Sau đỉnh điểm của đại dịch Covid 19, chúng ta cứ ngỡ ngành tổ chức sự kiện sẽ phải hứng chịu một tổn thất nặng nề. Nhưng với sự phát triển của công nghệ thì những làn gió mới đã xuất hiện, trỗi dậy và phát triển hơn bao giờ hết. Trong đó phải kể đến hình thức Virtual Event. Hình thức tổ chức sự kiện này cần được đầu tư kỹ lưỡng chứ không phải là một giải pháp thay thế tạm thời cho sự kiện truyền thống.
Virtual Event là gì?
Có lẽ khái niệm này vẫn còn xa lạ đối với Việt Nam, nhưng đã trở nên phổ biến trên thế giới đặc biệt là được sử dụng nhiều bởi các thương hiệu lớn như Apple, Samsung,…. Virtual event là hình thức sự kiện mà mọi người có thể gặp gỡ và giao lưu trực tuyến thông qua môi trường ảo. Virtual Event là sự kết hợp giữa công nghệ và các dữ liệu như hình và video,… giúp hạn chế tối đa việc tiếp xúc trực tiếp và tập trung đông người.
Có hai hình thức Virtual Event
- Phát trực tiếp trên các nền tảng kết hợp với các nguồn tư liệu có sẵn.
- Ghi hình trước và phát sóng dưới hình thức phát trực tiếp.
Đơn vị tổ chức sự kiện có thể dựa theo tính chất của sự kiện mà lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện cho phù hợp.
Virtual Event thường được tổ chức trên các nền tảng mã hội lớn có thể kể đến như Youtube, Facebook, Tiktok,…
Các yếu tố tạo nên một Virtual Event hoàn hảo
Có kế hoạch cho sự kiện
Dù sự kiện được tổ chức qua thế giới ảo hay là ngoài đời thực thì mỗi sự kiện đều cần có một bản kế hoạch cụ thể để từ đó lên những ý tưởng, concept cho phù hợp. Những câu hỏi bạn phải trả lời khi thực hiện một virtual event đó là:
- Thông điệp của sự kiện mang lại là gì?
- Sử dụng hình thức ghi hình trước hay phát trực tiếp?
- Đối tượng công chúng mục tiêu là ai?
- Mục đích bạn muốn đạt được là gì?
Đội ngũ nhân sự có kinh nghiệm
Để đảm bảo sự kiện được diễn ra trơn tru thì sự kiện ảo cũng đòi hỏi phải có một Ekip chuyên nghiệp từ đạo diễn hình ảnh, đạo diễn âm thành, quay phim, nhân viên thiết bị, editor, content creator,… Những nhân sự này nắm giữ chìa khóa thành công của sự kiện nên cần phải phối hợp nhịp nhàng.
Lựa chọn thời điểm phù hợp
Thời điểm đóng vai trò rất quan trọng trong tổ chức sự kiện. Để lựa chọn được thời điểm đúng đắn nhất bạn nên thực hiện những cuộc khảo sát đến với công chúng mục tiêu. Tránh trùng ngày với các sự kiện nổi tiếng hay sự kiện của các thương hiệu lớn.
Truyền thông bài bản cho sự kiện
Tổ chức một sự kiện hoành tráng đã không dễ dàng thì bạn phải làm sao để thu hút được người xem để xứng đáng với công sức và tiền bạc mà Ekip bỏ ra. Hãy chia sẻ thông tin về sự kiện qua mạng xã hội, lựa chọn những xu hướng hiện tại để gắn liền với sự kiện. Bên cạnh đó, mời những người nổi tiếng làm khách mời hoặc PR cho sự kiện.
Có phương án dự phòng
Các trang thiết bị và đường truyền sẽ quyết định sự kiện đó có thành công hay không. Chính vì vậy, bạn luôn phải đảm bảo tốc độ đường truyền trong trạng thái tốt nhất. Bởi chỉ cần một sự cố về lỗi kỹ thuật hay mạng thì sẽ khiến người xem bị ảnh hưởng tới cảm xúc và rời khỏi sự kiện.
Có công tác chuẩn bị tốt
Hướng dẫn cụ thể cho các nhân vật tham gia sự kiện thích nghi với các yếu tố về thiết bị công nghệ, để họ biết mình nên đứng ở vị trí nào, tập trung vào camera nào,…Điều này sẽ khiến sự kiện trở nên chuyên nghiệp hơn.
Tăng tương tác cho chương trình
Nếu kịch bản không có điểm nhấn và thú vị sẽ khiến cho người xem cảm thấy nhàm chán và rời khỏi sự kiện. Vậy nên, hãy tạo thêm những tình huống giao lưu với khách mời hoặc minigame nhận quà để kích thích người xem.
JURO Production luôn đảm bảo thực hiện đầy đủ các bước để tạo nên một sự kiện virtual event hoàn hảo. Hãy liên hệ ngay hôm nay, nếu bạn muốn sở hữu một sự kiện quy mô, tầm cỡ mà lại tiết kiệm chi phí.
Tổ chức sự kiện trực tuyến ngày nay đã trở thành một công cụ không thể thay thế trong các Xem thêm
Virtual Event là gì? Câu hỏi của nhiều đơn vị doanh nghiệp khi làn sống tổ chức sự kiện trực Xem thêm
