TIN TỨC

Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Cách Tổ Chức Một Sự Kiện Chi Tiết

Tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong quá trình thành lập, phát triển và ghi lại dấu ấn đặc biệt của rất nhiều doanh nghiệp. Vậy tổ chức sự kiện là gì? Cùng JURO tìm hiểu về khái niệm và cách tổ chức một sự kiện trong bài viết này nhé!

Tổ chức một sự kiện
Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Cách Tổ Chức Một Sự Kiện Chi Tiết

Khái niệm sự kiện là gì? Tổ chức sự kiện là gì?

Sự kiện là gì?

Sự kiện là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa trong đời sống xã hội. Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội: Sự kiện là một hiện tượng, một sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện.

  • Ví dụ: Các sự kiện kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm, người ta có thể đề cập đến: Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán…

Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam người ta thường quan niệm: Sự kiện đó là các hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực như thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị… Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động nào là “sự kiện” còn có nhiều cách hiểu khác nhau:

Có người hiểu sự kiện theo nghĩa chỉ có những hoạt động mang tính xã hội cao, tính chất và quy mô lớn. Mang những ý nghĩa nhất định trong đời sống kinh tế xã hội.

  • Ví dụ các sự kiện như: Hội nghị thượng đỉnh các nước, SEA GAMES 23, Cuộc thi hoa hậu toàn quốc…

Trong khi đó, có người lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần với “sự việc”. Bao hàm cả những hoạt động thường mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, hoặc cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội thường ngày.

  • Ví dụ như: Đám cưới, sinh nhật, tiệc mời…
Sự kiện là gì
Sự kiện là gì

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện (tiếng Anh là Event Management) là các hoạt động liên quan đến thiết kế (design), triển khai (execution) đến kiểm soát (control) sự kiện. Là một quá trình bao gồm các công việc:

  • Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng
  • Lập chương trình, kế hoạch
  • Chuẩn bị các yếu tố cần thiết
  • Tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể

Theo kết quả khảo sát của FTA vào năm 2006, tổ chức sự kiện (Event Manament) là một trong những công cụ marketing được sử dụng phổ biến nhất chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường.

Tổ chức sự kiện là một hoạt động được lên kế hoạch rõ ràng theo một chủ đề hoặc một mục đích nhất định, có sự tham gia của công chúng. Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ lên ý tưởng, nội dung, kịch bản và kế hoạch cụ thể cho sự kiện đó.

Về cơ bản khi lên ý tưởng tổ chức sự kiện là xác định loại hình cho sự kiện để lên những nội dung, concept cho phù hợp. Sau đó lên kịch bản cụ thể về bố cục, cách sắp xếp và các hạng mục của sự kiện. Mỗi sự kiện đều cần có những người đảm nhận các vai trò khác nhau từ hình ảnh cho đến âm thanh, ánh sáng để đảm bảo sự kiện được diễn ra trơn tru và hạn chế tối đa các sự cố. Những loại hình sự kiện phổ biến có thể kể đến như: lễ khai trường, kỷ niệm, khánh thành, hội nghị, hội chợ, họp báo, ra mắt sản phẩm, sự kiện cá nhân,…

Tổ chức sự kiện là gì

Vai trò và mục đích của tổ chức sự kiện

Có thể nói, vai trò của tổ chức sự kiện rất quan trọng trong nhiều chiến dịch truyền thông của công ty hay bất cứ một doanh nghiệp nào. Đây chính là một cơ hội để các doanh nghiệp có thể tiếp xúc cũng như giao lưu với khách hàng và đối tác, và giúp kết nối mở rộng mối quan hệ một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vậy nên so sánh với các kênh truyền thông khác thì đây chính là phương pháp giúp doanh nghiệp được phổ biến hơn rất nhiều.

Mục đích của tổ chức sự kiện
Vai trò và mục đích của tổ chức sự kiện

Củng cố đồng thời phát triển thương hiệu của doanh nghiệp

Có thể nói, vai trò đầu tiên của việc tổ chức sự kiện chính làm giúp doanh nghiệp, tổ chức có thể củng cố và phát triển thương hiệu của mình. Sự kiện được đánh giá là một kênh rất quan trọng trong việc quảng bá sản phẩm cũng như dịch vụ của các doanh nghiệp trên một diện rộng.

Tổ chức sự kiện có khả năng tiếp xúc trực tiếp đối với nhiều đối tượng khách hàng khác nhau. Thông qua quy mô của tổ chức sự kiện, doanh nghiệp hoàn toàn có thể giúp cho nhiều người cùng một lúc tiếp xúc với sản phẩm cũng như các dịch vụ của doanh nghiệp và giúp gia tăng thương hiệu cũng như uy tín doanh nghiệp đó trên thị trường.

Tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng

Tại sao phải tổ chức sự kiện? Khi đến với bất cứ một sự kiện nào khách hàng sẽ có dịp được trải nghiệm cũng như tiếp xúc trực tiếp với các sản phẩm và dịch vụ đến từ công ty đó. So với việc chỉ xuất hiện trên truyền hình hay trên các báo mạng, các phương tiện thông tin đại chúng thì nay khách hàng “trăm nghe không bằng một thấy” qua đó họ có thể cảm nhận sản phẩm cũng như có nhận xét chính xác nhất về doanh nghiệp. Vậy nên tuyệt đối không nên bỏ lỡ cơ hội này để có thể ghi điểm tốt nhất trong mắt khách hàng.

Mở rộng được đối tượng khách hàng tiềm năng

Hiển nhiên rằng, sẽ có rất nhiều khách hàng chưa hề được tiếp cận với sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp bạn. Vậy nên thông qua các sự kiện sẽ là một dịp vô cùng tuyệt vời để họ có thể có những trải nghiệm đối với sản phẩm. Đây cũng là một cách để doanh nghiệp, công ty có thể có được thêm những khách hàng tiềm năng đồng thời khách hàng có cơ hội sử dụng những dịch vụ mới chất lượng.

Tạo điểm nhấn trong chiến dịch marketing của công ty

Công ty bạn chưa biết làm thế nào để marketing cho sản phẩm một cách hiệu quả nhất? Với các phương pháp quảng cáo thông thường đã làm bao nhiêu năm nay nhưng có vẻ vẫn chưa hiệu quả thì chắc chắn tổ chức sự kiện sẽ là một điểm nhấn vô cùng ấn tượng và mang lại những kết quả tích cực mà đôi khi bạn không thể ngờ. Đây được đánh giá là một hình thức marketing độc đáo và khác biệt vì nó giúp cho người tham dự sẽ có được những trải nghiệm thực tế với chính những sản phẩm mà công ty cung cấp. Từ đây khách hàng sẽ được củng cố niềm tin cũng như tin tưởng vào doanh nghiệp và sản phẩm của bạn hơn.

Một số hình thức tổ chức sự kiện phổ biến

Các sự kiện, có thể là một bữa tiệc nhỏ hoặc một hoạt động quảng bá rầm rộ thường đóng vai trò kết nối con người và cộng đồng. Một sự kiện có thể được mô tả như là hoạt động được tổ chức công khai nhằm mục đích kỷ niệm, giáo dục, Marketing. Sự kiện thường được phân loại thành thông qua những tiêu chí cơ bản theo quy mô, loại hình và bối cảnh.

Thông thường, sự kiện bao gồm bốn nhóm chính là riêng tư (Private), doanh nghiệp (Corporate), từ thiện (Charity), kinh doanh vé bán (Ticket Business), được phân định theo tính mục đích.

Tổ chức sự kiện như thế nào

Sự kiện hội nghị hội thảo

Hội nghị và hội thảo là hai loại hình sự kiện quen thuộc có nét tương đồng giống nhau khi đối tượng tham gia bao gồm những người có cùng chung mối quan tâm và tranh luận với nhau để đưa ra mục đích cuối.

Cả hai loại hình sự kiện này đều cần sự chỉnh chu về mặt nội dung để thể hiện tốt tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp khi đứng ra chủ trì chương trình.

Xem thêm các bài viết:

Lễ ra mắt sản phẩm mới

Lễ ra mắt sản phẩm mới là loại hình thường gặp nhất ở các doanh nghiệp đang phát triển. Ra mắt sản phẩm còn là bước đầu rất quan trọng để doanh nghiệp có cơ hội tiếp xúc với thị trường và khách hàng tiềm năng.

Do mang tính sống còn của sản phẩm mới nên việc thực hiện sẽ cần kỹ lưỡng hơn, gây ấn tượng mạnh với công chúng và truyền thông để làm nên sự thành công cho sản phẩm.

Khai trương, khánh thành

Tổ chức khánh thành hay tổ chức khai trương một chi nhánh mới là lý do tốt nhất để bạn thực hiện một sự kiện hoành tráng để thu hút công chúng, truyền thông.

Ngoài ra, đây cũng là bước đánh dấu quan trọng của một doanh nghiệp trong sự phát triển mới nên thật sự cần phải chỉnh chu và chuyên nghiệp.

Sự kiện online

Khác với loại hình sự kiện hoành tráng cần nhiều nhân lực hỗ trợ thực hiện, sự kiện online không có sự xuất hiện trực tiếp của khách hàng mà thay vào đó là sự theo dõi từ xa thông qua hình thức livestream, tivi, youtube,…

Sự kiện online được nhận xét là phù hợp với thời gian dịch bệnh hoành hành như hiện nay và tiết kiệm nhiều chi phí thực hiện chương trình.

Sự kiện cuộc thi và giải thưởng

Đối với một số doanh nghiệp lớn, việc mượn danh tổ chức một cuộc thi với phần thưởng hấp dẫn sẽ giúp họ đạt được mục đích cuối cùng đó là khuếch đại tên tuổi trên thị trường và thu hút sự chú ý của nhiều đối tượng.

Tổ chức một cuộc thi công tâm còn giúp doanh nghiệp ghi điểm lớn trong lòng khách hàng, từ đó có nhiều tư liệu truyền thông thú vị để thực hiện sau này.

Các loại sự kiện thường niên của công ty

Sự kiện tất niên, Year End Party

Tiệc tất niên công ty (hay Year End Party) thường được tổ chức với mục đích tổng kết một năm đã qua và đề ra những định hướng phát triển trong năm mới. Ngoài ra, tổ chức tất niên công ty còn giúp gắn kết các thành thành viên lại với nhau và xây dựng văn hóa công ty.

Xem thêm: Tổ chức Year End Party: Kinh nghiệm tổ chức thành công một buổi tiệc cuối năm!

Sự kiện tân niên công ty

Các buổi tiệc tân niên công ty thường để chào đón 1 năm mới với năng lượng tràn đầy. Thông qua buổi tiệc, các thành viên công ty cùng tham gia và nâng cao tinh thần tập thể, cùng hướng về mục tiêu trong năm mới.

Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện ấn tượng

Mỗi một loại hình sự kiện sẽ có một mẫu kịch bản tổ chức sự kiện đặc trưng riêng, nhưng nhìn chung bạn vẫn có thể xem xét dựa trên sườn tham khảo sau đây:

Thời gian Nội dung
30 phút trước sự kiện Lễ tân đón khách và điều hướng khách đi vào bàn tiệc theo đúng khu vực đã chia trước đó. Bên cạnh đó, bộ phận nhân sự này còn có trách nhiệm giải quyết thắc mắc và khiếu nại của người tham dự.
5 – 15 phút ổn định chỗ ngồi và bắt đầu sự kiện Khai tiệc bằng một màn biểu diễn văn nghệ (ca nhạc, múa hát,…).
5 phút tiếp theo MC lên sân khấu giới thiệu và khai mạc chương trình sự kiện. Nói luôn lý do về việc sự kiện hôm nay được tổ chức.
30 phút MC mới đại diện của công ty lên sân khấu phát biểu và giới thiệu đôi nét về thông tin chính của buổi sự kiện.
25 phút MC mời khách hàng dùng tiệc (đối với tiệc mặn) hoặc trải nghiệm sản phẩm mới.
20 phút Tăng thêm sự hấp dẫn cho chương trình bằng các mini game với phần quà hấp dẫn hoặc tiếp nối bằng một tiết mục văn nghệ khác.
Cuối MC thay mặt doanh nghiệp gửi lời cảm ơn đến khách tham dự và hướng dẫn mọi người nhận quà sau sự kiện (nếu có).

Xem thêm: 9+ Mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chi tiết

Quy trình tổ chức sự kiện

Xác định chủ đề tổ chức sự kiện

Để xác định được loại hình tổ chức sự kiện bạn cần dựa vào mục đích của sự kiện, lợi ích, ngân sách của sự kiện và đưa ra một loại hình sự kiện hợp lý.

Trước tiên, quý doanh nghiệp nên xác định rõ mục đích của buổi tổ chức sự kiện này, đưa ra những yếu tố cần có trong sự kiện. Dựa vào đó, doanh nghiệp có thể xác định được những công việc phải làm và trả lời được những câu hỏi sau:

  • Quy mô của sự kiện (lễ khai trương, hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, tổ chức sự kiện sinh nhật…).
  • Chủ đề của sự kiện là gì?
  • Khách tham dự là ai?
  • Địa điểm tổ chức sự kiện?
  • Thông điệp của sự kiện là gì?
  • Ngân sách dự trù là bao nhiêu?

Xem thêm: Concept sự kiện là gì? Những concept sự kiện hay nhất 2022

Lên ý tưởng xây dựng một chương trình tổ chức sự kiện

Trong bước này, quý doanh nghiệp cần lập các nhóm nhằm mục đích chia đều ra những công việc theo từng mảng càng chi tiết càng giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp. Đặc biệt quý khách cần cân nhắc ở nhóm lên ý tưởng vì đây sẽ là “linh hồn” của sự kiện, phải thực sự hiểu rõ dịch vụ, sản phẩm hướng đến để từ đó làm nên kịch bản chương trình khác biệt với các đối thủ cạnh tranh.

Lên kế hoạch cụ thể cho sự kiện

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện. Xác định thời gian địa điểm rõ ràng khi tổ chức sự kiện? Nên tổ chức sự kiện vào những ngày cuối tuần để thu hút sự chú ý của công chúng hơn đồng thời chọn địa điểm rộng rãi và trang trí phù hợp với loại hình sự kiện. Lên timeline cho sự kiện ví dụ như khoảng thời gian sự kiện cho các phần chính của sự kiện là bao lâu.

Kế hoạch phân chia nhân sự

Để góp phần làm nên thành công của một sự kiện thì luôn đòi hỏi sự chuyên nghiệp ở từng lĩnh vực khác nhau như: đồ họa (thiết kế), kỹ thuật (lắp ráp, điều chỉnh âm thanh ánh sáng, các thiết bị sự kiện), quản lý sự kiện, kế toán (ký và thanh toán hợp đồng),…

Do đó trước khi sự kiện tiến hành thực hiện quý doanh nghiệp cần đề ra danh sách nhân sự phù hợp với từng hạng mục trong và bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện một cách hiệu quả.

Ngân sách cụ thể cho sự kiện

Để tổ chức một sự kiện thành công thì chi phí bỏ ra là không hề nhỏ, vậy nên bạn cần tính toán kỹ càng và đưa ra những con số hợp lý để tránh lãng phí vào những đầu mục không cần thiết.

Xem thêm: Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Lên danh sách những người tham dự

Bạn cần nắm được số lượng người tham gia sự kiện. đối tượng khách mời và những nhân vật quan trọng.

Truyền thông cho sự kiện 

Đây là bước quan trọng nhất để quyết định một sự kiện có thành công hay không.

Truyền thông cho một sự kiện cần đảm bảo đủ 2 bước:

  • Truyền thông trước sự kiện: Có thể sử dụng banner, poster thể hiện rõ thông tin của sự kiện và dán bên ngoài địa điểm tổ chức sự kiện. Ngoài ra hiện nay Internet chính là một nền tảng vàng để truyền thông cho sự kiện. Bạn hoàn toàn có thể treo banner trên các Website, email marketing hay đăng bài PR trên các báo điện tử nổi tiếng.
  • Truyền thông sau sự kiện: Hình thức truyền thông này giúp đem hình ảnh của sự kiện được phổ biến rộng rãi hơn giúp người xem ghi nhớ và có ấn tượng sâu sắc với sự kiện. Chính vì vậy mỗi sự kiện đều cần có một đội ngũ quay phim chụp ảnh chuyên nghiệp để làm tư liệu truyền thông chất lượng.

Thực hiện tổ chức sự kiện theo kế hoạch

Dựa vào các khâu đã được lên sẵn trước đó, các bạn bộ phận nhân sự phải thực hiện theo đúng như kế hoạch trước đó để tránh xảy ra những điều xảy ra ngoài ý muốn.

Mỗi bộ phận cần có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc của mình được giao, đúng kế hoạch, đúng thời hạn tránh sự kiện diễn ra chậm trễ làm ảnh hưởng đến những bộ phận khác.

Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân viên theo kế hoạch đã đề ra trước đó. Những lúc phát sinh vấn đề ngoài dự kiến, cần tập hợp mọi người vào một chỗ để cùng giải quyết, không nên hoạt động riêng lẻ.

Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra các trưởng bộ phận luôn thực hiện dựa trên bảng checklist tổ chức sự kiện và timeline của chương trình để tiện cho việc theo dõi nhân sự công việc đang thực hiện.

Đề phòng các rủi ro của sự kiện

Sự kiện là nơi tập trung đông người vậy nên cũng không tránh khỏi các sự cố có thể ập đến. Bạn cần phải có phương án dự phòng về y tế, an ninh,…

Tham khảo bài viết: Rủi ro khi tổ chức sự kiện là gì và cách xử lý hiệu quả

Kết thúc sự kiện và tổ chức cuộc họp đánh giá

Sau khi chương trình kết thúc, ekip tổ chức chương trình phải có nhiệm vụ thu dọn vật dụng trong sự kiện. Bàn giao lại những vật dụng đã thuê, dọn dẹp nơi tổ chức trả lại hiện trạng ban đầu tránh làm mất sự uy tín, sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Khi sự kiện kết thúc, các bộ phận phải báo cáo lại tất cả các công việc đã thực hiện, làm được những gì và không làm được những gì đồng thời mỗi bộ phận nên viết lại một bản báo cáo trong các giai đoạn trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện để rút kinh nghiệm cho sự kiện lần sau.

Gợi ý một số ý tưởng tổ chức sự kiện hay nhất hiện nay

Ví dụ về tổ chức sự kiện

Khi tổ chức sự kiện ngoài việc lên ý tưởng và chủ đề sao cho độc đáo, không bị nhàm chán, cũng như lựa chọn không gian tổ chức sự kiện hợp lý,… Thì trong đó công tác truyền thông marketing, thông báo thu hút khách hàng tham gia là yếu tố cần được ưu tiên hàng đầu trong kế hoạch chuẩn bị tổ chức sự kiện.

Thông điệp rõ ràng từ kế hoạch truyền thông

Có rất nhiều trường hợp, các công ty muốn tổ chức sự kiện kết hợp với việc ra mắt các sản phẩm mới. Bộ phận marketing lên kế hoạch thật tỉ mỉ với những ý tưởng táo bạo. Thế nhưng khi bắt đầu truyền thông cho sự kiện thì lại mắc lỗi từ những bước đầu tiên, đó là: “Sự kiện này muốn mang lại điều gì cho khách hàng?”.

Nếu chỉ đơn thuần là ra mắt sản phẩm mới thì liệu khách hàng có hứng thú hay không khi họ đã an tâm với sự lựa chọn của mình? Việc xác định thông điệp của sự kiện rất quan trọng. Nếu công ty của anh chị muốn sản phẩm được người tiêu dùng chú ý, thì hãy biến sự kiện trở thành một nơi để có thể chia sẻ những vấn đề mà con người thường gặp phải trong cuộc sống, từ đó khách hàng mới bắt đầu chú ý nhiều hơn đến sản phẩm và dịch vụ của công ty.

Thông điệp của sự kiện, thường gói gọn ngay trong cái tên của sự kiện đó. Tên của sự kiện cần đặt thật ngắn gọn, súc tích và thể hiện được vấn đề khiến người tham gia phải chú ý. Nó không cần phải quá hoa mỹ, chỉ đơn thuần là những từ ngữ có thể gọi được tên sự kiện đó là gì. Điều này rất dễ thấy được trong các sự kiện liveshow của các ca sĩ, những cái tên ngắn gọn, nhưng gợi lại những cảm xúc trong lòng người tham gia là điều rất đáng chú ý.

Sự thu hút bởi khách mời nổi tiếng, diễn giả, chủ trì

Việc thuê một người nổi tiếng, hay là người có ảnh hưởng trong một lĩnh vực nhất định nào đó thường là hình thức phổ biến nhằm tăng thêm sự hấp dẫn cho sự kiện. Họ còn được gọi là những KOLs – có sức ảnh hưởng khá lớn đối với một cộng đồng. Họ được ngưỡng mộ bởi tài năng và những thành tựu đã đạt được.

Chẳng hạn như trong cộng đồng công nghệ Việt Nam thì có Vinh Vật Vờ (chuyên review sản phẩm công nghệ), trong lĩnh vực tâm lý – quản trị doanh nghiệp thì có thầy Lê Thẩm Dương, thầy Huỳnh Văn Sơn,….

Họ đều có sức ảnh hưởng bởi những bài phát biểu truyền cảm hứng, mang lại động lực cho con người. Để sự kiện của công ty quý khách trở nên thu hút và gây ấn tượng như vậy, chúng ta cần có những diễn giả nổi tiếng. Đôi khi chỉ vì những cái tên nổi bật cũng đủ thu hút được người tham gia.

Quà tặng kèm giúp thu hút khách hàng tham gia một sự kiện

Bất kỳ là một sự kiện nào đi chăng nữa, những chi tiết nhỏ như quà tặng hay phần thưởng trong sự kiện cũng sẽ làm nên sự ảnh hưởng lớn. Điều đó cần đến sự khéo léo trong việc tiếp cận với người tham gia hay là những khách hàng dự định sẽ có mặt trong sự kiện. Đôi khi cách chúng ta quan tâm tới khách hàng lại là điểm nhấn khiến sự kiện thu hút hơn là các chương trình hấp dẫn.

  • Hãy bắt đầu từ việc thiết kế và gửi đi những tấm thiệp mời, kèm theo đó là những lời tri ân chân thành và chương trình quà tặng khi tham gia sự kiện hay ưu đãi đến từ thương hiệu để sự quan tâm và ủng hộ của khách hàng.
  • Luôn trau chuốt từng chi tiết nhỏ và thể hiện sự chân thành, niềm vui khi khách mời đến tham gia sự kiện, đừng quên những lời cảm ơn mọi người đã ủng hộ công ty, doanh nghiệp.
  • Các phần quà dành cho khách cần phải được gói lại cẩn thận, bắt mắt.

Nhân viên tổ chức sự kiện và ngành tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện gồm những công việc gì

Các yếu tố cần có của nhân viên tổ chức sự kiện

Một chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ cần hội tụ những yếu tố quan trọng như kiến thức, kinh nghiệm thực thi về cách tổ chức sự kiện và có những kỹ năng để xử lý tình huống cách linh hoạt.

Đặc biệt họ còn cần có khả năng học hỏi nhanh và tiếp thu nhiều kiến thức mới để tăng sự mới mẻ về ý tưởng hỗ trợ, quan trọng hơn còn là thái độ cởi mở, hoà đồng.

Về chuyên môn, quy trình tổ chức sự kiện gồm rất nhiều mảng như sự kiện trực tiếp, sự kiện trực tuyến. Những người có kiến thức về nhiếp ảnh, quay phim hoặc dựng phim vẫn có thể tham gia vào công ty tổ chức sự kiện.

Người có năng lực vượt trội trong giao tiếp và sáng tạo nội dung cũng có thể tìm hiểu thêm về những mảng kịch bản cần có trong sự kiện, script MC để hỗ trợ cho team hậu đài thực thi tốt hơn.

Đặc biệt, làm sự kiện đương nhiên sẽ cần sự kết nối và hiểu ý nhau để có thể cùng làm nên một sự kiện đạt kết quả tốt nhất.

Cơ hội nghề nghiệp ngành tổ chức sự kiện

Nhu cầu giải trí của mọi người đang có xu hướng gia tăng trong thời đại công nghệ số nên cơ hội nghề nghiệp ngành tổ chức sự kiện được nhận xét là rất tiềm năng.

Do “muôn hình vạn chạng” nên bất cứ ai cũng có thể chọn cho riêng mình một loại hình sự kiện phù hợp mà thể hiện thế mạnh của riêng mình, tuy nhiên việc tìm hiểu những loại hình khác vẫn là điều được khuyến khích bởi tạo cho bạn có cái nhìn đa chiều hơn về nghề.

Và nghề này cũng đang ở mức báo động bởi thiếu nguồn nhân lực trầm trọng. Rất nhiều lý do khiến nghề tổ chức sự kiện bị thiếu hụt nhân lực nhưng nhìn chung đều đến từ lời đồn “làm sự kiện rất cực”.

Trên thực tế, nhờ có sự phát triển đột phá của thiết bị điện tử nên việc thực hiện sự kiện đang có chiều hướng nhẹ nhàng hơn so với trước kia. Điều bạn cần quan tâm đó là học hỏi nhanh, giao tiếp tốt và luôn luôn sẵn sàng có mặt khi đồng đội cần hỗ trợ.

Có thể nói trong các công việc liên quan đến truyền thông thì ngành tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là ngành nghề vui nhất, đem lại cho bản thân bạn nhiều cảm xúc và có thêm nhiều mối quan hệ mới.

Bên cạnh đó, mức lương chi trả cho các bộ phận trong nghề được nhận xét là rất cao, hấp dẫn đối với những ai vừa mới ra trường.

Tiêu chí chọn công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Khi lựa chọn công ty tổ chức sự kiện uy tín tại Sài Gòn bạn nên dựa vào một số tiêu chí để đánh giá một đơn vị event agency chuyên nghiệp.

Đội ngũ nhân sự có thâm niên lâu năm

Một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ sở hữu đội ngũ nhân sự trẻ trung, năng động cùng ban lãnh đạo có thâm niên trong nghề và trình độ chuyên môn cao. Nhanh nhạy xử lý được những vấn đề phát sinh như ánh sáng, điều kiện thời tiết khắc nghiệt. Đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, làm việc theo kế hoạch nhưng vẫn đề cao tính sáng tạo.

Chuỗi cung ứng cho sự kiện

Để tổ chức một sự kiện thành công cần phải trải qua nhiều giai đoạn khác nhau và mỗi khâu đều đóng vai trò vô cùng quan trọng. Từ lên kế hoạch, sản xuất, chạy sự kiện, quay chụp cho đến truyền thông trước và sau sự kiện,… tất cả đều cần được thực hiện một cách bài bản, logic để tiết kiệm thời gian và chi phí cho những tình huống phát sinh.

Ý tưởng kịch bản độc đáo sáng tạo

Một sự kiện sẽ không thể thu hút sự chú ý của công chúng nếu kịch bản quá mờ nhạt. Ý tưởng kịch bản đóng vai trò kim chỉ nam xuyên suốt sự kiện và phải truyền tải được thông điệp cũng như ý nghĩa của sự kiện.

Hệ thống trang thiết bị hiện đại

Đồng hành cùng các nhiếp ảnh gia giỏi thì trang thiết bị cũng đóng vai trò quan trọng không kém. Hệ thống trang thiết bị cần được cập nhật thường xuyên, đưa ra những giải pháp chuyên nghiệp nhất cho từng không gian và loại hình sự kiện nhằm mang tới hiệu ứng tốt nhất.

Thiết kế trải nghiệm khách hàng lấy khách hàng làm trung tâm

Trong thời đại 4.0 hiện nay, nền tảng mạng xã hội đang phát triển vô cùng vượt bậc. Vậy nên nhất cử nhất động của chất lượng dịch vụ đều cần phải cẩn trọng và đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu. “Tiếng dữ đồn xa”, nếu bạn mang đến trải nghiệm tệ cho khách hàng cũng đồng nghĩa với việc bạn sẽ nhận được sự đánh giá tiêu cực của cộng đồng mạng.

Xây dựng ngân sách phù hợp

Tiết kiệm ngân sách chính là vấn đề mà các doanh nghiệp đang gặp phải khi muốn tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, chỉ vì tiết kiệm mà doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện không những không đạt được mục đích ban đầu của sự kiện mà còn dẫn đến tốn thời gian và chi phí gấp nhiều lần. Thay vào đó hãy cân nhắc thuê một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với giá thành phải chăng thì chi phí sẽ không còn là nỗi lo lớn nữa.

Những điều cần lưu ý để sự kiện được tổ chức thành công

Để tổ chức một sự kiện thành công, tạo nên hiệu ứng cho thương hiệu của quý doanh nghiệp thì cần có kế hoạch cụ thể, xác định mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường được. Và với kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công JURO xin đưa ra một số yếu tố cần thiết sau:

Tìm một ý tưởng độc đáo và thiết kế thật chỉn chu

Khi tổ chức một sự kiện, khó khăn nhất có lẽ là việc lên ý tưởng và chủ đề. Bởi nó bao quát toàn bộ sự kiện, từ hình thức bên ngoài đến chi tiết bên trong. Đó là lý do vì sao doanh nghiệp cần tìm đến các agency event.

Và như đã nói, việc hiểu được sản phẩm sẽ giúp agency lên được ý tưởng nội dung một cách hiệu quả nhất có thể. Thông thường các công ty tổ chức sự kiện như JURO đều dựa trên đặc tính của thương hiệu hay sản phẩm của khách hàng để làm nên chủ đề.

Chu đáo trong khâu đón tiếp

Khâu đón tiếp khách là bước mở đầu chính là lời chào, màn mở đầu khi đón tiếp chào mừng khách mời tham dự phải gây dựng ấn tượng tốt. Vì thế bạn sẽ cần thiết lập một đội lễ tân để đón tiếp khách và mời khách vào vị trí ngồi thích hợp và chu đáo nhất.

MC sự kiện duyên dáng

Dù là MC ở bất cứ sự kiện nào thì MC cũng xuất hiện với vai trò là một người dẫn dắt chương trình. Họ sẽ giới thiệu đến khách hàng nội dung của chương trình ngày hôm nay là gì? Có các phần như thế nào, kết nối các phần ra làm sao để tạo thành một chương trình hoàn chỉnh. Không chỉ dẫn dắt câu chuyện mà MC còn phải kết nối chặt chẽ được mọi thứ lại với nhau. Từ khách mời đến khán giả và hình ảnh của thương hiệu mà bạn đang làm người đại diện cho họ để quảng cáo là gì. Tất cả có liên quan gì với nhau, có ý nghĩa như thế nào hoàn toàn phụ thuộc vào khả năng của MC.

Đảm bảo âm thanh, ánh sáng tốt

Yếu tố nòng cốt của một công ty sự kiện chuyên nghiệp là đảm bảo âm thanh, ánh sáng tốt. Một đội ngũ giỏi, nhiều kinh nghiệm sẽ luôn đưa ra những ý tưởng tuyệt vời về thiết bị hiện đại hỗ trợ từ bộ máy âm thanh đến ánh sáng trong sự kiện. Đồng thời mọi sai sót khi tổ chức sự kiện cũng sẽ được giảm thiểu đến mức tối đa và luôn có phương án khắc phục kịp thời.

Nên chuẩn bị khu vực nghỉ ngơi, chỗ ngồi thoải mái cho người tham gia

Nơi tổ chức sự kiện thoải mái đáp ứng quy mô và số lượng khách mời tham dự là tiêu chuẩn đầu tiên, ngoài ra chúng ta nên chuẩn bị khu vực nghỉ ngơi, chỗ ngồi thoải mái cho người tham gia thật chu đáo để đảm bảo suốt sự kiện người tham dự cảm thấy hài lòng nhất.

Lên các phương án dự phòng

Sự kiện của quý doanh nghiệp có thể không thành công nếu như không có kế hoạch B cho mọi tình huống vì không ai biết trước sẽ có những điều gì xảy ra trong sự kiện vì thế quý doanh nghiệp luôn cân nhắc ở yếu tố này như thời gian diễn ra sự kiện trễ, thời tiết thay đổi, diễn giả đến muộn,…

JURO Production – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín tại TPHCM

Giữa hàng ngàn đơn vị dịch vụ tổ chức sự kiện ở Thành phố Hồ Chí MInh thật khó để tìm ra một công ty có giá cả hợp lý và chất lượng dịch vụ chuyên nghiệp. Tuy nhiên đến với JURO bạn không còn phải lo lắng vấn đề đó nữa.

JURO cung cấp giải pháp tổ chức sự kiện, trang thiết bị, sản xuất lắp đặt từ A đến Z

Là đơn vị đầu ngành trong lĩnh vực cung cấp giải pháp tổ chức sự kiện, JURO đã trở thành đối tác của nhiều thương hiệu có chỗ đứng trên thị trường và nổi trội với 2 loại hình dịch vụ chính:

  • Livestream chuyên nghiệp: Đứng trước tình hình hiện nay đang diễn ra vô cùng căng thẳng thì livestream là giải pháp hàng đầu của các doanh nghiệp khi muốn tiếp cận với doanh nghiệp hay đối tác của mình. Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể tổ chức hội nghị, hội thảo, event,… Để đưa những hình ảnh thực tế của sản phẩm đến với khách hàng, giải đáp thắc mắc của khách hàng, tăng tính chủ động và tự nhiên hơn so với quay video, tiết kiệm phần lớn chi phí và tăng tương tác. JURO là một đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực livestream hội tụ những nhân tố trẻ, giàu kinh nghiệm, dồi dào sức sáng tạo cùng hệ thống trang thiết bị hiện đại sẽ đem lại cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất.
  • Quay chụp sự kiện: Chìa khóa để sự kiện của doanh nghiệp được truyền thông rầm rộ tới công chúng và tạo sự ảnh hưởng lớn đó chính là quay chụp sự kiện. Là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực này, mỗi bức ảnh hay thước phim JURO thực hiện đều truyền tải được đúng insight khách hàng ngoài ra cũng đề cao tính sáng tạo, sự hấp dẫn và tính nghệ thuật trong từng sản phẩm.

JURO tiên phong đi đầu trong chất lượng dịch vụ

Với kinh nghiệm lâu năm và trở thành đối tác của các khách hàng lớn như VTV, Lotte mart, Huawei, JAC,…  đã cho ra đời những sản phẩm nhận được sự ủng hộ của công chúng và tăng độ nhận diện thương hiệu cho khách hàng.

  • Kịch bản quay chụp

Điều khiến JURO trở nên độc đáo và khác biệt so với các đơn vị cùng ngành đó chính là sự sáng tạo. Không chỉ đơn giản là tạo ra những sản phẩm để lưu giữ lại kỷ niệm hay công cụ truyền thông cho khách hàng, JURO còn nghiên cứu kỹ càng những thông điệp mà khách hàng muốn truyền tải thông qua sự kiện để lên kịch bản quay chụp.

Các góc quay chụp cũng được lựa chọn thật tỉ mỉ để tạo ra những bức ảnh và thước phim đầy nghệ thuật, thu hút người xem. Đội ngũ nhân viên trẻ luôn tập trung nghiên cứu kỹ insight khách hàng và đưa ra những kịch bản quay chụp hợp lý và chuyên nghiệp nhất.

  • Trang thiết bị

JURO sở hữu một hệ thống trang thiết bị hiện đại luôn được cập nhật và thay đổi phù hợp với từng loại hình sự kiện sao cho vừa tiết kiệm chi phí mà lại mang đến hiệu ứng tốt nhất cho người xem.

  • Kinh nghiệm thực chiến

JURO có kinh nghiệm thực hiện vô số những dự án lớn nhỏ, nắm bắt được tác phong làm việc chuyên nghiệp, điều khách hàng mong muốn và mỗi dự án đều có kế hoạch thực hiện bài bản. Tại JURO, mỗi nhân tố đều chinh phục khách hàng bằng những sản phẩm đạt đủ 3 yếu tố Chân – Thiện – Mỹ.

  • Hậu kỳ

Hậu kỳ là bước cuối cùng để đưa sản phẩm cuối cùng. Chính vì vậy JURO cũng sở hữu một đội ngũ hậu kỳ có tư duy thẩm mỹ cao gồm các editor, designer, content creator giàu kinh nghiệm thổi hồn vào từng bức hình và truyền tải đúng thông điệp mà đối tác muốn hướng đến.

Một số câu hỏi thường gặp về tổ chức sự kiện

Để làm một sự kiện chuyên nghiệp cần đạt những yếu tố gì?

Yếu tố để sự kiện của bạn trở nên thành công và chuyên nghiệp trong mắt của khách tham dự đó là tính tỉ mỉ, quan tâm đến khách hàng và cung cấp đủ các thông tin quan trọng khi họ cần lời giải đáp. Ngoài ra, để có thể làm nên một sự kiện đạt hiệu quả tốt, bạn cần phải có chuyên môn và nắm bắt được xu hướng hoạch định sự kiện hiện giờ.

Tổ chức sự kiện thành công doanh nghiệp sẽ nhận lại gì?

Một sự kiện diễn ra thành công sẽ giúp doanh nghiệp nhận lại rất nhiều lợi ích quan trọng, điển hình như việc đánh bóng tên tuổi của công ty trên thị trường, thu hút truyền thông hiệu quả và có nhiều lợi ích đặc biệt về giá trị truyền thông sau này.

Vì sao tổ chức sự kiện cần phải thực hiện kỹ lưỡng?

Sự kiện một khi đã làm thì cần phải làm thật chỉnh chu bởi vì nó thể hiện rõ sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp và nhấn mạnh được sản phẩm, dịch vụ công ty ấy đang kinh doanh. Ngoải ra, tổ chức sự kiện khi được làm kỹ lưỡng còn hỗ trợ rất tốt trong việc marketing của doanh nghiệp.

Bài viết này chắc chắn sẽ giúp bạn nắm rõ được tổ chức sự kiện là gì và cần những gì đồng thời biết được để truyền thông cho sự kiện hiệu quả phải làm như thế nào. Hãy liên hệ với JURO để có những tư liệu tổ chức sự kiện chất lượng nhất.

5/5 - (10 bình chọn)
TIN TỨC LIÊN QUAN
Tổ chức sự kiện ngoài trời
Tổ chức sự kiện ngoài trời: Kinh nghiệm và những lưu ý

Tổ chức sự kiện ngoài trời hiện là xu hướng được rất nhiều doanh nghiệp, đơn vị ưa chuộng. Sự Xem thêm

Tổ chức sự kiện tiếng Anh là gì
Tổ chức sự kiện tiếng Anh là gì? Các thuật ngữ phổ biến

Tổ chức sự kiện Tiếng Anh là gì? Bất cứ ngành nghề nào cũng có thuật ngữ chuyên ngành và Xem thêm

Ý tưởng tổ chức sự kiện cho sinh viên
Các ý tưởng tổ chức sự kiện cho sinh viên độc đáo nhất

Sự kiện sinh viên luôn được xem là “đặc sản” của cuộc sống đại học, đây cũng chính là môi Xem thêm

Tổ chức sự kiện cần những gì
Tổ chức sự kiện cần những gì và yêu cầu cần có là gì

Tổ chức sự kiện là một quá trình mất rất nhiều thời gian, chi phí và nhân lực. Tuy nhiên, Xem thêm

0868995969
TƯ VẤN