Event Coordinator là một trong những yếu tố quan trọng góp phần làm nên sự thành công của một sự kiện chuyên nghiệp. Tại đây, mỗi cá nhân cần phải hiểu rõ trách nhiệm được giao phó và giải quyết kịp thời các vấn đề có thể xảy ra trong suốt chương trình.
Để đảm bảo các khâu công việc được thực thi tốt, những nhân tố quan trọng có quyền lực bao gồm cả ban tổ chức sự kiện, nhà cung cấp, đội ngũ hậu cần… cần phải biết rõ về điều phối sự kiện trong tổ chức sự kiện.
Event Coordinator là gì?
Event Coordinator (Điều phối viên tổ chức sự kiện) là người quản lý chung tất cả công việc trong một chương trình sự kiện, kể cả việc quản lý các nhà cung ứng và ban tổ chức.
Người nhận trách nhiệm điều phối viên tổ chức sự kiện sẽ cần phải có cái nhìn tổng quát và quản lý được tất cả các khía cạnh của một buổi sự kiện. Họ sẽ đảm nhiệm những công việc quan trọng, từ việc tính toán, chuẩn bị kinh phí và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện thích hợp nhất.
Đồng thời, nhân sự điều phối sự kiện còn phải biết cách sắp xếp thời gian làm việc khoa học và sắp xếp, bố trí cho chương trình và các tiết mục sự kiện có sự hòa hợp với nhau.
Xem thêm: Khái niệm tổ chức sự kiện là gì và quy trình tổ chức sự kiện
Các công việc của điều phối viên sự kiện
Khái niệm về “Event Coordinator là gì?” tuy giải thích ra ở đầu bài nghe rất dễ hiểu nhưng thực tế lại rất phức tạp khi triển khai. Cụ thể như một số công việc sau đây:
Hiểu rõ về yêu cầu và mong muốn của khách hàng khi tổ chức sự kiện
Một chương trình sự kiện được đánh giá là thành công khi nó có thể thỏa được mong muốn và mục đích cuối cùng của doanh nghiệp hướng đến.
Đương nhiên để có thể làm được điều này, người điều phối viên sự kiện cần phải nắm được yêu cầu, nguyện vọng của khách hàng trước khi bắt tay vào thực thi.
Chỉ khi làm việc có mục đích và đúng với hướng đi của khách hàng thì người làm Event Coordinator mới có thể điều hướng được chương trình hiệu quả.
Liên lạc với các bên cung ứng liên quan trong sự kiện
Đã là một Event Coordinator thì điều chắc chắn bạn cần phải làm đó là giữ mối quan hệ mật thiết với những bên cung ứng liên quan trong sự kiện.
Đặc biệt, sau khi đã thống nhất về mục đích và kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện, người điều hướng chương trình cần phải liệt kê và lập bảng checklist những món đồ đã có và chưa có để liên lạc kịp thời với các bên cung ứng.
Kiểm soát các công việc có trong một chương trình sự kiện
Trọng trách của một người làm Event Coordinator rất lớn bởi vì họ phải thực hiện việc kiểm tra và giám sát công việc có trong sự kiện, đảm bảo hoàn thành đúng theo kế hoạch.
Đôi khi sẽ có một số trường hợp cần phải đưa ra quyết định nhanh để thực thi tốt công việc nên người làm Event Coordinator cần phải chịu được áp lực cao.
Ngân sách được duy trì ổn định, tránh việc phát sinh
Tiền bạc là vấn đề khá nhạy cảm khi một Event Coordinator đảm nhiệm và thực hiện tổ chức sự kiện của một doanh nghiệp nào đó.
Những thông tin trong ngân sách thực hiện cần phải được chi tiết hóa để giữ được sự uy tín của người thực hiện và làm rõ được những công việc cần thu – chi để duy trì được sự ổn định của chương trình sự kiện.
Bên cạnh việc duy trì sự ổn định của ngân sách được giao phó, Event Coordinator còn cần phải lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp để không gây ảnh hưởng đến các khoản chi tiền.
Kiểm tra lại lần cuối trước khi sự kiện diễn ra
Một chương trình sự kiện sẽ có thể xuất hiện một vài rủi ro do khâu chuẩn bị trước sự kiện chưa thực hiện tốt. Vậy nên nhân viên điều phối sự kiện cần phải có thói quen kiểm tra lại một lần cuối trước khi sự kiện bắt đầu.
Để đảm bảo không bỏ sót bất cứ công việc nào cần chuẩn bị, JURO khuyến khích bạn nên lập ra bảng checklist tổ chức sự kiện trước và sau khi sự kiện kết thúc để có thể tránh thất thoát, xuất hiện rủi ro trong lúc thực hiện chương trình..
Thực hiện đánh giá lại chất lượng sự kiện
Thất bại là mẹ thành công và bất cứ lỗi lầm nào chúng ta thấy được đều là bài học quý giá giúp phát triển sự nghiệp tốt hơn.
Là người điều phối sự kiện, các bạn cũng nên chủ động thăm hỏi khách hàng để nắm lại các lỗi hoặc công việc triển khai chưa tốt để làm tư liệu phát triển cho bản thân hơn sau này.
Xem thêm: Chuyên viên tổ chức sự kiện là gì? Các công việc của một nhân viên tổ chức sự kiện và những tố chất cần thiết!
Event Coordinator phải hiểu về kiến thức tổ chức sự kiện
Không phải ai cũng có thể chọn ngay nghề điều phối sự kiện khi vừa mới ra trường hoặc bản thân chỉ thích đôi chút về nó. Tất cả đều cần phải có sự hiểu biết và kiến thức, cụ thể như sau:
- Có kiến thức chuyên môn về tổ chức sự kiện.
- Hiểu biết rõ về sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.
- Tìm hiểu kỹ về khách hàng mục tiêu cho chiến lược.
- Kiến thức xã hội.
Điều phối viên tổ chức sự kiện phải quản lý tất cả các khía cạnh của sự kiện
Xem thêm: Muốn làm tổ chức sự kiện học ngành gì? Tổng hợp thông tin cần biết về ngành nghề tổ chức sự kiện hiện nay!
Kỹ năng cần có của Event Coordinator khi tổ chức sự kiện
Kiến thức và kỹ năng chính là hai yếu tố quan trọng đối với một người làm nghề điều phối viên sự kiện. Để chắc chắn bản thân đã phù hợp với nghề Event Coordinator chưa, bạn hãy tham khảo một số kỹ năng sau:
Kỹ năng viết kịch bản chương trình
Để thực hiện một sự kiện thật thu hút, thành công. Thì kịch bản chương trình là một trong những yếu tố quan trọng. Vì vậy, người tổ chức sự kiện cần có kỹ năng viết linh hoạt, kịch bản thật tốt. Và xây dựng chương trình thật hấp dẫn, sinh động.
Bởi vì, mỗi sự kiện sẽ có mục đích riêng nên không thể dùng một lối viết cho nhiều chương trình. Điều này không chỉ gây ra sự nhàm chán mà đôi khi còn xảy ra những hậu quả không tốt cho sự kiện.
Kỹ năng giao tiếp
Người tổ chức sự kiện cần có khả năng giao tiếp tốt. Bởi họ sẽ là người làm việc, tư vấn cho khách hàng, liên hệ với các đối tượng liên quan trong sự kiện, phân công nhiệm vụ và điều hành hoạt động thực hiện sự kiện.
Có kỹ năng giao tiếp tốt, người quản lý tổ chức sự kiện sẽ tạo cho bản thân nhiều cơ hội tốt. Đồng thời hạn chế rủi ro trong công việc.
Kỹ năng làm việc nhóm
Để thực hiện công việc có hiệu quả. Bạn không thể chỉ làm việc một mình mà còn cần sự hỗ trợ, phối hợp với nhiều người khác. Khi có kỹ năng tốt, người tổ chức sự kiện sẽ có cái nhìn bao quát trong mọi tình huống. Đồng thời, việc phối hợp nhịp nhàng trong nhóm luôn cho ra hiệu quả làm việc tốt nhất.
Kỹ năng quản lý tài chính
Để tránh thua lỗ cũng như có thể đưa ra mức giá hợp lý cho việc tổ chức sự kiện. Thì người tổ chức sự kiện cần phải làm quen với việc quản lý ngân sách. Để rèn luyện được kỹ năng này.
Bản thân người làm Event Coordinator cũng cần phải có tính tỉ mỉ, cẩn thận trong việc điều phối nguồn tiền. Đồng thời, luôn có kế hoạch ngân sách dự phòng đề phòng trường hợp bất khả kháng xảy ra.
Đọc thêm: Các tố chất và kỹ năng tổ chức sự kiện cần thiết của người trong ngành
Những yếu tố Event Coordinator phải có khi tổ chức sự kiện
Yếu tố nào người Event Coordinator cần phải có để thực hiện công việc tốt? Hãy tìm hiểu những thông tin điển hình như sau:
- Sáng tạo, tỉ mỉ, có suy nghĩ mới lạ trong công việc.
- Quan sát mọi chi tiết xung quanh cao.
- Dự trù và xử lý tình huống có thể xảy ra.
- Chịu áp lực từ công việc.
Về thái độ điều phối viên tổ chức sự kiện phải có
Thái đó chính là thứ tạo dựng được sự uy tín và tin cậy của khách hàng đối với nghề nghiệp của bạn, và ở Event Coordinator bạn sẽ cần có:
- Biết lắng nghe, tiếp thu ý kiến của mọi người.
- Chịu khó, hết mình với công việc, không ngại khó khăn.
- Vui vẻ, hòa đồng, xây dựng mối quan hệ với mọi người xung quanh.
Cơ hội nghề nghiệp cho ngành tổ chức sự kiện
Những năm gần đây, ngành tổ chức sự kiện ở Việt Nam đang bùng nổ mạnh mẽ bởi sức nóng và nhu cầu lớn từ truyền thông, PR, quảng cáo ngày càng nhiều.
Thế nên nghề tổ chức sự kiện được coi là một nghề rất “hot” và có nhiều triển vọng. Nhưng bạn đang băn khoăn không biết bước chân vào nghề tổ chức sự kiện nên học ngành nào? Event Coordinator nên bắt đầu từ đâu?
Nhưng có một thực tế đó là có nhiều cách thức khác nhau để chúng ta có thể học nghề sự kiện này một cách trọn vẹn và đầy đủ nhất.
Tổ chức sự kiện nên học ở trường nào?
Học từ lý thuyết: Qua sách vở, sách chuyên ngành, trường lớp, trung tâm dạy nghề… Một số trường đào tạo chuyên ngành tổ chức sự kiện và mở lối cho những Event Coordinator tương lai có thể kể đến:
- Đại học Văn Lang chuyên ngành Quan hệ công chúng
- Đại học Công Nghệ Hutech TP.HCM chuyên ngành Truyền thông Đa phương tiện
- Đại học FPT chuyên ngành Quản trị sự kiện, Quan hệ công chúng…
Học từ kinh nghiệm thực tế: Các câu lạc bộ tổ chức sự kiện, thực tập tại các công ty tổ chức sự kiện… Nhưng để thành công trong ngành tổ chức sự kiện và là một Event Coordinator vững mạnh, bạn cần phải kết hợp song song cả 2 phương thức vừa học vừa thực hành. Luôn không ngừng trau dồi, học hỏi, tích lũy kinh nghiệm và đổi mới bản thân.
Các bài viết cùng chủ đề:
Ngoài ra, ngành tổ chức sự kiện còn đòi hỏi chuyên môn từ nhiều lĩnh vực khác như: kỹ thuật, đồ họa, content, thiết kế… Do đó bạn cần phải tìm hiểu, rèn luyện và học tập không ngừng. Thậm chí cần rất nhiều thời gian cọ xát và làm việc thực tế mới có thể thành công với nghề Event Coordinator.
Nhạc sự kiện là một trong những yếu tố nhỏ nhưng rất quan trọng trong việc góp phần tạo nên Xem thêm
Hợp đồng tổ chức sự kiện là biên bản nội dung chứa nhiều điều khoản ràng buộc đã được các Xem thêm
Tổ chức tiệc tất niên cuối năm là một sự kiện thường niên của hầu hết các công ty lớn, Xem thêm
Tổ chức Year End Party là hoạt động không thể thiếu của mọi doanh nghiệp vào dịp cuối năm để Xem thêm
