TIN TỨC

Hội nghị trực tuyến là gì? Tổ chức hội nghị hội thảo online

Vì sao kế hoạch tổ chức hội nghị trực tuyến lại trở nên quan trọng và cần được thực hiện đầu tiên? Hãy cũng JURO tìm hiểu ngay tại bài viết này và nắm được cách thức lập bản kế hoạch cho một tổ chức hội nghị trực tuyến thành công nhé!

Kế hoạch tổ chức hội nghị trực tuyến
Hội nghị trực tuyến là gì? Tổ chức hội nghị hội thảo online

Hội nghị trực tuyến là gì? Các hình thức hội nghị online hiện nay

Hội nghị trực tuyến (hội nghị online) là một trong những hình thức hội họp giữa nhiều cá nhân ở từ mọi nơi thông qua mạng internet vô cùng tiện lợi và nhanh chóng. Cuộc họp online này thường đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đặc biệt trong tình hình dịch bệnh vẫn còn chưa được kiểm soát triệt để như hiện nay.

Chỉ cần một chiếc điện thoại hoặc laptop và một phông nền hoàn hảo sau lưng, sự kiện hội nghị online của doanh nghiệp cùng với những đối tác quan trọng khác đã có thể triển khai dễ dàng.

Một số hình thức tổ chức hội nghị trực tuyến được nhiều doanh nghiệp thực hiện như sau:

  • Hội nghị trực tuyến thông qua laptop: Hình thức này khá phổ biến trong những ngày giãn cách xã hội nghiêm ngặt.
  • Tổ chức hội thảo trực tuyến thông qua điện thoại: Điện thoại là một trong những thiết bị kết nối trực tuyến nhanh và tiện lợi, giúp ai cũng có thể tham gia khi không có điều kiện về việc trang bị máy tính xách tay.
  • Hội thảo trực tuyến trong phòng họp ảo: Việc tạo một phòng họp ảo với background mang chủ đề của cuộc hội thảo sẽ giúp doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp và uy tín hơn rất nhiều.
Hội nghị trực tuyến là gì
Muốn sự kiện trực tuyến thành công thì hãy có kế hoạch chuẩn bị

Lợi ích của việc tổ chức hội nghị trực tuyến

Điểm mạnh về lợi ích đáng được nói đến ở việc tổ chức sự kiện hội nghị trực tuyến chính là chi phí được tối ưu rất hiệu quả và dễ dàng thực hiện nhanh chóng.

Thay vì phải tập trung vào chi phí thuê mặt bằng, thuê bàn tiệc và set up (trang trí) thì đối với loại hình sự kiện trực tuyến bạn sẽ không cần phải nặng đầu về khoản chi phí ấy.

Đặc biệt, hội nghị trực tuyến còn không bị giới hạn về số lượng người tham gia và thời lượng tổ chức chương trình. Vậy nên sẽ giảm bớt đi rất nhiều áp lực cho doanh nghiệp khi thực hiện.

Tại đây, những đối tượng tham gia sự kiện sẽ dễ dàng truyền đạt được thông tin cần chia sẻ đến tất cả mọi người dù đang ở rất xa, tạo độ phủ sóng truyền thông vô cùng tiện ích.

Doanh nghiệp cũng có thể ghi lại buổi tổ chức sự kiện trực tuyến này và phát lại để làm tư liệu truyền thông cho công ty, giúp những khách hàng bỏ lỡ sự kiện có thể xem lại.

Tổ chức hội thảo trực tuyến
Kế hoạch events online cần phải được trao đổi kỹ lưỡng

Lập kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo trực tuyến chuyên nghiệp

Nếu bạn chưa biết bắt đầu lập kế hoạch tổ chức hội thảo trực tuyến như thế nào thì một số thông tin sau đây được chia sẻ bở JURO sẽ giúp đỡ cho bạn đấy nhé!

Xác định mục đích và loại hình hội nghị trực tuyến

Cũng như những hội nghị trực tiếp, hội nghị trực tuyến cũng cần có kịch bản, ekip thực hiện cũng như bảng kế hoạch Event online. Có 5 dạng kế hoạch sự kiện online được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhất là:

  • Online concert (Event âm nhạc trực tuyến): Sự kiện âm nhạc trực tuyến đã xuất hiện từ rất lâu ở các nước Châu Á với doanh thu không kém gì sự kiện trực tiếp. Với sự bùng nổ của dịch Covid, Event âm nhạc/Gameshow âm nhạc càng được ưa chuộng và thường xuyên được tổ chức tại Việt Nam.
  • Video conference (Hội nghị truyền hình trực tuyến): Rất nhiều doanh nghiệp lớn phải lựa chọn hình thức họp hoặc tổ chức hội nghị online để trao đổi công việc. Mặc dù nội dung của hội nghị chỉ xoay quanh vấn đề công việc, thế nhưng phía sau hậu trường cũng phải có 1 ekip chuyên nghiệp để lên kế hoạch Event online.
  • Webinars (Hội thảo trực tuyến): Nhằm tương tác trực tiếp với đối tác và khách hàng, nhiều doanh nghiệp lựa chọn hội thảo trực tuyến để truyền tải những thông điệp của mình và phát triển xa hơn nữa.
  • Online trade show (Hội chợ trực tuyến): Giải pháp tổ chức gian hàng hội chợ ảo đang là một trong những xu thế tối ưu cho các doanh nghiệp khi muốn tiếp thị sản phẩm. Tuy nhiên tại Việt Nam, hình thức livestream được nhiều người ưa chuộng hơn vì dễ dàng tiếp cận thông qua facebook và có thể xem lại nhiều lần.

Xem thêm: Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo chuyên đề, hội thảo khoa học

Lập kế hoạch tổng thể cho buổi hội nghị, hội thảo

Kế hoạch tổ chức hội nghị trực tuyến phải có đầy đủ 3 phần trong kịch bản: Mở đầu, nội dung và kết thúc. Thiếu đi 1 trong 3 phần sẽ khiến kịch bản tổ chức sự kiện trực tuyến thiếu đi sự liền mạch, không trôi chảy và không thu hút người tham dự.

Ngoài ra, toàn bộ nhân sự tham gia đều phải nắm rõ nội dung của chương trình thông qua kịch bản Event được viết trước đó.

Với mỗi loại hình kinh doanh hoặc chủ đề thì kịch bản Event online cần phải linh hoạt thay đổi. Ví dụ như Event Online concert cần có nhiều tiết mục biểu diễn, trong khi Online trade show lại có thời lượng tương tác với người mua hàng nhiều hơn.

Kịch bản Event online phải có 5 phần: thời gian, thời lượng, nội dung/tiết mục, lời thoại, phông nền. Để sự kiện diễn ra thành công, người chủ trì và toàn bộ ekip thực hiện phải tuân thủ nội dung có trong kịch bản.

Tổ chức hội nghị trực tuyến
Phác họa kế hoạch sự kiện trực tuyến một cách chi tiết

Khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị trực tuyến

Đối với những hình thức tổ chức hội thảo trực tuyến tại địa điểm thì việc lên kế hoạch thuê phòng hoặc khảo sát mức giá sẽ giúp doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí, phù hợp với chủ đề và đối tượng tham gia sự kiện.

Lựa chọn nền tảng công nghệ phù hợp

Để đảm bảo chương trình diễn ra ổn định, Ban tổ chức cần lựa chọn nền tảng công nghệ phù hợp để thực hiện sự kiện hội nghị trực tuyến trơn tru nhất nhé.

Điển hình như một số nền tảng social thường được sử dụng: Facebook, Zoom, Tiktok, Youtube, Google Meet,…

Xây dựng kịch bản hội nghị, hội thảo online

Tuy thực hiện nhanh nhưng những loại sự kiện trực tuyến luôn cần phải có một kịch bản tổ chức hội thảo trực tuyến chỉn chu và chi tiết nhất.

Nhờ có nó, người dẫn chương trình có thể điều hướng được sự kiện hiệu quả hoặc đội kỹ thuật viên điều chỉnh góc máy sao cho bắt trọn từng khoảnh khắc phù hợp.

Xem thêm: Mẫu kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng, hội nghị tổng kết

Truyền thông cho hội nghị, hội thảo

Sau khi sự kiện online kết thúc thì điều đó không đồng nghĩa với bản kế hoạch event online của bạn đã hoàn thành, tiếp đến chính là bước truyền thông sự kiện.

Như đã nói ở đầu bài, sau mỗi sự kiện kết thúc thì doanh nghiệp cần phải có kế hoạch tái sử dụng lại những hình ảnh/ thước phim có trong buổi ghi hình để viết bài, đi báo hoặc PR.

Cách tổ chức hội thảo trực tuyến
Lên kế hoạch tổ chức sự kiện trực tuyến theo từng giai đoạn

Triển khai sự kiện hội nghị, hội thảo trực tuyến

Triển khai sự kiện hội nghị/ hội thảo trực tuyến chính là bước “đứa con tinh thần” của doanh nghiệp dần thành hình hài. Và đương nhiên tại phần việc này chúng ta vẫn cần có những kế hoạch chi tiết để giúp sự kiện có thể đi theo đúng với dự tính ban đầu đã chuẩn bị, sẵn sàng ứng phó với một số sự cố có thể diễn ra trong lúc ghi hình.

Kiểm tra và đánh giá kết quả sau sự kiện

Để giúp cho sự kiện trực tuyến sau này được thực hiện tốt hơn, doanh nghiệp cần kiểm tra và đánh giá chất lượng của sự kiện. Điều này sẽ cung cấp nguồn tài nguyên vô cùng lớn cho doanh nghiệp để có thể thực hiện nhiều kế hoạch event online thành công kế tiếp.

Các bước tổ chức hội nghị trực tuyến

Một số doanh nghiệp không nắm vững chuyên môn nên sẽ tìm đến các Agency tổ chức sự kiện để nhận được sự hỗ trợ hết mình và thành công mỹ mãn trong việc tổ chức Event online. Có 8 bước trong kế hoạch tổ chức hội nghị trực tuyến gồm:

  • Xác định mục tiêu và đối tượng tham gia sự kiện
  • Lập kế hoạch tổng thể cho kế hoạch Event online
  • Khảo sát thị trường
  • Lựa chọn nền tảng tổ chức
  • Lên kịch bản cho kế hoạch Event online
  • Thực hiện các công tác truyền thông
  • Triển khai sự kiện
  • Tổng kết và đo lường kết quả

Các bước tổ chức hội nghị trực tuyến

Xem thêm: Virtual Event là gì? Xu hướng tổ chức sự kiện ảo trực tuyến hiện nay

JURO Production – Đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo trực tuyến trọn gói

Rất nhiều đơn vị lựa chọn tự tổ chức sự kiện nhưng lại thất bại vì người tham dự quá ít, thông điệp truyền đi không được tiếp nhận hoặc thậm chí là không nhận được sự tương tác nhiệt tình từ người xem.

Do đó, hãy lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện có uy tín và sở hữu nhiều năm kinh nghiệm để được tư vấn và rút ngắn thời gian lên kế hoạch, nhanh chóng thu về kết quả tốt đẹp từ sự kiện.

JURO Production là một trong những công ty có nhiều năm chinh chiến trong lĩnh vực truyền thông trực tuyến. Với trang thiết bị hiện đại và đội ngũ nhân sự đầy tiềm năng, mọi dự án đều được thực hiện một cách có quy trình, lên kế hoạch tổ chức hội nghị trực tuyến cẩn thận và đem lại hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp.

5/5 - (4 bình chọn)
TIN TỨC LIÊN QUAN
Chụp ảnh hội nghị
Cách chụp ảnh hội nghị đẹp【11 kinh nghiệm hữu ích】

Chụp ảnh hội nghị là một trong những phần không thể thiếu khi tổ chức hội nghị cho các doanh Xem thêm

Dịch vụ livestream hội thảo
#1 Dịch vụ livestream hội thảo hội nghị trực tuyến TPHCM

Công nghệ bùng nổ, các thiết bị công nghệ ra đời và phát triển một cách chóng mặt khi con Xem thêm

Chi phí tổ chức hội thảo
Bảng dự trù chi phí tổ chức hội thảo trọn gói chi tiết A-Z

Chi phí tổ chức hội thảo hay báo giá tổ chức hội thảo là những vấn đề được quan tâm Xem thêm

Tổ chức sự kiện là gì
Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Cách Tổ Chức Một Sự Kiện Chi Tiết

Tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong quá trình thành lập, phát triển và ghi lại dấu Xem thêm

0868995969
TƯ VẤN