TIN TỨC

Tổ chức sự kiện cần những gì và yêu cầu cần có là gì

Tổ chức sự kiện là một quá trình mất rất nhiều thời gian, chi phí và nhân lực. Tuy nhiên, những giá trị và hiệu ứng truyền thông mà một sự kiện có thể mang lại rất lớn, đó cũng chính là lý do nhiều doanh nghiệp chi ngân sách lớn cho hoạt động này. Vậy tổ chức sự kiện cần những gì? Làm thế nào để có thể sự kiện diễn ra thành công? Hãy cùng JURO Production tìm hiểu trong bài viết sau đây nhé!

Tổ chức sự kiện cần những gì
Tổ chức sự kiện cần những gì và yêu cầu của một sự kiện chuyên nghiệp

Các bước cần chuẩn bị để tổ chức sự kiện thành công

Sự kiện là một hoạt động quy mô và phải trải qua nhiều công đoạn chuẩn bị trước khi được diễn ra. Để sự kiện được diễn ra suôn sẻ và thành công, bạn cần chuẩn bị và thực hiện theo những bước sau:

Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện

Việc xác định mục tiêu tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn có thể liệt kê được những hạng mục công việc cần thực hiện và xây dựng kế hoạch cụ thể cho sự kiện sắp diễn ra. Bên cạnh đó, đây còn là cơ sở để ban tổ chức có thể lên concept, ý tưởng cho sự kiện một các đặc sắc nhất.

Lên danh sách số lượng khách mời

Khi đã có danh sách khách mời và số lượng người tham dự, bạn mới có thể thực hiện những bước tiếp theo như tìm địa điểm tổ chức phù hợp, xác định thời gian tổ chức…

Bên cạnh đó, việc nắm được danh sách và số lượng khách mời sẽ giúp bạn hoạch định được quy mô của sự kiện, sắp xếp chỗ ngồi cho khách mời, tránh dẫn đến trường hợp thừa hoặc thiếu chỗ, ảnh hưởng đến không khí của sự kiện.

Tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì

Tìm địa điểm tổ chức sự kiện 

Tổ chức sự kiện cần chuẩn bị gì? Địa điểm tổ chức chính là một trong những đầu mục quan trọng mà bạn quan tâm. Khi lựa chọn địa điểm, bạn cần chú ý những điều sau:

  • Không gian phù hợp với quy mô sự kiện và số lượng người tham dự.
  • Vị trí thuận tiện đi lại cho khách mời, nên chọn những địa điểm trung tâm hoặc gần trung tâm.
  • Có nhiều tiện ích và dịch vụ phù hợp với tính chất của sự kiện.
  • Phù hợp với ngân sách được đưa ra.
  • Thuận tiện cho việc đỗ xe.

Đưa ra mức kinh phí dự trù 

Để có thể đưa ra mức kinh phí dự trù chính xác nhất, bạn cần:

  • Tính toán mức chi phí dự kiến sẽ là bao nhiêu
  • Tính toán nguồn ngân sách sẵn có
  • Xác định những phần chi phí được tài trợ.

Đưa ra mức kinh phí dự trù và có kế hoạch tài chính hợp lý sẽ giúp quá trình tổ chức sự kiện được hiệu quả. Bên cạnh đó, việc này còn giúp đáp ứng được những yêu cầu của tổ chức sự kiện nhưng vẫn phải tối ưu được chi phí, tránh dẫn đến tình trạng lãng phí nhưng tổ chức không hiệu quả.

Thời gian tổ chức sự kiện 

Việc lựa chọn thời gian diễn ra sự kiện tưởng chừng như đơn giản nhưng thực chất ra quan trọng. Đối với những sự kiện doanh nghiệp như lễ khởi công, lễ khai trương, khánh thành…, đều cần phải lựa chọn thời gian dựa theo phong thủy để mang lại tài lộc, thịnh vượng cho doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, những sự kiện liên quan đến lĩnh vực giải trí, vui chơi, hội thảo, talkshow… thì nên chọn thời gian tổ chức vào cuối tuần, thuận tiện cho nhiều người tham gia và thu hút được sự chú ý của công chúng.

Tổ chức sự kiện cần gì

Top 5 yêu cầu của tổ chức sự kiện cơ bản cần nắm vững

Tổ chức sự kiện cần những yếu tố gì? Mấu chốt để tạo nên một sự kiện thành công chính là đáp ứng được những yêu cầu cốt lõi mà bất cứ sự kiện nào cũng phải có. Sau đây là 5 yêu cầu tổ chức sự kiện mà bất cứ người làm tổ chức sự kiện nào cũng cần phải nắm vững.

Chủ đề chính của sự kiện (Concept)

Thông qua chủ đề chính của sự kiện, doanh nghiệp có thể truyền tải những thông điệp đến với công chúng, thể hiện tinh thần và cá tính riêng của doanh nghiệp. Ban tổ chức có thể dựa vào mục đích của tổ chức sự kiện để có thể lựa chọn chủ đề phù hợp, xây dựng hình ảnh chính hay những câu nói chủ đề của sự kiện…

Đây chính là một trong những yêu cầu tổ chức sự kiện cần có để có thể phát triển những hạng mục tổ chức tiếp theo như xây dựng kế hoạch hoặc lên kịch bản chương trình. Việc chọn concept là cực kỳ quan trọng vì một chủ đề đặc sắc sẽ tạo được ấn tượng dành cho người tham dự, cô đọng được những gì diễn ra và tạo nên cảm xúc đặc biệt dành cho sự kiện ấy.

Màu sắc chủ đạo (Theme)

Sau khi thống nhất được concept sự kiện, việc tiếp theo của bạn chính là lựa chọn màu sắc chủ đạo phù hợp với chủ đề đã được thống nhất. Màu sắc chủ đạo sẽ nói lên được ý nghĩa của chủ đề sự kiện thông qua mắt nhìn. Việc bày trí không gian sự kiện, thiết kế các ấn phẩm của sự kiện theo một tông màu nhất định sẽ tạo nên cảm giác chỉnh chu, chuyên nghiệp và không bị rối mắt.

Trước khi lựa chọn màu sắc chủ đạo cho sự kiện, bạn cần chú ý những vấn đề sau:

  • Màu sắc được lựa chọn phải phù hợp và truyền tải được chủ đề mà sự kiện muốn thể hiện.
  • Chọn những tông màu hài hòa, tạo cảm giác dễ chịu và không gây sự đối lập.
  • Tông màu chính phải nổi bật hơn những màu phụ.
  • Tất cả những vật phẩm có trong sự kiện phải được thiết kế theo tông màu chủ đạo.

Tổ chức sự kiện cần những yếu tố gì

Đối tượng chính tham gia sự kiện

  • Những khách mời nằm trong danh sách đã hoạch định.
  • Ban lãnh đạo công ty (chủ tịch, ban giám đốc và những cổ đông của công ty).
  • Những nhân sự ở các phòng ban.
  • Nhân sự trong ban tổ chức chương trình.
  • Những đơn vị truyền thông, báo chí đưa thông tin về sự kiện.
  • Đối tác và khách hàng của công ty.

Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Hai yếu tố quan trọng mà vấn đề tổ chức sự kiện cần những gì phải quan tâm tiếp theo theo chính là thời gian và địa điểm. Bên cạnh đó, bạn cũng cần phải tính toán hợp lý thời gian cần để chuẩn bị dụng cụ, setup, vận chuyển để có thể thỏa thuận với bên cho thuê địa điểm trước khi đặt bút ký hợp đồng.

Thời lượng của chương trình sự kiện

Ban tổ chức cần xác định thời gian tổ chức cụ thể và ước lượng thời gian chạy chương trình một cách cụ thể. Điều này sẽ giúp ban tổ chức có thể quản lý được thời gian tổ chức và hạn chế những chi phí phát sinh do quá giờ.

Yêu cầu của tổ chức sự kiện

Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp – JURO Production

JURO Production – đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu thành phố Hồ Chí Minh, nơi sẽ giúp bạn đưa ra những giải pháp tối ưu cho lĩnh vực tổ chức sự kiện. Tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì? JURO sẽ giúp bạn giải quyết tất cả các vấn đề liên quan.

Với nhiều năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, truyền thông cùng đội ngũ nhân sự trẻ, tràn đầy sự sáng tạo, JURO Production chắc chắn sẽ mang đến cho doanh nghiệp những buổi sự kiện đặc sắc, ấn tượng. Hệ thống trang thiết bị cùng những công nghệ hiện đại được cập nhật mới liên tục cũng chính là một điểm cộng lớn để khách hàng luôn dành trọn sự tin tưởng của mình cho JURO.

Tổ chức sự kiện cần những gì? Đây chắc chắn sẽ không còn là nỗi băn khoăn của bạn nếu đến với JURO. Chúng tôi sẽ giúp bạn đưa ra những giải pháp về tổ chức sự kiện trọn gói đặc sắc nhưng vẫn đảm bảo tối ưu chi phí. Hi vọng, sau bài viết này, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về tổ chức sự kiện và thành công tạo nên một sự kiện tràn đầy dấu ấn doanh nghiệp.

TIN TỨC LIÊN QUAN
Nhà hàng tổ chức tiệc tất niên TPHCM
Top 15 nhà hàng tổ chức tiệc tất niên công ty tại TPHCM

Nhà hàng tổ chức tiệc tất niên tại khu vực Hồ Chí Minh đang ngày càng xuất hiện nhiều với Xem thêm

Tiệc tất niên là gì
Tất niên là gì? Ý nghĩa của tiệc tất niên cuối năm

Trong những ngày Tết Cổ Truyền, tiệc tất niên từ lâu đã được xem là một phần không thể thiếu. Xem thêm

Mẫu backdrop Year End Party
10+ Mẫu backdrop Year End Party thiết kế đẹp và ấn tượng

Backdrop Year End Party là thứ rất quan trọng và cần có trong sự kiện cuối năm của nhiều doanh Xem thêm

Địa điểm tổ chức Year End Party
Top 10 Địa Điểm Tổ Chức Year End Party TPHCM Uy Tín

Địa điểm tổ chức Year End Party TPHCM phù hợp và ấn tượng là vấn đề nhận được rất nhiều Xem thêm

0898 449 969
TƯ VẤN