TIN TỨC

9 Bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện “dễ như trở bàn tay”

Để tổ chức một sự kiện thành công thì người ta cần phải thực hiện đầy đủ từng bước theo như kế hoạch. Vậy đơn vị tổ chức sự kiện nào đáng tin cậy? Làm thế nào để quản lý được quy trình này? JURO Production sẽ giải đáp câu hỏi trên bằng 9 bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện ngay sau đây. 

Thiết lập mục đích của sự kiện

Mỗi sự kiện đều có mục đích khác nhau như sự kiện ra mắt, sự kiện livestream, lễ kỷ niệm thành lập công ty hoặc có thể là sự kiện khai trương cửa hàng. Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ dựa vào điều này nhằm đưa ra nội dung chi tiết cho 9 bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất, đặt nền tảng vững chắc cho toàn bộ mẫu đề án tổ chức sự kiện. Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ tư vấn để quý doanh nghiệp có thể xác định được chủ đề và nhanh chóng lên ý tưởng hoàn thành đề án. 

Xác định những yếu tố xuất hiện trong sự kiện

Yếu tố con người được xem là quan trọng nhất khi đưa ra kế hoạch tổ chức điều hành sự kiện. Đối tượng tham gia sự kiện bao gồm những ai? Khách mời nào được vào danh sách người tham dự sự kiện? Diễn giả nào sẽ chia sẻ trong sự kiện?

Xác định đối tượng tham gia là bước 2 trong 9 bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Xác định đối tượng tham gia là bước 2 trong 9 bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Ở bước này, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ khoanh vùng những đối tượng quan trọng và cần thiết nhất cho buổi sự kiện. Dựa vào đối tượng tham gia sự kiện, đơn vị tổ chức mới lựa chọn được thời gian và địa điểm phù hợp. 

Lập ngân sách tổ chức sự kiện

Để tránh phát sinh những khoản chi tiêu không mong muốn, ngân sách trở thành một yếu tố không thể thiếu trong 9 bước tổ chức sự kiện. Các bước thực hiện tổ chức sự kiện sẽ dựa trên ngân sách đã được đề ra và người triển khai sự kiện có nhiệm vụ giám sát, đảm bảo sao cho việc chi tiêu không “vượt quá tầm kiểm soát”.

Thành lập ekip/đội ngũ tổ chức sự kiện

Ekip tổ chức sự kiện là nguồn nhân lực nắm rõ kế hoạch tổ chức sự kiện. Quý doanh nghiệp không cần phải mất thời gian tìm kiếm người viết kịch bản, đội ngũ phía sau hậu trường hay thậm chí quản lý các công tác truyền thông. Ekip sẽ sắp xếp, điều phối và giám sát sao cho sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ nhất. Đội ngũ tổ chức bao gồm ban tiếp tân, ban hậu cần, ban đối ngoại,… 

Lựa chọn chủ đề chính cho sự kiện

Chủ đề của một sự kiện dựa vào mục tiêu của sự kiện. Ví dụ như một buổi lễ ra mắt long trọng thì cần phải có kịch bản như thế nào? Một sự kiện giao lưu thì cần phải có những hoạt động gì? 

Lập tiến độ tổ chức sự kiện nhằm đảm bảo thời gian bắt đầu và kết thúc
Lập tiến độ tổ chức sự kiện nhằm đảm bảo thời gian bắt đầu và kết thúc

Với mỗi chủ đề, đạo diễn sẽ đưa ra các hạng mục khác nhau sao cho phù hợp với không khí sự kiện cũng như truyền tải được nội dung cần thiết trong ngày hôm đó. 

Lập kế hoạch tổ chức điều hành sự kiện

Trong bảng kế hoạch, ngoài kịch bản thì người tổ chức sự kiện sẽ đưa ra những phương án dự trù nhằm giải quyết ổn thoả những vấn đề phát sinh như: trục trặc kỹ thuật, chậm tiến độ chương trình,…

Liên hệ với các đơn vị liên quan đến sự kiện

Ban đối ngoại chịu trách nhiệm soạn thư mời cho khách, diễn giả và liên hệ với những đơn vị tài trợ cho chương trình. Mỗi đối tượng tham gia chương trình đều đóng vai trò quan trọng trong 9 bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Vì vậy, ban đối ngoại sẽ quản lý và đảm bảo đủ đối tượng tham dự sự kiện cho quý doanh nghiệp.

Giám sát tiến độ diễn ra của sự kiện

Nhằm theo sát tiến độ chương trình, toàn bộ ekip lẫn khách mời đều phải phối hợp ăn ý. Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ quản lý thời gian trong sự kiện cách chặt chẽ và điều phối thay đổi nếu như cần thiết. 

Lập tiến độ tổ chức sự kiện nhằm đảm bảo thời gian bắt đầu và kết thúc
Lập tiến độ tổ chức sự kiện nhằm đảm bảo thời gian bắt đầu và kết thúc

Với bất kỳ một sự kiện trực tiếp hay trực tuyến đều có thể phát sinh sự cố bất ngờ. Lúc này, người tổ chức sự kiện sẽ rút ngắn hoặc bổ sung vào chương trình những tiết mục khác nhằm đảm bảo được tiến độ.

Đánh giá kết quả sự kiện

Đây là bước cuối cùng của lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Sau khi sự kiện kết thúc, người ta sẽ đo lường và đánh giá xem liệu sự kiện có đạt được mục tiêu đặt ra từ lúc ban đầu hay không. 

Báo cáo lại tiến trình sự kiện cũng giúp quý doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan hơn về dịch vụ tổ chức sự kiện và thành quả mà đơn vị tổ chức đã thực hiện. Không những thế, từng nhân sự trong ekip có cơ hội nhìn lại kết quả của sự kiện, khắc phục những sai sót và phát huy được điểm mạnh của cả đội nhóm.

Để thực hiện được 9 bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện trên, quý doanh nghiệp có thể liên hệ đến những đơn vị chịu trách nhiệm sản xuất, tổ chức nhằm đưa ra được mẫu đề án tổ chức sự kiện phù hợp và chuyên nghiệp nhất.

TIN TỨC LIÊN QUAN
Tổ chức sự kiện là gì
Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức gồm những gì?

Sự kiện đóng vai trò quan trọng trong quá trình thành lập, phát triển và ghi lại dấu ấn đặc Xem thêm

Tổ chức year end party
Tổ chức Year End Party: Ý tưởng, kịch bản và kế hoạch

Tổ chức Year End Party là hoạt động không thể thiếu của mọi doanh nghiệp vào dịp cuối năm để Xem thêm

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm
Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới chuyên nghiệp A-Z

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới là hoạt động đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối Xem thêm

Tổ chức festival
Tổ chức festival cho doanh nghiệp chuyên nghiệp tại HCM

Festival không chỉ là lễ hội lớn quy tụ đông đủ khách tham dự mà còn được xem là loại Xem thêm

0898 449 969
TƯ VẤN