốn nhiều chi phí.

Hoạt động Activation

Phương tiện này không được tận dụng nhiều tại Việt Nam nhưng hiệu quả đem lại là rất tốt cho doanh nghiệp trước khi sự kiện diễn ra. Một số hoạt động tiêu biểu như sử dụng thử sản phẩm, chạy roadshow,…

Digital Marketing

Digital Marketing là bước truyền thông hiệu quả nhất mà bất kỳ ai cũng thực hiện trước hoặc sau khi sự kiện diễn ra thành công.

Những kênh truyền thông online này thường được vận hành hiệu quả bởi các nhân sự có chuyên môn cao về social media. Nó có thể áp dụng hiệu quả cho truyền thông trước sự kiện và sau khi kết thúc.

Mong rằng với những thông tin hữu ích có trong bài viết chia sẻ về truyền thông sự kiện của JURO, doanh nghiệp sẽ có thể truyền tải tốt các thông tin trong sự kiện đến với mọi đối tượng khách hàng và xây dựng thành công hình ảnh chuyên nghiệp của thương hiệu trong mắt của mọi người nhé!