Việc soạn mẫu kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm hay lên ý tưởng tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty là những vấn đề hết sức quan trọng, cần phải được đầu tư kỹ lưỡng từ rất lâu trước khi sự kiện chính thức diễn ra. Trong bài viết dưới đây, JURO sẽ đưa ra một số gợi ý cho các bạn trong việc tổ chức một sự kiện, cùng theo dõi nhé!
Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty có ý nghĩa gì?
Nhìn lại chặng đường phát triển
Lễ kỷ niệm công ty là lúc để các doanh nghiệp nhìn lại hành trình phát triển, những thành tựu và kết quả đã đạt được. Song song với việc tổng kết, đánh giá hiệu quả hoạt động, lễ kỷ niệm còn là dịp để các doanh nghiệp khẳng định được giá trị và sự lớn mạnh của thương hiệu. Cùng với đó, Ban lãnh đạo sẽ đề ra những định hướng phát triển trong tương lai.
Tri ân khách hàng, đối tác và nhân viên
Ngày kỷ niệm là cơ hội để các công ty gửi lời cảm ơn tới Quý khách hàng, đối tác và nhân viên của mình, góp phần tạo thêm “chất keo” để gắn kết nội bộ công ty, tiếp thêm tinh thần phấn đấu và gắn bó lâu dài của nhân viên với công ty. Đây đều là những người đã cùng đồng hành và góp phần làm nên sự phát triển của công ty. Bên cạnh đó, phía Ban lãnh đạo công ty có thể cân nhắc và dành những phần thưởng cho các cá nhân, tập thể có nhiều đóng góp cho công ty.
Quảng bá thương hiệu
Các công ty có thể tận dụng sức nóng của sự kiện để truyền thông cho thương hiệu của mình. Đồng thời, tạo ra cơ hội để thiết lập thêm những mối quan hệ hợp tác tiềm năng cho tương lai.
Những doanh nghiệp có càng nhiều hình ảnh hoạt động thì càng dễ tạo được lòng tin đối với khách hàng của mình. Đây cũng là một cách để các công ty quảng bá sản phẩm, thương hiệu của mình tới gần hơn với công chúng.
Cách lập kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty
Xác định chủ đề của lễ kỷ niệm
Xác định chủ đề là bước cực kỳ quan trọng khi lập kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty bởi nó sẽ quyết định sự kiện của bạn có hấp dẫn, thu hút và gây được ấn tượng mạnh hay không.
Chủ đề thường được xác định thông qua đặc trưng về sản phẩm, dịch vụ của công ty hoặc cột mốc sự kiện.
Xác định đối tượng khách mời
Khách mời của sự kiện sẽ bao gồm nhân viên công ty, khách hàng, đối tác,… Đây là những người đã đồng hành, hợp tác cùng công ty trong suốt quá trình phát triển. Các công việc mà bạn cần làm: lập danh sách khách mời, thống nhất số lượng, chuẩn bị giấy mời, xác nhận thông tin, kiểm tra danh sách, chuẩn bị điều kiện phục vụ,…
Chọn địa điểm
Quy mô và thành phần khách mời tham gia là những yếu tố các bạn cần xem xét khi lựa chọn địa điểm tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty. Có những lưu ý quan trọng trong bước này bao gồm vị trí tổ chức, không gian tổ chức, chi phí, dịch vụ hỗ trợ, nơi giữ xe, an ninh,…
Trước hết, hãy dành thời gian khảo sát địa điểm, để biết vị trí nơi tổ chức có thuận tiện đi lại không đồng thời biết được quy mô không gian có đáp ứng được số lượng khách mời tham gia hay không. Tìm một nơi đủ rộng để thuận tiện cho việc tổ chức, đồng thời mang đến sự thoải mái cho khách mời khi tham gia.
Bên cạnh đó, cũng đừng quên tham khảo giá ở các địa điểm tổ chức sự kiện trước khi đưa ra lựa chọn chính thức. Các bạn nên cân nhắc thật kỹ giữa chất lượng dịch vụ và giá cả, hai yếu tố này phải tương xứng với nhau.
Lên kịch bản tổ chức lễ kỷ niệm
Kịch bản giống như “xương sống” của sự kiện vậy, làm càng chi tiết thì sự kiện diễn ra càng “mượt” và chúng ta có thể hạn chế tối đa được những rủi ro không đáng có. Kịch bản phải đảm bảo thể hiện đầy đủ nội dung và truyền tải trọn vẹn thông điệp, ý nghĩa mà sự kiện cần mang tới. Muốn làm được điều đó, trước hết người lên kịch bản cần nắm rõ thông tin và hiểu rõ về sự kiện. Thông thường, sẽ có 3 dạng kịch bản: kịch bản tổng thể, kịch bản MC, và kịch bản dành cho đội ngũ kỹ thuật.
Dự trù ngân sách
Bảng dự trù ngân sách cần liệt kê hết các hạng mục cần chi trả và mức giá dự kiến. Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện này cần làm chi tiết, rõ ràng và cụ thể để tránh tình trạng thiếu hụt ngân sách, đồng thời tránh được những tranh chấp không đáng có về sau.
Để có thể đưa ra mức chi phí sát với thực tế các bạn nên tham khảo giá của các bên cung cấp dịch vụ. Đồng thời, đừng quên đề cập chi phí phát sinh cho sự kiện trong bảng dự trù ngân sách để phòng trường hợp xảy ra những hạng mục phát sinh, thông thường chi phí phát sinh sẽ chiếm tầm 5 – 10% chi phí dự kiến.
Thiết kế, in ấn, chuẩn bị quà tặng
Sẽ có rất nhiều hạng mục cần in ấn vá thiết kế sự kiện thành lập công ty bao gồm: thiệp mời, backdrop, standee, hashtag cầm tay, banner, brochure, tờ bướm, quà tặng,… Những việc mà các bạn cần làm là lựa chọn nhà in, tham khảo giá, lựa chọn chất liệu in ấn,…
Bên cạnh đó, đừng quên gửi các hạng mục in ấn từ sớm cho các nhà in để phòng trường hợp in ấn không kịp tiến độ sự kiện hoặc có bất kỳ sai sót gì cũng có thể kịp thời sửa chữa.
Phân công nhân sự hỗ trợ sự kiện
Để sự kiện diễn ra suôn sẻ thì các bạn nên phân công rõ ràng công việc và lựa chọn nhân sự phù hợp cho từng vị trí. Tuỳ thuộc vào quy mô sự kiện mà điều động số lượng nhân sự hỗ trợ sao cho phù hợp. Sự kiện càng lớn, nhân sự càng nhiều cùng với đó việc kiểm soát nhân sự cũng gặp khó khăn hơn.
Trước khi sự kiện diễn ra, người quản lý phải training đầy đủ nhiệm vụ cho nhân sự nắm rõ cùng với đó là cách xử lý các tình huống phát sinh có thể xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện làm sao cho chương trình diễn ra suôn sẻ và không làm ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách mời.
Xem thêm: Ban tổ chức sự kiện gồm những ai: Tìm hiểu các vị trí công việc của ekip tổ chức sự kiện và vai trò của việc bố trí nhân sự tổ chức sự kiện!
Tổng kết, đánh giá
Tổng kết, đánh giá là bước không thể thiếu của bất kỳ kế hoạch tổ chức sự kiện nào. Việc tổng kết, đánh giá nhằm giúp các nhà tổ chức sự kiện có thể đo lường mức độ hoàn thành, mức độ truyền thông, mức độ hợp lý của những hạng mục đã chi tiêu và tính hiệu quả của sự kiện. Đồng thời, giúp các công ty có thể xem xét những sai sót và rút kinh nghiệm để lần tổ chức sự kiện sau triển khai được tốt hơn.
Cùng với bước tổng kết, đánh giá, chúng ta cần tiến hành thanh lý hợp đồng, bàn giao và quyết toán chi phí cho các bên.
Mẫu kịch bản kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm chuyên nghiệp
Mỗi công ty sẽ có nhu cầu tổ chức và số lượng khách mời khác nhau, do đó, kịch bản tổ chức cũng có ít nhiều sự khác biệt. Tuy nhiên, kịch bản tổ chức lễ kỷ niệm chuyên nghiệp nhìn chung thường có những hạng mục sau đây:
Đón khách
Đây là khoảng thời gian để tiếp khách và hướng dẫn khách mời ổn định chỗ ngồi. Thời gian này khu vực sảnh và hội trường sẽ khá lộn xộn, do đó số lượng nhân sự điều phối sẽ tập trung đông nhất tại đây.
Mở màn
Sau khi khách mời ổn định vị trí, sự kiện sẽ được mở màn bằng màn tiết mục văn nghệ chào mừng, có thể hát hoặc múa.
Tuỳ thuộc vào tính chất sự kiện cũng như thông điệp mà sự kiện muốn truyền tải mà đơn vị tổ chức sẽ chọn màn biểu diễn cho sao phù hợp.
MC giới thiệu
Sau tiết mục mở màn, MC bước ra sân khấu để chào khách mời và giới thiệu các thành phần tham dự. Cùng với đó, MC sẽ mời đại diện công ty lên phát biểu khai mạc.
Ban lãnh đạo phát biểu
Ban lãnh đạo công ty gửi lời chào và lời cảm ơn tới khách mời tham dự. Đồng thời truyền tải những thông điệp mà sự kiện muốn mang tới.
Vinh danh cá nhân, tập thể xuất sắc
Mục đích của vinh danh trước hết là để ghi nhận những thành quả, đóng góp của các cá nhân, tập thể vào sự phát triển của công ty. Ban lãnh đạo sẽ gửi lời tuyên dương và trao quà để động viên, khích lệ tinh thần cho nhân viên.
Những người được vinh danh sẽ không khỏi tự hào và cảm thấy vui mừng khi sự cố gắng bản thân được ghi nhận. Điều đó sẽ tiếp thêm động lực để họ nỗ lực và cống hiến nhiều hơn cho công ty.
Khai tiệc
Lúc này đại diện công ty cùng lên sân khấu nâng ly khai tiệc. Trong khi mọi người dùng bữa, BTC sẽ cho ban nhạc biểu diễn một tiết mục văn nghệ để tăng thêm không khí cho bữa tiệc.
Bế mạc
Bế mạc là lúc MC gửi thông báo cảm ơn và tiễn khách ra về. Cùng lúc đó, sẽ diễn ra hoạt động chụp hình lưu niệm cho tập thể công ty.
Câu hỏi thường gặp khi tổ chức lễ kỷ niệm
Rủi ro lớn nhất khi tổ chức sự kiện là gì?
Rủi ro luôn tiềm ẩn ở bất kỳ sự kiện nào, do đó chúng ta phải có phương án dự trù và đưa ra hướng giải quyết ngay từ đầu để hạn chế thiệt hại tới mức thấp nhất nếu điều đó lỡ xảy ra.
Trong số các rủi ro khi tổ chức sự kiện thì vắng khách là một trong những rủi ro lớn nhất. Điều đó chứng tỏ tính hiệu quả của truyền thông cũng như tính hấp dẫn của sự kiện cũng không cao. Sự kiện mà không có người tham dự thì các kế hoạch đề ra xem như đổ sông đổ bể và thông điệp mà sự kiện muốn truyền tải cũng trở nên vô nghĩa. Do đó, khi lên danh sách khách mời hãy cố gắng kiểm soát chặt chẽ và xác minh đúng nhất số lượng người có thể tham gia.
Nếu chi tiêu vượt quá ngân sách thì phải làm sao?
Sự kiện càng lớn, các hạng mục chi tiêu càng nhiều và việc kiểm soát cũng gặp khó khăn hơn. Do đó, điều các bạn cần làm trước tiên là phải có kế hoạch thu chi rõ ràng, đồng thời thực hiện đúng theo nguyên tắc đã đặt ra. Bên cạnh đó, không quên tham khảo giá của các bên để tìm được đơn vị cung cấp dịch vụ có giá thành phù hợp nhất với ngân sách.
Công ty tổ chức lễ kỷ niệm trọn gói A-Z – Truyền Thông Juro
Lễ kỷ niệm thành lập là một ngày có ý nghĩa to lớn với bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào. Do đó, cần phải được đầu tư chỉn chu, kỹ lưỡng tất cả các hạng mục để có thể tận dụng sức nóng từ sự kiện và làm truyền thông cho hình ảnh công ty.
Thấu hiểu được tầm quan trọng đó, công ty JURO Production chuyên tổ chức sự kiện trọn gói sẽ là đơn vị để các bạn gửi gắm sự kiện của mình.
Lựa chọn JURO Production các bạn sẽ nhận được:
- Đội ngũ tư vấn nhiệt tình hỗ trợ
- Chi phí tổ chức hợp lý, giá cả cạnh tranh
- Cung cấp đầy đủ nhân sự, nhân viên kỹ thuật, PG, MC, nhóm nhảy, band nhạc,…
- Cung cấp toàn bộ thiết bị máy móc bao gồm: thiết bị âm thanh, ánh sáng,…
Trên đây là tổng hợp một số thông tin về mẫu kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty, hy vọng sẽ hữu ích với bạn đọc. Ngoài ra, nếu Quý công ty, doanh nghiệp nào có nhu cầu tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty, đừng ngần ngại liên hệ với JURO để được hỗ trợ nhé!
Tổ chức lễ khánh thành là một dạng sự kiện trọng đại đối với mọi doanh nghiệp khi hoàn thành Xem thêm
Dịch vụ tổ chức khai trương đang là một trong những dịch vụ nổi bật của lĩnh vực tổ chức Xem thêm
“Tổ chức sinh nhật công ty sao cho thật ý nghĩa?” luôn là câu hỏi được nhiều bộ phận truyền Xem thêm
Tổ chức lễ khởi công là một nghi thức hết sức quan trọng đối với người Việt thường được tiến Xem thêm
