TIN TỨC
Trang chủ/Tin tức

Gợi ý mẫu checklist công việc tổ chức sự kiện từ A – Z

Tổ chức sự kiện là một công việc cần có sự kết hợp của nhiều khâu mới có thể tạo nên được một sự kiện hoàn chỉnh. Vậy nên để tránh bỏ sót các hạng mục, nhà tổ chức sự kiện nên lập ra một mẫu checklist công việc tổ chức sự kiện. Sau đây JURO sẽ gợi ý mẫu checklist công việc tổ chức sự kiện cho bạn.

Checklist công việc tổ chức sự kiện

Một số công việc cần phải ghi vào checklist công việc tổ chức sự kiện

Thời gian và thời lượng công việc: Sau khi thống nhất với khách hàng về thời gian tổ chức sự kiện, thì đơn vị tổ chức sự kiện cần lên timeline tổng thể của sự kiện, deadline hoàn thành các hạng mục của sự kiện và phân công công việc.

Các nhóm công việc cần làm: Phân bổ các nhóm công việc cần làm cho các team phụ trách. Mỗi team sở hữu một thế mạnh riêng, điều này cũng giúp tiết kiệm thời gian và mang lại hiệu quả cho công việc.

Một số công việc sự kiện cần ghi trong checklist

Hạng mục trang trí: Trang trí sẽ tùy theo concept của sự kiện, có thể là hoa, bóng bay,… Thực hiện in ấn voucher, backdrop, giấy mời cho khách mời. Đối với các sự kiện như hội nghị thì có thể phải chuẩn bị thêm hoa cài áo cho đại biểu. Thẻ ra vào dành cho ban tổ chức, các ký hiệu, biển chỉ dẫn cho khách mời tham gia sự kiện.

Nhân sự: Những nhân sự bắt buộc phải có cho sự kiện đó là.

  • MC: MC cần phải nhận được kịch bản sớm, để tập dượt trước và khắc phục các lỗi về câu từ khi dẫn chương trình. Bên cạnh đó trang phục của MC cũng cần được chú trọng.
  • Lễ tân: Lễ tân có vai trò hướng dẫn cho khách mời tham gia sự kiện và xác nhận thông tin từ họ.
  • Quay phim, chụp ảnh sự kiện: Cần được sắp xếp vị trí hợp lý để có thể bắt được những khoảnh khắc đắt giá của sự kiện.
  • Đội ngũ hậu cần: Có vai trò tiếp nước, đồ ăn phục vụ cho sự kiện.

Âm thanh ánh sáng: Yếu tố này cần được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi chương trình bắt đầu để đảm bảo không xảy ra sự cố khi diễn ra chương trình.

Các thiết bị quan trọng của sự kiện bao gồm: Hệ thống máy chiếu, camera, màn hình cảm ứng, micro, loa, ánh sáng cần được kiểm tra độ sáng kỹ càng trước khi bắt đầu sự kiện. 

Khách mời: Để tránh những nhân vật không liên quan trà trộn gây rối cho sự kiện. Lễ tân cần nắm được danh sách và thông tin khách mời, để kiểm tra kỹ lưỡng trước khi sự kiện diễn ra.

Quà tặng: Nếu trong sự kiện có các phần minigame, ban tổ chức cần chuẩn bị quà kỹ lưỡng, tránh tình trạng thiếu quà gây mất hứng cho khách mời tham gia sự kiện.

Số điện thoại khi có rủi ro: Để chắc chắn hơn trong mọi tình huống và để phòng rủi ro, đơn vị tổ chức sự kiện cần phải có sẵn các số điện thoại liên quan đến cấp cứu, cứu hỏa, an ninh trật tư. Đây là một đầu mục mà các nhà tổ chức sự kiện thường không để ý tới và gặp rất nhiều khó khăn khi có sự cố xảy ra. Hãy ghi vào checklist công việc tổ chức sự kiện để cho sự kiện của bạn được tổ chức hoàn hảo nhất nhé.

JURO cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện từ A đến Z

Đến với JURO bạn sẽ được cung cấp trọn gói dịch vụ tổ chức sự kiện:

  • Lên kế hoạch tổ chức sự kiện.
  • Lên mẫu checklist công việc tổ chức sự kiện.
  • Thực hiện tổ chức sự kiện.
  • Quay phim chụp ảnh sự kiện. 
  • Đánh giá tổng kết báo cáo sau sự kiện. 
  • Thực hiện công tác hậu kỳ.
  • Đưa ra sản phẩm cuối cùng.

Lý do cần đơn vị quay TVC quảng cáo sản phẩm

Bên cạnh đó JURO còn cung cấp những dịch vụ đi kèm như: Livestream sự kiện, tổ chức sự kiện ảo hóa sân khấu, quay chụp sự kiện,…

Tại JURO cung cấp những giải toàn diện giúp bạn thực hiện được những sự kiện đỉnh cao, chuyên nghiệp, chạm đến trái tim khách hàng. Hãy tham khảo mẫu checklist công việc tổ chức sự kiện mà JURO gợi ý để giúp ích cho sự kiện của bạn nhé!

TIN TỨC LIÊN QUAN
các kỹ năng cần thiết để tổ chức sự kiện
Các kỹ năng cần thiết để tổ chức sự kiện và yếu tố cho sự kiện thành công

Để tổ chức sự kiện thành công cần phải có đội ngũ có một nền tảng kỹ năng cần thiết Xem thêm

Quản lý các tình huống khi tổ chức sự kiện
Quản lý các tình huống khi tổ chức sự kiện có thể xảy ra bất cứ lúc nào

Bất cứ sự kiện nào cũng có những rủi ro xảy ra, những tình huống bất ngờ khiến cho cả Xem thêm

0898 449 969
TƯ VẤN