TIN TỨC

Nhân viên tổ chức sự kiện là gì? Công việc và kỹ năng cần có

Trở thành một nhân viên tổ chức sự kiện là một lựa chọn hoàn hảo cho những ai đang muốn làm các công việc liên quan tới sự sáng tạo và thường xuyên có cơ hội gặp gỡ, giao tiếp với nhiều người.

Để mọi người có thể hiểu rõ về nghề tổ chức sự kiện và nắm được các yêu cầu, kỹ năng mà một người hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cần phải có, JURO đã tổng hợp đầy đủ thông tin liên quan trong bài viết dưới đây, hãy cùng theo dõi nhé!

Nhân viên tổ chưc sự kiện
Nhân viên tổ chưc sự kiện – Chuyên viên tổ chức sự kiện

Nhân viên tổ chức sự kiện là gì?

Nhân viên tổ chức sự kiện hay chuyên viên tổ chức sự kiện là những người làm trong các công ty tổ chức sự kiện và thực hiện nhiệm vụ sắp xếp, tổ chức chương trình theo kế hoạch để tạo nên sự kiện thành công. Cụ thể, trách nhiệm của họ là xử lý các công việc bao gồm: lên ý tưởng, kịch bản sự kiện; Chuẩn bị địa điểm; Điều phối, giám sát, thực hiện sự kiện và đảm bảo cho sự kiện diễn ra một cách hoàn hảo nhất.

Nhân viên tổ chức sự kiện là gì

Công việc của nhân viên tổ chức sự kiện 

Một nhân viên tổ chức sự kiện sẽ thực hiện nhiều đầu mục công việc khác nhau dưới sự phân công của quản lý. Cụ thể công việc bao gồm:

Tiếp nhận yêu cầu từ phía khách hàng, cấp trên và lên ý tưởng tổ chức sự kiện

Đây là bước đầu tiên và cũng là bước vô cùng quan trọng trước khi tiến hành tổ chức sự kiện. Vì nó có quyết định đến sự thành công của sự kiện và có ảnh hướng tới mức độ hài lòng của khách hàng. Do đó, khi lên ý tưởng các bạn phải thật sự hiểu rõ và nắm được toàn bộ những mong muốn từ phía khách hàng cũng như cấp trên để lên ý tưởng tổ chức sao cho phù hợp và đáp ứng được những yêu cầu một cách hoàn hảo nhất.

Để làm được điều đó, đòi hỏi các bạn phải có sự nghiên cứu kỹ lưỡng và tiến hành trao đổi ý tưởng với các thành viên trong team. Có thể sẽ mất nhiều thời gian đầu tư chất xám vào đó, nhưng bù lại khi có được một ý tưởng tốt thì ở giai đoạn triển khai các bước sau sẽ dễ dàng hơn.

Lên kế hoạch chi tiết, ước tính và đề xuất ngân sách

Đây là bước để các bạn cụ thể hóa các ý tưởng đã thống nhất từ trước. Có nhiều hạng mục cần được trình bày rõ ràng như: thời gian, địa điểm, kịch bản sự kiện, số lượng người tham gia, trang thiết bị, nhân sự, dự tính rủi ro cùng phương án dự phòng, các đơn vị hỗ trợ và hợp tác,… Bên cạnh đó, các bạn cũng phải đề xuất mức ngân sách tương ứng và phù hợp với các hạng mục cần triển khai trong kế hoạch tổ chức sự kiện.

Cấp quản lý sẽ tiến hành đánh giá và hoàn thiện lại kế hoạch, đồng thời xem xét ngân sách có phù hợp hay chưa và cần điều chỉnh những gì. Bước này làm càng chi tiết thì những bước sau khi thực hiện sẽ thuận tiện hơn.

Triển khai kế hoạch

Bước triển khai kế hoạch sẽ tốn khá nhiều thời gian và cần nhiều nhân sự cùng thực hiện cũng như cần sự hợp tác của các phòng ban. Những công việc cần làm trong bước này bao gồm:

  • In ấn
  • Thuê địa điểm tổ chức
  • Liên hệ với các bên trang trí, thực phẩm, MC
  • Chuẩn bị các trang thiết bị âm thanh ánh sáng
  • Xác định, sắp xếp chỗ ngồi hợp lý
  • Phân công nhân sự hỗ trợ trong sự kiện

Tổ chức sự kiện

Giai đoạn tổ chức sự kiện được xem là giai đoạn áp lực nhất. Để giai đoạn này diễn ra suôn sẻ và dễ dàng hơn thì khâu chuẩn bị trước sự kiện mọi người phải thực hiện thật tốt.

Những nhân viên tổ chức sự kiện sẽ trực tiếp chỉ đạo, theo dõi, giám sát và điều phối sự kiện, đồng thời xử lý các vấn đề phát sinh. Khi chạy chương trình, bắt buộc mọi người phải có sự phối hợp nhịp nhàng với nhau để sự kiện diễn ra trọn vẹn và tránh được những sự cố xảy ra.

Công việc của nhân viên tổ chức sự kiện

Xử lý công việc sau sự kiện

Nhân viên tổ chức sự kiện sẽ lập các báo cáo về sự kiện vừa rồi. Bao gồm tiến hành đánh giá về mức độ hiệu quả, phân tích những thiếu sót. Bên cạnh đó là lập báo cáo về thu chi để gửi cho cấp trên.

Ngoài ra, nhân viên tổ chức sự kiện cũng phải tiến hành xử lý, bàn giao và thanh lý hợp đồng cho các bên liên quan cũng như các đối tác của mình.

Nhân viên tổ chức sự kiện đòi hỏi sự năng động vì phải thực hiện nhiều đầu mục công việc

Xem thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện gồm những bước gì?

Các kỹ năng cần có của một chuyên viên tổ chức sự kiện

Kỹ năng giao tiếp

Đặc thù công việc đòi hỏi phải giao tiếp với nhiều người, đặc biệt là thường xuyên giao tiếp với khách hàng và thành viên trong đội nhóm. Vì thế kỹ năng giao tiếp rất cần thiết đối với một người tổ chức sự kiện.

Trước hết là trình bày ý tưởng với đối tác, cấp trên cùng với đó là trao đổi công việc với đồng nghiệp hay xử lý những khiếu nại thắc mắc của khách mời trong sự kiện. Do đó, các bạn phải luôn giữ thái độ thân thiện và khéo léo trong cách nói chuyện với mọi người.

Khả năng làm việc dưới áp lực

Nghề tổ chức sự kiện đòi hỏi phải chịu được áp lực vì khi tổ chức một sự kiện mất rất nhiều thời gian và công sức. Bên cạnh đó, các bạn phải liên tục đi gặp khách hàng, đối tác và có thể phải đi công tác dài ngày nếu sự kiện của đối tác được tổ chức ở một tỉnh thành khác. Chính vì thế, bắt buộc các bạn phải có sự nhiệt tình cùng khả năng chịu khó thì mới tồn tại lâu trong nghề được.

Kỹ năng giải quyết tình huống

Khi tổ chức sự kiện thì những tình huống phát sinh bất chợt là không thể tránh khỏi. Do đó, các bạn phải có sự linh hoạt trong cách xử lý để không làm gián đoạn sự kiện và tránh ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng. Để hạn chế được rủi ro tới mức thấp nhất, các bạn cũng cần dự tính trước những tình huống có thể gặp phải và lên phương án xử lý phù hợp.

Biết sắp xếp công việc

Để tổ chức thành công một sự kiện cần thực hiện rất nhiều khâu và nhiều đầu công việc. Có được kỹ năng này sẽ giúp bạn sắp xếp, phân bổ công việc và xử lý các tình huống phát sinh một cách hợp lý nhất. Nếu không các bạn sẽ dễ bị rối và có thể sẽ không chạy kịp tiến độ sự kiện.

Cơ hội việc làm của nhân viên tổ chức sự kiện

Hiện nay, nhu cầu tổ chức sự kiện ngày một tăng cao và ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam đang có sự phát triển mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Từ sự kiện ra mắt sản phẩm mới, hội nghị, hội thảo, sự kiện âm nhạc cho tới các sự kiện tổng kết, vinh danh công ty đều được diễn ra thường xuyên. Kéo theo đó các công ty tổ chức sự kiện cũng xuất hiện ngày một nhiều. Chính vì vậy, cơ hội việc làm của nhân viên tổ chức sự kiện ở giai đoạn hiện tại có thể nói là rất rộng mở.

Các bạn có thể chọn làm nhân viên tổ chức sự kiện có thể làm việc tại các agency chuyên tổ chức sự kiện hoặc làm một nhân viên truyền thông nội bộ cho công ty.

Việc làm nhân viên tổ chức sự kiện

Mức lương của nhân viên tổ chức sự kiện

Là một ngành nghề hot và đòi hỏi nhiều kỹ năng lẫn kiến thức chuyên môn. Do đó, mức lương của nhân viên tổ chức sự kiện cũng rất hấp dẫn. Tuy nhiên, mức lương còn phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm và năng lực thực tế của các bạn. Mức lương khởi điểm với những ai mới vào nghề có thể không quá cao nhưng một khi đã trau dồi được kiến thức lẫn kỹ năng thì mức lương có thể đạt từ 20.000.000 triệu đồng trở lên.

Không chỉ dừng lại ở đó, cơ hội thăng tiến trong nghề cũng rất rộng mở. Một vị trí quản lý hoặc trưởng phòng tổ chức sự kiện các bạn hoàn toàn có thể đạt được nếu có thâm niên từ 5 năm trở lên với vốn kinh nghiệm dày dặn.

Bên cạnh đó, các bạn có thể được nhận thêm tiền hoa hồng, công tác phí, tiền làm việc ngoài giờ trong thời gian tổ chức sự kiện.

Đối tượng nào phù hợp với ngành tổ chức sự kiện

Chuyên viên tổ chức sự kiện học ngành gì và những đối tượng nào mới phù hợp ngành tổ chức sự kiện là những câu hỏi mà rất nhiều người đã từng thắc mắc với JURO. Vậy câu trả lời chính là.

Trước tiên, để trở thành nhân viên tổ chức sự kiện các bạn có thể chọn học ngành Quan hệ công chúng, Quản trị sự kiện, Truyền thông,… Hiện tại, đây đều là những ngành hot và đang được đào tạo tại rất nhiều trường đại học.

Bên cạnh đó, những ai có năng lực, có kinh nghiệm càng nhiều thì càng được ưu tiên khi tuyển dụng. Chính vì thế, kể cả khi còn ngồi trên ghế nhà trường đừng quên trau dồi thêm cho mình kiến thức và kinh nghiệm liên quan đến nghề nghiệp để có thể trở thành một ứng viên tiềm năng sau này.

Tiếp theo, đối tượng phù hợp với ngành tổ chức sự kiện là những người có được các tố chất như sau: Kỹ năng giao tiếp; Khả năng chịu áp lực; Yêu nghề, đam mê công việc; Biết cách sắp xếp công việc,… Chúng tôi đã đề cập đến vấn đề này ở phần trên, các bạn có thể tham khảo kỹ lại để biết mình có hay chưa có các tố chất cần thiết và biết bản thân có thật sự phù hợp với ngành nghề này không.

Sức khỏe tốt và khả năng chịu áp lực cao là một trong những tố chất cần có ở một chuyên viên tổ chức sự kiện.

Tìm việc làm nhân viên tổ chức sự kiện ở đâu? 

Nhu cầu tuyển dụng nhân sự tổ chức sự kiện của các doanh nghiệp rất cao nên các bạn có thể tìm việc làm nhân viên tổ chức sự kiện trên các group cộng đồng, các trang web tuyển dụng, các hội nhóm chuyên về tổ chức sự kiện.

Bên cạnh đó, các bạn có thể theo dõi các đơn vị chuyên tổ chức sự kiện để kịp thời cập nhật thông tin tuyển dụng của họ và nộp đơn.

Ngoài ra, các bạn cũng nên xây dựng mối quan hệ với những người đang làm việc trong ngành để được giới thiệu về các cơ hội việc làm.

Chuyên viên tổ chức sự kiện

Mẫu câu hỏi phỏng vấn chuyên viên tổ chức sự kiện

Dưới đây là một số gợi ý về câu hỏi phỏng vấn chuyên viên tổ chức sự kiện dành cho các nhà tuyển dụng, các ứng viên khi tham gia phỏng vấn cùng tham khảo.

  • Theo bạn, những kỹ năng cần có của một nhân viên tổ chức sự kiện là gì?
  • Bạn đánh giá thế nào về bản thân và đưa ra lý do tại sao bạn phù hợp với ngành nghề này?
  • Bạn làm thế nào để đảm bảo sự kiện khi tổ chức không vượt mức ngân sách đề ra?
  • Theo bạn, những rủi ro nào có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện?
  • Nếu có sự thay đổi đột xuất vào phút cuối trước khi sự kiện diễn ra bạn sẽ làm gì?
  • Khi xảy ra xung đột trong sự kiện, bạn sẽ làm thế nào để giải quyết nó?

Qua bài viết vừa rồi hẳn các bạn đã tìm được lời giải đáp cho câu hỏi nhân viên tổ chức sự kiện, chuyên viên tổ chức sự kiện là gì? Và JURO cũng hy vọng qua các thông tin trên, sẽ giúp cho những ai đang phân vân về định hướng của bản thân xác định được bản thân liệu có phù hợp với lĩnh vực này hay không.

Ngoài ra, nếu còn bất kỳ điều gì thắc mắc, các bạn đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ nhé!

TIN TỨC LIÊN QUAN
Nhà hàng tổ chức tiệc tất niên TPHCM
Top 15 nhà hàng tổ chức tiệc tất niên công ty tại TPHCM

Nhà hàng tổ chức tiệc tất niên tại khu vực Hồ Chí Minh đang ngày càng xuất hiện nhiều với Xem thêm

Tiệc tất niên là gì
Tất niên là gì? Ý nghĩa của tiệc tất niên cuối năm

Trong những ngày Tết Cổ Truyền, tiệc tất niên từ lâu đã được xem là một phần không thể thiếu. Xem thêm

Mẫu backdrop Year End Party
10+ Mẫu backdrop Year End Party thiết kế đẹp và ấn tượng

Backdrop Year End Party là thứ rất quan trọng và cần có trong sự kiện cuối năm của nhiều doanh Xem thêm

Địa điểm tổ chức Year End Party
Top 10 Địa Điểm Tổ Chức Year End Party TPHCM Uy Tín

Địa điểm tổ chức Year End Party TPHCM phù hợp và ấn tượng là vấn đề nhận được rất nhiều Xem thêm

0898 449 969
TƯ VẤN