TIN TỨC

Gợi ý mẫu checklist công việc tổ chức sự kiện từ A – Z

Tổ chức sự kiện là công việc cần có sự đầu tư kỹ lưỡng và kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận chuyên môn, giúp đem lại một chương trình thành công như ý muốn của khách hàng. Vậy nên để tránh bỏ sót các hạng mục, nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nên lập ra một mẫu checklist công việc tổ chức sự kiện với các bước thực hiện chi tiết nhất. Sau đây, JURO sẽ gợi ý đến bạn mẫu thông tin checklist công việc trong tổ chức sự kiện để có thể thực thi tốt dự án được giao phó nhé.

Lập bảng checklist công việc tổ chức sự kiện
Checklist công việc tổ chức sự kiện

Một số công việc cần có trong checklist công việc tổ chức sự kiện

Trước hết, bạn hãy suy nghĩ đến những vấn đề từ quan trọng nhất cho đến ít quan trọng cần thực hiện trong một sự kiện và viết ra giấy. Trong mỗi một thông tin được liệt kê, bạn nên trình bày thêm các ý nhỏ có liên quan để có thể đảm bảo công việc được thực thi chi tiết và đầy đủ nhất.

Thời gian và thời lượng công việc: Sau khi thống nhất với khách hàng về thời gian thực hiện chương trình thì đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần phải lên timeline tổng thể cho các đầu công việc cần thực hiện và deadline chi tiết cho từng hạng mục rõ ràng.

Các nhóm công việc cần làm: Tiếp đến, chúng ta nên phân bổ đều những đầu công việc quan trọng cho các team phụ trách. Mỗi team sẽ sở hữu một thế mạnh riêng và khi phân công đúng với năng lực của họ sẽ giúp tiết kiệm nhiều thời gian và đảm bảo tiến độ của dự án diễn ra đúng với bản kế hoạch.

Các đầu công việc cần kiệt kê trong checklist sự kiện
Một số công việc sự kiện cần ghi trong checklist

Hạng mục trang trí: Tùy thuộc vào concept khách hàng quyết định mà việc trang trí sẽ được quyết định dựa theo đúng với nội dung của sự kiện. Đối với các sự kiện quan trọng như hội nghị, hội thảo thì bạn cần phải cân nhắc kỹ việc trang trí để tạo nên hiệu ứng nghiêm túc cho buổi họp mặt.

Nhân sự: Những nhân sự bắt buộc phải có mặt trong sự kiện bao gồm:

  • MC: MC cần phải nhận được kịch bản sớm để tập dượt trước và khắc phục ngay một số lỗi có trong bảng nội dung. Bên cạnh đó, trang phục của MC cũng nên phù hợp với nội dung của chương trình.
  • Lễ tân: Lễ tân có nhiệm vụ hỗ trợ khách mời checkin đúng chỗ, hướng dẫn lối đi vào tiệc và hỗ trợ một số vấn đề khác khi sự kiện diễn ra. Trong những trường hợp khách mời không có tên trong danh sách thì bộ phận lễ tân nên học cách giải quyết phù hợp để tránh gây mất trật tự trong chương trình. 
  • Quay phim, chụp ảnh sự kiện: Quản lý sẽ điều hướng, sắp xếp vị trí hợp lý cho nhóm nhân sự này để có thể bắt được những khoảnh khắc đắt giá nhất của sự kiện.
  • Đội ngũ hậu cần: Hậu cần là vị trí rất quan trọng trong một sự kiện vì họ có vai trò hỗ trợ cho các bộ phận có chuyên môn trong sự kiện để thực thi tốt các đầu công việc.

Âm thanh ánh sáng: Một trong những điều giúp sự kiện của bạn diễn ra đúng với kế hoạch đó là kiểm tra kỹ lưỡng các thiết bị âm thanh, ánh sáng trong sự kiện để tạo nên những hiệu ứng đẹp mắt trong suốt chương trình, đảm bảo không xảy ra các rủi ro đến từ nhóm thiết bị này. Ngoài ra, những thiết bị quan trọng khác (hệ thống máy chiếu, camera, màn hình cảm ứng, micro,…) có trong sự kiện cũng nên được kiểm tra cẩn thận.

Quà tặng: Nếu trong sự kiện có thực hiện mục minigame, ban tổ chức cần chuẩn bị đủ số lượng quà và lập ra thể lệ phù hợp để chọn ra những cá nhân may mắn, tránh sự nhầm lẫn khi thực hiện.

Số điện thoại khi có rủi ro: Để chắc chắn hơn trong mọi tình huống và đề phòng rủi ro, đơn vị tổ chức sự kiện cần phải có sẵn các số điện thoại liên quan đến cấp cứu, cứu hỏa, an ninh trật tư. Đây là một đầu mục mà các nhà tổ chức sự kiện thường không để ý tới và gặp rất nhiều khó khăn khi có sự cố xảy ra. Hãy ghi vào checklist công việc tổ chức sự kiện để cho sự kiện của bạn được tổ chức hoàn hảo nhất nhé.

JURO cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện từ A đến Z

Đến với JURO bạn sẽ được cung cấp trọn gói dịch vụ tổ chức sự kiện với các khâu:

  • Lên kế hoạch tổ chức sự kiện.
  • Lên mẫu checklist công việc tổ chức sự kiện.
  • Thực hiện tổ chức sự kiện.
  • Quay phim và chụp ảnh sự kiện. 
  • Đánh giá tổng kết báo cáo sau sự kiện. 
  • Thực hiện công tác hậu kỳ.
  • Đưa ra kết quả cuối cùng cho doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, JURO còn cung cấp những dịch vụ đi kèm như: Livestream sự kiện, tổ chức sự kiện ảo hóa sân khấu, quay chụp sự kiện,… để đem lại giá trị truyền thông tốt nhất cho các doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng dịch vụ tại đây.

Với mẫu checklist công việc tổ chức sự kiện mà JURO gợi ý, mong rằng bạn sẽ có cách thức thực hiện quy trình sự kiện theo đúng với quy chuẩn, đảm bảo thực hiện đầy đủ các mục công việc và đem lại hiệu quả tốt nhất cho mục đích cuối cùng sau sự kiện nhé!

TIN TỨC LIÊN QUAN
Talkshow là gì? Cách xây dựng format chương trình talkshow
Talkshow là gì? Cách xây dựng format chương trình talkshow

Talkshow ngày càng phổ biến tại các trường đại học cũng như các công ty, doanh nghiệp. Vậy talkshow là Xem thêm

Timeline sự kiện
Bảng mẫu timeline chương trình sự kiện chi tiết A-Z

Timeline sự kiện là công đoạn được thực hiện cuối cùng trong khâu chuẩn bị sự kiện bởi vì nó Xem thêm

Truyền thông sự kiện
Truyền thông sự kiện là gì? Các bước truyền thông hiệu quả

“Truyền thông sự kiện là gì?” là câu hỏi luôn được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi chuẩn bị bắt Xem thêm

Tổ chức gala dinner
Tổ Chức Gala Dinner: Kịch Bản, Cách Lập Kế Hoạch A-Z

Tổ chức gala dinner tại Việt Nam thường được gộp chung với các buổi tiệc quan trọng như tiệc cuối Xem thêm

0898449969
TƯ VẤN