TIN TỨC

Ekip ban tổ chức sự kiện gồm những ai và giữ vai trò gì?

Ban tổ chức sự kiện gồm những ai?” là câu hỏi đầu tiên cần đặt ra trước khi chúng ta bắt tay vào việc sắp xếp công việc và điều phối nhân sự thực thi đúng nhiệm vụ theo kế hoạch. Hãy cùng tìm hiểu những thông tin thú vị sau đây để hiểu rõ hơn về cách hoạt động của một Ekip tổ chức sự kiện cùng JURO bạn nhé!

Ban tổ chức sự kiện gồm những ai
Ban tổ chức sự kiện gồm những ai và giữ vai trò gì?

Ban tổ chức sự kiện là gì?

Ban tổ chức sự kiện là nhóm người biết cách điều phối mọi hoạt động của sự kiện sao cho các tiết mục nằm trong chương trình diễn ra trôi chảy, đúng với kế hoạch đã thống nhất từ trước.

Những thành viên góp mặt trong Ekip tổ chức sự kiện thường có chuyên môn, kiến thức và kỹ năng ngoại giao giỏi để cùng nhau đem lại hiệu ứng tốt nhất cho chương trình sự kiện.

Những đối tượng này có thể là nhân viên trong một công ty Agency chuyên tổ chức sự kiện, cộng tác viên thuê ngoài hoặc những nhân viên trong công ty có khả năng thực thi một chương trình hiệu quả.

Trách nhiệm của người điều phối sự kiện rất cao nên áp lực họ nhận lại cũng tương tự. Tuy nhiên, dựa trên chuyên môn và tính chuyên nghiệp của một đơn vị uy tín thì chương trình của doanh nghiệp sẽ diễn ra rất tốt.

Ban tổ chức sự kiện là gì

Bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện quan trọng như thế nào?

Việc bố trí nhân sự trong một sự kiện thật sự rất quan trọng để công ty có thể kiểm soát và điều phối mọi hoạt động diễn ra đúng với kế hoạch.

Ở bất cứ vị trí phân công nào, mỗi nhân sự trong sự kiện đều nắm vai trò rất quan trọng để làm nên một sự kiện hoàn chỉnh và mang tính hiệu quả cao cho mục đích cuối cùng.

Bất cứ một chi tiết nhỏ nào xuất hiện trong chương trình đều có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến toàn bộ sự kiện, thế nên việc phân công nhân sự kiểm soát tình hình và xử lý tình huống khi cần thiết là điều rất đáng lưu ý.

Về phía ban tổ chức, việc bố trí nhân sự trong quy trình tổ chức sự kiện nên dựa trên nhiều tiêu chí và đánh giá khách quan về kinh nghiệm của mỗi nhân sự.

Đối với những nhân viên có nhiều kinh nghiệm và giỏi giải quyết vấn đề thì nên được sắp xếp tại những vị trí quan trọng như sân khấu, bàn điều chỉnh hiệu ứng sự kiện,..,

Ngược lại, đối với những nhân viên chưa có nhiều kinh nghiệm thì nên giao những nhiệm vụ mang tính đơn giản, không nên quá cao siêu vì họ khó có thể kiểm soát hết được.

Ngoài ra, trước khi bắt tay thực hiện một sự kiện thì ekip tổ chức sự kiện cần phải hội họp và lên kế hoạch chi tiết cho từng bộ phận để tránh những rủi ro có thể diễn ra trong sự kiện tốt nhất.

Bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện

Ekip – Ban tổ chức sự kiện gồm những ai?

Để trả lời cụ thể hơn cho câu hỏi “Ban tổ chức sự kiện gồm những ai?” ở đâu bài, thông tin có ở phần nội dung này sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều đấy nhé!

Event Coordinator (Nhân viên điều phối sự kiện)

Event Coordinator là thành phần rất quan trọng trong đội ngũ ekip tổ chức sự kiện bởi vì họ có trách nhiệm điều phối các bộ phận bên dưới hoạt động đúng với nhiệm vụ đã giao phó.

Những thông tin chi tiết có trong một sự kiện sẽ đều được họ nắm kỹ trong tay và ứng biến tình hình khi gặp phải sự cố ngoài ý muốn.

Người điều phối sự kiện luôn chịu áp lực rất lớn bởi mọi trách nhiệm đều quy về phía của họ, thế nên việc “căng não” và giải quyết tình hình trong lúc chương trình diễn ra thật sự rất khắc nghiệt.

Ở vị trí này, nhân sự cần có kỹ năng truyền đạt thông tin tốt, kiên nhẫn và có tầm nhìn bao quát toàn bộ nhân sự bên dưới để kịp thời giải quyết vấn đề hiệu quả.

Event Planner (Lên kế hoạch tổ chức sự kiện)

Có thể nói sự sống còn của một ekip tổ chức sự kiện chính là nhân sự lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Bởi vì họ là nhân sự quan trọng khi quyết định địa điểm, thời gian, logistic, catering và có trách nhiệm làm việc với các bộ phận trong đội.

Nhờ có họ, người quản lý có thể hình dung được ý tưởng thực thi sự kiện và điều phối nhân sự như thế nào để phù hợp nhất có thể.

Đặc biệt, những loại giấy phép cần thiết để nộp cho cơ quan chính quyền cũng sẽ được Event Planner thực hiện.

Ekip tổ chức sự kiện

Client Service Event Manager (Quản lý dịch vụ khách hàng)

Không kém sự quan trọng, Client Service Event Manager là bộ phận có trọng trách  giải quyết các vấn đề của khách hàng sao cho sự hài lòng của họ đạt ở mức trung bình đến tốt nhất.

Tại vị trí này, những phản hồi tiêu cực và tìm ra hướng giải quyết tốt nhất để hiệu ứng sau sự kiện không bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

Event Manager (Quản lý sự kiện)

Khác với nhân sự điều phối, quản lý sự kiện làm việc chặt chẽ với các bộ phận để đảm bảo chương trình diễn ra êm xuôi.

Vai trò của họ rất linh hoạt và có thể phụ trách chỉnh sửa kịch bản khi cần thiết. Những nhân sự cần hỗ trợ hoặc trao đổi công việc có thể liên hệ trực tiếp với bộ phận này để có hướng giải quyết công việc tốt nhất.

Event Executive (Nhân viên hỗ trợ sự kiện)

Tuy trọng trách không quá nặng nề nhưng một sự kiện nếu thiếu đi sự hỗ trợ của nhóm người này sẽ khiến các khâu thực hiện gặp trục trặc do không đủ nhân lực.

Nhân viên hỗ trợ sự kiện không có nhiều yêu cầu về mặt chuyên môn nhưng bù lại cần phải giỏi lắng nghe, đầu “nhảy số” nhanh khi nghe lệnh từ bộ đàm của người quản lý truyền tới và hỗ trợ PG, PB hoặc MC trong một số việc khác.

Do số lượng của nhóm nhân sự này khá đông nên người quản lý sẽ cần sắp xếp và phân công hợp lý để đảm bảo các khâu công việc đều đáp ứng tốt mục đích chung.

Director (Đạo diễn sự kiện)

Nếu Event Manager quản lý con người thì Director là người sẽ quản lý các hiệu ứng ánh sáng, âm thanh, màn hình LED,… có trong sự kiện thật ấn tượng.

Tại vị trí này, họ sẽ còn đảm nhiệm việc thống kế ngân sách và quản lý sản xuất giữa các bộ phận thiết kế để. Mục đích của đạo diễn sự kiện đó là đảm bảo những ý tưởng và kịch bản final được thực hiện xuyên đúng nhất.

Marketing/Publicity Manager (Quản lý Marketing/Quảng bá sự kiện)

Truyền thông đem lại ý nghĩa rất lớn đối với một sự kiện, thế nên bộ phận quảng bá sự kiện (Marketing) sẽ có mặt trong sự kiện để ghi chép và bắt lại những khoảnh khắc đắt giá mà lên ý tưởng truyền thông cho công ty hoặc khách hàng.

Bộ phận này thường đảm nhiệm vai trò như một nhân viên hỗ trợ sự kiện khi ra hiện trường. Nhưng sau sự kiện, nhân sự ở bộ phận này sẽ thể hiện rất rõ tính quan trọng trong việc đem lại giá trị truyền thông cho Doanh Nghiệp.

Xem thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Tất tần tật các thông tin liên quan tổ chức sự kiện!

JURO Production – Đơn vị tổ chức sự kiện với ekip chuyên nghiệp TPHCM

JURO Production là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TPHCM được nhiều Doanh Nghiệp tin tưởng và ưu tiên lựa chọn khi muốn thực hiện một chương trình sự kiện hoành tráng, nhiều ý nghĩa.

Về nhân sự, JURO hãnh diện khi sở hữu đội ngũ Ekip chuyên nghiệp, có kiến thức chuyên môn và kỹ năng giải quyết vấn đề tốt khi gặp rủi ro.

Có thể nói, sự thành công tính đến bây giờ mà JURO đang có đến từ những nhân viên siêng năng, hoạt náo và hết mình vì công việc trong từng phút giây.

Đặc biệt, những nhân sự trẻ và năng động của JURO sẽ sáng tạo nên những ý tưởng mới, gây sự ấn tượng đối với khách hàng khi tham gia vào sự kiện.

Với sức trẻ và nhiệt huyết với nghề, JURO sẽ là đơn vị giúp bạn có một sự kiện, truyền thông đạt được mục đích tốt nhất!

TIN TỨC LIÊN QUAN
Nhà hàng tổ chức tiệc tất niên TPHCM
Top 15 nhà hàng tổ chức tiệc tất niên công ty tại TPHCM

Nhà hàng tổ chức tiệc tất niên tại khu vực Hồ Chí Minh đang ngày càng xuất hiện nhiều với Xem thêm

Tiệc tất niên là gì
Tất niên là gì? Ý nghĩa của tiệc tất niên cuối năm

Trong những ngày Tết Cổ Truyền, tiệc tất niên từ lâu đã được xem là một phần không thể thiếu. Xem thêm

Mẫu backdrop Year End Party
10+ Mẫu backdrop Year End Party thiết kế đẹp và ấn tượng

Backdrop Year End Party là thứ rất quan trọng và cần có trong sự kiện cuối năm của nhiều doanh Xem thêm

Địa điểm tổ chức Year End Party
Top 10 Địa Điểm Tổ Chức Year End Party TPHCM Uy Tín

Địa điểm tổ chức Year End Party TPHCM phù hợp và ấn tượng là vấn đề nhận được rất nhiều Xem thêm

0898 449 969
TƯ VẤN