Tổ chức workshop là cụm từ không hề xa lạ đối với những doanh nghiệp chuyên kinh doanh các mặt hàng về làm đẹp và đời sống.
Workshop cũng là thời điểm thích hợp để doanh nghiệp có thể truyền tải những thông tin quan trọng của sản phẩm và dịch vụ đến với khách hàng.
Đồng thời, buổi nói chuyện này còn là cơ hội để doanh nghiệp có thể lắng nghe ý kiến của mỗi cá nhân và tìm ra hướng phát triển tốt nhất cho các sản phẩm và dịch vụ sau này.
Workshop là gì?
Workshop là buổi trò chuyện, chia sẻ kiến thức giữa một nhà diễn giả cùng với nhóm người có cùng chung sự quan tâm về một chủ đề nào đó.
Thời gian diễn ra buổi trò chuyện này thường không quá lâu, thường chỉ kéo dài từ 2 đến 4 tiếng nhưng đủ để mọi người có thể nắm rõ những thông tin quan trọng trong trong buổi nói chuyện.
Lượng người tham gia buổi Workshop cũng không có quy định cụ thể nào, bởi vì con số này còn tùy thuộc vào quy mô tổ chức (lớn hoặc nhỏ) của mỗi doanh nghiệp thực hiện.
Cả buổi nói chuyện này sẽ có hai phần chính đó là diễn thuyết của diễn giả (hoặc khách mời) và phần kết nối với khán giả (hỏi đáp, trao đổi,…). Cả hai phần này đều có sự liên kết chặt chẽ với nhau để làm nên sự mạch lạc cho toàn buổi Workshop.
Mặc dù đây chưa được xem là định nghĩa chính xác nhất về “Workshop là gì?” nhưng JURO cảm thấy việc diễn giải câu hỏi một cách đơn giản như vậy sẽ giúp bạn dễ dàng hiểu rõ hơn về tính chất của một buổi Workshop.
Bài viết nổi bật: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện gồm những gì?
Lợi ích tổ chức workshop mang lại là gì?
Tổ chức workshop không chỉ đem lại lợi ích cho Ban Tổ Chức về việc thu thập thông tin khách hàng mà nó còn giúp cho người tham gia nhận về nhiều kiến thức rất hữu ích.
Tăng vốn kiến thức và kỹ năng cho bản thân
Theo nhiều nghiên cứu cho thấy, mẫu kế hoạch tổ chức workshop liên quan về chủ đề chia sẻ kiến thức đời sống luôn thu hút đông đảo sự tham gia của mọi đối tượng.
Vậy nên việc tổ chức workshop về kiến thức sẽ giúp cả đôi bên cùng có lợi. Người tham gia sẽ tăng thêm vốn kiến thức về đời sống, sức khỏe và công việc. Còn đối với doanh nghiệp đó là có được hiệu ứng đám đông cần thiết để thu hút truyền thông.
Xây dựng mối quan hệ tốt giữa đôi bên
Ngoài hình thức tổ chức workshop online thì những loại hình được thực hiện trực tiếp tại các địa điểm thường quy tụ rất đông khách tham dự.
Điều này là cơ hội rất tốt để mọi người có thể cùng nhau trò chuyện, bàn luận về vấn đề của buổi workshop và tăng thêm nhiều mối quan hệ tốt.
Song song với điều này, doanh nghiệp cũng từ đó tạo nên thiện cảm tốt hơn trong lòng người tham dự, thậm chí còn được marketing truyền miệng bởi các đối tượng này nếu thông tin truyền tải trong workshop thật sự ý nghĩa.
Xem thêm: Cách tổ chức talkshow online chuyên nghiệp nhất!
Hoạt động workshop tại Việt Nam hiện nay
Ngày nay, tổ chức workshop với nhiều mẫu kế hoạch tổ chức workshop mới lạ đang xuất hiện ngày càng nhiều tại thị trường kinh tế Việt Nam.
Ở bất kỳ lĩnh vực hoặc nghề nghiệp nào, workshop vẫn có thể thực thi nhưng cần phải đi đúng với hướng đi của doanh nghiệp mong muốn.
Đối với những đơn vị kinh doanh mặt hàng làm đẹp, việc tổ chức workshop có sự góp mặt của các chuyên gia, diễn giả, bác sĩ chuyên môn,… sẽ làm cho buổi gặp gỡ ngày hôm ấy trở nên chuyên nghiệp hơn rất nhiều.
Tuy nhiên, ở một số doanh nghiệp lớn tại Việt Nam họ lại dễ dàng bỏ qua cơ hội phát triển kinh doanh ở phần hoạt động này. Workshop khi được tận dụng đúng cách, các chiến lược marketing, cách tiếp cận khách hàng và quảng bá thương hiệu sẽ đạt được ở mức độ hoàn chỉnh nhất.
Một số hình thức tổ chức workshop phổ biến
Workshop không chỉ đơn giản là buổi đàm thoại giữ diễn giả và người tham dự, nó còn được hiểu rộng hơn thông qua bốn hình thức tổ chức workshop thường gặp nhất như sau.
Tổ chức workshop chia sẻ kiến thức
Như JURO có nói ở phần đầu bài viết, mục đích của tổ chức workshop đó là truyền tải thông tin đến người nghe, giúp họ có vốn kiến thức vững chắc về một vấn đề nào đó có liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty.
Vậy nên buổi hội họp này không chỉ được thực hiện tại các doanh nghiệp lớn, mà ngay tại giảng đường đại học hoặc trung cấp vẫn có thể thực hiện được.
Tổ chức workshop thực hành
JURO nhận thấy rằng trong thời gian gần đây các buổi workshop về nến thơm và nước hoa đang ngày càng xuất hiện nhiều trên các nền tảng online.
Vậy nên ngoài việc đưa cho người nghe kiến thức, trong mẫu kế hoạch tổ chức workshop còn cần phải có phần thực hành để tạo nên sự kích thích cho khách tham dự.
Khi được tự tay điều chế các sản phẩm mang dấu ấn của riêng mình, khách hàng sẽ rất phấn khích và luôn nhớ tới tên của thương hiệu trong tâm trí.
Tổ chức workshop nhằm mục đích marketing
Workshop nhằm mục đích marketing thương hiệu hoặc sản phẩm thường được trình bày như một dạng hội thảo với sự chuẩn bị cần phải kỹ lưỡng nhất có thể.
Khi khâu chuẩn bị đã chắc chắn, khâu thực hiện buổi tổ chức workshop sẽ diễn ra rất mượt mà. Mọi nội dung mà doanh nghiệp muốn truyền tải sẽ được người diễn giả điều hướng một cách khéo léo theo đúng với kịch bản đã làm trước.
Xem thêm: Quy trình tổ chức tọa đàm: Hướng dẫn các bước tổ chức tọa đàm chuyên nghiệp!
Các bước tổ chức workshop chuyên nghiệp và hiệu quả
Để chuẩn bị cho buổi workshop chuyên nghiệp, trước tiên bạn cần phải xác định được nội dung cần truyền tải trong buổi nói chuyện ngày hôm đó là gì, từ đó xây dựng kịch bản hoàn chỉnh và phân chia công việc cho nhân sự.
Chuẩn bị trước buổi workshop
Chuẩn bị chính là bước quan trọng mà doanh nghiệp nên chú ý ở từng khâu thực hiện để có thể hạn chế các rủi ro không may xảy ra trong lúc chương trình. Những đầu mục công việc cần chuẩn bị bao gồm:
- Xác định mục tiêu và kết quả nhận lại của buổi tổ chức workshop.
- Phân công nhận tại các vị trí quan trọng trong buổi workshop.
- Xây dựng kế hoạch chi tiết cho buổi workshop.
- Gửi thiệp mời đến với các đối tượng liên quan.
- Setup không gian workshop và chỗ ngồi.
- Gửi trước kịch bản cho người cầm trịch chương trình.
- Tiến hành phỏng vấn các đối tượng tham dự trước khi tham gia workshop.
Xác định vai trò của người tham gia workshop
Mỗi người trong Ban Lãnh Đạo của buổi workshop sẽ cần phải hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ công việc đã được giao phó để đảm bảo mọi khâu chuẩn bị đều đáp ứng đầy đủ.
- Nhân sự điều phối chương trình: Là nhóm người có nhiệm vụ điều hướng các hoạt động diễn ra trong buổi workshop diễn ra mượt mà, đồng thời giải quyết tốt một số rủi ro có thể xảy ra.
- Thư ký hiện trường: Đây sẽ là người ghi chép lại các câu hỏi được đặt ra từ phía khách mời và lời giải đáp của diễn giả.
- Đạo diễn chương trình: Đây sẽ là người setup hiện trường và theo dõi thời gian thực thi của từng phần chương trình. Họ sẽ liên kết với bộ phận điều phối để giúp các phần tiết mục diễn ra đúng theo kế hoạch.
- Khách mời tham dự: Đây sẽ là nhóm nổi tiếng hoặc có chuyên môn về vấn đề được nói đến trong buổi tổ chức workshop.
- Nhà tài trợ: Đối với những buổi workshop lớn thì việc được nhà tài trợ hỗ trợ một số chi phí hoặc các trang thiết bị cần thiết trong chương trình sẽ giúp doanh nghiệp giảm đi nhiều áp lực trong vấn đề thực thi.
Tiến hành tổ chức workshop theo dự kiến
Sau khi đã có kế hoạch tổ chức workshop chi tiết, tiếp đến chúng ta sẽ bắt tay vào việc thực thi công việc theo đúng ngày đã lựa chọn.
Doanh nghiệp cần chú ý về khâu chuẩn bị bàn ghế và nước uống (nếu có) cho mọi người có mặt trong chương trình để thể hiện sự chuyên nghiệp nhé.
Tổng kết và rút kinh nghiệm sau khi kết thúc workshop
Tại đây trách nhiệm của người làm thư ký hiện trường sẽ cần phải trình bày lại với Ban Tổ Chức những điều đạt và chưa đạt trong suốt buổi workshop.
Từ những kết quả có được, các thành viên trong team sẽ cùng nhau rút ra kinh nghiệm và sửa chữa những lỗ hổng còn tồn đọng trong khâu sản xuất sản phẩm, dịch vụ.
Một số nguyên tắc cần tuân thủ khi tổ chức workshop
Nguyên tắc để làm nên một kế hoạch tổ chức workshop thường không có quá nhiều gạch đầu dòng trong danh sách “Điều cần chú ý” giống như những buổi sự kiện có quy mô lớn khác.
Thay vào đó, người đứng ra chịu trách nhiệm nội dung cho buổi nói chuyện này cần phải nắm rõ một vài ý chính cơ bản như sau:
- Xác định rõ mục đích và mục tiêu của buổi Workshop.
- Lên kế hoạch cho kế hoạch tổ chức workshop cùng với đội.
- Chuẩn bị thật kỹ trước khi chương trình diễn ra.
- Luôn bắt đầu và kết thúc chương trình đúng giờ.
- Tổng hợp và chốt lại thông tin cần truyền tải đến khách hàng.
Đọc thêm: Quy trình tổ chức hội thảo và những lưu ý khi tổ chức cần biết!
FAQs về tổ chức workshop
Đối tượng chính tham gia workshop là ai?
Các đối tượng tham gia workshop thường có sự liên quan, quan tâm và là các chuyên gia về lĩnh vực được nói đến trong buổi gặp gỡ ngày hôm đó. Tại đây, mọi người sẽ cùng nhau lắng nghe, chia sẻ và bàn luận về vấn đề do chính nhà diễn giả đưa ra.
Thời gian tổ chức workshop diễn ra bao lâu?
Thời gian của buổi workshop thường không kéo dài như một sự kiện quy mô lớn, nó chì kéo dài từ 2 đến 4 tiếng.
Yếu tố nào quyết định sự thành công của buổi workshop?
Yếu tố giúp cho buổi workshop của doanh nghiệp thành công bao gồm:
- Sự hữu ích đối với người tham dự.
- Không quá nhàm chán.
- Có sự tương tác qua lại tốt.
Tổ chức workshop tuy không cần quá nhiều nhân sự, nhưng bù lại nó cần phải có kế hoạch tổ chức workshop chặt chẽ, khoa học và thu hút được khách tham dự. Từ đó, hiệu quả của cách tổ chức workshop chuyên nghiệp mà doanh nghiệp mong muốn sẽ diễn ra đúng với dự định ban đầu đấy nhé!
Tổ chức hội nghị là cụm từ không còn quá xa lạ đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam. Xem thêm
Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp sẽ giúp bạn thực thi chương trình thực tế Xem thêm
Kế hoạch tổ chức hội thảo chưa bao giờ là công việc dễ dàng đối với mọi doanh nghiệp bởi Xem thêm
Công nghệ bùng nổ, các thiết bị công nghệ ra đời và phát triển một cách chóng mặt khi con Xem thêm
