Tổ chức sự kiện âm nhạc là bước ngoặt vô cùng quan trọng của người ca sĩ trên thị trường giải trí với sản phẩm âm nhạc mới đem đến công chúng. Do sự kiện này thường thu hút sự chú ý của giới báo chí và nhóm đối tượng nổi tiếng nên cần phải thực hiện thật kỹ lưỡng trong từng bước của quy trình tổ chức sự kiện âm nhạc.
Tổ chức sự kiện âm nhạc cần chuẩn bị những gì?
Đây là câu hỏi thường được nhiều người đặt ra khi muốn thực hiện một sự kiện âm nhạc chuyên nghiệp cho bản thân. Cũng như những loại hình sự kiện ra mắt sản phẩm và dịch vụ, cách tổ chức sự kiện âm nhạc sẽ cần phải đạt được những tiêu chuẩn như sau:
- Xác định loại hình tổ chức sự kiện: Loại hình sự kiện được nói đến ở đây chính là độ tuổi, phong cách âm nhạc và đối tượng đón nhận sản phẩm âm nhạc của ca sĩ.
- Mục đích tổ chức sự kiện: Sự kiện này ngoài việc công bố sản phẩm âm nhạc mới thì nó còn giúp bản thân người làm nghệ thuật nhận được nhiều lợi ích về kinh tế.
- Khán giả tham gia tổ chức sự kiện âm nhạc: Những đối tượng có độ tuổi phù hợp, có tiếng tăm trên thị trường giải trí, nhá báo, fan cứng,…
- Địa điểm tổ chức sự kiện: Điều này tùy thuộc vào quy mô khi tổ chức sự kiện âm nhạc. Nếu quy mô lớn thì nên lựa chọn những địa điểm rộng lớn và ngược lại.
- Thời gian tổ chức sự kiện: Thời gian thích hợp thường rơi vào cuối tuần và là buổi tối là chủ yếu. Điều này cũng phụ thuộc nhiều vào công ty quản lý ca sĩ.
- Kế hoạch tổ chức sự kiện: Để có một quy trình tổ chức sự kiện âm nhạc hoàn chỉnh, điều bạn cần làm đó là chuẩn bị một bản kế hoạch tổ chức sự kiện âm nhạc.
- Ngân sách cho sự kiện tổ chức sự kiện âm nhạc: Dựa vào quy mô thực hiện mà ngân sách sự kiện sẽ được điều phối một cách hiệu quả.
Những gạch đầu dòng được liệt kê ở đây đều là những thông tin quan trọng cần phải có trong một bản kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Vậy nên bạn hãy dành nhiều thời gian cho việc hoàn chỉnh thông tin ở những gạch đầu dòng này và tìm cách triển khai một cách hoàn chỉnh nhất.
Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện âm nhạc
Tổ chức một sự kiện muốn thành công sẽ cần thực hiện rất nhiều bước trong bản kế hoạch, mỗi một bước cần phải có sự đầu tư kỹ lưỡng và chắc chắn đạt được mục đích cuối cùng của người đứng ra tổ chức sự kiện.
Bạn có thể tham khảo một số cách thức thực hiện kế hoạch tổ chức chương trình âm nhạc như sau:
Lên ý tưởng tổ chức sự kiện âm nhạc
Bất kỳ hình thức tổ chức sự kiện nào cũng đều cần phải có một số ý tưởng phù hợp và tạo nên hiệu ứng truyền thông tốt cho sản phẩm.
Có thể nói, quy trình tổ chức sự kiện âm nhạc là phần thân (body) của một sự kiện nhưng ý tưởng thì quan trọng hơn khi được ví như “trái tim” của toàn sự kiện.
Đặc biệt ở quy mô tổ chức sự kiện âm nhạc có tầm cỡ, ý tưởng là thứ quyết định nên sự thành công của toàn bộ chương trình và hỗ trợ sự thành công cho người nghệ sĩ khi trình diễn ca khúc mới trên thị trường.
Ý tưởng tổ chức sự kiện thường đến từ những điều giản đơn hoặc đi lên từ cái cũ. Vậy nên nếu bạn đang bí ý tưởng để tổ chức sự kiện âm nhạc chuyên nghiệp thì hãy chịu khó đọc thêm nhiều dạng bài viết như thế nào tại website JURO Production nhé!
Xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện âm nhạc
Sau khi ý tưởng đã được thống nhất, việc cần thực hiện tiếp theo chính là triển khai các đầu công việc trong bản kế hoạch tổ chức sự kiện âm nhạc một cách chi tiết nhất.
- Bộ nhận diện chương trình: Đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất khi chúng ta cho ra mắt một sản phẩm nghệ thuật đến với công chúng. Ở bước thực hiện này team thiết kế sẽ cần phải hoạt động hết công suất sáng tạo nhưng vẫn phải phù hợp với ý tưởng và mục đích cuối cùng muốn đạt được.
- Tạo khung kịch bản tổ chức sự kiện âm nhạc: Khung kịch bản sẽ gồm khung thời gian (timeline), nội dung và nhân sự thực hiện các công việc được giao phó trách nhiệm. Ngoài ra cũng cần có thêm mục ghi chú để back up trước một số khó khăn có thể xảy ra.
- Kịch bản cho team kỹ thuật: Nội dung kịch bản của kỹ thuật thường cần người có chuyên môn cao trong việc tổ chức sự kiện thực hiện. Hiệu ứng ánh sáng, âm thanh, visual,… như thế nào là đạt chuẩn sẽ cần những đối tượng nhân sự có chuyên môn thực hiện.
Tiến hành thực hiện quy trình tổ chức sự kiện âm nhạc
Tùy vào timeline và thời gian thực hiện sự kiện mà việc triển khai kế hoạch tổ chức sự kiện âm nhạc sẽ cần phải điều chỉnh thật phù hợp và phân chia công việc đầy đủ cho từng bộ phận đảm nhiệm.
Điều bạn cần lưu ý đó là tổ chức sự kiện âm nhạc có quy mô càng lớn thì càng cần phải đầu tư kỹ lưỡng vào bộ mặt nhận diện, marketing, PR,…
Ngoài ra, để bắt được dịp công việc thì nhà tổ chức cần phải thường xuyên tổ chức hội họp, trao đổi thông tin để nắm bắt kịp thời những sự cố phát sinh.
Dàn dựng sân khấu và điều hướng chương trình
Quá trình chuẩn bị và dàn dựng sân khấu cần phải thực hiện thật kỹ lưỡng để tránh việc phát sinh những rủi ro ngoài ý muốn đến từ khâu kỹ thuật này.
Ngoài ra cần có một quản lý điều hướng chương trình để có thể kiểm soát tổng quát những hoạt động thực hiện trong khâu chuẩn bị và thực hiện.
Mẹo mà JURO muốn chia sẻ với bạn đó là hãy tập thói quen sử dụng và thường xuyên lắng nghe thông tin truyền đạt qua bộ đàm để nắm bắt kịp thời những thông tin quan trọng đến từ các bộ phận thực hiện.
Giai đoạn kết kế hoạch tổ chức sự kiện âm nhạc
Tưởng chừng mọi thứ đã hoàn thành sau khi sự kiện kết thúc nhưng đây mới là bước bắt đầu của chuỗi ngày truyền thông cho sản phẩm âm nhạc mới.
Những hình ảnh và thước phim chất lượng có trong sự kiện âm nhạc sẽ giúp doanh nghiệp, công ty sự kiện hoặc công ty quản lý ca sĩ có tư liệu để viết bài báo, PR, truyền thông,…
Không chỉ thế, trong lúc tàn tiệc ban tổ chức sự kiện cũng cần chủ động trong việc phát quà cuối chương trình cho khách mời. Những món quà này cần phải chuẩn bị trước và đủ với số lượng khách mời tham dự sự kiện.
Những lưu ý khi tổ chức sự kiện âm nhạc
Dù sự kiện của bạn đã có những bước chuẩn bị thật kỹ càng nhưng việc lưu ý một số rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện sẽ không hề dư thừa.
- Xin đầy đủ giấy phép trước khi tổ chức chương trình âm nhạc.
- Số lượng khách mời cần được kiểm soát ngay từ khâu chuẩn bị.
- Kiểm soát độ tuổi khách mời tham dự sự kiện âm nhạc.
- Sắp xếp chỗ ngồi phù hợp cho từng nhóm khách mời (VIP, fan, nhà báo,…)
- Tăng cường nhân sự điều hướng và kiểm soát trật tự ở từng khu vực.
- Nội dung trong quy trình tổ chức sự kiện âm nhạc cần mang tính phù hợp.
- Sắp xếp và triển khai chương trình đúng với kịch bản.
- Có kế hoạch cho một số rủi ro có thể diễn ra trong chương trình.
Trường hợp phía công ty quản lý ca sĩ hoặc khách hàng chưa có kinh nghiệm trong việc lên kế hoạch và triển khai tổ chức sự kiện âm nhạc thành công thì hãy ưu tiên sử dụng dịch vụ bên ngoài đến từ các công ty tổ chức sự kiện âm nhạc để được hỗ trợ tốt nhất.
Công ty tổ chức sự kiện âm nhạc chuyên nghiệp – Truyền Thông Juro
Trong khu vực Hồ Chí Minh, Truyền Thông Juro chính là cái tên được nhiều doanh nghiệp ưu tiên tin tưởng và lựa chọn sử dụng các dịch vụ sự kiện đến từ công ty tổ chức sự kiện âm nhạc chuyên nghiệp này.
Cùng với “đội quân” trẻ giàu ý tưởng và biết cách sử dụng các trang thiết bị hỗ trợ trong sự kiện, bữa tiệc ra mắt sản phẩm âm nhạc của Quý Khách Hàng sẽ có thể đạt được hiệu quả truyền thông đúng như ý muốn.
Chỉ cần liên hệ, trao đổi và nhận lời tư vấn từ chúng tôi,… mọi mong muốn của Khách Hàng sẽ được JURO đáp ứng một cách tốt nhất.
Nếu bạn thắc mắc giá khi tổ chức sự kiện âm nhạc là bao nhiêu thì hãy nhanh tay để lại thông tin tại chân trang bài viết này và gọi đến số hotline của chúng tôi.
JURO Production – Đơn vị tổ chức sự kiện âm nhạc chuyên nghiệp tại Hồ Chí Minh.
Quay MV ca nhạc chuyên nghiệp Nếu ví giai điệu, ca từ, lời hát là trái tim của một MV Xem thêm
Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới là hoạt động đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối Xem thêm
Tổ chức Year End Party là hoạt động không thể thiếu của mọi doanh nghiệp vào dịp cuối năm để Xem thêm
Tổ chức tiệc tất niên cuối năm là một sự kiện thường niên của hầu hết các công ty lớn, Xem thêm
